Ero seduto nella mia classe di matematica del liceo. Era il mio terzo anno, verso la fine del semestre, e l'insegnante mi chiamò per una conferenza individuale sul mio voto.

Aprì un registro dei voti rilegato a spirale, con dozzine di punteggi di compiti scritti a mano in modo ordinato, e indicò il mio voto attuale alla fine della riga. Annuii e tornai al mio posto, sapendo cosa dovevo fare.

Un paio di settimane dopo, una pagella stampata arrivò nella cassetta della posta della mia famiglia, fortunatamente, con lo stesso voto di matematica (confermando che non avevo completamente fallito l'esame finale).

Quei giorni di registri accademici su carta sono svaniti per la maggior parte delle istituzioni educative. I registri dei voti digitali basati su cloud e le piattaforme di apprendimento online consentono a insegnanti, studenti e genitori di accedere ai dati accademici degli studenti entro pochi secondi dalla disponibilità di tali registri da parte degli educatori.

Allo stesso modo, le istituzioni educative hanno digitalizzato i loro dati operativi utilizzando suite di software educativo integrate note come sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, o sistemi ERP, che consentono alle istituzioni educative di gestire dipartimenti legati al business come finanza, strutture e risorse umane (HR) in un unico sistema.

Gli ERP specifici per l'educazione sono stati utilizzati in qualche forma per decenni, in particolare nei college e nelle università, dove gli amministratori devono gestire istituzioni complesse composte da dozzine di dipartimenti e migliaia di studenti e docenti. Ma negli ultimi anni, una nuova generazione di prodotti ERP per l'educazione è entrata nel mercato, presentando nuovi progressi nel cloud computing e nelle analisi avanzate.

G2 è orgogliosa di annunciare il lancio di una serie di nuove categorie di software per ERP per l'educazione, offrendo la nostra analisi più completa fino ad oggi degli strumenti migliori per le operazioni di gestione scolastica.

Le categorie di G2 coprono software per aiutare le istituzioni a gestire risorse umane, finanze, programmazione e trasporti, insieme a una categoria per suite ERP per l'educazione integrate che fanno tutto.

Con le scuole a tutti i livelli che affrontano interruzioni senza precedenti durante la pandemia di COVID-19, gli amministratori avranno bisogno di dati più che mai mentre tracciano un percorso per il futuro delle loro istituzioni.

Che cos'è l'ERP e perché le scuole lo usano?

I sistemi ERP sono stati inizialmente sviluppati per aiutare le aziende manifatturiere a gestire le loro attività. Gestiscono set di dati che coprono tutti gli aspetti dell'azienda, comprese finanze, approvvigionamento di materie prime, produzione, distribuzione e vendite. Quando sono coinvolte complesse catene di approvvigionamento globali, i sistemi ERP possono migliorare le prestazioni di un'azienda.

Questi sistemi per migliorare l'efficienza e la produttività hanno trovato la loro strada nell'istruzione superiore, poiché college e università hanno adottato versioni specifiche per l'educazione degli ERP. Piuttosto che concentrarsi sui processi legati alla produzione e alla consegna di un prodotto fisico, questi ERP specifici per l'educazione miravano a migliorare le funzioni aziendali più essenziali di una scuola.

Alcuni sistemi includono molte di queste funzioni in un unico prodotto. Altre aziende vendono i diversi componenti di un sistema ERP come moduli o prodotti separati. Questo approccio consente alle istituzioni di selezionare sistemi specifici, come un prodotto HR da un fornitore e un sistema di contabilità da un altro, che meglio si adattano alle esigenze della loro organizzazione.

E i Sistemi Informativi Studenteschi (SIS)?

I sistemi ERP sono strettamente correlati a un altro tipo di software chiamato sistemi informativi studenteschi (SIS), noti anche come sistemi informativi di gestione scolastica (MIS). Il ruolo principale di un SIS è gestire una vasta gamma di dati degli studenti, inclusa la gestione delle domande di ammissione e iscrizione, elenchi di studenti, dati demografici, informazioni di contatto, registri delle presenze, registri dei voti e altro ancora.

In altre parole, un SIS tende a gestire gli aspetti accademici e centrati sugli studenti di un'istituzione mentre i sistemi ERP gestiscono le operazioni e i processi aziendali. Le scuole utilizzano i due tipi di prodotti in combinazione, spesso utilizzando prodotti dello stesso fornitore per garantire un'integrazione fluida.

Perché le scuole usano gli ERP

Molti dei vantaggi di un software ERP derivano dall'idea che questi sistemi creano una cosiddetta unica fonte di verità per l'organizzazione.

In altre parole, i sistemi ERP integrano tutti i dati provenienti da diversi dipartimenti in un database che può essere accessibile e aggiornato dagli utenti in quei dipartimenti disparati. Ciò significa che quando uno studente utilizza fondi di borsa di studio per pagare le tasse universitarie, quella transazione può essere riflessa nel software di gestione dell'assistenza finanziaria dell'istituzione, ma anche nei registri degli studenti e nella contabilità, senza che i dati debbano essere inseriti più volte.

Oltre a migliorare l'accuratezza dei dati, gli ERP aiutano le organizzazioni ad automatizzare compiti complessi o che richiedono tempo che si verificano di routine, come la creazione di rapporti finanziari trimestrali. Piuttosto che richiedere a un analista finanziario di raccogliere numeri da ciascun dipartimento e compilarli manualmente in un grande rapporto, l'analista potrebbe estrarre i dati necessari da un sistema ERP utilizzando un rapporto automatizzato.

Consolidare i dati consente anche alle istituzioni di analizzare i loro processi e individuare aree di miglioramento, utilizzando analisi avanzate per ottenere approfondimenti dai dati raccolti in tutta l'istituzione. L'effetto netto, se gli ERP sono efficaci e funzionano come previsto, è che scuole, college e università funzionano in modo più efficiente in modo che possano concentrarsi sulla ricerca e sull'istruzione, che sono al centro delle loro missioni.

Dove sta andando il mercato degli ERP per l'educazione

Già prima che la pandemia di COVID-19 sconvolgesse il mondo dell'educazione, insieme al resto della società, il mercato degli ERP per l'educazione ha visto alcuni cambiamenti significativi negli ultimi anni.

Alcuni grandi attori nel settore degli ERP aziendali, tra cui Oracle e Workday, hanno fatto investimenti in prodotti specifici per l'educazione nell'ultimo decennio, attirando clienti lontano da altre aziende nel settore degli ERP per l'educazione, secondo i dati di LISTedTECH. Questi movimenti dovrebbero solo intensificare la competizione nel mercato mentre il passaggio al software basato su cloud continua.

Fonte immagine: LISTedTECH

Potrebbero esserci anche cambiamenti in corso per uno dei più grandi fornitori di ERP per l'educazione. I proprietari di private equity di Ellucian, che produce diversi sistemi ERP per l'istruzione superiore, stavano preparandosi a vendere l'azienda in quello che potrebbe essere un affare da oltre 5 miliardi di dollari. Al momento della pubblicazione, lo stato attuale di quelle trattative non è chiaro.

Gli sviluppatori di software ERP per l'educazione stanno anche cercando di differenziarsi costruendo analisi più avanzate nei loro prodotti, con l'obiettivo di aiutare i leader di college e università a ottenere approfondimenti azionabili dai loro vasti archivi di dati.

Ad esempio, analizzare i dati dai sistemi di raccolta fondi e finanza può aiutare le istituzioni a comprendere meglio il successo delle loro campagne di donazione. Le tendenze nelle ammissioni e gestione delle iscrizioni degli studenti possono alimentare modelli predittivi che aiutano un'istituzione a pianificare la programmazione delle classi o i trasporti.

Poiché i leader dell'educazione lavorano per gestire risorse scarse in un mondo cambiato (e durante la crisi sanitaria del COVID-19), la nuova generazione di software ERP è destinata a diventare uno strumento ancora più importante per le loro organizzazioni negli anni a venire.