Quasi tutte le aziende pubbliche o private con un dipartimento di contabilità e finanza eseguono una chiusura di fine mese, trimestre e anno, che è una serie di passaggi per rivedere, registrare e riconciliare le informazioni contabili.

Per questo blog, mi riferirò solo alla chiusura di fine mese per coerenza e semplicità.

È importante per le aziende eseguire una chiusura di fine mese per mantenere i dati di contabilità organizzati e garantire che tutte le transazioni per il periodo di riferimento siano contabilizzate. La chiusura di fine mese contiene una serie di passaggi dettagliati che verificano e regolano i saldi dei conti e producono report per rappresentare e comunicare la reale situazione finanziaria di un'azienda alla direzione, agli investitori e ad altri stakeholder.

Di solito, un sistema ERP, o altre piattaforme finanziarie, assistono nelle chiusure automatizzando processi come la gestione delle riconciliazioni, l'importazione o l'integrazione di fogli di calcolo, l'individuazione di incongruenze, la reportistica, i flussi di lavoro e così via. Molte volte, le organizzazioni si affidano a diverse piattaforme nel processo di chiusura, ognuna delle quali svolge un compito specifico. Ad esempio, una piattaforma di budgeting e forecasting potrebbe condividere informazioni con un software di chiusura finanziaria, che a sua volta estrae dati da un sistema ERP.

Ma cosa succede se un'organizzazione utilizza una piattaforma ERP on-premises—il software ERP on-premises funziona utilizzando server interni in una sede controllata dall'azienda, utilizzando la propria infrastruttura IT, persone, sistemi e processi—o un altro software on-premises, ed è costretta a chiudere i libri da casa? In una tale situazione, non sono nemmeno abilitati a utilizzare software di infrastruttura desktop virtuale (VDI), rete privata virtuale (VPN) o software di desktop remoto per accedere alla loro postazione di lavoro e rete on-premises. Quali compiti devono svolgere manualmente e come possono i team rimanere organizzati e mantenere i flussi di lavoro corretti quando ogni dipendente lavora da una posizione diversa?

Rimanere organizzati

Ci sono diversi passaggi coinvolti nel processo di chiusura di fine mese che di solito sono divisi tra diversi dipendenti, il che rende la comunicazione e la gestione del flusso di lavoro più cruciali che mai. Il software di gestione del flusso di lavoro aiuta con la collaborazione tra i membri del team e assiste nella definizione e gestione delle attività e dei compiti di chiusura. La direzione deve anche assicurarsi che le informazioni di contatto di ogni dipendente siano aggiornate, che i loro calendari siano visibili agli altri membri del team e che sia in atto e utilizzato un sistema di messaggistica istantanea e comunicazione efficiente, come Slack o Microsoft Teams.

Quando ogni dollaro conta e l'attenzione ai dettagli è una necessità in ogni fase del processo, è imperativo avere una comunicazione aperta e chiarezza tra i team per alleviare qualsiasi malinteso.

Mantenere il libro mastro generale (GL)

Il punto di partenza per consolidare e chiudere i libri alla fine del mese è il libro mastro generale (GL). Durante il mese precedente, i contabili e altri membri del personale finanziario registrano addebiti e accrediti di bollette pagate e pagamenti ricevuti, per verificare che tutte le transazioni per il periodo siano registrate nei conti corretti e negli importi corretti. Devono anche tracciare una linea netta tra un periodo e l'altro in modo che ci sia un taglio netto per le attività di ciascun periodo. Seguendo il principio della competenza, le spese devono essere registrate nello stesso periodo del ricavo correlato.

Di solito, queste informazioni sono organizzate e alimentate automaticamente a un sistema ERP, che risulta in un bilancio di verifica o un elenco preliminare di tutti i saldi dei conti alla fine di un periodo. Ma non avere accesso a un sistema ERP on-premises pone sfide in questo passaggio del processo.

I contabili ora devono registrare manualmente le transazioni AP e AR accedendo a diverse fonti, come la loro banca, automazione AP e automazione AR, ricevute o fatture cartacee, e così via. Questo non solo è dispendioso in termini di tempo e noioso, ma apre la porta all'errore umano che indubbiamente causerà incongruenze più avanti nel processo di chiusura.

Quindi, questi saldi dei conti devono essere regolati per seguire i GAAP (Principi Contabili Generalmente Accettati), che è un insieme di regole per conti finanziari coerenti, accurati e comparabili che le aziende devono seguire. È obbligatorio per le aziende pubbliche, ma molte aziende private seguono queste linee guida. A causa di queste linee guida, e senza l'aiuto di una piattaforma ERP basata su cloud, i contabili devono confermare manualmente che i dati che stanno presentando siano accurati, trasparenti e presentati a intervalli coerenti.

Un'altra sfida che l'adesione manuale agli standard GAAP porta ai team contabili è l'accumulo di transazioni su base di competenza, piuttosto che su base di cassa. La contabilità su base di competenza registra le transazioni nel periodo in cui si verificano, indipendentemente dal momento dei pagamenti. Questo pone una sfida quando viene fatto manualmente perché i dipendenti dovranno confrontare i registri tra i periodi e, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, tra le aziende. La contabilità su base di cassa non è conforme ai GAAP perché registra entrate e spese in base al denaro in entrata e in uscita, creando così differenze temporali nei pagamenti. Questo, a sua volta, può offuscare la realtà finanziaria delle transazioni, facendo sembrare i risultati migliori o peggiori di quanto non siano in realtà.

Un altro aspetto cruciale della chiusura di fine mese è la creazione e presentazione di report, grafici e altri materiali ai soggetti finanziari, come investitori, banche e alta direzione. Generalmente, un sistema ERP o di contabilità è in grado di elaborare le informazioni finanziarie che gli vengono fornite e produrre almeno i tre report standard (conto economico, bilancio, rendiconto finanziario) in modo accurato e tempestivo, supponendo che le informazioni ricevute siano corrette. Senza accesso a un sistema per assistere nella creazione di questi report, i team di contabilità e finanza dovrebbero raccogliere, rivedere e inserire manualmente i dati in un modello. Questo richiederebbe coordinamento tra più dipendenti per assicurarsi che i dati siano prima corretti, e poi formattare i report per corrispondere ai report dei periodi precedenti. Ancora una volta, questo aumento dell'interazione umana può portare a errori e sbagli che i sistemi ERP aiutano a evitare.

Altri processi manuali

La gestione dei dati è un altro processo di fine mese che diventa impegnativo quando viene fatto manualmente. Elementi come liste di controllo, programmi, documenti e riconciliazioni che erano precedentemente archiviati in un unico luogo per un facile riferimento, ora potrebbero essere sparsi su più sistemi e dipendenti. Questo non solo crea un problema logistico quando si consolidano e si verificano questi dati, ma è ora più difficile localizzare e vedere se sono state apportate modifiche e da chi.

La maggior parte delle funzionalità del software di chiusura di fine mese fornisce una dashboard che consente ai membri del team di vedere cosa deve essere fatto e qual è lo stato di ciascun compito. Questa sorta di lista di controllo fornisce anche note e documentazione per facilitare la comunicazione tra i dipendenti e mantiene la documentazione di supporto facilmente accessibile.

Queste caratteristiche del processo di chiusura della contabilità finanziaria sono importanti perché aiutano a eliminare il lavoro duplicato, le ridondanze e assicurano che tutti stiano lavorando sullo stesso documento e che nulla venga modificato due volte o copiato. Non avere accesso a queste funzionalità richiederebbe ai manager di tracciare manualmente quali dipendenti stanno svolgendo quali compiti e di assicurarsi che queste informazioni vengano condivise con successo con il team. Ogni dipendente deve essere scrupoloso con la propria documentazione durante tutto il processo di chiusura per mantenere non solo un flusso di lavoro ordinato e organizzato, ma anche per produrre dati accurati.

Questa lista qui sotto copre alcuni passaggi coinvolti in una chiusura di fine mese e mostra quanto sia importante la comunicazione e l'organizzazione tra il team.

Ci sono molti pezzi in movimento in un processo di chiusura finanziaria di fine mese. Ci sono calcoli complicati che utilizzano dati da più fonti che creano report importanti che la direzione e altri stakeholder utilizzano per guidare la direzione finanziaria dell'azienda. Senza l'assistenza di un ERP basato su cloud, contabilità o software di chiusura finanziaria, i team di contabilità e finanza che lavorano da casa a tempo pieno devono assicurarsi che ci sia una chiara comunicazione tra i team nella società di contabilità riguardo ai processi e alle responsabilità. Devono anche stabilire aspettative realistiche per ogni membro del team e spiegare come il loro lavoro si inserisce e influisce sul processo di chiusura.