Che cos'è la conformità normativa?
La conformità normativa si riferisce all'adesione di un'organizzazione a regole, politiche, standard e leggi. Include leggi statali, federali e internazionali relative alle operazioni aziendali. La conformità normativa fornisce quadri e linee guida per le organizzazioni da seguire, rafforzando al contempo ai clienti che l'azienda pratica una solida etica aziendale.
Le organizzazioni che non seguono la legislazione obbligatoria sulla conformità normativa affrontano conseguenze, tra cui multe, programmi di rimedio e audit. Per ridurre il rischio e rimanere conformi, molte aziende utilizzano software di gestione del cambiamento normativo per rimanere aggiornate sui cambiamenti normativi e garantire la conformità in tutta l'organizzazione.
Importanza della conformità normativa
La conformità normativa non solo aiuta a garantire che le aziende rispettino la legge, ma serve anche come meccanismo per evolvere le pratiche aziendali per soddisfare le leggi in cambiamento.
La non conformità è costosa. Violazioni dei dati, violazioni delle politiche e pratiche non etiche si sommano e possono costare alle aziende migliaia o, peggio ancora, milioni di dollari. Le violazioni della conformità si basano sulla gravità dell'infrazione, quindi aziende di qualsiasi dimensione potrebbero essere colpite da grandi sanzioni finanziarie.
Infine, la conformità normativa protegge la reputazione di un'organizzazione. Queste protezioni aiutano le aziende a costruire fiducia con altre aziende, dipendenti, fornitori e clienti. Quando i clienti devono scegliere tra aziende con offerte simili, la conformità può mettere un'organizzazione un passo avanti rispetto a quelle non conformi.
Elementi di un programma di conformità normativa efficace
Creare un programma di conformità normativa efficace non avviene dall'oggi al domani. Le aziende che praticano i seguenti sette elementi di un programma di conformità possono sperimentare i maggiori benefici e un ritorno sull'investimento a lungo termine:
- Designare posizioni di conformità. Molte aziende impiegano un responsabile della conformità aziendale (CCO) e un comitato di conformità per guidare l'iniziativa e possedere il programma. Una volta stabilite le posizioni, il comitato dovrebbe definire la sua missione, completare la formazione necessaria e delineare responsabilità chiare.
- Condurre un audit di conformità. Le organizzazioni dovrebbero iniziare con un audit completo per comprendere lo stato attuale e identificare le aree problematiche.
- Creare politiche e procedure. I comitati di conformità dovrebbero sviluppare politiche e procedure per promuovere e distribuire la conformità in tutta l'organizzazione. Gli standard di condotta dovrebbero essere chiari e accessibili.
- Condurre formazione sulla conformità normativa. Oltre a implementare politiche e procedure, le organizzazioni dovrebbero formare i dipendenti sull'importanza della conformità. La mancata formazione adeguata del personale aumenta la probabilità che un individuo si impegni in comportamenti non conformi.
- Eseguire monitoraggio e audit interni. Le aziende che danno priorità alla conformità normativa implementano processi per eseguire monitoraggi e audit regolari. Queste attività consentono una valutazione costante dell'azienda.
- Affrontare le lacune identificate e i potenziali rischi. Quando un'azienda identifica lacune nella sua conformità, dovrebbe affrontarle e aggiornare tutti i processi correlati. Le aziende dovrebbero indagare e affrontare prontamente tutte le questioni per prevenire ulteriori rischi.
- Applicare standard disciplinari. In collaborazione con il team di conformità, un'organizzazione dovrebbe applicare standard disciplinari per le violazioni della conformità. L'impegno per l'applicazione trasmette l'importanza di rimanere conformi e crea una cultura che dà priorità al comportamento etico.
Migliori pratiche di conformità normativa
Alcune pratiche generali dovrebbero essere seguite quando si implementa una strategia di conformità normativa. Oltre al quadro delineato sopra per costruire un programma efficace, le aziende dovrebbero considerare quanto segue per ottenere i migliori risultati:
- Conoscere i requisiti normativi per il settore. I requisiti normativi variano a seconda del settore, quindi è essenziale che le aziende si assicurino di seguire il giusto insieme di regole.
- Monitorare le violazioni e i costi associati. Le aziende dovrebbero monitorare e tenere traccia di tutte le violazioni della conformità e dei costi per comprendere l'impatto sul risultato finale. Monitorare le violazioni e i costi associati aiuta le aziende a comprendere il ROI quando si investe in pratiche di mitigazione del rischio.
- Rivedere il programma di conformità. Implementare la conformità normativa non dovrebbe essere una pratica una tantum. Invece, le organizzazioni devono dare priorità alla revisione del programma e dei suoi componenti regolarmente per apportare le modifiche necessarie.
Conformità normativa vs. conformità aziendale
La conformità normativa e la conformità aziendale sono talvolta usate in modo intercambiabile, ma una differenza chiave separa i termini. La conformità normativa si riferisce all'adesione di un'organizzazione a leggi e mandati legali. La conformità aziendale definisce i modi in cui un'azienda garantisce di seguire una struttura di conformità interna.
La differenza chiave è che la conformità normativa soddisfa i requisiti legali esterni e la conformità aziendale soddisfa i requisiti interni stabiliti dall'azienda stessa.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
