Qual è il ciclo di vita del progetto? 5 fasi spiegate

Conosci i cicli della luna e il ciclo delle tue emozioni quando guardi le repliche di Grey's Anatomy. Ma che dire del ciclo intricato che governa i progetti di successo?

Comprendere il ciclo di vita del progetto è essenziale per ogni project manager, poiché costituisce la base per trasformare efficacemente un'idea in un risultato di successo.

I project manager spesso si affidano a strumenti di gestione del progetto per pianificare, eseguire e monitorare efficacemente le complessità del ciclo di vita del progetto.

Abbracciare il ciclo di vita del progetto insieme a strumenti efficaci non solo migliora i risultati del progetto, ma favorisce anche una cultura di miglioramento continuo all'interno dei team.

Passaggi in un ciclo di vita del progetto

Prima di iniziare, rispondiamo alla domanda: cos'è un ciclo di vita del progetto?

Il ciclo di vita del progetto è le quattro o cinque fasi efficaci di gestione del progetto che portano un progetto dall'inizio al completamento. È il quadro attraverso il quale i project manager misurano i loro progressi.

I cinque possibili componenti del ciclo di vita del progetto sono inizio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. Coloro che riconoscono il ciclo di vita del progetto come un processo in quattro fasi hanno tipicamente combinato le fasi di esecuzione e controllo in una sola.

Discutiamo i passaggi uno per uno.

1. La fase di inizio

La fase di inizio del ciclo di vita del progetto può anche essere chiamata fase di ideazione o concettualizzazione. Significano tutti la stessa cosa.

In questa fase, la direzione o altre figure autoritarie hanno determinato un'esigenza aziendale che richiederà il lavoro di un project manager. Il progetto stesso potrebbe migliorare i processi aziendali, creare entrate o altrimenti soddisfare un'esigenza nell'organizzazione.

Durante la fase di inizio, il project manager (PM) determina e chiarisce l'obiettivo del progetto e sviluppa il project charter.

Un project charter è una dichiarazione dell'ambito, degli obiettivi e dei partecipanti coinvolti o necessari per il completamento di un progetto. Potresti anche chiamarlo una dichiarazione di lavoro (SOW).

Immagine per gentile concessione di LucidChart

Alcuni project manager usano questa fase per redigere eventuali contratti necessari per completare il progetto. Inoltre, è comune condurre uno studio di fattibilità durante questo periodo per aiutare a determinare la probabilità di successo prima di potenzialmente sprecare risorse preziose nella fase successiva.

2. La fase di pianificazione

Nella fase di pianificazione, un project manager crea una mappa per il percorso che il loro team seguirà presto. Il compito del PM è formalizzare i passaggi che il loro team prenderà per raggiungere gli obiettivi finali complessivi.

Durante la fase di pianificazione, un PM risponderà a domande come:

• Qual è la dichiarazione di missione di questo progetto?
• Quali sono i miei deliverable?
• Come viene misurato il nostro successo?
• Quali passaggi dovremmo intraprendere e in quale ordine?

La pianificazione richiede una profonda comprensione di ciò che è necessario per raggiungere i tuoi obiettivi. Nella fase di pianificazione, un PM determinerebbe quali risorse sono necessarie e svilupperebbe un budget.

3. La fase di esecuzione

Dopo che la fase di pianificazione è completata, è il momento di iniziare il lavoro. Quindi, la fase di esecuzione, o la fase in cui un progetto viene realizzato. Un PM ha assegnato compiti al loro team e durante questa fase, il team inizia a lavorare.

Tuttavia, il lavoro di un PM non è finito qui. Sono responsabili di garantire che tutte le parti della macchina funzionino senza intoppi continuamente.

Se il progetto consiste nello sviluppare 40 pneumatici al mese in una fabbrica, per esempio, un PM controllerebbe la produzione settimanale, giornaliera e oraria dei pneumatici per garantire che i loro dipendenti stiano lavorando al ritmo giusto.

Alcuni PM preferiscono dividere l'esecuzione e il monitoraggio in due fasi: esecuzione e controllo.

4. La fase di controllo

La fase di controllo, se si sceglie di pensarla separatamente dall'esecuzione, corre parallela all'esecuzione. È il processo di monitoraggio costante dei progressi durante l'esecuzione per garantire che il tuo team stia lavorando come dovrebbe.

Come PM, hai creato una timeline per il progetto nel suo complesso. Durante la fase di controllo, monitori le pietre miliari e i risultati del tuo team per determinare se quella timeline è accurata.

Se le tue previsioni si rivelano errate, monitorare da vicino i progressi dovrebbe darti il tempo di correggerle.

5. La fase di chiusura

Se pensi a una relazione, spesso non troviamo chiusura fino a mesi dopo una rottura. La chiusura del progetto, anche chiamata terminazione, è la fase finale del ciclo di vita del progetto e inizia dopo che un progetto è stato completato.

Durante la fase di chiusura, un PM è responsabile dello scioglimento del team assemblato per il progetto e del ritorno di eventuali risorse ai loro proprietari. Se applicabile, i membri del team vengono assegnati a nuove responsabilità o iniziano il loro prossimo progetto.

È importante per un PM utilizzare la fase di chiusura per risolvere eventuali questioni in sospeso e riflettere e registrare come è andato il progetto. Il team ha raggiunto i suoi obiettivi? In caso contrario, come potrebbero fare meglio?

Hai iniziato un rapporto di chiusura del progetto? La direzione senior utilizza questo tipo di documento per determinare se un progetto è stato infine un successo. Contiene riflessioni dal progetto che potrebbero migliorare le pratiche future e terminare ufficialmente il progetto.

Immagine e documento per gentile concessione di CITool Kit

Hai programmato un project post-mortem? Anche chiamato retrospettiva del progetto, questo processo aiuta i PM e gli stakeholder a valutare se un progetto ha avuto successo o ha fallito nel raggiungere gli obiettivi aziendali che erano stati originariamente stabiliti.

Questi sono tutti compiti importanti da svolgere nella fase di chiusura.

Vantaggi di un ciclo di vita del progetto efficace

Un ciclo di vita del progetto efficace porta numerosi vantaggi alle organizzazioni e ai team di progetto, contribuendo alla consegna di successo dei progetti.

1. Approccio strutturato

Il ciclo di vita del progetto fornisce un quadro chiaro per la gestione dei progetti, suddividendoli in fasi distinte. Questa struttura consente ai team di comprendere cosa ci si aspetta in ogni fase, facilitando una migliore pianificazione, esecuzione e monitoraggio.

2. Migliorata pianificazione e allocazione delle risorse

Seguendo un ciclo di vita definito, i project manager possono sviluppare piani completi che identificano le risorse necessarie, le tempistiche e i budget. Questa lungimiranza aiuta a garantire che le risorse siano allocate in modo efficiente e che i potenziali colli di bottiglia siano anticipati e affrontati proattivamente.

3. Migliorata gestione del rischio

Un ciclo di vita del progetto ben definito incorpora valutazione del rischio e strategie di gestione in tutte le sue fasi. Identificando i rischi all'inizio del processo, i team possono sviluppare piani di mitigazione, riducendo la probabilità che sfide impreviste facciano deragliare il progetto.

4. Maggiore coinvolgimento degli stakeholder

Un ciclo di vita del progetto efficace enfatizza la comunicazione e la collaborazione con gli stakeholder in ogni fase. Coinvolgere regolarmente gli stakeholder favorisce la trasparenza e garantisce che le loro aspettative siano comprese e soddisfatte, portando a una maggiore soddisfazione con i risultati del progetto.

5. Miglior controllo della qualità

La natura strutturata del ciclo di vita del progetto consente ai team di implementare processi di assicurazione della qualità in ogni fase. Stabilendo criteri di qualità e conducendo revisioni regolari, i team possono identificare e affrontare i problemi in anticipo, risultando in un prodotto finale di qualità superiore.

6. Allineamento con gli obiettivi organizzativi

Un ciclo di vita del progetto ben implementato garantisce che i progetti siano allineati con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Prioritizzando i progetti che supportano obiettivi più ampi, le organizzazioni possono ottenere risultati migliori e massimizzare il valore dei loro investimenti.

Le sfide del ciclo di vita del progetto

Sebbene il ciclo di vita del progetto offra numerosi vantaggi, presenta anche varie sfide che i project manager e i team devono affrontare. Ecco alcune delle principali sfide associate alla gestione del ciclo di vita del progetto:

1. Complessità delle fasi del progetto

La natura strutturata del ciclo di vita del progetto può introdurre complessità, specialmente per progetti più grandi con più fasi interdipendenti. Gestire questa complessità richiede una pianificazione e un coordinamento attenti, che possono essere dispendiosi in termini di risorse.

2. Resistenza al cambiamento

I cambiamenti nell'ambito del progetto, nei requisiti o nelle priorità organizzative possono essere accolti con resistenza da parte dei membri del team e degli stakeholder. Questa resistenza può ostacolare il progresso del progetto e rendere difficile l'implementazione delle modifiche necessarie durante il ciclo di vita.

3. Comunicazione inadeguata

Una comunicazione efficace è fondamentale in ogni fase del ciclo di vita del progetto. Tuttavia, la mancanza di comunicazione o la condivisione di informazioni tra i membri del team e gli stakeholder può portare a malintesi, ritardi e opportunità mancate di collaborazione.

4. Vincoli di risorse

I progetti spesso affrontano limitazioni in termini di tempo, budget e personale. Questi vincoli possono rendere difficile aderire al ciclo di vita pianificato, portando a compromessi nella qualità, nell'ambito o nelle tempistiche.

5. Gestione delle aspettative degli stakeholder

Bilanciare le aspettative diverse e talvolta contrastanti degli stakeholder può essere difficile. Se le esigenze degli stakeholder non vengono catturate e gestite accuratamente durante il ciclo di vita del progetto, può risultare in insoddisfazione e ostacolare il successo del progetto.

6. Scope creep

Lo scope creep si verifica quando i requisiti del progetto si espandono oltre l'ambito originale senza un'adeguata approvazione o adeguamento delle tempistiche e delle risorse. Questa sfida può interrompere il ciclo di vita del progetto, portando a ritardi e costi aumentati.

E il ciclo continua

Il ciclo di vita del progetto può essere riutilizzato e riciclato mese dopo mese e anno dopo anno mentre i PM mirano a migliorare continuamente le aziende. Questa strategia è fidata da molti e ha portato al successo di innumerevoli progetti.

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.