Rapporto di Inventario

Che cos'è il reporting dell'inventario?

Il reporting dell'inventario è un riepilogo organizzato delle scorte disponibili di un'azienda. I rapporti vengono redatti per documentare in dettaglio tutte le risorse interne, quali prodotti possono essere creati utilizzando tali risorse, quando è necessario riordinare i materiali e come sta andando il processo complessivo dell'inventario.

Il reporting dell'inventario offre alle aziende una buona visione di ciò che potrebbe o non potrebbe funzionare nei loro sistemi di gestione dell'inventario. Aiuta a identificare i rischi di una potenziale carenza o surplus, a categorizzare gli articoli per semplificare i riordini e a liberare spazio occupato da materiali non necessari. Con i costi di mantenimento che rappresentano il 20-30% dei costi totali dell'inventario, ottimizzare le risorse mantenute in stock è essenziale.

La documentazione dell'inventario può essere redatta come rapporti fisici o digitalmente utilizzando strumenti di automazione. Gestire l'inventario virtualmente consente alle aziende di accedere ai dati aggiornati delle scorte in qualsiasi momento e ovunque. Il software di controllo dell'inventario può essere utilizzato per tenere traccia dei rapporti di inventario, prevedere le esigenze future di inventario, monitorare le risorse, ottimizzare gli ordini e altro ancora.

Software Rapporto di Inventario

Software che menzionano rapporto di inventario come caratteristica o termine.

Jamf

NetSuite

Spiceworks Cloud Help Desk

NinjaOne

SAP Business One

Heartland Retail

Tipi di rapporti di inventario

Esistono diversi tipi di rapporti di analisi dell'inventario che sono tutti utili a seconda delle esigenze uniche di un'azienda per il suo inventario. Questi rapporti possono essere utilizzati singolarmente o in combinazione con documenti e soddisfare qualsiasi obiettivo o KPI di inventario predeterminato.

• Un rapporto di multi-stock location aiuta le aziende a elencare le scorte in più sedi di inventario. Questo tipo di rapporto è molto prezioso quando si tratta di capire come consolidare l'inventario tra i magazzini, quando riordinare le forniture necessarie e dove inviarle.
• Un rapporto on-hand include le scorte in diverse sedi e tutti gli articoli che attraversano il processo di produzione e distribuzione. Questo include risorse appena ricevute in un magazzino aziendale, materiali in attesa di essere organizzati nell'inventario, articoli pronti per essere venduti e prodotti ancora in fase di consegna all'utente finale.
• Un rapporto di ordine d'acquisto raccoglie tutte le informazioni sugli articoli in sospeso che sono stati acquistati e sono in arrivo in una sede di stock di inventario.
• Un rapporto di riordino mostra tutti i conteggi attuali degli articoli di inventario, eventuali acquisti o vendite in sospeso e quando è necessario riordinare. Di solito, i rapporti di riordino dell'inventario variano in base alla posizione poiché ogni sede di stock può richiedere materiali da rifornire a ritmi diversi.
• Un rapporto di cambiamento mostra tutti i cambiamenti e i movimenti all'interno delle scorte e dell'inventario e spiega perché tali cambiamenti potrebbero essersi verificati. Le date sono particolarmente importanti in questo rapporto poiché possono essere utili per identificare i modelli di cambiamento in un determinato periodo di tempo.
• Un rapporto di picking elenca quali articoli di inventario devono essere raccolti per soddisfare un'esigenza specifica, che si tratti di creare un prodotto, completare un ordine del cliente o passare l'inventario alla produzione.
• Un rapporto di packing elenca quali prodotti o materiali devono essere inclusi nel pacchetto finale per il cliente mentre viene imballato per la spedizione nella fase di distribuzione.

Vantaggi del reporting dell'inventario

I sette tipi di rapporti di inventario creano molte opportunità per monitorare, documentare e migliorare i processi di inventario. Il reporting dell'inventario svolge anche un ruolo nell'organizzazione non solo delle scorte ma di tutti gli aspetti di un'azienda che sta creando un prodotto e distribuendolo. I seguenti punti delineano i diversi modi in cui un'azienda può beneficiare del reporting dell'inventario:

• Rifornire le scorte in modo efficiente. Ogni tipo di rapporto di inventario è realizzato con un unico scopo principale: assicurarsi che tutto sia dove deve essere quando deve esserlo. Segnalare efficacemente l'inventario aiuta a semplificare come vengono utilizzati e riordinati i materiali di inventario. Rifornire gli articoli è molto più facile quando c'è maggiore comprensione dei numeri esatti delle scorte e delle esigenze di inventario.
• Identificare i problemi di inventario. Più tempo si dedica a qualcosa, maggiore è la possibilità di riconoscere modi per migliorare il processo. Il reporting dell'inventario può aiutare un'azienda a vedere potenziali errori di inventario prima che si verifichino. Affrontare rapidamente questi problemi può far risparmiare denaro alle aziende nei costi di mantenimento e gestione.
• Creare trasparenza. Quando le informazioni sono accurate e facilmente disponibili, c'è meno spazio per potenziali incomprensioni. Creare trasparenza all'interno di un'organizzazione è inestimabile nel processo di produzione e distribuzione. Il reporting dell'inventario aiuta tutte le persone coinvolte a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda e crea un ambiente in cui tutti sanno cosa sta succedendo e quando.
• Ottimizzare i costi dell'inventario. Dopo aver utilizzato il reporting dell'inventario per identificare potenziali problemi, le aziende possono utilizzare queste nuove conoscenze per apportare modifiche che possono far risparmiare loro molto tempo e denaro. Vedere l'inventario più chiaramente può anche aiutare le aziende a allocare i budget in modo più efficace evitando le possibilità di sperimentare carenze o surplus di inventario.
• Migliorare il servizio clienti. I clienti apprezzano quando il loro articolo viene consegnato loro in modo efficiente. Mentre il reporting dell'inventario affina il processo di inventario, tutti i passaggi di produzione e distribuzione ne vengono positivamente influenzati. Quando le cose sono organizzate e ben curate, si ottiene un processo fluido con pochi o nessun intoppo. Un prodotto di alta qualità consegnato senza sforzo e rapidamente crea soddisfazione del cliente e riporta gli utenti finali per ulteriori acquisti.
• Prevedere la domanda futura. Una volta accumulati i rapporti di inventario, le aziende possono utilizzare quei dati storici di inventario per prevedere le esigenze future di stock utilizzando la pianificazione della domanda. Informazioni dettagliate del passato mostrano modelli nelle esigenze di inventario e nei picchi o cali di domanda.

Come scrivere un rapporto di inventario

Con tutti i tipi di rapporti e i benefici in mente, le aziende possono ora immergersi nel processo di redazione di un rapporto di gestione dell'inventario. Come viene scritto un rapporto di inventario può variare a seconda di ciò che funziona per le singole organizzazioni. La guida generale per scrivere un rapporto di inventario consiste in sei passaggi principali.

1. Elencare tutti i principali articoli di inventario. Annotare ogni articolo che sarà incluso nel riepilogo dell'inventario e lasciare spazio per i descrittori. A seconda del tipo di rapporto, questo può essere materiali disponibili, ordini d'acquisto o materiali di imballaggio. Alcune aziende possono scegliere di includere articoli di stock in tutte le sedi o creare rapporti unici per ciascuna.
2. Categorizzare e dare priorità. Prendere tutti gli articoli elencati e disporli in un ordine che sia più conveniente per soddisfare le esigenze di inventario e rifornire le scorte. I metodi di organizzazione possono includere il raggruppamento degli articoli in base al prodotto che creano, alla data di riordino, all'ordine di utilizzo nella produzione o anche in ordine alfabetico.
3. Prezzo degli articoli. Se possibile, includere i prezzi e i costi associati a tutti gli articoli di inventario. Avere questi dati riportati in un rapporto di inventario può aiutare a identificare miglioramenti di bilancio.
4. Elencare le quantità delle unità. Annotare i conteggi più aggiornati di ciascun articolo di inventario. Garantire la massima precisione in questo passaggio è cruciale.
5. Compilare descrizioni dettagliate. Queste descrizioni dovrebbero includere colori, usi, dimensioni, date di riordino, date di scadenza se applicabili, e qualsiasi informazione che possa essere utile nell'organizzazione e identificazione del materiale mentre si muove attraverso l'inventario.
6. Scegliere una base per il rapporto. Una volta completati i rapporti, assicurarsi che sia in atto un sistema per la frequenza con cui i rapporti verranno condotti e aggiornati. A seconda della scelta del metodo di gestione dell'inventario, le aziende possono scegliere di fare l'inventario giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Alcune aziende possono anche decidere di fare l'inventario dopo che è stata prodotta una certa quantità di unità. L'aggiornamento delle informazioni sui rapporti può essere fatto più velocemente e in modo più efficace utilizzando l'automazione dell'inventario.