La guida completa al monitoraggio dei dipendenti

Il nostro bisogno di produttività è aumentato vertiginosamente con il lavoro a distanza.
Man mano che le aziende continuano a navigare in questi nuovi contesti, i manager cercano di mantenere i livelli di produttività. Questo cambiamento ha introdotto il concetto di monitoraggio dei dipendenti per tracciare compiti, progetti e il tempo complessivo trascorso durante le ore lavorative.

Molte aziende stanno permettendo ai dipendenti di lavorare da casa per il futuro prevedibile – e alcune anche per sempre. Investire in software di monitoraggio dei dipendenti è prezioso per le aziende che faticano a tenere traccia della presenza e della produttività dei dipendenti remoti.

Indipendentemente dal fatto che tu guidi un team in ufficio, ibrido o remoto, monitorare i tuoi dipendenti fornisce informazioni che possono rendere i processi più efficienti e sostenere il coinvolgimento dei dipendenti.

Il monitoraggio tradizionale dei dipendenti si concentrava fortemente sulla microgestione e sulla sorveglianza dei dipendenti.

La tecnologia moderna consente alle aziende e ai supervisori di utilizzare questi strumenti in modo responsabile per rendere le persone più produttive e allinearsi in modo trasparente con le politiche aziendali.

I dati raccolti dal monitoraggio del personale possono essere analizzati per comprendere e valutare il comportamento dei dipendenti. Queste informazioni aiutano i datori di lavoro a conoscere meglio le dinamiche del team, le conversazioni tra pari e i processi aziendali esistenti.

Le informazioni raccolte monitorando i dipendenti sul posto di lavoro sono strettamente correlate ai loro compiti quotidiani. Pertanto, forniscono una rappresentazione credibile della gestione efficace della forza lavoro.

Tipi di monitoraggio dei dipendenti

Quindi, cosa si intende esattamente per monitoraggio dei dipendenti e tracciamento delle attività?

Esiste una vasta gamma di attività che rientrano nel monitoraggio dei lavoratori, dalla raccolta di prove del lavoro fino allo spionaggio e ai metodi di sorveglianza. Qualunque sia il tuo caso d'uso, il miglior software di monitoraggio dei dipendenti offrirà diversi modi per raccogliere dati sui dipendenti.

Quando si seleziona un approccio di monitoraggio dei dipendenti, considera le possibili preoccupazioni che potrebbero sorgere e i modi per mitigare i rischi.

Attività su Internet e computer

Lavorare a distanza significa lavorare online. Il monitoraggio dei dipendenti remoti spesso comprende il tracciamento dell'attività su Internet. Questo include, ma non è limitato a, il tracciamento degli URL visitati durante le ore di lavoro, l'uso dei social media e il filtraggio web.

I datori di lavoro preoccupati per il tempo trascorso lontano dai compiti lavorativi spesso sfruttano questo tipo di monitoraggio.

Un altro aspetto è il download di programmi per monitorare l'attività sui dispositivi di lavoro. Questo tiene traccia dell'uso delle applicazioni desktop e fornisce rapporti sui dati con fogli di presenza per misurare la performance dei dipendenti. Questo consente ai manager di capire quanto tempo il dispositivo è stato effettivamente utilizzato per il lavoro.

Alcune aziende impediscono l'uso di determinati siti web e applicazioni informatiche del tutto. I dipendenti sono limitati all'uso di portali e sistemi di lavoro e non hanno accesso ad altre applicazioni. Tale monitoraggio è comunemente visto nel settore bancario e nelle aziende che operano con informazioni riservate.

Monitoraggio delle email

Quasi ogni azienda del XXI secolo utilizza la buona vecchia email per comunicare sia internamente che esternamente. L'email è lo strumento più comunemente tracciato per aiutare le aziende a identificare potenziali problemi e proteggere dati importanti.

Ci sono due principali vantaggi nel monitorare l'attività dei dipendenti attraverso le loro email:

1. Sicurezza dei dati

Monitorare le email dei dipendenti è utile per le aziende che temono fughe di dati. Questo aiuta anche a bloccare email sospette da parti esterne per proteggere ulteriormente i dati e i beni organizzativi.

2. Risoluzione dei conflitti

Questo particolare aspetto del monitoraggio dei dipendenti è vantaggioso per grandi team sparsi in tutto il mondo. Semplicemente rivedendo le email inviate e ricevute si possono risolvere conflitti tra dipendenti o tra lavoratori e i loro manager.

Chiamate e messaggi vocali

Le conversazioni di supporto clienti e le interazioni di vendita sono due esempi comuni di tracciamento delle chiamate. Queste chiamate vengono tracciate per valutare la performance dei rappresentanti e servono come materiale di formazione per i nuovi assunti.

Il monitoraggio delle chiamate aiuta i datori di lavoro a capire cosa funziona per i migliori performer e come le loro strategie possono essere insegnate ai dipendenti che faticano a raggiungere i loro obiettivi.

Keylogging

Il keylogging, o registrazione dei tasti, è la registrazione delle sequenze di tasti su un computer di un dipendente e la conversione di quei dati in un file leggibile. Questo tipo di monitoraggio dei dipendenti comporta il maggior rischio poiché può portare a fughe di password.

Un altro svantaggio del keylogging è il fatto che i dipendenti spesso non sono consapevoli se i loro movimenti sulla tastiera vengono tracciati, il che può causare confusione e ansia.

Tracciamento del tempo e dei file

Il tracciamento del tempo è uno dei tipi di monitoraggio dei dipendenti più diffusi. Raccoglie dati su quando i dipendenti timbrano l'entrata, l'uscita e fanno pause. Il software di tracciamento del tempo fornisce una panoramica di quanto il dipendente ha lavorato durante il giorno e riporta le informazioni sui fogli di presenza.

Alcuni sistemi di monitoraggio dei dipendenti tracciano anche i file che vengono inviati e ricevuti sui dispositivi di lavoro. Questi vanno dai trasferimenti di file all'interno e all'esterno dell'organizzazione, conversioni, registrazioni USB e accesso all'hardware.

Messaggistica istantanea

Il lavoro a distanza ha introdotto un intero nuovo set di app per alcune aziende, come Slack, MS Teams e Skype. La maggior parte delle interazioni tra dipendenti avviene su questi mezzi e gioca un ruolo nella creazione di una cultura aziendale che si concentra sulla comunicazione attiva.

Le aziende possono tracciare queste interazioni per garantire che i dipendenti non stiano approfittando di queste piattaforme e mantenere il controllo sul materiale condiviso. Un vantaggio di tenere traccia di queste conversazioni è che previene il bullismo sul posto di lavoro e sostiene una cultura empatica. Tuttavia, i dipendenti devono essere informati su questo per trasparenza.

Tracciamento GPS

Anche se non è molto comune, alcune aziende tracciano i telefoni o le auto dei dipendenti per determinare la loro posizione in qualsiasi momento. Questo tipo di monitoraggio è solitamente visto in settori che richiedono informazioni di posizionamento accurate, come i servizi di corriere o le aziende di trasporto e postali.

Il monitoraggio delle coordinate GPS può anche aiutare a recuperare proprietà smarrite e garantire la sicurezza dei dipendenti per le aziende che inviano il loro personale a viaggiare.

Ad esempio, la maggior parte dei giornalisti e dei team di servizi sul campo viene tracciata una volta che lascia l'ufficio per motivi di comunicazione e sicurezza, poiché possono finire per prendere percorsi sconosciuti per coprire le notizie.

Pro e contro del monitoraggio dei dipendenti

Non è una sorpresa che il software di tracciamento possa avere un impatto duraturo sulla cultura aziendale, sulle politiche e sulle relazioni tra datore di lavoro e dipendente. Come qualsiasi altra tecnologia, monitorare i tuoi lavoratori può avere un impatto positivo o negativo, a seconda dell'uso e della dipendenza dell'azienda dallo strumento.

Pro del monitoraggio dei dipendenti

Quando utilizzato in modo responsabile e trasparente, il tracciamento dei dipendenti può aumentare i livelli di produttività con dati per garantire il successo aziendale e fornire ai dipendenti l'opportunità di raggiungere il loro vero potenziale lavorativo.

Aumento dei livelli di produttività

Ottenere informazioni su come i dipendenti stanno progredendo aiuta i manager a identificare i flussi di lavoro improduttivi e a capire quali progetti portano al burnout dei dipendenti.

Una diminuzione della produttività dei dipendenti è un chiaro segno di lavoro non focalizzato, mancanza di motivazione nel loro ruolo e incapacità di raggiungere gli obiettivi.

Il monitoraggio dei dipendenti rende più facile tracciare quanto tempo viene speso per il lavoro, fornendo un quadro di se i dipendenti sono distratti o trascorrono il loro tempo su compiti non correlati al lavoro. Questo può aiutare a migliorare la produttività affrontando problemi riguardanti la ridotta concentrazione e il multitasking.

Operazioni aziendali efficienti

Le aziende spesso sovrastimano i processi che mettono in atto per aumentare i profitti e aiutare i dipendenti. Il monitoraggio dei dipendenti remoti valuta le attività aziendali che sono inefficienti, obsolete o incapaci di servire il loro scopo desiderato.

Il monitoraggio dei dipendenti ottimizza le risorse organizzative per i dipendenti remoti e in ufficio e fornisce informazioni su quali processi e sistemi devono cambiare per supportare la produttività.

Delegazione e amministrazione dei compiti semplificate

La delegazione dei compiti e il controllo sono due punti dolenti principali per qualsiasi manager. Quando fatti bene, possono incoraggiare il lavoro di squadra e migliorare la collaborazione interfunzionale.

Le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti tracciano chi sta lavorando su quali progetti, riducendo il tempo del progetto e l'ambiguità della proprietà. Con funzionalità uniche di controllo dei dati, i datori di lavoro possono anche decidere chi può accedere a compiti e informazioni specifici, rendendo più facile avere un'amministrazione semplificata.

Alcuni software di monitoraggio dei dipendenti remoti si integrano con strumenti di gestione delle buste paga e tecnologia di tracciamento del tempo per migliorare la gestione delle assenze, ridurre il lavoro manuale ed eliminare errori umani.

Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Il turnover dei dipendenti è un problema serio sul posto di lavoro. Le aziende con team remoti devono lavorare più duramente per coinvolgere i dipendenti e stabilire forti relazioni con i loro colleghi e supervisori.

Il monitoraggio dei dipendenti aiuta a ridurre il disimpegno attraverso l'analisi del comportamento e aumenta la motivazione a lavorare tracciando il tempo inattivo.

Migliorata sicurezza informatica organizzativa

Questo è uno dei maggiori vantaggi dell'impiego di strumenti di monitoraggio. I beni e i dati aziendali sono soggetti a fughe di dati, attacchi malware e hacking.

Tracciando email, messaggi e file, i manager possono verificare se i dipendenti mantengono i protocolli di sicurezza mentre condividono informazioni. Questo previene violazioni della sicurezza interne ed esterne e aiuta i dipendenti a seguire i protocolli aziendali.

Rischio ridotto di violazione delle conformità

Un buon software di monitoraggio dei dipendenti aiuta i dipendenti a seguire la conformità alla sicurezza ed evitare fughe di dati. Queste di solito si verificano a causa di una mancanza di consapevolezza della sicurezza e negligenza dei dipendenti.

Contro del monitoraggio dei dipendenti

Il monitoraggio dei dipendenti, quando utilizzato per scopi diversi dalla misurazione della produttività, può avere un impatto negativo sulla percezione dell'azienda da parte dei dipendenti. Può anche portare a una mancanza di fiducia tra i lavoratori e causare insoddisfazione.

Sospetto nei confronti dell'azienda

Questo non è il Grande Fratello. Se i dipendenti sentono di essere spiati, può portare a risentimento, mancanza di fiducia e infelicità generale.

Per garantire che ciò non accada, sii trasparente nella tua comunicazione riguardo al software di monitoraggio dei dipendenti implementato. È anche una buona idea spiegare perché stai scegliendo di monitorare l'attività dei dipendenti e come possono trarne beneficio anche loro.

Potenziali problemi di privacy

Il monitoraggio dei dipendenti ruota attorno alla cattura di informazioni personali. Questo porta a preoccupazioni sulla privacy e alla necessità di affrontare questi problemi fin dall'inizio.

Fornisci opportunità ai dipendenti di capire quali dati vengono raccolti e come vengono utilizzati. È anche essenziale menzionare quali salvaguardie esistono riguardo ai dati dei dipendenti all'interno della politica aziendale.

Preoccupazioni legali

Questo è un grande problema ed è spesso il più difficile da affrontare a causa delle diverse leggi in tutto il mondo. Anche se il monitoraggio sul posto di lavoro e dei dipendenti è di solito legale nella maggior parte delle situazioni, è sempre meglio controllare le leggi per evitare complicazioni.

Per riassumere, ecco i principali pro e contro del monitoraggio dei dipendenti:

Le questioni etiche del monitoraggio dei dipendenti

Sebbene il monitoraggio dei dipendenti aiuti a tenere traccia del lavoro, porta con sé una serie di problemi etici riguardanti i diritti e la sicurezza dei dipendenti. È essenziale trovare un equilibrio tra ciò che può e ciò che non dovrebbe essere monitorato in un ambiente di lavoro.

Il consenso è fondamentale, soprattutto quando si tratta di monitorare i dipendenti in tempo reale durante la giornata lavorativa. Assicurati che i tuoi dipendenti siano pienamente consapevoli di quali attività vengono tracciate prima di implementare qualsiasi strumento di monitoraggio dei dipendenti. La pratica di monitorare i lavoratori è stata oggetto di molte critiche negli ultimi anni, quindi è importante considerare le preoccupazioni etiche, morali e legali.

Il monitoraggio etico dei dipendenti è possibile e promuove la collaborazione e una migliore comunicazione interpersonale, e aiuta a mitigare eventuali dubbi che i dipendenti possono avere riguardo alla pratica. Indipendentemente dal tipo di monitoraggio, è importante notare che il primo e principale caso d'uso di qualsiasi tecnologia deve essere quello di supportare i dipendenti e migliorare la produttività.

I 5 migliori software di monitoraggio dei dipendenti

Le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti aiutano a costruire una forza lavoro produttiva e proattiva. Questi strumenti semplificano le attività quotidiane e svolgono un ruolo integrale nel ottenere informazioni sulle prestazioni e sul comportamento dei dipendenti.

Per essere inclusi come soluzione software in questa categoria, un prodotto deve:

• Monitorare le conversazioni telefoniche e chat dei dipendenti durante le interazioni con i clienti
• Supervisionare i computer dei dipendenti per garantire i livelli di produttività
• Archiviare le conversazioni di supporto clienti per la garanzia della qualità e scopi di formazione

* Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software di monitoraggio dei dipendenti dal Winter 2022 Grid® Report di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Time Doctor

Time Doctor è uno strumento di monitoraggio dei dipendenti che fornisce analisi sul tempo trascorso lavorando e sulla presenza. Fornisce una ripartizione del tempo trascorso su compiti, progetti e clienti per aumentare la produttività di dipendenti e manager.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace che mi aiuti a registrare le mie ore di lavoro e a gestire meglio la mia agenda. Sono anche in grado di tenere traccia di ciò che i miei agenti stanno facendo per assicurarmi che stiano usando il loro tempo correttamente ed essere produttivi. Posso vedere screenshot e sono in grado di modificare i loro fogli di presenza nel caso abbiano bisogno di un'eccezione."

- Recensione di Time Doctor, Karina L.

Cosa non piace agli utenti:

“Lo strumento ha un timer pop-up che si mostra ogni volta che rileva una bassa attività. Credo che sia una grande funzionalità, ma deve anche fare un lavoro migliore nell'identificare quando sei veramente a bassa attività o se stai guardando un video, per esempio.”

- Recensione di Time Doctor, Joan J.

2. Hubstaff

Hubstaff aiuta a combattere l'inefficienza con il tracciamento del tempo semplificato e la gestione del team e dei progetti. Si integra con oltre 30 app e traccia accuratamente il tempo su diversi dispositivi, permettendo ai datori di lavoro di vedere il lavoro in tempo reale su diversi dispositivi.

Cosa piace agli utenti:

“Come team digitale, abbiamo utilizzato Hubstaff per il tracciamento del tempo e la gestione delle buste paga per tutti i dipendenti remoti.

È uno strumento completo che ci permette di aggiungere più progetti e tracciare il tempo di un dipendente su ciascun progetto. Ha una dashboard con fogli di presenza online che sono stati utili e facili da usare. Crea screenshot delle attività dei dipendenti e permette di aggiungere note al tempo tracciato.”

- Recensione di Hubstaff, Yulia L.

Cosa non piace agli utenti:

“Le correzioni possono essere difficili da fare all'inizio, e recentemente le interazioni di Hubstaff con Windows 10 non sono le migliori. Le notifiche per cambiare uno stato di tracciamento vengono inviate due volte invece di una.”

- Recensione di Hubstaff, Vojislav K.

3. ActivTrak

Gli utenti che cercano di ottimizzare i processi e massimizzare la tecnologia scelgono ActivTrak per migliorare la produttività. Consente un lavoro remoto senza problemi e ha ampie capacità di sourcing dei dati per tenere traccia del tempo e dei registri delle attività.

Cosa piace agli utenti:

“Ci ha permesso di lavorare a distanza senza preoccupazioni e ora possiamo espandere il team senza le solite restrizioni geografiche. Amiamo la possibilità di decidere quali app sono legate al lavoro in modo che il tracciamento venga fatto automaticamente.

Il nostro team può tracciare il loro tempo ma è anche consapevole che con gli screenshot ogni pochi minuti, devono assicurarsi di fare la cosa giusta, non solo di passare il tempo sulle app.”

- Recensione di ActivTrak, Nicholas F.

Cosa non piace agli utenti:

“Spero che in futuro venga inclusa la possibilità di tracciare la produttività di un dipendente su diversi dispositivi per consolidare le informazioni. Un'altra area di miglioramento riguarda il registro degli utenti, che raccoglie i nomi dal registro stesso invece che dalla directory attiva. Questo porta a molto lavoro manuale.”

- Recensione di ActivTrak, José Alfredo M.

4. Workpuls

Workpuls è un software di analisi della forza lavoro che monitora la produttività dei dipendenti, traccia il tempo e aiuta a gestire i team remoti. Costruito con sicurezza di livello enterprise, protegge i dati e semplifica le conformità sulla privacy.

Cosa piace agli utenti:

“Workpuls è una delle opzioni più economiche sul mercato con il maggior numero di funzionalità incluse. Ha funzionalità di timbratura in/out così come opzioni di revisione delle app e dei siti web.

Le capacità di screenshot possono essere modificate per preferenze individuali ed è facile attivare e disattivare i dipendenti. Manager, clienti e amministratori possono anche essere aggiunti senza costi aggiuntivi.”

- Recensione di Workpuls, Jean Carlo F.

Cosa non piace agli utenti:

“Spero che in una fase successiva, i report possano essere disponibili a livello individuale in modo che ogni persona possa misurare la propria produttività durante il giorno.

Sulla loro piattaforma individuale, i dipendenti possono registrare i loro tempi di pausa o di assenza in modo che il report sia più accurato. Le ore improduttive potrebbero essere meglio tracciate, inclusi quali siti e app stanno contribuendo a una minore produttività."

- Recensione di Workpuls, Candice B.

5. We360.ai

We360.ai è un software di monitoraggio dei dipendenti basato su cloud che fornisce dati e informazioni azionabili per migliorare l'ambiente di lavoro dei dipendenti. Lo strumento automatizza la presenza, misura la produttività e traccia le informazioni con una dashboard di business intelligence.

Cosa piace agli utenti:

“We360.ai è un pacchetto completo per i team che vogliono crescere in diverse località. Per me, è la funzionalità di produttività che mi aiuta a valutare il coinvolgimento dei dipendenti al lavoro.

Con We360.ai, siamo stati in grado di assumere talenti di alto livello da diverse località. Il nostro team opera in modo efficiente grazie al tracciamento delle applicazioni, agli screenshot e alle funzionalità di tracciamento della produttività.”

- Recensione di We360.ai, Abhigyanam G.

Cosa non piace agli utenti:

“Sarebbe meraviglioso se ci fosse una modalità in cui i dipendenti possono solo timbrare l'entrata e l'uscita nell'applicazione. Non voglio che guardino la produttività, i compiti, le assenze o i fogli di presenza. Sarebbe utile se potessi passare la loro applicazione a un semplice modulo di presenza.”

- Recensione di We360.ai, Shivam S.

Tracciare è bene, ma farlo responsabilmente è meglio

Gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti hanno una vasta gamma di funzionalità per tracciare quasi tutto ciò che i dipendenti fanno durante le loro giornate lavorative. Aiutano i manager a comprendere il progresso dei compiti, i tempi di concentrazione e la produttività individuale dei dipendenti.

Tuttavia, ci sono gravi conseguenze per l'uso improprio di questo software. I dipendenti possono rivoltarsi contro l'azienda e le ripercussioni legali possono essere ancora più costose dell'implementazione della tecnologia di monitoraggio. Pertanto, è essenziale essere costantemente trasparenti su questi aspetti con i tuoi dipendenti e prendere il consenso ove richiesto. 

Il modo migliore per affrontare il monitoraggio dei dipendenti è mantenere una comunicazione aperta con i tuoi lavoratori e scegliere un software che soddisfi i tuoi requisiti di tracciamento. L'obiettivo finale deve essere quello di aiutare a sostenere una forte cultura aziendale migliorando la produttività e il benessere dei dipendenti.

Monitorare i dipendenti può aiutare la crescita complessiva dell'azienda. Tuttavia, l'uso improprio di questi strumenti può portare a frustrazione dei dipendenti e a un ambiente di lavoro tossico. Scopri di più su ambienti di lavoro ostili e modi per mitigare i rischi.