Che cos'è la gestione della proprietà intellettuale? Perché è importante

Gestire la proprietà intellettuale non è facile. O lo è?

La proprietà intellettuale (IP) è uno degli asset più importanti di qualsiasi azienda. Distingue le aziende sia attraverso l'IP, come loghi registrati, slogan protetti da copyright, sia attraverso informazioni di ricerca riservate.

Possedere proprietà intellettuale simboleggia innovazione e creatività all'interno di un'azienda. Gestire questi asset richiede tempo, impegno e denaro. Proteggere le proprie creazioni non è un compito facile.

Con la tecnologia come il software di gestione della proprietà intellettuale, è possibile centralizzare le informazioni rimanendo aggiornati con vari depositi di IP e violazioni dei diritti di proprietà intellettuale. Sfruttare questi sistemi offre il vantaggio di semplificare il ciclo di vita dell'acquisizione della proprietà intellettuale, dalla contenzioso ai pagamenti.

Il processo di gestione della proprietà intellettuale (IPM) entra in gioco quando le aziende devono sviluppare efficacemente un sistema che tracci e registri gli asset IP in modo snello.

L'IPM è anche essenziale per costruire una strategia dedicata alla proprietà intellettuale e allineare tale strategia con gli obiettivi complessivi di prodotto e crescita dell'organizzazione.

Gestire gli asset IP richiede l'approvazione da parte di dirigenti, manager tecnologici, redattori tecnici, sviluppatori di prodotto e ingegneri. Le aziende devono trattare il processo come uno che influisce sugli stakeholder interni ed esterni perché l'IPM è fondamentale per lo sviluppo, la distribuzione e la vendita di beni e servizi.

Importanza della gestione della proprietà intellettuale

Le grandi imprese spesso trascurano l'importanza di sfruttare la proprietà intellettuale con obiettivi aziendali più ampi. Tendono a detenere centinaia di brevetti ma non hanno una strategia per capitalizzare su quelli con prodotti esistenti e obiettivi aziendali più grandi.

Processo di gestione della proprietà intellettuale

Creare e mantenere un processo di gestione della proprietà intellettuale ben documentato aggiunge un valore significativo alle attività aziendali.

Oltre a servire come fonte di conoscenza per gli stakeholder interni ed esterni, un processo funzionale di gestione della proprietà intellettuale identifica, protegge e conserva il prodotto intangibile e il suo valore.

1. Sviluppa una strategia IP

Una strategia IP efficace deve identificare gli asset e allineare il loro valore con gli obiettivi commerciali dell'azienda. È anche imperativo comprendere gli asset dei concorrenti e acquisire conoscenze sui diversi diritti di proprietà intellettuale e violazioni.

Una strategia standard di proprietà intellettuale mira a proteggere, far rispettare e gestire gli asset. Ci sono quattro strategie IP di base su cui le organizzazioni possono costruire per adattarsi ai loro obiettivi aziendali.

• Minimizzazione del rischio: Questo si concentra sulla costruzione di portafogli IP diversificati e sul cross-licensing. La minimizzazione del rischio è utilizzata dalle aziende che cercano di evitare contenziosi.
• Riduzione dei costi: Questa è la strategia più comune implementata dalle aziende. Mantiene gli asset e la loro efficacia riducendo i costi non necessari.
• Approccio al valore: Le organizzazioni che cercano di trarre profitto dall'uso diretto della proprietà intellettuale sfruttano questa strategia.
• Approccio tattico: Questo dà priorità alla natura e alla direzione della competizione basata su IP e al brevetto strategico. Coinvolge lo spostamento del focus delle attività di ricerca e sviluppo (R&D) e il ripensamento delle partnership esistenti con clienti e parti rilevanti.

2. Implementa una strategia per un miglior processo decisionale

Una volta che la strategia IP è in atto, deve essere implementata per chiarire i valori degli asset e raggiungere i risultati desiderati.

Generare e mantenere profitti dalla proprietà intellettuale richiede un'attenta deliberazione e discussione sia con i creatori dell'asset che con i leader aziendali. Il processo di gestione intellettuale rimarrà incompleto senza la visibilità assoluta degli elementi d'azione annotati nella strategia.

3. Crea strutture e politiche

Formula strutture per la creazione di team dedicati alla gestione IP, educando i dipendenti sulla proprietà intellettuale e comunicando le politiche IP dell'azienda e i piani d'azione. Sviluppa strutture per licenze, contratti e accordi correlati.

4. Amministra e conduci negoziazioni

Anche se il processo IP non è più isolato al dipartimento legale, fornitori di servizi legali giocano ancora un ruolo integrale nella gestione degli asset. Rivolgiti a esperti e partner commerciali che possono amministrare accordi rilevanti e assistere nella conduzione delle negoziazioni necessarie.

5. Comprendi i diritti IP e le violazioni

La proprietà intellettuale è essenziale per un'azienda poiché agisce come un modo per riconoscere, supportare e promuovere i prodotti e la cultura dell'azienda. È imperativo proteggere idee e asset intangibili per estrarre valore e investire in innovazione e creatività.

Fornisci risorse interne affinché i dipendenti siano ben informati sui diversi tipi di asset aziendali (brevetti, diritti d'autore, marchi), diritti IP associati e potenziali violazioni da parte di terzi.

Valutazione della proprietà intellettuale

Anche se gli asset IP sono intangibili, il processo di valutazione IP è necessario per poter vendere, concedere in licenza o utilizzare gli asset nello spazio commerciale. Ogni asset IP ha un valore associato che impone rispettivi diritti IP, gestione degli asset interna e operazioni finanziarie complessive.

Valutazione diretta. Il valore di un asset intangibile è direttamente derivato dai diritti IP che i proprietari hanno su beni e servizi. Un asset IP è quantificabile se:

• Può generare una qualche forma di valore economico misurato.
• Aumenta il valore degli asset associati.

Valutazione futura. La valutazione degli asset IP può anche essere vista attraverso la lente dei benefici futuri che possono fornire al proprietario e agli utenti autorizzati. Il valore futuro della proprietà intellettuale è derivato da:

• Sfruttamento diretto dell'asset tramite integrazione nel prodotto.
• Vendita e concessione in licenza a una fonte esterna.
• Rendere difficile per altri l'uso dell'asset riducendo le minacce di sostituzione.

Metodi per la valutazione degli asset IP

Valutare qualsiasi tipo di asset richiede tempo e impegno, insieme a una ricerca completa dell'economia, dei prezzi di mercato e dei fattori che influenzano direttamente il processo di valutazione.

Ci sono tre modi principali per valutare gli asset IP:

• Metodo del reddito: Questa tecnica valuta l'asset basandosi sul reddito previsto e sugli aggiustamenti fatti al suo valore attuale. È il metodo di valutazione più comune utilizzato dalle aziende. Il metodo del reddito è considerato il più facile da implementare per asset che generano flussi di cassa positivi.
• Metodo di mercato: Questo metodo funziona confrontando asset IP simili basandosi sul prezzo di trasferimento pagato per ciascuno. È un metodo semplice poiché si basa sul confronto di mercato. È spesso utilizzato per valori approssimativi di tassi di royalty e tasse.
• Metodo del costo: Questo stabilisce il valore dell'asset di proprietà intellettuale calcolando il costo di un asset simile o esatto. Il metodo del costo è utile quando l'IP è soggetto a facile duplicazione o i suoi benefici economici non possono essere quantificati chiaramente.

Tutti gli asset intangibili possono fornire benefici economici tangibili ai loro proprietari in un mondo ideale, ma spesso non è così. Alcuni asset non possono essere elencati nei bilanci aziendali, ma i cambiamenti nei loro prezzi delle azioni rivelano il loro valore.

Per valutare gli asset IP con date di scadenza, come brevetti e diritti d'autore, si utilizza l'ammortamento per diminuire il valore della proprietà nel tempo. Facendo ciò, le aziende possono diminuire il loro reddito deducendo le tasse annuali man mano che la vita dell'asset IP si riduce.

Assicurazione e copertura della proprietà intellettuale

La proprietà intellettuale influisce sulle prestazioni finanziarie di un'azienda, sulla base clienti, sulla gestione dell'inventario e sugli investimenti esterni. Ogni tipo di proprietà intellettuale è diversa dall'altra e richiede quindi forme di trattamento diverse per stimarne il valore reale e prendere decisioni di valutazione accurate.

Pur potendo essere trasferiti legalmente, gli asset IP e i loro diritti comportano certi rischi associati a questa pratica. Esistono quattro tipi di polizze assicurative per proteggersi dai rischi di trasferimento.

Copertura per violazione della proprietà intellettuale

La copertura per violazione (chiamata anche copertura di difesa) è il tipo di copertura più comune. Questa polizza fornisce assicurazione ai proprietari quando viene presentato un reclamo per violazione di brevetto. Protegge i distributori dalle accuse, mantiene i diritti e copre i costi dannosi in caso di responsabilità.

Applicazione della proprietà intellettuale

Quando un assicuratore fornisce fondi ai proprietari di IP per proteggere i diritti di violazione e poi prende denaro per spese legali come contropretese e perdite, rientra nella copertura di applicazione. Questa copertura può essere applicata anche a mancati pagamenti di terzi, violazioni di contratto e costi di indagine.

Rappresentanza e garanzie della proprietà intellettuale

Questa copertura garantisce che l'asset IP in disputa all'interno di una transazione sia valido e possa essere giustificato per la sofferenza di responsabilità di un'azienda e l'appropriazione indebita di diritti.

Il suo principale caso d'uso aziendale è nelle fusioni e acquisizioni. È mirato verso garanzie e rappresentazioni associate ad asset intangibili come portafogli IP, vendite aziendali e asset singoli.

Assicurazione del valore della proprietà intellettuale

Nei casi in cui vengono fatte affermazioni errate contro asset IP che hanno comportato una perdita di entrate per un portafoglio assicurato, questa copertura viene utilizzata per compensare la perdita diretta.

Inoltre, prodotti che possono generare entrate in futuro, come royalties, redditi da licenze e spese di ricerca e sviluppo, sono coperti da questa polizza assicurativa.

Gestione del rischio della proprietà intellettuale

Gli asset possono essere intangibili, ma i rischi sono reali e seri se non identificati e mitigati. Le aziende che si occupano di proprietà intellettuale devono pianificare i rischi e allocare le risorse necessarie per conformarsi alle misure legali e regolamentari.

Anche se la proprietà intellettuale è stata a lungo vista come un problema legale dominato da studi legali IP, c'è un ripensamento collettivo dell'argomento a causa della sua importanza strategica e del suo impatto sulle aziende.

Le aziende vedono gli asset IP come un problema aziendale. Sono più desiderose oggi di comprendere il processo dietro la valutazione degli asset e le pratiche di contenzioso per promuovere l'innovazione e la creatività.

Le strategie di gestione del rischio stanno anche assistendo a un cambiamento poiché molte organizzazioni si stanno rivolgendo a software di gestione IP basati su cloud per migliorare l'efficienza finanziaria, garantire la sicurezza dei dati, e aumentare i profitti.

Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda o dal numero delle sue proprietà intellettuali, le aziende devono dare priorità alla necessità di conoscenze sia interne che esterne sull'ampio argomento degli asset IP. Giocano un ruolo significativo nella crescita complessiva e nella redditività di un'azienda.

Utilizzare il giusto tipo di strategie di gestione del rischio, pianificare la mitigazione del rischio e allineare gli obiettivi aziendali con gli standard e le politiche giuste per la gestione degli asset IP sono la chiave del successo sul mercato.

Migliori pratiche di gestione della proprietà intellettuale

Come è evidente ormai, possedere e gestire la proprietà intellettuale sono due aspetti diversi della stessa necessità aziendale più grande. Investire nel processo di gestione della proprietà intellettuale richiede tempo, impegno e risorse per garantire il successo.

• Di' sì alle revisioni. Indipendentemente da quanto solida sia la tua strategia IP, fai in modo di rivedere regolarmente le varie aree di interesse, i passaggi associati e gli elementi d'azione chiave. Revisioni e cicli di feedback costanti rendono un processo senza intoppi, conveniente e più efficiente a lungo termine. Poiché gli asset IP sono una parte integrante della crescita di un'azienda, valutare strategie e piani aiuta a decidere quali asset stanno sotto-performando e quali richiedono più attenzione.
• Trova potere attraverso i dati. Utilizzare i dati per prendere decisioni rende la gestione della proprietà intellettuale più semplice ed efficace. Delinea metriche IP che forniscono preziose intuizioni a ogni passo e valuta quelle metriche con gli obiettivi aziendali esistenti.

• Dai priorità alla protezione della proprietà. È essenziale comprendere i diversi approcci necessari per proteggere specifici asset IP. Implementa misure di sicurezza e proteggi contro minacce esterne con accordi di non divulgazione (NDA). Tratta le domande di brevetto in sospeso come segreti commerciali e proteggi documenti correlati al copyright come schede tecniche, cataloghi di prodotti e codici sorgente, al sicuro dalla conoscenza esterna. Dedica tempo a ricercare quali marchi aziendali richiedono protezione e come proteggerli dalle violazioni.
• Automatizza quando possibile. Sfrutta le soluzioni di gestione della proprietà intellettuale insieme ad altri strumenti legali per snellire i processi. Tale tecnologia aiuta a tenere traccia delle domande, dei documenti e delle violazioni dei diritti di proprietà intellettuale per fornire un quadro completo degli asset IP dell'azienda.

I 5 migliori software di gestione della proprietà intellettuale

I sistemi di gestione della proprietà intellettuale assistono le aziende nel monitoraggio di brevetti, diritti d'autore, marchi e altre proprietà intellettuali.

Un uso comune di questa tecnologia può essere visto negli studi legali; gli esperti utilizzano il software per gestire tutti i tipi di dati IP. Inoltre, le nuove e continue domande possono essere documentate insieme al monitoraggio delle violazioni legali e delle infrazioni.

Per essere inclusi come soluzione software in questo elenco, un prodotto deve:

• Fornire strumenti per la gestione della proprietà intellettuale come marchi, brevetti, diritti d'autore e diritti legali associati.
• Assistere nel ciclo di vita della proprietà intellettuale, inclusi depositi e rinnovi di contratti, accordi di divulgazione e elaborazione dei pagamenti.
• Offrire funzionalità relative alla risoluzione delle controversie legali o azioni di applicazione che coinvolgono la proprietà intellettuale dei clienti.

* Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software di gestione della proprietà intellettuale dal Grid® Report di G2 della primavera 2022. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. IPfolio

IPfolio è un sistema di gestione IP basato su cloud che crea e gestisce portafogli IP aziendali. Migliora la visibilità del portafoglio e facilita la collaborazione tra team globali.

Il software ha integrazioni complete con l'Intellectual Property Awareness Network (IPAN), inclusi annuari di brevetti e rinnovi di marchi.

Cosa piace agli utenti:

“IP Folio è un sistema cloud molto moderno che è altamente adattabile e configurato per le nostre esigenze aziendali. È unico nella sua offerta con un'interfaccia utente moderna, integrazione email, capacità avanzate di reporting e dashboard e flussi di lavoro facili da modificare.”

- Recensione di IPfolio, Lars W.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono ancora alcuni bug qua e là a causa della nostra transizione a Salesforce Lightning. Tuttavia, il team di IPfolio è stato rapido a risolvere una volta che abbiamo sollevato un problema.”

- Recensione di IPfolio, Nigel H.

2. Alt Legal

Alt Legal è una soluzione di gestione automatizzata per le scadenze dell'Ufficio Brevetti e Marchi degli Stati Uniti (USPTO) e dell'Ufficio della Proprietà Intellettuale del Canada (CIPO). La tecnologia ha anche reportistica con un clic, modelli di email intelligenti, sincronizzazioni di calendario, integrazioni del Sistema di Applicazione Elettronica dei Marchi (TEAS) e un monitoraggio del marchio §2(d) per tutti i riferimenti d'ufficio §2(d).

Cosa piace agli utenti:

“Le mie funzionalità preferite includono lo strumento di reportistica per brevetti e marchi, i flussi di lavoro delle invenzioni, i promemoria regolari delle scadenze del calendario e la piattaforma Alt Legal estremamente intuitiva e facile da navigare.

Alt Legal ha trasformato il nostro strumento di gestione IP per il meglio. Non posso raccomandarlo abbastanza a consulenti interni che lottano con i costi elevati dei consulenti IP esterni.”

- Recensione di Alt Legal, Ian C.

Cosa non piace agli utenti:

“Mi piacerebbe vedere la possibilità di personalizzare i questionari e tutti gli aspetti del processo di intake. Sarebbero anche gradite opzioni di gestione del copyright più robuste insieme a un'integrazione Zapier.”

- Recensione di Alt Legal, Caroline J.F.

3. PATTSY WAVE

Con logica aziendale IP integrata, PATTSY WAVE aumenta l'efficienza operativa, riduce il rischio e migliora l'accuratezza. Il suo design a schermo singolo caratteristico rende le integrazioni con DNS e Anaqua Services una combinazione potente.

Cosa piace agli utenti:

“Facile vedere le scadenze e le colonne di azione a colpo d'occhio! Mi piace anche la versione aggiornata in cui possiamo ordinare gli inventori senza rimozione e riaggiunte.”

- Recensione di PATTSY WAVE, Angie S.

Cosa non piace agli utenti:

“I moduli generali e di licenza necessitano di seria attenzione. La gestione del calendario di applicazione e di enforcement dei marchi e dei brevetti non funziona bene nel modulo generale. Il sistema richiede anche un'interfaccia più moderna affrontata dal team.”

- Recensione di PATTSY WAVE, Sergio P.

4. AppColl

AppColl è un sistema di gestione di brevetti e marchi basato su cloud che aiuta studi e multinazionali a creare e depositare domande di brevetto in modo conveniente. Il suo prodotto, Prosecution Manager, aumenta la produttività riducendo i rischi di gestire un gruppo IP aziendale.

Cosa piace agli utenti:

“AppColl assicura che i dati siano sotto il controllo dell'utente. Il sistema di fatturazione è semplice e produce fatture in formati caricati nei sistemi di fatturazione dei clienti. Il supporto clienti di AppColl risponde anche alle domande nello stesso giorno.”

- Recensione di AppColl, Howard S.

Cosa non piace agli utenti:

“Non fa ancora tutto. Vorrei una migliore integrazione dei file con Google Drive o qualche servizio cloud. La sincronizzazione dei file è piuttosto brutale in AppColl, quindi considera di utilizzare un altro servizio per la sincronizzazione dei file su larga scala e il lavoro.”

- Recensione di AppColl, Nick C.

5. DocketTrak

Un sistema di promemoria per il calendario della proprietà intellettuale basato su cloud ad alte prestazioni, DocketTrak gestisce brevetti e marchi.

Si collega agli uffici USPTO, CIPO, Australia (AU) ed Europa (EU) e fornisce aggiornamenti in tempo reale sugli eventi e promemoria delle scadenze. La sua funzione Patent Application Information Retrieval (PAIR) Connect importa i record dei brevetti per una gestione efficace dei record.

Cosa piace agli utenti:

“La flessibilità di costruire i miei trigger e moduli del calendario è enorme, e poter inviare promemoria e email di completamento e lettere direttamente dalla piattaforma insieme all'auto-calendario di nuove questioni mi fa risparmiare tempo. Il prezzo è ottimo.”

- Recensione di DocketTrak, Kenneth K.

Cosa non piace agli utenti:

“Sarebbe bello poter creare report piuttosto che visualizzazioni. Gli stati sono anche un po' granulari. Una funzionalità aggiuntiva utile sarebbe includere stati di alto livello come non depositato, in sospeso, consentito, concesso, scaduto e poi gli stati granulari secondari.”

- Recensione di DocketTrak, Eden S.

Proteggere i tuoi asset è solo l'inizio

Possedere la proprietà intellettuale dà un vantaggio competitivo alle aziende fornendo loro protezione legale. Gli asset IP si dimostrano di valore per un'organizzazione poiché generano consapevolezza e entrate da clienti e altri stakeholder.

Far rispettare i diritti di proprietà intellettuale rende la gestione degli asset efficace ed efficiente. Sviluppare piani, strategie IP e sistemi con il software giusto è fondamentale per promuovere l'innovazione interna ed esterna e mantenere la libertà della proprietà intellettuale.

Indipendentemente dalla natura di un asset, gestirlo è un'attività aziendale importante. Scopri come la gestione degli asset aumenta l'efficienza operativa e riduce i costi di manutenzione.