Che cos'è l'implementazione ERP? Passaggi, strategie e rischi

L'implementazione di un sistema software, in particolare uno complesso ed esteso come un Enterprise Resource Planning (ERP), richiede una conoscenza olistica non solo del software in questione, ma anche una comprensione intensa delle operazioni aziendali e dei flussi di lavoro della tua organizzazione.

Quando discutiamo dei flussi di lavoro aziendali, spesso diamo per scontate le nostre norme istituzionali, il modo in cui le cose vengono fatte. Tuttavia, cambiarle può portare a una crescita senza precedenti e, nel caso del software ERP, portare più dati e intuizioni nelle operazioni che mai. Pertanto, queste trasformazioni devono essere affrontate con grande attenzione e cura.

Con più scelte che mai in termini di fornitori di software, tipi di sistemi ERP e operazioni aziendali, l'opportunità di rivoluzionare la produttività della tua azienda non è mai stata così grande. Tuttavia, con l'avvento di tali scelte, la possibilità di errori catastrofici è diventata sempre maggiore.

Una preparazione adeguata è fondamentale per evitare questi ostacoli e può aiutarti a imparare ancora di più sulla tua attività.

Attenersi a un metodo generale e creare un piano di implementazione è il modo migliore per proteggere il tuo tempo e la tua attività. Una volta appresi i principi su come integrare al meglio un sistema ERP nel tuo attuale stack tecnologico, sarai pronto ad applicarlo alle esigenze della tua industria e organizzazione.

Cos'è l'implementazione ERP?

L'implementazione ERP è il processo di selezione, acquisto e installazione di un sistema ERP nella tua organizzazione. Include anche la formazione dei tuoi colleghi e del tuo team per adattarsi al nuovo sistema e ai flussi di lavoro che accompagnano questo cambiamento.

L'implementazione del software può variare da semplicemente scaricare un'applicazione sul tuo sistema a coordinare i dati di tutta la tua organizzazione. Nonostante questa vasta gamma di tempo, sforzo e denaro, l'implementazione di soluzioni software più grandi come ERP o CRM avrà punti di orientamento simili quando si tratta della loro implementazione.

In breve, il processo di implementazione ERP è un'euristica in cui un potenziale acquirente (tu) analizza i piani aziendali e i processi di dati attuali, installa e testa il software, migra i dati nei nuovi sistemi e forma il tuo team per adattarsi all'adozione di un nuovo strumento importante.

Potresti aver notato che diverse competenze entrano in gioco in questo elenco di compiti: gestione delle persone, analisi dei dati e conoscenza interna del settore, per citarne solo alcune. Il processo di implementazione di un cambiamento organizzativo importante in questo senso può diventare un lavoro a sé stante.

Inoltre, questo processo non è un compito "una tantum" che può essere spuntato da una lista di cose da fare.

È, piuttosto, un processo continuo che deve essere costantemente nutrito e monitorato per garantire una fusione di successo di dati, flussi di lavoro, dipartimenti e persino individui nella nuova norma istituzionale che stai cercando di creare introducendo un nuovo — o il primo — sistema ERP nella tua organizzazione.

Ciclo di vita dell'implementazione ERP

Comprendere il ciclo di vita dell'implementazione ERP è uno degli aspetti più critici per garantire il successo della tua attività di fronte alle sfide uniche presentate dall'adozione di un tale sistema.

Una volta c'era un approccio unico per tutti che probabilmente ti avrebbe lasciato desiderare molto di più di quanto ottenuto. Fortunatamente, questo periodo della storia dell'ERP è finito e ha inaugurato una nuova era di scelta.

Per tener conto di ciò, il modo in cui le persone implementano il software stesso ha dovuto cambiare e adattarsi per evidenziare l'importanza di prendere la decisione corretta per la tua organizzazione:

I vari punti del ciclo di vita dell'implementazione ERP non sono passaggi concreti per l'implementazione del software. Piuttosto, ciascuno serve come pietra miliare per segnare il progresso generale del deployment del software nella tua organizzazione.

Selezione

L'"inizio" del ciclo di vita dell'implementazione ERP ruota attorno a quale software utilizzerai.

Questo informa una miriade di altri elementi della tua implementazione, specialmente a seconda del tipo di sistema ERP che decidi di utilizzare. Dovrebbe essere affrontato con un occhio alle esigenze specifiche della tua attività e una comprensione dei problemi unici presentati dal settore in cui operi, nonché delle dimensioni e del tipo di organizzazione che gestisci.

Ad esempio, implementare un sistema ERP basato su cloud sarà estremamente diverso (e più conveniente) rispetto all'installazione di un sistema ERP on-premise.

Data la complessità e le differenze di ciascun tipo di sistema, è imperativo comprendere esattamente come ciascuno funzionerebbe con le esigenze particolari della tua organizzazione. Attenzione alle guide all'acquisto che offrono soluzioni rapide e facili!

Pianificazione

La pianificazione si riferisce alla necessità di creare un piano realistico e dettagliato per i vari passaggi nel processo di implementazione ERP.

Anche una volta trovato la migliore soluzione software per soddisfare le esigenze uniche della tua attività, devi dedicare del tempo a determinare una tempistica per l'installazione; chi sarà responsabile degli aspetti tecnici e/o manageriali dell'esecuzione di un cambiamento normativo nel flusso di lavoro organizzativo e creare una proiezione di quanto tempo ci vorrà affinché il software sia effettivamente utilizzabile dalle persone e dai dipartimenti pertinenti dal momento dell'acquisto.

Installazione

Qui è dove avviene l'implementazione effettiva del tuo software. L'installazione del tuo sistema varierà ampiamente a seconda del tipo di software ERP selezionato, degli elementi che desideri implementare e delle dimensioni della tua organizzazione.

Detto ciò, c'è un filo comune che collega qualsiasi tipo di implementazione ERP: la migrazione dei dati.

Una volta completato questo processo, dovrai dedicare del tempo extra a testare e modificare il sistema per garantire che sia il più efficace possibile e pronto per l'uso da parte degli altri membri della tua attività che potrebbero o meno possedere la stessa conoscenza interna riguardo al funzionamento interno dell'ERP.

Formazione

Accanto alla selezione di un software compatibile con la tua organizzazione, formare i tuoi team e dipartimenti per utilizzare efficacemente un nuovo sistema come l'ERP è uno degli aspetti più critici del ciclo di vita complessivo dell'implementazione.

Questo va ben oltre la semplice formazione tecnica; per completare questa pietra miliare, devi essere preparato per un lungo processo di condivisione della conoscenza, gestione del cambiamento e convincimento degli stakeholder.

Manutenzione

Non c'è riposo per i malvagi, e purtroppo, questo vale anche per le implementazioni software importanti.

Questa pietra miliare non è la fine del tuo viaggio, per così dire. Piuttosto, è un processo continuo e in corso che richiederà attenzione costante finché continuerai a utilizzare il software in questione.

Strategie di implementazione ERP

Un sistema ERP integra varie funzioni aziendali, come finanza, risorse umane, approvvigionamento e catena di fornitura, in un sistema unificato per migliorare l'efficienza operativa. Il successo di un'implementazione ERP dipende dalla selezione della giusta strategia per allineare il sistema alle esigenze dell'organizzazione.

Di seguito sono riportate le cinque principali strategie di implementazione ERP:

1. Approccio "big bang"

Nella strategia "big bang", il sistema ERP viene implementato contemporaneamente in tutta l'organizzazione. Questo metodo può essere rapido ed economico, ma comporta anche rischi significativi a causa della natura su larga scala dell'implementazione.

Pro:

• Risultati immediati e piena integrazione del sistema.
• Riduce i costi a lungo termine poiché i sistemi paralleli sono minimizzati.

Contro:

• Alto rischio a causa del cambiamento improvviso.
• Richiede una preparazione e un test approfonditi prima dell'implementazione.
• Se qualcosa va storto, può interrompere più dipartimenti.

Ideale per: Grandi organizzazioni con forti processi di gestione del cambiamento e ampie risorse per una formazione e un supporto intensivi.

2. Implementazione graduale

La strategia di implementazione graduale prevede l'implementazione del sistema ERP in fasi, sia per modulo, dipartimento o posizione geografica. Questo dispiegamento graduale consente alle organizzazioni di concentrarsi su un'area alla volta, riducendo il rischio di sovraccaricare il sistema e gli utenti.

Pro:

• Rischio ridotto grazie alla transizione graduale.
• Più facile gestire il cambiamento, formare i dipendenti e risolvere i problemi.
• Consente un miglioramento continuo man mano che ogni fase viene implementata.

Contro:

• Tempi di implementazione più lunghi.
• Potenziale per costi più elevati a causa delle operazioni parallele prolungate.

Ideale per: Aziende con strutture complesse o che vogliono dare priorità a determinate funzioni o dipartimenti.

3. Adozione parallela

Nella strategia di adozione parallela, l'organizzazione gestisce sia il vecchio sistema che il nuovo sistema ERP contemporaneamente per un certo periodo. Questo metodo fornisce una rete di sicurezza, consentendo ai dipendenti di passare gradualmente e confrontare i risultati di entrambi i sistemi per garantire l'accuratezza.

Pro:

• Basso rischio, poiché il sistema legacy rimane funzionale durante la transizione.
• Consente il confronto diretto dei vecchi e nuovi processi per convalidare i risultati.

Contro:

• Alti costi operativi, poiché entrambi i sistemi sono mantenuti contemporaneamente.
• Causa confusione e inefficienze tra i dipendenti che lavorano con due sistemi.

Ideale per: Aziende avverse al rischio o che non possono permettersi tempi di inattività durante la transizione.

4. Approccio ibrido

L'approccio ibrido combina aspetti delle strategie "big bang" e graduali. Spesso implementa alcuni moduli principali utilizzando il metodo "big bang" mentre implementa altre funzioni meno critiche in fasi. Questa strategia offre un equilibrio tra rischio e velocità.

Pro:

• Consente ai moduli critici di andare in diretta rapidamente riducendo il rischio per le aree più complesse.
• Flessibilità per adattarsi in base al feedback delle prime fasi.

Contro:

• Richiede una pianificazione e un coordinamento attenti tra le fasi.
• Potenziale per ritardi se l'integrazione tra i moduli non è gestita bene.

Ideale per: Organizzazioni che hanno priorità distinte per diverse unità aziendali o che hanno sedi geografiche diverse.

5. Implementazione pilota

Nella strategia di implementazione pilota, il sistema ERP viene inizialmente implementato in una piccola parte controllata dell'organizzazione, come un singolo dipartimento o unità aziendale, prima di essere ampliato. L'obiettivo è testare le prestazioni del sistema, affrontare i problemi e perfezionare il processo.

Pro:

• Consente test in tempo reale senza rischi su larga scala.
• Offre la possibilità di perfezionare i processi prima dell'implementazione su larga scala.

Contro:

• Processo di implementazione più lento.
• Ritardo nei benefici completi del sistema ERP se si presentano problemi di scalabilità.

Ideale per: Aziende che sono caute riguardo a grandi investimenti e vogliono garantire la prova del concetto prima di un'implementazione completa.

Piano di implementazione ERP in 10 fasi

Ora che hai una comprensione delle linee generali della metodologia di implementazione ERP, è il momento di approfondire i dettagli che possono portare i tuoi piani dalla carta alla realtà e trasformarli in un'utilità funzionale per i tuoi stakeholder e la tua organizzazione nel suo complesso.

Sviluppare un piano ben pensato sarà ciò che farà o romperà l'implementazione del tuo sistema ERP. Naturalmente, questo varierà notevolmente in base al tipo di organizzazione, alle dimensioni dell'azienda e al settore, ma le linee guida presentate qui sono mirate ad aiutarti a porre le domande giuste per costruire un piano unico che aiuterà a inaugurare un periodo di crescita di successo.

1. Ricerca dei fornitori di software

Il primo passo è garantire una comprensione completa dei diversi fornitori di software che creano sistemi ERP.

Il mondo degli affari è diventato ampio e complesso; il software ERP riflette questo nella varietà incredibile disponibile per le aziende che cercano un modo per controllare i loro dati in un hub di conoscenza centralizzato e aggiornato.

È importante costruire questo piano dal basso verso l'alto. Inizia con le esigenze quotidiane della tua attività e trova un sistema ERP che si adatti, non il contrario.

Potrebbe essere allettante optare per i sistemi "best-of-breed" di grandi nomi che molte persone usano, e mentre potrebbe benissimo essere che le ampie funzionalità di tali fornitori siano giuste per te, c'è una significativa possibilità che la tua particolare organizzazione possa richiedere qualcosa di un po' più specializzato.

2. Assembla il tuo team

Ora che sai quale fornitore utilizzare e hai selezionato il pacchetto ERP appropriato per la tua organizzazione, è il momento di rivolgere la tua attenzione verso l'interno.

Non importa quanto tu possa essere esperto e competente, avrai bisogno di costruire un team per aiutarti a implementare e distribuire il tuo nuovo sistema ERP. Ci sono alcuni ruoli che dovrai riempire per prepararti al meglio per il successo.

Il project manager

Ogni progetto oltre ai piccoli compiti quotidiani richiede che qualcuno mantenga tutto funzionante come previsto a livello trasversale.

Dovrebbero avere visibilità in tutte le aree dell'implementazione e essere in grado di facilitare la comunicazione tra gli altri membri del team, i dipartimenti e il fornitore iniziale, se necessario.

Lo stakeholder chiave

Questo membro del tuo team sovrintende agli obiettivi del progetto a un livello elevato, aggiunge legittimità all'operazione e detiene l'autorità decisionale esecutiva.

Sebbene probabilmente non saranno coinvolti negli aspetti quotidiani dell'implementazione, aiutano fornendo la "visione" generale del progetto.

Il responsabile dei dati

Il business si basa sul sangue vitale dei dati. Garantire che i tuoi dati siano accurati e nel posto giusto è cruciale in ogni momento, ma doppiamente durante l'implementazione di un sistema ERP.

Avere un membro del team designato che abbia una visione degli elementi trasversali della tua organizzazione è cruciale per garantire che la migrazione dei dati nell'hub centralizzato che forma la spina dorsale del tuo nuovo sistema avvenga secondo i piani. Il fallimento nell'importare i dati corretti può portare a mesi di lavoro sprecato, quindi intercetta questo problema prima che diventi un problema!

Lo sviluppatore

Questa posizione può o meno essere necessaria in base al tipo di sistema che decidi di implementare.

Tuttavia, se possibile, dovresti fare in modo di avere qualcuno responsabile della selezione, implementazione e manutenzione del sistema ERP principale della tua organizzazione e delle varie applicazioni.

Lo sviluppatore di sistema

Lo sviluppatore di sistema è responsabile dello sviluppo di una conoscenza approfondita del sistema e delle sue funzioni in tutta l'organizzazione.

Ciò consentirà loro di assistere nella formazione dei loro colleghi quando sarà il momento, e consentirà anche loro di agire come esperti di sicurezza per l'accesso ai dati e al sistema in futuro.

Gli avvocati interni

Questi membri del tuo team sono dove l'elemento "gestione delle persone" dell'implementazione entra davvero in gioco.

Sebbene potrebbero non toccare il lato tecnico delle cose, avere il supporto di vari membri del team in tutta l'organizzazione renderà l'adattamento culturale a un nuovo sistema molto più facile. Possono agire come leader quando i problemi e le frustrazioni che accompagnano l'adozione di nuovi processi di flusso di lavoro inevitabilmente sorgono.

Gli utenti

Questi non sono membri del "team di implementazione principale" per sé, ma il loro ruolo non è meno critico di quello di chiunque altro. Assicurati di tenerli a mente mentre progetti la formazione del sistema in modo che possano effettivamente avere successo con i nuovi flussi di lavoro.

3. Installa il tuo sistema

È ora di mettere la gomma sulla strada e far funzionare effettivamente il tuo nuovo sistema ERP.

Questo sarà probabilmente fatto dal tuo amministratore di sistema o sviluppatore e richiederà loro di costruire l'infrastruttura software, le strutture di rete e la raccolta dei dati. L'installazione può anche essere gestita dal fornitore, a seconda del tuo contratto, o con l'aiuto di un consulente esterno se necessario.

Questa parte del processo è un'ottima opportunità per valutare i flussi di lavoro e le migliori pratiche attuali della tua attività. Scopri quali parti dovranno rimanere manuali e quali possono diventare automatiche una volta che il nuovo sistema è stato messo in atto, e reimmagina il modo in cui la tua organizzazione svolge il lavoro a livello quotidiano.

4. Migra i tuoi dati

Ora che hai il sistema in funzione, è il momento di spostare i record e i dati della tua organizzazione nel nuovo database.

La migrazione del database può essere un'attività complicata, poiché molte organizzazioni memorizzano i loro record in un mix di spazi fisici e digitali. Questi spazi sono spesso pieni di informazioni ridondanti, duplicate o semplicemente errate, quindi è compito del responsabile dei dati appianare queste incongruenze prima della creazione del database "master" al centro del nuovo sistema ERP.

Non si può sottolineare abbastanza che i dati devono essere completamente mappati, corretti e verificati prima di essere migrati nel nuovo sistema. Avere un database incompleto o errato nel tuo sistema ERP vanifica lo scopo del sistema stesso e può portare a grandi problemi in futuro.

5. Esegui test

Ovviamente, solo perché il sistema è in funzione e i dati sono stati verificati e migrati non significa che sia pronto per l'uso da parte dell'utente medio. Il passo successivo è mettere il sistema appena creato attraverso una serie di test per garantirne la qualità e l'efficacia.

Questo non dovrebbe essere relegato a poche persone; piuttosto, assicurati di condurre questi test utilizzando dipendenti reali e dati reali per simulare scenari che potrebbero effettivamente influenzare la tua attività e il funzionamento del tuo nuovo sistema software.

La parte successiva di questo passaggio è assicurarti di aver identificato tutti i problemi emersi durante le prove e di aver incorporato i cambiamenti necessari. A seconda del calendario che hai deciso per l'implementazione, più test puoi eseguire, meglio è.

Questo ti aiuterà a trovare più casi limite e problemi meno ovvi che potrebbero sorgere con l'afflusso di un gran numero di utenti durante il lancio aziendale o del team.

6. Pratica la gestione del cambiamento

Ora che hai finito di risolvere i problemi nel tuo sistema, è il momento di iniziare a portare gli utenti finali al passo.

Tuttavia, devi sottoporre a gestione del cambiamento prima di poter iniziare a istruirli sui dettagli del sistema e su come utilizzarlo al meglio.

La gestione del cambiamento si riferisce al processo di affrontare strategicamente i cambiamenti nei flussi di lavoro e nelle migliori pratiche che accompagnano qualsiasi grande interruzione negli strumenti, strategie o strutture adottate da un'organizzazione. L'obiettivo è garantire che il nuovo processo funzioni a livello operativo e sia adottato volontariamente dai membri esistenti dell'organizzazione.

Questo processo va oltre il semplice dire al tuo team di adottare un nuovo sistema. Assicurati che comprendano l'importanza di ciò che stai facendo e come può beneficiare direttamente loro e l'organizzazione nel suo complesso.

Inoltre, non aver paura di lasciare che esprimano le loro preoccupazioni e frustrazioni. Dopotutto, sconvolgere le migliori pratiche e i flussi di lavoro che hanno mantenuto la tua vita lavorativa quotidiana in funzione per così tanto tempo può essere una cosa spaventosa. Affrontare queste paure può fare molto per conquistare le singole persone nella tua organizzazione in modo che facciano uno sforzo in buona fede per imparare e interagire con il sistema ERP quando sarà il momento.

7. Forma il tuo team

Con le aspettative stabilite e il motivo del sistema ora chiaramente compreso da tutti gli utenti finali, puoi finalmente iniziare a mostrare loro come funziona il tuo nuovo sistema ERP e come può essere utilizzato per rivoluzionare i loro flussi di lavoro.

Anche una volta fatto ciò, la formazione richiede un tempo e uno sforzo significativi da parte sia dell'insegnante che degli utenti finali. Entrambe le parti probabilmente saranno tenute a svolgere le loro normali responsabilità durante questo processo, quindi la pazienza è un must.

Sebbene alcuni fornitori o consulenti esterni forniscano formazione per determinate soluzioni ERP, vuoi assicurarti di avere un rappresentante interno che assista in questo processo. Dopotutto, il vero valore di un sistema ERP viene da come interagisce con le capacità e le intuizioni uniche della tua organizzazione.

8. Supporta il sistema

L'impatto di un sistema ERP deve essere veramente sentito in tutta un'organizzazione se deve essere continuamente supportato da coloro che lo conoscono meglio.

Dovresti assicurarti che il tuo amministratore di sistema, sviluppatore e qualsiasi altro membro del team pertinente siano preparati per aggiornare e mantenere il sistema per mantenere le cose in funzione senza intoppi. Questo potrebbe comportare assicurarsi che i dati rimangano organizzati e utili o risolvere i bug quando un nuovo aggiornamento o funzionalità viene aggiunto al sistema.

9. Valuta il successo

Quando tutto è detto e fatto, vorrai dare un'occhiata lunga e attenta a come è andata l'intera implementazione. Hai selezionato il fornitore e i pacchetti giusti per la tua organizzazione e industria specifica? Avresti potuto dedicare più tempo alla formazione degli utenti finali per un periodo di transizione più fluido?

In ogni caso, rispondi a queste domande, ed è importante che continui a iterare e a cercare un successo ancora maggiore mentre lavori all'interno del tuo nuovo sistema.

Oltre a ciò, è anche importante valutare l'impatto del sistema sull'attività nel suo complesso. Monitorare il ritorno sull'investimento e quanto bene il tuo team ha eseguito rispetto agli obiettivi e ai piani iniziali che hai stabilito per l'implementazione e l'adozione del software può fornire intuizioni inestimabili sui prossimi passi che potresti dover intraprendere.

Rischi di implementazione ERP: 7 errori comuni

Uno degli aspetti più difficili dell'esecuzione con successo di un piano per qualcosa di così ampio come il software ERP è evitare insidie involontarie che potrebbero minare anche i piani meglio congegnati.

Anche con una forte comprensione concettuale dei sistemi ERP e del processo di implementazione stesso, ci sono diverse cose di cui devi rimanere vigile per mantenere tutto in carreggiata.

1. Cerchi di risparmiare tempo o denaro

Prima di tutto, devi renderti conto di una cosa cruciale: implementare il software ERP richiede tempo e denaro, molto.

Sfortunatamente, questo fatto è spesso perso sui membri dell'organizzazione che non sono ben informati sia sugli investimenti richiesti che sui potenziali guadagni di un sistema ERP. A causa della natura intensamente competitiva di molti settori, potrebbe esserci una pressione estrema per produrre risultati rapidamente e risparmiare denaro nel farlo.

Senza una conoscenza concettuale approfondita di ciò che serve per mettere in funzione un sistema ERP, può essere facile concentrarsi sui costi a breve termine senza considerare il potenziale per un ritorno sull'investimento a lungo termine.

2. I fornitori potrebbero spingere per più moduli e funzionalità di quanto necessario

In definitiva, le persone che conoscono le esigenze della tua attività sei tu e i tuoi colleghi. I fornitori di ERP e i consulenti possono essere risorse inestimabili durante il processo di implementazione. Tuttavia, come con qualsiasi attività, hanno un interesse a farti spendere il più possibile con loro.

Questo non significa che dovresti ignorare i consigli che i consulenti ti danno. Tutt'altro! Invece, assicurati di comprendere il loro orientamento aziendale e di aver fatto le tue ricerche prima di accettare di aggiungere servizi o applicazioni extra al tuo contratto.

3. Non innovi i flussi di lavoro della tua attività

Mentre i sistemi ERP funzionano principalmente automatizzando i flussi di lavoro e coordinando le iniziative aziendali, non vuoi semplicemente rendere più veloci le migliori pratiche delle tue vecchie operazioni.

L'implementazione e la migrazione a un sistema ERP offrono alla maggior parte delle aziende un'opportunità entusiasmante per rinnovare i loro processi esistenti e creare un nuovo insieme di migliori pratiche che possono superare di gran lunga la capacità della loro organizzazione di soddisfare le esigenze dei clienti e migliorare la comunicazione interdipartimentale.

4. Non dedichi abbastanza tempo alla formazione degli utenti finali

È sorprendentemente facile, quando si è presi dal vortice dell'implementazione di un sistema software grande e complesso come l'ERP, trascurare completamente le esigenze degli utenti finali.

Il processo di implementazione richiede che tu e il tuo team sviluppiate una comprensione profonda dei concetti e dei sistemi con cui state lavorando. Questo non è così per i tuoi altri colleghi.

Assicurati di dedicare del tempo extra a tradurre i concetti di alto livello in un curriculum di formazione facilmente digeribile che affronti il processo di apprendimento di un sistema ERP dalla prospettiva di un completo principiante.

Il fallimento nel farlo può portare a scarse prestazioni da parte degli utenti finali e ridurre drasticamente il ritorno sull'investimento complessivo per il tuo sistema.

5. Non fai la tua dovuta diligenza durante la fase di ricerca

Sebbene sia vero che i fornitori a volte possono cercare di offrire più funzionalità di quanto sia strettamente necessario, ciò non significa che tu sia esonerato da ogni responsabilità quando si tratta di selezionare il tipo corretto di sistema ERP o anche i pacchetti e i moduli corretti all'interno del sistema.

Qualcosa di cui poche persone parlano è che molti fallimenti nell'implementazione ERP avvengono perché l'azienda che sta selezionando il proprio sistema futuro non fa la dovuta diligenza nel processo di selezione.

Che ciò sia dovuto a un'eccessiva dipendenza dai consulenti del fornitore o alla pressione della leadership senior per ridurre i tempi di implementazione, il fallimento nel valutare accuratamente e obiettivamente i meriti — e persino la compatibilità fondamentale — di un potenziale sistema ERP può essere disastroso in futuro.

Come pensi che reagirà la direzione senior quando, a metà del processo di implementazione, il sistema su cui hai speso centinaia di migliaia di dollari è incompatibile con i processi aziendali o i dati? Devi fare i compiti e farli bene.

6. Non hai il supporto della direzione superiore

Lo stakeholder chiave è una posizione nel team per una ragione: hai bisogno che aggiungano legittimità ai cambiamenti radicali che porterai alla tua organizzazione con l'implementazione di un sistema ERP.

La politica interna è sempre stata la rovina dell'esecuzione efficiente del lavoro, e il sostegno precoce della leadership può fare molto per prevenire che questo rovini l'implementazione.

Inoltre, anche se potrebbero non avere un ruolo diretto negli aspetti tecnici del processo, assicurarsi il supporto dei decisori chiave pertinenti fin dall'inizio ed essere accurati e trasparenti quando si tratta di gestire le loro aspettative può fare molto per darti il tempo e lo spazio necessari per assicurarti che l'implementazione avvenga senza intoppi.

7. Trascuri di integrare completamente i tuoi processi aziendali

Questo può sembrare ovvio, ma affinché il tuo sistema ERP funzioni correttamente, devi assicurarti che ogni elemento rilevante della tua attività sia stato integrato e preso in considerazione quando l'implementazione si avvicina al completamento e raggiunge le mani degli utenti finali.

Può essere facile concentrarsi sugli aspetti tecnici dell'implementazione del software, come lo sviluppo delle app, l'interfaccia utente e la sicurezza, che sono certamente vitali per il successo del tuo sistema. Tuttavia, è anche imperativo che tu sviluppi una comprensione completa dei vari aspetti della tua attività che dovranno essere automatizzati e, al contrario, di ciò che sarà meglio servito rimanendo manuale.

Il software ERP fornisce il massimo valore offrendo una quantità senza precedenti di visibilità sulle esigenze della tua attività e del settore più ampio attraverso una sezione trasversale di dati estratti da vari team e dipartimenti. Il fallimento nell'integrare la conoscenza di uno potrebbe significare risultati distorti e inaccurati per il resto.

Implementare un mondo migliore

Il processo di intraprendere un grande progetto, come l'implementazione di un sistema ERP, può essere estremamente scoraggiante. Non solo devi familiarizzare con una varietà di concetti diversi, fornitori e la tua stessa attività, ma devi anche praticare una varietà di abilità cruciali di gestione del progetto.

Sebbene numerose insidie e battute d'arresto possano causare il fallimento del tuo progetto, le migliori pratiche, i piani e gli errori comuni contenuti in questo articolo dovrebbero fornirti una solida base su cui costruire un nuovo periodo di crescita e opportunità per la tua organizzazione.

Mentre implementi il tuo sistema ERP, integrare potenti strumenti di business intelligence (BI) può essere la chiave per trasformare i tuoi dati in intuizioni azionabili.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.