Cos'è il furto d'identità dei dipendenti? Come garantire la sicurezza

Quando le persone parlano di furto d'identità, di solito pensano a informazioni personali come numeri di carte di credito rubati e fughe di password. Ma è anche possibile che qualcuno rubi tali informazioni per motivi di lavoro.

Questo crimine si verifica quando qualcuno ruba le informazioni personali di un individuo, come il numero di previdenza sociale o la data di nascita, per candidarsi a lavori a nome loro. Le conseguenze del furto d'identità lavorativa possono essere gravi, influenzando i punteggi di credito delle vittime, le storie lavorative e il benessere finanziario complessivo.

Il furto d'identità lavorativa è un crimine serio e dannoso. Fortunatamente, molte aziende possono rivolgersi a software di protezione dal furto d'identità lavorativa per fornire ai loro dipendenti una soluzione per la protezione e il monitoraggio del furto d'identità. Questi strumenti di protezione dal furto d'identità aiutano a monitorare proattivamente l'identità di un dipendente e a notificare loro possibili violazioni dei dati.

Segni che qualcuno potrebbe usare la tua identità per lavoro

Come posso verificare se qualcuno sta usando la mia identità per lavoro? Renderti conto che qualcuno potrebbe usare le tue informazioni per commettere furto d'identità lavorativa può essere spaventoso. A volte, i segni del furto non sono nemmeno evidenti. I seguenti segnali di allarme possono indicare che sei vittima di furto d'identità.

Ricevi moduli fiscali (W-2 o 1099) da datori di lavoro per cui non hai mai lavorato

Se arriva la stagione fiscale e ricevi un modulo W-2 o 1099 da un datore di lavoro per cui non hai lavorato, qualcun altro potrebbe usare la tua identità per lavorare per quella società. Contatta immediatamente il datore di lavoro per ulteriori informazioni e approfondimenti per determinare se si tratta di un errore o di un furto d'identità.

L'IRS ti invia avvisi sulla tua identità

L'IRS invia un avviso CP01E quando sospetta che qualcun altro stia usando il tuo numero di previdenza sociale per commettere frodi lavorative. Dopo aver ricevuto un avviso CP01E, considera di rivedere i tuoi conti personali e finanziari per comportamenti sospetti, abilitare avvisi di frode sui tuoi conti di credito e rivedere le tue informazioni con l'Amministrazione della Sicurezza Sociale per comprendere i guadagni riportati legati al tuo numero di previdenza sociale.

Come proteggersi dal furto d'identità lavorativa

Anche se non si può mai eliminare completamente il rischio di furto d'identità lavorativa, si possono adottare alcuni passaggi per proteggere e salvaguardare le informazioni personali per ridurre il rischio.

Mantieni riservate le tue PII

Rivelare le tue PII alla persona sbagliata è tutto ciò che serve per metterti a rischio di furto d'identità lavorativa. Non condividere mai le tue informazioni personali ad alta voce con qualcuno che non ha bisogno di accedervi, anche se sembra affidabile. Non condividere pubblicamente il tuo SSN. Anche se le email sono crittografate, evita di condividerlo via email il più possibile.

Mantieni le tue PII, in particolare il tuo SSN, private e conservale in un luogo sicuro e protetto dove, idealmente, nessun altro può accedervi. Non portare la tua carta di previdenza sociale nel portafoglio o nella borsa. E assicurati di non lasciare mai l'originale o le copie in luoghi aperti e non protetti, inclusi cartelle e file digitali.

Opta per una rete privata virtuale (VPN) rispetto alle reti Wi-Fi pubbliche

Le reti Wi-Fi pubbliche e non protette rappresentano rischi per la sicurezza, potenzialmente esponendo le tue informazioni a hacker e criminali. Evita di utilizzare reti Wi-Fi pubbliche quando puoi, o usa una rete privata virtuale (VPN) per garantire che le tue informazioni personali non vengano esposte o trapelate per errore. Una VPN crittografa i tuoi dati personali e può mascherare il tuo indirizzo IP, rendendo più difficile per occhi non autorizzati tracciare la tua attività e le tue informazioni online.

Non cadere nelle truffe di phishing

Qualunque cosa tu faccia, non condividere le tue informazioni con parti non autorizzate, anche se ricevi una richiesta che sembra legittima o affidabile. Gli hacker e i criminali conducono tentativi di phishing via email, telefono e messaggi di testo per convincere le persone a condividere le loro informazioni personali o finanziarie. Presta attenzione agli indirizzi email con errori di ortografia, errori grammaticali e altri segni che qualcosa non va.

Ciò che è più problematico delle truffe di phishing è che un mittente o un chiamante può presentare credenziali che sembrano identiche a quelle reali. Ad esempio, un hacker può fingere di essere un funzionario governativo, come qualcuno dell'Internal Revenue Service (IRS), uno dei tuoi ex datori di lavoro, o fingere di essere un collega con un nome che riconosci. I criminali adottano queste persone attraverso l'imitazione per aumentare le loro possibilità di rubare identità con successo.

Cosa dovrebbero fare i datori di lavoro per proteggersi dal furto d'identità lavorativa?

Sia gli individui che le parti a cui forniscono le informazioni, come i datori di lavoro, svolgono un ruolo significativo nella protezione delle informazioni personali e finanziarie. Ci sono alcune migliori pratiche e misure che i datori di lavoro devono adottare per svolgere il loro ruolo nella protezione delle informazioni dei loro dipendenti per ridurre il rischio di furto d'identità.

Implementare misure di sicurezza solide

Pratiche di sicurezza robuste e aggiornate consentono alle aziende di proteggere le informazioni al meglio delle loro capacità. Alcuni esempi di solide misure di sicurezza includono:

• Controlli di accesso: Permessi basati sui ruoli e autenticazione a più fattori (MFA) sono modi in cui i datori di lavoro possono limitare l'accesso alle informazioni protette.
• Crittografia dei dati: I datori di lavoro devono proteggere i dati durante la trasmissione e l'archiviazione utilizzando varie misure di crittografia.
• Monitoraggio del sistema: Le organizzazioni possono sfruttare soluzioni di monitoraggio delle violazioni dei dati per rilevare attività insolite o potenziali violazioni della sicurezza e agire rapidamente su di esse.
• Sessioni di formazione regolari: Educare i dipendenti sugli attacchi di phishing e le migliori pratiche per la gestione delle informazioni personali e dei dati.
• Smaltimento sicuro dei dati: Implementare processi per smaltire le informazioni sensibili che non sono più necessarie, come la distruzione di documenti cartacei e la cancellazione sicura dei dati digitali.

Selezionare e formare i dipendenti che gestiscono dati sensibili e informazioni personali

I datori di lavoro devono limitare l'accesso ai dati personali e fornire accesso solo alle informazioni necessarie per la funzione lavorativa di qualcuno per ridurre il rischio di esposizione non necessaria. In molti casi, solo i membri del team delle risorse umane (e spesso un sottoinsieme dell'intero team) ricevono accesso ai dati sensibili e alle informazioni personali. Condurre controlli dei precedenti, soprattutto per coloro che gestiscono dati sensibili.

Chiunque nell'organizzazione con accesso alle PII degli altri dovrebbe partecipare a regolari corsi di formazione sulle pratiche di gestione dei dati (incluso lo smaltimento dei dati) e strategie per prevenire le violazioni dei dati.

Offrire una protezione completa dal furto d'identità come beneficio

Considera di includere la protezione dal furto d'identità dei dipendenti come beneficio nel tuo pacchetto di compensazione totale. Questi servizi consentono ai dipendenti di utilizzare il monitoraggio dei rapporti di credito, avvisi di frode e assistenza per il ripristino se scoprono che la loro identità è stata rubata.

Prevenire il furto d'identità non è solo vantaggioso per i dipendenti ma anche per i datori di lavoro. La paura, la frustrazione e l'incertezza del furto d'identità possono portare a una riduzione della produttività mentre i dipendenti si occupano di queste questioni.

I 5 migliori software di protezione dal furto d'identità dei dipendenti

I software di protezione dal furto d'identità dei dipendenti aiutano le aziende a offrire protezione dal furto d'identità ai loro membri del team come beneficio per i dipendenti all'interno del loro pacchetto di compensazione. Queste soluzioni aiutano a monitorare le informazioni personali dei dipendenti (e talvolta le informazioni dei loro familiari) e forniscono il monitoraggio dell'identità dei rapporti di credito e di altri registri pubblici.

Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Protezione dal Furto d'Identità dei Dipendenti, un prodotto deve:

• Monitorare proattivamente l'identità e le informazioni sui conti di un dipendente sul dark web, nei rapporti di credito e nei registri pubblici
• Notificare i dipendenti quando vengono rilevati casi di possibile frode o violazioni dei dati
• Conformarsi alle normative e agli standard per la valutazione delle frodi

* Di seguito sono riportati i cinque principali strumenti di protezione dal furto d'identità dei dipendenti basati sul loro punteggio G2 a partire da aprile 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Keeper Password Manager

Keeper Password Manager è una piattaforma di sicurezza e gestione delle password che le aziende possono utilizzare per gestire, proteggere e imporre password forti su profili, applicazioni e siti web dei dipendenti. Inoltre, le aziende possono utilizzare Keeper per proteggere file sensibili in un caveau digitale crittografato e utilizzare il monitoraggio del dark web.

Cosa piace di più agli utenti:

“Keeper Security è fantastico! È uno strumento di gestione delle password solido con funzionalità aziendali affidabili che semplificano la sicurezza e rendono la gestione un gioco da ragazzi. Configurarlo è un gioco da ragazzi — rapido e senza problemi. Inoltre, la funzione di registro fornisce una panoramica di prim'ordine. E il loro supporto è niente meno che affidabile. Lo consiglio vivamente!”

- Recensione di Keeper Password Manager, Marv D.

Cosa non piace agli utenti:

“Vorrei che l'opzione di riempimento delle password fosse specifica per la pagina piuttosto che per il sito. Come qualcuno che deve configurare molti account utente sul web, l'auto-riempimento a volte predefinisce il mio nome utente e la password al nome utente e alla password di un account che sto per configurare. Non è un grosso problema disattivare temporaneamente l'estensione mentre sto usando gli schermi.”

- Recensione di Keeper Password Manager, Jordan N.

2. ZeroFox

ZeroFox è una piattaforma di cybersecurity unificata che fornisce protezione dai rischi digitali (dominio, marchio, social media, esecutivo), monitoraggio del dark web, prontezza alla risposta agli incidenti, rimedio alle minacce e interruzione degli avversari. Aiuta i team di sicurezza a prepararsi e proteggersi dalle minacce informatiche emergenti in un'unica esperienza di piattaforma.

Cosa piace di più agli utenti:

“Alleggerisce parte del carico dal mio staff quando si tratta del dark web. Possiamo sentirci sicuri sapendo che il nostro team di leadership esecutiva e il marchio sono al sicuro su internet. Grazie a ZeroFox, diversi siti dannosi sono stati rimossi dal web. Siamo concentrati sul nostro marchio e avere una protezione come questa ne vale la pena.”

- Recensione di ZeroFox, Edward G.

Cosa non piace agli utenti:

“Mi piacerebbe vedere la possibilità di avere rapporti più personalizzati, inclusi grafici e diagrammi, ma so che questo è nella loro roadmap.”

- Recensione di ZeroFox, Deanna M.

3. Identity Guard

Identity Guard offre monitoraggio delle frodi e avvisi, agenti di frode basati negli Stati Uniti disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, monitoraggio del credito e assicurazione contro il furto d'identità. Con oltre due decenni di esperienza nel settore, Identity Guard è un servizio di protezione affidabile e degno di fiducia per molte aziende e individui.

Cosa piace di più agli utenti:

“Ogni mese, ricevo un rapporto su quanto sono sicuro. Questo include quali account sono aperti a mio nome e il mio rapporto di credito. È molto utile.”

- Recensione di Identity Guard, Jake I.

Cosa non piace agli utenti:

“Identity Guard può essere costoso e l'app non funziona sempre sul mio telefono.”

- Recensione di Identity Guard, Robin S.

4. Guardz

Guardz è una soluzione di cybersecurity guidata dall'IA che mitiga i rischi fornendo protezione dal phishing, protezione dal ransomware e prevenzione della perdita di dati. Con Guardz, le organizzazioni possono configurare controlli di sicurezza in un'unica posizione centralizzata, gestire dispositivi e formare i dipendenti sulle migliori pratiche standard del settore.

Cosa piace di più agli utenti:

“Guardz è una soluzione di cybersecurity completa e conveniente che può aiutare le aziende a proteggersi dalle minacce informatiche. Guardz offre una varietà di funzionalità per proteggere le aziende da una vasta gamma di minacce ed è facile da usare e gestire. Guardz è un'ottima opzione per le piccole imprese che cercano una soluzione di cybersecurity completa e conveniente.

Personalmente, la mia organizzazione utilizza Guardz per dimostrare la conformità con vari controlli attraverso più framework di conformità e regolamenti. Abbiamo anche scoperto che il modulo di sicurezza email è un ottimo modo per affrontare il costante bombardamento di email spam e tentativi di phishing che i miei dipendenti affrontano quotidianamente. Consiglio vivamente Guardz per il ritorno sull'investimento che ha fornito e la facilità di implementazione.”

- Recensione di Guardz, Adam R.

Cosa non piace agli utenti:

“Sebbene Guardz sia progettato per essere scalabile, alcune organizzazioni più grandi con ambienti IT complessi potrebbero richiedere opzioni di personalizzazione o scalabilità aggiuntive. Ciò potrebbe comportare configurazioni più avanzate o funzionalità personalizzate per soddisfare requisiti specifici a livello aziendale.”

- Recensione di Guardz, Manuel E.

5. Agency

Agency offre cybersecurity personalizzata e gestita per le aziende per la protezione digitale su dispositivi aziendali e di proprietà dei dipendenti. Fornisce monitoraggio degli eventi di sicurezza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, supporto alla risposta e protezione digitale esecutiva per proteggere i membri ad alto rischio delle organizzazioni.

Cosa piace di più agli utenti:

“Agency è stata estremamente utile in vari aspetti della cybersecurity nella nostra azienda. Tyler e il team ci hanno aiutato a garantire che stiamo rispettando come azienda le nostre politiche interne di cybersecurity recentemente aggiornate e ci hanno anche fornito formazione sulle migliori pratiche di cybersecurity, che sono inestimabili per la nostra azienda. Il team di Agency è sempre molto rapido nel rispondere a tutte le richieste via email e a qualsiasi problema che potremmo avere. Ci piace davvero l'esperienza di servizio personalizzata che abbiamo ricevuto con Agency.”

- Recensione di Agency, Amanda T.

Cosa non piace agli utenti:

“Deve essere disattivato e riattivato in alcuni scenari come il Wi-Fi pubblico.”

- Recensione di Agency, Zach G.

Furto d'identità lavorativa: domande frequenti (FAQ)

Cosa fare se qualcuno sta usando il mio SSN per lavoro?

Se sospetti che qualcuno stia usando il tuo numero di previdenza sociale (SSN) per lavoro, è fondamentale agire immediatamente. Contatta l'Amministrazione della Sicurezza Sociale (SSA) per segnalare il furto d'identità. Possono aiutarti a inserire un avviso di frode sul tuo rapporto di credito e fornire indicazioni su come risolvere il problema.

Cosa fare se qualcuno sta usando la tua identità per lavorare?

Se scopri che qualcuno sta usando la tua identità per lavoro, segui questi passaggi:

• Contatta la SSA: Segnala il furto d'identità all'amministrazione della sicurezza sociale.
• Presenta una denuncia alla polizia: Presenta una denuncia alla polizia per documentare il crimine.
• Contatta le agenzie di credito: Inserisci un avviso di frode o un blocco di sicurezza sul tuo rapporto di credito.
• Monitora i tuoi conti: Tieni d'occhio i tuoi conti bancari e gli estratti conto delle carte di credito.

Quanto è comune il furto d'identità lavorativa?

Anche se le statistiche specifiche sul furto d'identità lavorativa possono essere difficili da ottenere, è una preoccupazione crescente. Con l'aumento delle minacce informatiche, aumenta anche il rischio di furto d'identità, incluso il furto d'identità lavorativa.

Come posso recuperare dal furto d'identità lavorativa?

Recuperare dal furto d'identità lavorativa può essere un processo lungo. È importante essere pazienti con il processo. Lavora a stretto contatto con la SSA, le forze dell'ordine e le agenzie di credito per risolvere il problema e recuperare dal problema.

Sei davvero chi dici di essere?

Il furto d'identità lavorativa è un comportamento dannoso e criminale. Gli individui possono proteggere le loro identità mantenendo riservate le loro PII, utilizzando VPN ed essendo consapevoli delle truffe di phishing. Anche i datori di lavoro hanno un ruolo significativo nella protezione delle identità dei dipendenti e devono implementare misure di sicurezza robuste, formare i membri del team che gestiscono informazioni sensibili e offrire la protezione dal furto d'identità come beneficio.

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