Gestione Tradizionale dei Progetti: Perché Dovresti Usare un Classico

Quando un nuovo progetto arriva lungo la pipeline, può essere poco chiaro quale metodologia di progetto aiuterà a portarlo a compimento.

Considerando le tue opzioni, potresti scoprire che è semplicemente meglio andare con ciò che conosci e attenerti alla tradizione -- ovvero la gestione tradizionale dei progetti.

La gestione tradizionale dei progetti è essenzialmente un approccio essenziale alla gestione dei progetti, poiché è relativamente semplice e non richiede l'uso di grafici sofisticati. È comune per coloro che utilizzano questo metodo scegliere software di gestione dei progetti per aiutarli a stabilire correttamente le pietre miliari, coordinare e organizzare compiti specifici e raggiungere i loro obiettivi.

Non tutti i progetti sono complessi e richiedono un approccio dettagliato. Alcuni hanno una sequenza chiara di eventi e non necessitano di molti cambiamenti. Questi sono i progetti in cui potresti utilizzare questo approccio più semplice.

Mentre impari i dettagli della gestione tradizionale dei progetti, è importante tenere a mente le due metodologie:

• PMBoK: PMBoK sta per Project Management Body of Knowledge e include l'intera raccolta di processi, migliori pratiche, linee guida e terminologie, che sono considerate standard nell'industria della gestione dei progetti. Questa metodologia è estremamente preziosa per le aziende perché aiuta a standardizzare le pratiche tra diversi dipartimenti, adattare i processi per soddisfare esigenze specifiche ed evitare fallimenti nei progetti all'interno della gestione dei programmi.
• PRINCE2: Più comunemente usato nel Regno Unito, nei paesi europei e in Australia, PRINCE2 sta per Projects IN Controlled Environments. Questa metodologia si concentra sulla gestione delle risorse e dei rischi dividendo il progetto in fasi più piccole. Definisce anche ruoli e responsabilità chiari utilizzando processi specifici per gestire il ciclo di vita del progetto. È ideale per i team che mirano a un piano di progetto organizzato e controllato prima di iniziare.

Triangolo della gestione tradizionale dei progetti

Con qualsiasi progetto, è necessario pianificare i vincoli prima di iniziare. Nella gestione tradizionale dei progetti, ci sono tre fattori che costituiscono quello che è noto come il triangolo della gestione dei progetti.

Questi fattori includono:

• Ambito: L'atto di specificare tutti i passaggi di sviluppo del progetto, che dovrebbe sempre includere ciò che sarà e non sarà fatto. Definire l'ambito aiuta a mantenere il progetto sotto controllo.
• Tempo: Puoi controllare molte cose di un progetto, ma non puoi controllare il tempo. Può essere incredibilmente difficile per un project manager sapere come utilizzare il tempo in modo efficiente, mantenere il progetto in programma e raggiungere tutti i risultati desiderati.
• Costo: Il project manager dovrebbe definire il budget del progetto il prima possibile. Una volta stabilito, dovrebbe essere confrontato con ciò che il cliente o il committente ha inizialmente presentato.

Tutti e tre questi vincoli di progetto dipendono l'uno dall'altro. Ad esempio, se il team riduce il tempo assegnato al progetto, il costo probabilmente aumenterà. Inoltre, l'ambito definisce il ritmo e il numero di risorse necessarie per completare il progetto. Mantenere un equilibrio tra tutti e tre prepara il team a completare con successo il progetto.

Gestione tradizionale dei progetti vs. gestione agile dei progetti

Oltre alla gestione tradizionale dei progetti, i team di progetto possono anche scegliere la metodologia agile per portare il loro progetto da un'idea alla realtà. Poiché entrambi sono così comuni, è essenziale capire come sono diversi.

La principale differenza tra tradizionale e agile si riduce al lasso di tempo. Il flusso di lavoro tradizionale significa che il team di progetto pianificherà l'intero progetto dall'inizio alla fine. Poiché segue una sequenza fissa, c'è un'enfasi specifica sui processi lineari, la priorità, la pianificazione anticipata e la documentazione.

Agile è una metodologia moderna di gestione dei progetti. Con un flusso di lavoro agile, il team suddivide l'ambito del progetto in fasi che durano da due a otto settimane, spesso chiamate sprint. Alla fine di ogni fase, il team prende lezioni o intuizioni e adatta la prossima iterazione prima di iniziare. I team agili spesso scelgono questo flusso di lavoro per progetti più complessi e sviluppo software. Poiché è un approccio più flessibile, c'è meno pianificazione e priorità anticipata, poiché è probabile che si verifichino cambiamenti e sviluppi.

Altre differenze chiave sono che un approccio agile richiede un alto coinvolgimento del cliente, mentre il tradizionale richiede molto poco dopo l'esecuzione. Un framework agile è preferito per progetti di piccola e media scala, mentre progetti di più ampia scala richiedono un approccio tradizionale.

Scegliere quale metodo è migliore per il tuo progetto dipenderà dal tuo settore, dalla complessità del progetto, da cosa comporta l'ambito del progetto, dal flusso di lavoro che vuoi utilizzare e dall'obiettivo del progetto.

Ciclo di vita della gestione tradizionale dei progetti

Nella gestione tradizionale dei progetti, i progetti attraversano il classico ciclo di vita del progetto. Il ciclo di vita del progetto ha cinque fasi: ideazione, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. I project manager decidono gli strumenti e le strategie che preferiscono utilizzare in queste varie fasi.

Inizio

Nella prima fase del ciclo di vita della gestione dei progetti, il team di progetto creerà l'obiettivo finale, definirà gli obiettivi e elencherà tutti i requisiti del progetto, rischi, deliverable e obiettivi. Questi sono spesso determinati esaminando il business case per il progetto. Tutto sarà stabilito ed esplorato dalle fondamenta prima che il progetto inizi.

Pianificazione

Successivamente, c'è la pianificazione, dove il team approfondisce l'identificazione delle attività del progetto. Tutte le risorse necessarie saranno determinate, incluso il budget del progetto. Sarà documentato anche un piano di progetto completo in modo che ogni membro del team abbia una comprensione delle proprie responsabilità specifiche, oltre ai piani di gestione del rischio.

Una volta completata la fase di pianificazione, è comune presentare al project manager e al membro del team di progetto un diagramma di Gantt. Questo tipo di diagramma fornisce una semplice panoramica di un progetto e può essere incredibilmente utile per presentare compiti, attività e pietre miliari chiave in un layout temporale, in modo che nulla passi inosservato.

Esecuzione

Il piano di progetto documentato sarà quindi messo in azione. Il project manager valuterà la qualità complessiva del progetto assicurandosi anche che il team rispetti il programma. Il team si sforza di eseguire il lavoro definito nel piano mentre il project manager tiene traccia dello stato e lavora per eliminare gli ostacoli per il team.

Monitoraggio

Nella fase di monitoraggio, il team presterà molta attenzione a dettagli specifici come l'ambito del progetto, i costi e la qualità. Inoltre, sarà stabilito un sistema di reportistica per il progetto e verranno apportate eventuali revisioni al piano di progetto.

Chiusura

Una volta che l'intero progetto è stato completato, il project manager otterrà l'accettazione e l'approvazione dei portatori di interesse o del cliente per un lavoro ben fatto. Il contratto sarà chiuso e verrà emesso il rapporto finale. Successivamente, il team farà eventuali raccomandazioni o condividerà le lezioni apprese da applicare a progetti futuri.

Vantaggi della gestione tradizionale dei progetti

Le organizzazioni che scelgono la gestione tradizionale dei progetti come strategia di sviluppo principale sperimentano molti vantaggi.

Obiettivi chiaramente definiti

Con la gestione tradizionale dei progetti, tutto è pre-pianificato in modo che ogni membro del team conosca le proprie responsabilità e i requisiti del progetto in anticipo. Un piano completo con obiettivi definiti prima che il progetto inizi consente al team di lavorare nel modo più efficiente possibile con poca supervisione.

Processi controllati

Il project manager ha la maggior parte del controllo in un'impostazione tradizionale e quasi tutti i cambiamenti devono essere approvati da questa persona prima di poter essere implementati. Questo consente una minima deviazione dal piano che è stato elaborato durante la gestione dell'ambito.

Responsabilità singolare

Poiché il project manager ha tutto il controllo, detiene anche la maggior parte del potere, il che significa che è responsabile del successo o del fallimento del progetto. Questo è anche vantaggioso per i portatori di interesse del progetto che sanno sempre a chi rivolgersi per aggiornamenti, preoccupazioni o domande.

Documentazione chiara

Nella metodologia di gestione tradizionale dei progetti, avere una documentazione adeguata e concisa è essenziale. Questi documenti standardizzano l'intero processo dall'inizio alla fine, fungendo anche da strumento di guida per progetti e iniziative future.

Conveniente

I progetti che utilizzano un metodo tradizionale sono solitamente più facili da completare, richiedendo meno tempo dall'inizio alla fine. Con poche possibilità di incontrare bug, errori o sfide complesse durante il ciclo di vita, la gestione tradizionale dei progetti richiede tipicamente meno risorse e cambiamenti dell'ultimo minuto, rendendoli più convenienti per le organizzazioni.

Le sfide della gestione tradizionale dei progetti

D'altra parte, è sempre bene essere familiari con le potenziali sfide della gestione tradizionale dei progetti. Assicurarsi che il progetto sia il più adatto a questa metodologia può aiutare le organizzazioni a evitare questi potenziali ostacoli.

Rigidità

La principale sfida con l'approccio tradizionale alla gestione dei progetti è la sua rigidità. Se le cose vanno come previsto, la gestione tradizionale dei progetti brilla, ma questo può essere raro nei processi aziendali.

Poiché questa metodologia si basa sulla pre-pianificazione e sull'esecuzione, quando le cose vanno inaspettatamente male, il team può trovarsi bloccato, costretto a improvvisare sul momento, andando al di fuori del piano d'azione e semplicemente sperando per il meglio. E in alcune situazioni, il team di progetto è costretto a tornare al tavolo da disegno e creare un nuovo piano dalle fondamenta.

Poco input del cliente

Quando si stabilisce un piano con la gestione tradizionale dei progetti, il cliente o il committente è coinvolto all'inizio. La loro opinione non è necessaria durante il resto del processo di sviluppo fino a quando il risultato finale non è pronto per essere presentato. Questo significa che ci sono poche opportunità di collaborazione del cliente con i team di sviluppo.

Se i requisiti o le aspettative del cliente cambiano, spesso è troppo tardi per tornare indietro e apportare modifiche.

I 5 migliori software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti rende facile per dipendenti, team e amministratori gestire gli obiettivi del team e i progetti a lungo termine, oltre a coordinare i singoli compiti del progetto. Questo viene realizzato attraverso una varietà di strumenti per gestire la produttività, gestire i carichi di lavoro e allocare le risorse necessarie affinché il progetto abbia successo.

Per qualificarsi come soluzione software all'interno di questa categoria, un prodotto deve:

• Sviluppare piani di prodotto e struttura di scomposizione del lavoro (WBS) basati sull'ambito.
• Creare un budget e confrontarlo con le spese e i costi effettivi.
• Gestire e allocare le risorse in base alla disponibilità.
• Supportare varie metodologie di gestione dei progetti
• Offrire modelli che possono essere modificati o combinati.
• Monitorare il progresso dei progetti, la produttività degli utenti e l'allocazione delle risorse.

* Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software di gestione dei progetti dal Grid® Report di G2 dell'autunno 2021. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Asana

Asana è uno strumento di gestione dei progetti che aiuta i team a orchestrare il loro lavoro, dalle iniziative strategiche ai progetti più piccoli. Fornisce un sistema vivente in cui i membri del team possono discutere, eseguire e apportare modifiche alle priorità e ai compiti del progetto.

Cosa piace agli utenti:

“Le mie parti preferite dell'utilizzo di Asana sono la comunità, la facilità d'uso e la loro base di conoscenza. La comunità è piuttosto attiva e può spesso risolvere problemi o spiegare metodi alternativi per la maggior parte dei problemi. Asana è una piattaforma di gestione dei compiti semplice che manca della personalizzazione di alcune delle sue controparti più sofisticate, ma è facile da implementare e formare.”

- Recensione di Asana, David H.

Cosa non piace agli utenti:

“L'unica cosa che non mi piace di Asana è l'eccesso di notifiche che invia. La mia casella di posta è sempre piena di notifiche di Asana, MA so che questo è risolvibile poiché posso regolare tutte queste cose nelle impostazioni.”

- Recensione di Asana, Nicole M.

2. Smartsheet

Smartsheet fornisce agli utenti una piattaforma aziendale per il lavoro dinamico. Questa piattaforma basata su cloud rende facile per le organizzazioni e i team pianificare, eseguire e riferire sul lavoro per un processo più efficiente e risultati più riusciti.

Cosa piace agli utenti:

“La parte migliore di Smartsheet è che consente una maggiore collaborazione e accesso alle informazioni in tutta la nostra organizzazione. Abbiamo implementato un modulo SmartSheet che utilizziamo in combinazione con altri strumenti come il nostro reporting sugli infortuni per raccogliere informazioni sugli incidenti nella nostra struttura. Questo ci consente di raccogliere dati rilevanti in tempo reale e sviluppare piani di azione correttivi di conseguenza. Preferiamo questo rispetto ai prodotti concorrenti poiché le persone possono inviare moduli senza creare un account Smartsheet, aumentando l'accessibilità alla piattaforma.”

- Recensione di Smartsheet, Leah B.

Cosa non piace agli utenti:

“Sebbene il prodotto sia ricco di funzionalità, risulta essere ingombrante per progetti piccoli. Per i piani di progetto che non sono rivolti ai clienti e/o hanno solo una risorsa che ci lavora, le funzionalità di Smartsheet possono essere eccessive e non finiscono per risparmiare molto/nessun tempo.”

- Recensione di Smartsheet, Derek H.

3. monday.com

Gli utenti scelgono monday.com perché è una piattaforma aperta dove è semplice creare gli strumenti necessari per ogni aspetto del lavoro. È facile da usare, fornisce un'interfaccia visiva con molte app e consente ai team di personalizzare i dashboard secondo le loro preferenze esatte.

Cosa piace agli utenti:

“monday.com è stato uno strumento incredibilmente utile per collaborare tra dipartimenti. L'interfaccia utente è snella e facile da usare, con un incredibile grado di flessibilità basato sulle esigenze individuali di ciascun portatore di interesse. Personalizzare ogni board in base a ciò che sta tracciando è stato facile ed efficace. Anche visivamente, la piattaforma sembra elegante, accessibile e moderna.”

- Recensione di monday.com, Mary N.

Cosa non piace agli utenti:

“Ho notato che il sito web occasionalmente rallenta. Contiene anche alcuni vincoli illogici, come l'incapacità di trasferire i sottoelementi di un articolo quando lo si sposta tra le board, assicurandosi che non dovrai condurre questo tipo di migrazione a breve. L'incapacità di convertire gli elementi in sottoelementi e viceversa, nonché di spostare gli elementi (e i loro sottoelementi) tra le board. Questa è una capacità critica che ha richiesto anni per svilupparsi. Abbiamo dovuto riorganizzare diverse delle nostre board e non essere in grado di farlo con un solo clic ci ha fatto perdere tempo perché abbiamo dovuto entrare e ricreare ogni lavoro individualmente.”

- Recensione di monday.com, Glenda M.

4. ClickUp

ClickUp è più di una semplice gestione di compiti e progetti, vanta promemoria, obiettivi, calendari, documenti e altro ancora. Inoltre, è completamente personalizzabile e funziona bene con tutti i tipi di team e organizzazioni.

Cosa piace agli utenti:

“ClickUp mi ha davvero aiutato a organizzare ogni aspetto della mia vita e a poter condividere ogni parte con le persone giuste. L'ho usato per mantenere i progetti al lavoro in ordine, assicurarmi che il mio lavoro scolastico non rimanga indietro e persino per il budget personale e gli obiettivi! Ha (con tutte le sue funzionalità) aiutato immensamente la mia gestione del lavoro.”

- Recensione di ClickUp, Peyton P.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono così tante app e funzionalità che è facile sentirsi sopraffatti. Puoi disattivare le ClickApps di cui non hai bisogno, il che semplifica un po' l'interfaccia, ma c'è così tanto in corso nel software. È difficile tenere il passo con tutte le nuove funzionalità e aggiornamenti quando sono occupato a gestire la mia attività. Sono contento che ci sia così tanto impegno nel migliorare il software, ma a volte può essere un po' troppo da gestire.”

- Recensione di ClickUp, Ben T.

5. Wrike

Coloro che cercano una piattaforma di gestione del lavoro collaborativa spesso scelgono Wrike. Con così tante organizzazioni che scelgono un ambiente di lavoro remoto per i loro dipendenti, rende la collaborazione tra i team più facile che mai.

Cosa piace agli utenti:

“Usiamo Wrike quotidianamente per gestire progetti nel team di marketing. Ci sono oltre 50 di noi che lavorano in diverse discipline e Wrike ci aiuta a rimanere in carreggiata. Una cosa interessante che abbiamo fatto è stata personalizzare gli stati dei compiti. Per le traduzioni usiamo pronto per la traduzione/tradotto/traduzione pubblicata invece dello schema non iniziato/completato.”

- Recensione di Wrike, Justin B.

Cosa non piace agli utenti:

“Non c'è molto margine per la personalizzazione o la personalizzazione del prodotto. Viene fornito con un set standard di funzionalità e, che ti piaccia o no, è quello che ottieni. Nel mondo di oggi, i progetti sono così diversi e i prodotti/strumenti devono risolvere vari problemi con una soluzione. Wrike è bravo a risolvere una situazione ma non tutte. È allora che il numero di prodotti che usiamo diventa fuori controllo e mi piacerebbe che Wrike fosse questa soluzione tutto in uno.”

- Recensione di Wrike, Sabharish K.

La tradizione può essere una buona cosa

Soprattutto quando applicata alla gestione dei progetti. La gestione tradizionale dei progetti è un ottimo metodo da scegliere se sei nuovo nel settore o se il tuo progetto manca delle complessità associate ad altri approcci.

Cosa realizzerà il tuo team?

Ora che hai padroneggiato l'arte della gestione tradizionale dei progetti, scopri la metodologia a cascata e come si applica ai progetti.