Gestione dei fornitori: La chiave per partnership aziendali solide

I prodotti fanno un'azienda.

Costruire un prodotto eccezionale richiede collaborazione con partner strategici interni ed esterni nel mercato affollato di oggi. Questi partner esterni, spesso chiamati fornitori, servono le aziende con beni e servizi essenziali che portano i prodotti degli acquirenti in primo piano.

Poiché i fornitori sono una risorsa così importante, non si può trascurare la necessità di affinare e semplificare le loro responsabilità. Il software di gestione dei fornitori è lo strumento perfetto per costruire partnership aziendali di successo e guidare una crescita intelligente.

Cos'è un fornitore?

I fornitori sono commercianti individuali o grandi aziende che forniscono servizi, beni o una combinazione di entrambi ad altre aziende o consumatori. A seconda del tipo di industria, portano diverse cose sul tavolo, come logistica, distribuzione, servizi di marketing, cibo e bevande o servizi di personale.

Tipi di fornitori

I fornitori sono divisi nelle seguenti categorie in base al loro ruolo nella catena di approvvigionamento e alla base di clienti che servono.

• Produttori sono individui o imprese che realizzano prodotti finiti da materie prime e li vendono a imprese, grossisti, rivenditori, distributori o direttamente ai consumatori. Esempi includono Michelin, HP Inc., Nestlé e Pepsi Co.

• Grossisti, a differenza dei produttori, non partecipano alla costruzione di nulla. Di solito acquistano i prodotti in grandi quantità e li vendono ai rivenditori a un prezzo più alto. Pensa ad Alibaba, Costco o eBay.

• Rivenditori si occupano di beni in quantità minori e li commercializzano ai clienti per uso personale. I produttori o i grossisti possiedono e vendono i prodotti o i servizi. La chiave qui è vendere direttamente ai consumatori. Walmart, Amazon, Target e 7-Eleven sono rivenditori.

• Fornitori di servizi e manutenzione offrono assistenza in aree come il banking, il marketing, il supporto IT, il trasporto o la consulenza. Quickbooks o Amazon Web Services sono due esempi. Dai un'occhiata alla nostra lista dei migliori fornitori di servizi aziendali in diversi settori.
  

Fornitori basati sui clienti

• Business-to-Business (B2B) i fornitori servono specificamente altre aziende. Un esempio tipico di questo commercio è quando un'azienda ha bisogno di acquistare materie prime. Questo includerebbe Salesforce, General Mills, Slack o FedEx.
• Business-to-Consumer (B2C) i commercianti vendono i loro prodotti direttamente ai consumatori senza l'intervento di intermediari. Aziende come H&M, Ikea, Google o Netflix rientrano in questa categoria.
• Business-to-Government (B2G) il commercio coinvolge la vendita di prodotti e servizi direttamente al governo. I fornitori, come Lockheed Martin o Boeing Business Jets, devono ottenere una licenza e un permesso speciale per presentare offerte per assicurarsi il lavoro.

Gestione dei fornitori vs. approvvigionamento vs. gestione delle relazioni con i fornitori

La gestione dei fornitori assicura che le relazioni con i fornitori siano di successo attraverso una ricerca raffinata, un migliore onboarding e gestione dei contratti, valutando le prestazioni dei fornitori e mitigando il rischio dei fornitori.

Approvvigionamento si concentra sul risparmio di fondi e sulla mitigazione del rischio contrattuale pianificando gli acquisti, mantenendo gli standard, selezionando il fornitore giusto, negoziando i prezzi e supervisionando l'inventario. Una strategia di approvvigionamento ben definita può ottimizzare il tuo inventario e ridurre gli sprechi di produzione.

La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) si concentra sulla costruzione e gestione di una relazione reciprocamente vantaggiosa tra l'acquirente e il fornitore pianificando strategicamente, monitorando le prestazioni, organizzando partnership e semplificando i pagamenti.

Perché la gestione dei fornitori è importante?

Avere un sistema per la gestione dei fornitori è come avere un abbonamento premium alla tua app preferita. Gli acquirenti lo usano per restringere le loro scelte da una vasta gamma di opzioni ottenendo al contempo offerte migliori su quegli acquisti. Anche il consumatore ne beneficia perché riceve un servizio di qualità con un tempo di risposta breve.

Allo stesso modo, i servizi di gestione dei fornitori consentono alle aziende di scegliere il fornitore giusto per le loro esigenze specifiche e firmare accordi più redditizi. Gestendo correttamente i contratti dei fornitori focalizzati sulla costruzione di una buona relazione, le aziende controllano i costi, negoziano tariffe migliori e assicurano che i prodotti e i servizi siano all'altezza degli standard e consegnati in tempo.

Processo di gestione dei fornitori

Il requisito dei fornitori e il processo di gestione dei fornitori di ogni azienda è diverso. Tuttavia, l'obiettivo finale è garantire che l'organizzazione ottenga il miglior valore per il suo denaro e che i fornitori forniscano prodotti e servizi di alta qualità. I seguenti passaggi forniscono una panoramica abbastanza completa del tipico processo di gestione dei fornitori:

1. Selezione dei fornitori

Il primo passo consiste nel ricercare fornitori adatti e prendere preventivi tramite richieste di preventivo (RFQ) e richieste di proposta (RFP). Da lì, puoi selezionare i fornitori desiderabili. Assicurati di sapere abbastanza sulla storia del fornitore, la sua reputazione, la qualità del lavoro, la base clienti e la proposta di prezzo per prendere una buona decisione.

2. Negoziazione del contratto

Il contratto deve essere equo e vantaggioso per entrambe le parti per garantire l'inizio di una relazione sana. Prezzi, termini e condizioni, beni e servizi, ciclo di consegna e programma di pagamento sono alcune delle questioni che tu e la terza parte dovete discutere e documentare quando negoziate un contratto.

3. Onboarding dei fornitori

Questo passaggio comporta l'iscrizione di un fornitore come fornitore approvato e la raccolta della documentazione necessaria per garantire che venga pagato per i suoi servizi. I dettagli raccolti in questa fase includono informazioni di contatto, licenze dei fornitori e dettagli assicurativi.

4. Gestione delle prestazioni

Misura le prestazioni dei fornitori rispetto a indicatori chiave di prestazione (KPI) per garantire che l'associazione sia reciprocamente vantaggiosa. Le opzioni per i KPI sono il tasso di conformità, i prezzi, la capacità, la disponibilità, il tempo di consegna, la competitività e il servizio clienti.

5. Gestione del rischio

I problemi associati all'onboarding di una terza parte possono comportare la perdita di proprietà intellettuale (IP), cause legali e violazioni della conformità. Tutti questi fattori mettono a rischio le operazioni di un'azienda. Rivedi la valutazione del rischio e gestisci i rischi dei fornitori tutte le volte che è necessario.

6. Pagamento

Assicurati di pagare i tuoi fornitori secondo il tuo contratto. Non c'è davvero modo di sostenere una relazione se non li paghi per il loro lavoro o se sei sempre in ritardo.

Applicazioni di gestione dei fornitori

Poiché hai appreso le basi della gestione dei fornitori, discutiamo di come diversi settori utilizzano la gestione dei fornitori concentrandosi su approvvigionamento, risorse umane e sanità.

Gestione dei fornitori nell'approvvigionamento e nella catena di approvvigionamento

Il dipartimento acquisti di ogni azienda deve firmare contratti redditizi con fornitori affidabili. La cattiva gestione dei fornitori interrompe la catena di approvvigionamento, danneggia le relazioni con i fornitori, aumenta il rischio di un servizio scadente e riduce i margini di profitto.

Ma se i team di approvvigionamento e catena di approvvigionamento sviluppano una solida gestione dei fornitori, eviteranno perdite finanziarie e faranno accordi rivoluzionari. L'uso intelligente della gestione dei fornitori per il profitto comporta:

• Automatizzare i follow-up e l'inserimento dei dati.
• Prevenire errori e duplicazione dei dati.
• Ridurre il tempo trascorso nell'onboarding di nuovi fornitori.
• Consentire ai fornitori di gestire i propri profili e offerte.
• Rendere facilmente accessibili le informazioni relative ai fornitori.

Gestione dei fornitori nelle risorse umane

La gestione dei fornitori nelle risorse umane (HR) si occupa di agenzie di personale che forniscono servizi di soluzione per i dipendenti e aiutano ad assumere una forza lavoro contingente.

L'approvvigionamento e la gestione del personale temporaneo sono semplificati e migliorati con una gestione efficace dei fornitori. I professionisti delle risorse umane utilizzano la gestione dei fornitori per:

• Comunicare efficacemente con i candidati e gestire le applicazioni.
• Pubblicare requisiti temporanei per le organizzazioni di personale.
• Ottenere metriche di assunzione approfondite.
• Condurre e automatizzare le transazioni.
  

Gestione dei fornitori nella sanità

I dipartimenti sanitari possono impiegare fornitori per diversi servizi, come forniture mediche, trasporto, rifiuti medici o IT. Una gestione efficace dei fornitori nella sanità assiste nei seguenti modi:

• Ridurre i costi per l'organizzazione mantenendo la qualità.
• Gestire le crisi di personale impiegando infermieri viaggiatori.
• Assicurarsi che vengano utilizzati i migliori prodotti ed attrezzature possibili.
• Monitorare e tracciare dati critici.

Benefici della gestione dei fornitori

I fornitori sono una parte importante dell'organizzazione. Tra gli altri aspetti positivi, selezionando e gestendo attentamente i fornitori, le aziende ricevono prodotti e servizi di alta qualità a un prezzo competitivo. Continua a leggere per ulteriori vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione dei fornitori.

• Risparmio di tempo e costi. Il tempo è denaro, e una gestione efficace dei fornitori risparmia entrambi. Consente alle aziende di negoziare tariffe e termini migliori e ridurre le risorse che non sono più necessarie, portando a risparmi sui costi. Può anche aiutare le organizzazioni a evitare errori costosi come ordinare prodotti sbagliati o in quantità eccessive.
• Maggiore efficienza. La gestione dei compiti e dei contratti riduce il carico amministrativo e semplifica l'intero processo. Avere accordi chiari aiuta a mantenere un flusso operativo regolare ed evita ritardi e interruzioni nella catena di approvvigionamento.
• Miglioramento della conformità e gestione del rischio. Le organizzazioni possono proteggersi da violazioni della sicurezza e instabilità finanziaria stabilendo politiche chiare e identificando potenziali rischi. Aiuta anche le aziende a garantire che i loro fornitori rispettino le normative e gli standard del settore, riducendo il rischio di problemi legali e normativi.
• Relazioni e collaborazione migliorate con i fornitori. Il sistema di gestione dei fornitori favorisce migliori e durature partnership con i fornitori fornendo canali di comunicazione e collaborazione. Utilizzando questi canali, entrambe le parti possono cooperare efficacemente per raggiungere obiettivi, risolvere problemi e superare sfide.
• Ricevere la migliore qualità e servizio. Lavorando a stretto contatto con i fornitori, le aziende possono garantire di ottenere i beni di più alta qualità e il miglior servizio possibile. Questo eleva la qualità dei prodotti venduti ai clienti e aiuta il marchio a mantenere la sua reputazione ed evitare controversie dovute a prodotti o servizi scadenti.
• Migliore gestione dei fornitori. Un processo di gestione completo consente alle aziende di sfogliare le opzioni dei fornitori e selezionare il fornitore giusto identificando le esigenze aziendali. Consente anche alle organizzazioni di analizzare le prestazioni dei fornitori monitorando gli accordi di livello di servizio (SLA) e impostando KPI. Nuovi fornitori possono anche essere rapidamente integrati seguendo un percorso stabilito.

Sfide della gestione dei fornitori

Lavorare con più fornitori a un livello elevato è complicato. I fornitori che agiscono come un'estensione di un'organizzazione creano un rischio significativo di non conformità, che interferisce con le operazioni.

Poiché ogni organizzazione ha esigenze e requisiti unici, le linee guida per la gestione dei fornitori non sono incise nella pietra. Ad esempio, supponiamo che la sfida principale per una banca sia ottenere informazioni sui fornitori e i loro documenti corretti. D'altra parte, un'organizzazione sanitaria è preoccupata per l'archiviazione dei dati manuali.

Alcune altre sfide comuni che le istituzioni affrontano sono:

• Fornitori dubbi. Quando si lavora con diversi fornitori, un singolo ritardo potrebbe influire sull'intero business, rendendo i controlli di background una necessità.
• Ottenere documenti e informazioni corretti. Raccogliere i documenti richiesti, come informazioni fiscali o documenti di conformità, richiede molto tempo. La maggior parte del tempo viene spesa inseguendo i fornitori.
• Rischio di pagamento. Non tutti i fornitori hanno gli stessi termini e necessità di pagamento. Per affrontare questo, il software di gestione dei fornitori mantiene i programmi di pagamento anche se i termini o i metodi dei fornitori differiscono.
• Informazioni obsolete. Aggiornare le informazioni da più fornitori è difficile. L'automazione semplifica questo processo.
• Assenza di un archivio dati centralizzato. La gestione dei fornitori è un processo collaborativo. Richiede la partecipazione di dipartimenti come approvvigionamento, finanza e leadership nel processo decisionale. Avere un archivio dati centralizzato a cui tutti gli utenti possono accedere da qualsiasi luogo rende il processo di gestione efficiente.
• Mancanza di automazione. Affidarsi a processi manuali per la gestione dei fornitori spreca tempo, risorse e denaro.

Migliori pratiche per la gestione dei fornitori

Lavorare con una terza parte presenta sempre rischi, ma seguire le migliori pratiche di gestione dei fornitori riduce i problemi e migliora le relazioni con i fornitori. Si ottiene anche un maggiore valore dalle partnership con fornitori esistenti e nuovi fornitori.

Le organizzazioni possono utilizzare strategie di gestione dei fornitori per rafforzare le relazioni indipendentemente dal settore o dalle dimensioni.

1. Stabilire una chiara politica di gestione dei fornitori

Una politica formalmente documentata per la gestione dei fornitori all'interno dell'organizzazione deve esistere prima di integrare i fornitori. La politica tiene informati i leader e gli stakeholder sulle attività di gestione dei fornitori.

Dovrebbe contenere informazioni sull'unità di acquisto, il comitato di acquisto, gli obiettivi aziendali, i criteri di selezione dei fornitori e la diversità dei fornitori. Stabilire una politica mantiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda riguardo alle operazioni dei fornitori e facilita l'integrazione di nuovi fornitori.

2. Impostare le giuste aspettative e costruire contratti con i fornitori

Quando si integrano nuovi fornitori, esprimi chiaramente le tue aspettative e obiettivi aziendali. Aiuta a stabilire parametri di riferimento, valutare le prestazioni dei fornitori, costruire forti relazioni con i fornitori e ridurre i rischi. È necessario anche un contratto legale con il fornitore che menzioni le responsabilità e le aspettative, inclusi dettagli come l'ambito del lavoro, i termini di pagamento e le tempistiche.

3. Utilizzare i KPI per misurare le prestazioni dei fornitori

I KPI che determinano le prestazioni e la capacità dei fornitori aiutano il team di acquisto a gestire la catena di approvvigionamento e a prendere decisioni migliori sui fornitori. Quando si impostano i KPI, assicurati che i fornitori li comprendano e li accettino. Le metriche di valutazione delle prestazioni dovrebbero essere periodicamente riviste e aggiornate.

4. Costruire relazioni solide e promuovere la collaborazione

Una solida relazione è creata collaborando con i fornitori come partner e chiedendo loro di condividere le loro opinioni su come raggiungere gli obiettivi e le aspettative. Forse non è necessario dirlo, ma pagarli equamente e in tempo rafforza la tua relazione. Una volta stabilito un legame forte, redditizio e rispettoso, è più facile negoziare su quantità, qualità e prezzi.

Miglior software di gestione dei fornitori

Mentre puoi affidarti a fogli di calcolo ed email per gestire i dati dei fornitori, è difficile farlo bene ed è facile commettere errori. Qualsiasi discrepanza nei dati porta a interruzioni aziendali.

Le aziende di ogni tipo utilizzano il software di gestione dei fornitori per gestire operazioni fluide tra acquirente e venditore. Un sistema di gestione dei fornitori potenzia le organizzazioni con una maggiore visibilità nelle loro collaborazioni di terze parti per ottenere il massimo beneficio da quelle partnership.

Il software di gestione dei fornitori semplifica tutti i processi dalla ricerca all'onboarding alla consegna e al pagamento su un'unica piattaforma. Questo avvantaggia gli stakeholder interni ed esterni fornendo un punto di riferimento centrale e migliorando l'efficienza accelerando il processo, risparmiando costi e riducendo il rischio di confusione nella catena di approvvigionamento.

Per essere inclusa nella nostra categoria di gestione dei fornitori, una piattaforma deve:

• Fornire supporto alla gestione dei fornitori
• Avere funzionalità di gestione dei contratti
• Avere una libreria per le informazioni sui fornitori e sui contratti
• Aiutare a importare dati
• Offrire supporto email

*Di seguito sono riportati i 5 principali software di gestione dei fornitori dal Grid® Report Inverno 2023 di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Vanta

Vanta è una piattaforma di monitoraggio della sicurezza che automatizza e semplifica gli audit di sicurezza. Consente alle aziende di proteggere i dati e la privacy degli utenti stabilendo le migliori pratiche necessarie per mitigare il rischio. L'applicazione rende anche facile acquisire e mantenere standard di sicurezza delle informazioni ben noti come SOC 2, ISO 27001, HIPAA, PCI o GDPR.

Cosa piace di più agli utenti:

“Diventare conformi con certificazioni come SOC II è scoraggiante, specialmente per una startup. Vanta rende tutto molto facile. È facile assemblare tutto in un unico posto e sapere esattamente cosa è necessario. Inoltre, gli auditor possono accedere direttamente a Vanta, il che semplifica anche l'intero processo. Sembra anche che si integrino con praticamente tutto ciò di cui potresti aver bisogno.”

- Recensione Vanta, Cameron W., 23 ago 2022

Cosa non piace agli utenti:

“Tutte le principali integrazioni funzionano bene, ma il resto delle integrazioni sono principalmente con aziende statunitensi. Inoltre, la loro lista di integrazioni potrebbe essere un po' più lunga; sarebbe stato utile. Non hanno integrazione con Microsoft Teams ma con Slack.”

- Recensione Vanta, Vikrant B., 30 set 2022

2. Airbase

Airbase è una piattaforma di gestione delle spese che consente agli utenti di gestire tutte le spese non salariali. È una soluzione eccellente per aziende di tutte le dimensioni che cercano di automatizzare la contabilità e monitorare i report di spesa in tempo reale. La piattaforma offre agli utenti il controllo su carte aziendali, pagamenti delle fatture e rimborsi ai dipendenti tutto in un unico sistema.

Cosa piace di più agli utenti:

“La visibilità e la fonte di verità per tutte le nostre spese. Funzionalità aggiuntive come i pagamenti internazionali delle fatture sono anche estremamente utili e minimizzano gli errori. Ora hanno anche una funzione multi-sussidiaria, quindi puoi aggiungere tutte le aziende del tuo gruppo lì.”

- Recensione Airbase, Arianna C., 16 lug 2021

Cosa non piace agli utenti:

“L'esperienza complessiva è stata molto buona, ma penso che i messaggi di errore sulle transazioni rifiutate possano essere migliorati. Ad esempio, ho provato a fare una transazione in una valuta estera. Tuttavia, l'app la stava rifiutando e ho capito solo che la valuta non era supportata dopo aver contattato il team di supporto.”

- Recensione Airbase, Sorin L., 29 set 2022

3. Quickbooks Online

Quickbooks Online è una soluzione di contabilità basata su abbonamento che consente agli utenti di gestire efficacemente le loro finanze online. La piattaforma consente agli utenti di mantenere registri dettagliati, monitorare le spese e la redditività, creare fatture, collaborare con il team di contabilità, gestire l'inventario e integrarsi con più applicazioni di terze parti. Offre anche un'applicazione mobile disponibile per iOS e Android.

Cosa piace di più agli utenti:

“QuickBooks Online consente alla nostra organizzazione di integrarsi con più piattaforme software, risparmiandoci tempo e denaro a lungo termine. Amo il fatto che posso accedere ai nostri registri ovunque, in qualsiasi momento. Questo è qualcosa che il software tradizionale scaricato non potrebbe mai offrire, quindi consiglio sempre alle persone di passare alla versione online il prima possibile.”

- Recensione Quickbooks Online, Andrea M. S., 28 set 2022

Cosa non piace agli utenti:

“Non mi piace che QuickBooks richieda così tanta formazione per essere utilizzato bene e al suo pieno potenziale. È utile che tu possa utilizzare l'opzione Bookkeeper, quindi fanno la maggior parte del lavoro pesante; toglie molto dal mio piatto, il che è bello.”

- Recensione Quickbooks Online, Cambria T., 01 set 2022

4. SAP Fieldglass

SAP Fieldglass è un sistema di gestione dei fornitori basato su cloud che consente agli utenti di gestire facilmente la forza lavoro contingente. La piattaforma consente agli utenti di confrontare i costi del lavoro, integrare nuovi lavoratori e gestirli una volta assunti. Può anche essere integrato con altre applicazioni cloud SAP per l'approvvigionamento e la gestione delle risorse umane.

Cosa piace di più agli utenti:

“Ci sono molte cose buone che possiamo vedere qui, ma i miei preferiti sono il dashboard superbo con molte informazioni e il processo di gestione e invio dei candidati.”

- Recensione SAP Fieldglass, Naresh C., 30 set 2022

Cosa non piace agli utenti:

“Niente di particolare, solo le funzionalità possono essere più user-friendly e con una migliore interfaccia utente. Il resto è tutto perfetto e può essere facilmente utilizzato da chiunque abbia una conoscenza di base dello strumento.”

- Recensione SAP Fieldglass, Anshul U., 20 mag 2022

5. Venminder

Venminder è un software di gestione del rischio di terze parti. La piattaforma fornisce agli utenti una posizione centralizzata per eseguire programmi di gestione del rischio di terze parti e gestire meglio i fornitori e i rischi. È una soluzione end-to-end che consente agli utenti di integrare fornitori, monitorare contratti, gestire accordi di livello di servizio, tenere sotto controllo il rischio dei fornitori e altro ancora.

Cosa piace di più agli utenti:

“Venminder è un programma di gestione dei fornitori molto robusto. Lo usiamo da un paio d'anni e ogni volta che abbiamo un problema, il loro supporto clienti è di prim'ordine - molto reattivo ed estremamente utile!”

- Recensione Venminder, Kori L., 09 mar 2022

Cosa non piace agli utenti:

“La piattaforma Venminder è molto configurabile, il che è sia positivo che negativo. È positivo per coloro che hanno già esperienza nell'impostare un programma TPRM. Ma può essere un po' intimidatorio e difficile da impostare se sei nuovo al TPRM. Fortunatamente, hanno opzioni di consulenza per ottenere più aiuto nella creazione di una politica TPRM che aiuti a definire i criteri necessari per impostare la piattaforma Venminder.”

- Recensione Venminder, Phil F., 09 mar 2022

Sfrutta al massimo le tue relazioni con i fornitori

Se costruire relazioni sostenibili e aumentare quei margini di profitto è il tuo obiettivo, la gestione dei fornitori è la strada da seguire. Prendi decisioni informate con tutti i dati relativi ai fornitori a portata di mano e ottieni un reale valore da quelle partnership.

Non dimenticare di controllare la gestione del rischio di fornitori e terze parti per evitare violazioni dei dati e fattori di rischio di non conformità.