Che cos'è la gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è la pianificazione, l'esecuzione e il completamento delle piccole attività di un progetto. I project manager e i loro team utilizzano le risorse di un'azienda per organizzare strategicamente e raggiungere sforzi una tantum o obiettivi aziendali continui.
Fondamentale quando si tratta di delegare responsabilità e compiti, la gestione dei progetti è una funzione organizzativa integrale che aiuta a definire gli obiettivi e gli scopi del progetto. I team di gestione dei progetti supervisionano anche i controlli di qualità per garantire che le tappe del progetto siano completate entro le scadenze.
Le aziende implementano software di gestione dei progetti per aumentare la collaborazione e aiutare i team interfunzionali a eseguire i progetti. La tecnologia consente agli utenti di assegnare lavori, monitorare i progressi del progetto e controllare i livelli di produttività.
Perché la gestione dei progetti è importante?
L'importanza della gestione dei progetti va oltre il mantenimento del successo del progetto regolarmente, che è un vantaggio aziendale significativo di per sé.
I team di diversi dipartimenti cercano leadership, direzione e allineamento degli obiettivi dalla gestione dei progetti perché sono abili nel lanciare nuove linee di prodotti e far crescere i canali di ricavo. La gestione dei progetti aziendali è fondamentale per migliorare proattivamente e continuamente l'efficienza operativa. Un team di gestione dei progetti ben costruito naviga tra le questioni complesse dei compiti, rimuove gli ostacoli e prende decisioni aziendali basate sui dati incorporate nella pianificazione collaborativa.
Tipi di metodologie di gestione dei progetti
Poiché il campo della gestione dei progetti è multidisciplinare, i suoi approcci differiscono da un'azienda all'altra e cambiano a seconda della natura del progetto, delle fasi della pianificazione del progetto e delle parti interessate coinvolte. Le tre metodologie di gestione dei progetti più comuni sono elencate di seguito.
Gestione dei progetti a cascata
Simile alla gestione tradizionale dei progetti, il metodo a cascata di lavoro ha un sistema lineare di passaggi e flussi di progresso. Un passaggio non può essere avviato finché quello precedente non è stato completato. L'intero flusso funziona in una sola direzione.
Ogni sequenza di compiti e cronologia deve essere definita accuratamente quando si lavora con un progetto a cascata. Una piccola interruzione può rapidamente causare uno squilibrio di obiettivi e scopi, ritardando il completamento del progetto.
Gestione dei progetti agile
La gestione agile, in termini aziendali, è l'applicazione di software di sviluppo agile appositamente progettati come dettagliato nel Manifesto Agile.
Nella gestione dei progetti, un approccio agile si riferisce a un processo iterativo fortemente focalizzato sul monitoraggio dei sistemi di lavoro attuali e sul loro miglioramento per prestazioni e risultati migliorati.
La gestione dei progetti agile non ha un approccio sequenziale per raggiungere i compiti. La metodologia dà priorità al valore del cliente e alle interazioni del team. Le fasi del progetto vengono completate in sincronia tra loro e consentono un ampio lavoro di squadra.
Gestione dei progetti lean
La gestione dei progetti riguarda l'aumento dell'efficienza, e la metodologia lean si concentra sull'evitare sprechi di tempo e risorse aziendali. L'approccio minimizza l'uso delle risorse massimizzando il valore dell'output.
La gestione dei progetti lean è più adatta alle piccole imprese. È anche un ottimo approccio per le aziende durante le recessioni economiche perché i budget dei progetti e le risorse diminuiscono e diventano meno disponibili.
Strumenti di gestione dei progetti
Vari strumenti rendono la gestione dei progetti più efficace a seconda del flusso di lavoro del project manager e delle esigenze del progetto.
- Dashboard: I dashboard di progetto semplificano il monitoraggio e il controllo del progetto. Questi strumenti sono più utili durante la fase di esecuzione del progetto.
- Diagrammi di Gantt: I diagrammi di Gantt sono una forma di visualizzazione dei dati che aiuta i team a gestire più progetti contemporaneamente. Ideali per scadenze strette, aiutano a creare una roadmap visiva del progetto.
- Schede Kanban: Per i team agili, le schede di gestione dei progetti kanban massimizzano la produttività e limitano il lavoro in corso. Queste schede facili da usare e visivamente attraenti possono essere fisiche o digitali.
- Software di gestione dei progetti: Gli strumenti di gestione dei progetti sono ottimi per la pianificazione, il monitoraggio e la rendicontazione. Sono spesso utilizzati con soluzioni di gestione dei compiti per gestire compiti individuali e flussi di lavoro. Le aziende scelgono una delle due piattaforme a seconda dei casi d'uso, della scala e dell'ambito del progetto.
Vantaggi della gestione dei progetti
Per ottenere il massimo beneficio dall'istituzione di un team di sviluppo del progetto, le aziende devono garantire che le principali priorità dei membri del team siano la gestione della comunicazione interfunzionale e l'uso delle migliori pratiche di allineamento degli obiettivi. Altri vantaggi includono:
- Maggiore efficienza e output. I project manager sono dedicati a garantire che i compiti vengano svolti al momento giusto per garantire flussi di lavoro fluidi. Un team di gestione dei progetti consente ai rappresentanti di vendita, ai team di prodotto e ai marketer di concentrarsi sullo sviluppo del prodotto, sui lanci e sulla vendita.
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Maggiore trasparenza e responsabilità. Approfondendo i dettagli del progetto, i project manager forniscono una maggiore chiarezza sui rapporti di progetto, sui budget e sulle tempistiche.
I manager mantengono tutti gli stakeholder responsabili per influenzare positivamente il risultato finale dell'azienda attraverso framework come la matrice di assegnazione delle responsabilità (RACI). - Crescita e sviluppo organizzativo migliorati. I dipartimenti di tutta l'azienda beneficiano di avere qualcuno che presta attenzione alle tecnicalità di ogni compito. I project manager alleviano lo stress e consentono una maggiore collaborazione per esplorare nuovi approcci ai risultati.
Gestione dei progetti vs. gestione dei programmi
Sebbene la gestione dei progetti e dei programmi miri a migliorare le prestazioni aziendali, la sottile distinzione tra i due processi li differenzia.
La gestione dei progetti si occupa di creare, gestire e mantenere i deliverable del progetto. I project manager sono responsabili dell'identificazione dell'ambito del progetto, della consegna del prodotto o servizio, del mantenimento dei progetti in linea e della gestione dei costi associati al progetto specifico.
La gestione dei programmi si concentra sul valore degli stakeholder mappando programmi che possono essere collegati agli obiettivi aziendali per raggiungere il cambiamento organizzativo e le prestazioni. I manager dei programmi sono responsabili della priorità delle iniziative strategiche e della gestione delle interdipendenze tra i progetti in tutta l'azienda.
Gestione dei progetti vs. gestione dei prodotti
Sia la gestione dei progetti che quella dei prodotti sono essenziali per prendere decisioni aziendali e raggiungere obiettivi.
La gestione dei progetti si concentra sulle iniziative di progetto e garantisce che vengano portate a termine. Ogni progetto ha un inizio e una fine definiti, e il ruolo del team di gestione dei progetti è mantenere tutto in linea con le scadenze e i budget per stabilire i risultati.
Le principali responsabilità della gestione dei prodotti ruotano attorno alla creazione di un ciclo di vita del prodotto di successo e ben mantenuto. I product manager aiutano l'organizzazione ad allineare la roadmap del prodotto con i clienti e il mercato attuale.
La gestione dei progetti riguarda tutto l'allineamento degli obiettivi. Scopri di più su come impostare gli obiettivi e come stabilire obiettivi attuabili per il tuo prossimo progetto.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
