Cos'è una conferenza telefonica? Migliori pratiche per connettersi da remoto

I modi tradizionali di condurre affari stanno evolvendo.

Molte cose definiscono la "nuova normalità", incluso il lavoro a distanza. La pandemia ha iniziato rendendo il lavoro da casa una necessità; ora, è una scelta ampiamente permessa. E nulla trasmette questa esperienza in modo più accurato dei regolari incontri tramite chiamate in conferenza.

Molte aziende utilizzano software di conferenza audio per organizzare, ospitare e gestire le loro esigenze di comunicazione professionale. Questi strumenti sono spesso compatibili con conferenze basate sul web che consentono video, condivisione dello schermo e altri strumenti di collaborazione come chat dal vivo e condivisione di contenuti.

Negli ultimi dieci anni, le chiamate in conferenza hanno guadagnato immensa popolarità e importanza poiché più aziende espandono la loro presenza geografica. Man mano che il concetto di lavorare da qualsiasi luogo continua a crescere, questa tecnologia è una necessità per le aziende moderne.

Come funziona una chiamata in conferenza?

I chiamanti invitati si uniscono a una chiamata in conferenza tramite linea fissa inserendo il numero condiviso sui loro tastierini per connettersi a un ponte di conferenza. Il ponte di conferenza è una sala virtuale che consente a diverse persone di ospitare o partecipare a riunioni contemporaneamente. Puoi possedere un ponte di conferenza o abbonarti per ospitare chiamate in conferenza sul ponte di un'altra azienda.

I partecipanti alla chiamata possono anche utilizzare un'app mobile per effettuare una chiamata in conferenza su dispositivi iPhone o Android. In alternativa, possono configurare un sistema telefonico voice-over-internet protocol (VoIP) per partecipare con un sistema desktop o un telefono cellulare.

Il VoIP consente ai partecipanti di partecipare dai computer anziché dai telefoni tradizionali. Mentre il metodo tradizionale di chiamata è perfetto per i momenti in cui non hai una connessione internet o non puoi accedere a un dispositivo desktop, le chiamate VoIP sono considerevolmente più economiche delle chiamate tradizionali.

Tuttavia, nella maggior parte dei casi, entrambi i tipi possono connettersi allo stesso ponte di conferenza, quindi i partecipanti possono unirsi utilizzando qualsiasi metodo.

Tre componenti principali sono necessari per una chiamata in conferenza.

• Il numero di accesso è il numero di telefono che ricevi dal fornitore di servizi. I chiamanti ne hanno bisogno per partecipare a una chiamata in conferenza. È un numero a pagamento che costa una tariffa ai partecipanti o un numero verde addebitabile all'ospitante.
• Il codice di accesso è composto da sette simboli e deve essere inserito quando si partecipa a una chiamata in conferenza. L'ospitante distribuisce questo codice unico a tutti i partecipanti.
• Il numero di identificazione personale (PIN) è utilizzato dall'ospitante per avviare la chiamata in conferenza. Gli dà accesso a funzioni come registrazione delle chiamate, conteggio dei partecipanti e blocco della conferenza.

Come effettuare una chiamata in conferenza

Se parliamo di chiamate in conferenza tradizionali effettuate da telefoni da scrivania, la configurazione è piuttosto limitata. Consente un controllo limitato sull'audio e sulla partecipazione. I chiamanti hanno bisogno del numero di accesso e del codice di accesso a portata di mano per inserirli nella chiamata e connettersi alla stessa sala virtuale.

Effettuare una chiamata in conferenza tramite numero di accesso distribuito

Ecco come avviare una chiamata in conferenza utilizzando un numero di accesso.

• Passo 1: Invia un invito al calendario con largo anticipo rispetto alla riunione. Assicurati di aggiungere una nota per i partecipanti con i dettagli necessari come data, ora, numero di accesso e codici di accesso.
• Passo 2: Inserisci il numero di accesso per connetterti alla tua riunione virtuale il giorno della riunione.
• Passo 3: Inserisci il codice di accesso, seguito dal codice PIN (se richiesto). Per alcuni fornitori, il codice di accesso è sufficiente per avviare la chiamata.
• Passo 4: Una volta inseriti i dettagli necessari, attendi semplicemente che altri si uniscano alla sala prima di iniziare la riunione.

Effettuare una chiamata in conferenza tramite conferenza ad hoc

I passaggi che portano alle soluzioni di conferenza ad hoc differiscono dal metodo di accesso.

• Passo 1: L'organizzatore deve configurare l'URL del ponte di conferenza per gestire e connettere più chiamanti contemporaneamente.
• Passo 2: L'organizzatore quindi chiama tutti i partecipanti utilizzando software VoIP e li aggiunge alla sala virtuale.
• Passo 3: Una volta che tutti i partecipanti si sono uniti alla sala, la chiamata inizia. Solo l'organizzatore può terminare la riunione, ma i partecipanti sono liberi di lasciare.

Tipi di chiamate in conferenza

Per soddisfare adeguatamente le tue esigenze di conferenza aziendale, devi comprendere la differenza tra i tipi di chiamate in conferenza. Ci sono tre tipi da considerare.

Conferenza audio

Questo tipo di chiamata in conferenza collega più chiamanti tramite qualsiasi servizio telefonico basato su VoIP. Poiché si basano esclusivamente su linee telefoniche, le chiamate in conferenza audio sono facili da configurare. Le chiamate in conferenza audio si presentano in diverse forme, come:

• Chiamate in conferenza senza prenotazione sono convenienti e non richiedono alcuna prenotazione anticipata. Hai solo bisogno di un fornitore di servizi di chiamata in conferenza per facilitare questa chiamata su richiesta. I chiamanti possono accedere in qualsiasi momento.
• Chiamate in conferenza assistite da operatore sono leggermente più costose rispetto al tipo senza prenotazione. Questo tipo di chiamata in conferenza ha un operatore in linea per gestire la chiamata. Il servizio include anche vantaggi come la registrazione delle chiamate e la trascrizione.
• Chiamate a tre vie sono l'opzione più semplice, non richiedendo soluzioni di conferenza audio o servizi aggiuntivi. Tuttavia, sono leggermente limitate rispetto ad altre opzioni. Ad esempio, il tuo controllo audio è limitato a quanto forte parli o quanto bene senti l'audio, e il numero massimo di partecipanti potrebbe non superare le cinque persone.
• Chiamate in conferenza sugli utili sono chiamate pubbliche tra un'azienda, i suoi investitori e stakeholder. Sono condotte per spiegare la performance finanziaria di un'azienda e pianificare il prossimo trimestre finanziario.

Videoconferenza

Per utilizzare la videoconferenza, i partecipanti si impegnano in un ambiente audiovisivo collegandosi alla stessa sala riunioni online. Una webcam consente riunioni video, permettendo ai chiamanti di interagire tra loro tramite videoconferenze ad alta definizione in tempo reale.

Questa è l'alternativa più vicina alle riunioni in presenza perché gli utenti vedono le espressioni facciali e il linguaggio del corpo degli altri. Anche quando si utilizza il miglior software di videoconferenza, è necessaria una connessione internet ad alta velocità. Con una buona connettività, i partecipanti possono evitare difficoltà tecniche come immagini sfocate o ritardi.

Web conferencing

Il web conferencing porta le videochiamate al livello successivo. Non solo gli utenti possono interagire tra loro in tempo reale, ma possono anche condividere media e i loro schermi per utilizzare altri strumenti collaborativi mancanti dalle piattaforme di chiamata in conferenza audio e video.

Anche se il web conferencing offre un'esperienza immersiva, può essere leggermente costoso e richiede un certo livello di formazione e configurazione per utilizzare i molti strumenti disponibili.

Chiamata in conferenza telefonica vs. chiamata in conferenza web

Per condurre qualsiasi forma di chiamata in conferenza, è necessario iscriversi al proprio fornitore di servizi e ottenere i numeri di accesso insieme ai codici di accesso.

Le chiamate in conferenza telefonica erano tradizionalmente condotte tramite connessioni di linea fissa utilizzando un telefono da scrivania. Se non hai una connessione internet stabile, questa è ancora un'opzione valida. Altrimenti, puoi connettere internet al tuo telefono da scrivania e installare un servizio VoIP.

Le chiamate in conferenza web offrono più funzionalità rispetto alle chiamate in conferenza telefonica. Utilizza dispositivi che supportano connessioni video come smartphone, laptop e tablet e offre funzionalità intelligenti come messaggistica in tempo reale tramite chat, condivisione dello schermo e dei media e supporto per webcam.

Casi d'uso delle chiamate in conferenza

Le chiamate in conferenza offrono modi versatili per grandi gruppi di persone di comunicare in tutto il mondo. Sono uno strumento eccellente per connettere team remoti e uffici globali. Dai un'occhiata ad alcuni casi d'uso specifici di seguito.

1. Chiamate telefoniche con i clienti

Il tuo intero team può connettersi con i clienti come gruppo utilizzando le chiamate in conferenza. Puoi comunicare con i tuoi clienti in un ambiente di lavoro virtuale e sfruttare funzionalità integrate come messaggistica istantanea, condivisione di media e controlli audio per fornire una buona esperienza.

2. Comunicazioni interne

Se i membri del tuo team lavorano da più località, le chiamate in conferenza riuniscono tutti. Semplifica la comunicazione del team per il brainstorming e la discussione di dettagli critici senza la necessità di andare avanti e indietro con lunghe email.

3. Riunioni all-hands

Le riunioni all-hands utilizzano le chiamate in conferenza per connettersi con i team in diverse località. La conferenza è un ottimo modo per condurre sessioni di domande e risposte, poiché può ospitare grandi gruppi di chiamanti fornendo un'alta qualità audio per un'interazione facile.

Best practice per le chiamate in conferenza

Da rumori di fondo forti a segnali facciali in ritardo, molte cose possono rendere una chiamata in conferenza imbarazzante. Lavora sulla tua etichetta per le chiamate in conferenza prima della tua prossima grande riunione.

1. Testa l'attrezzatura in anticipo

Niente dice "non professionale" più forte di connessioni interrotte, specialmente quando si parla a un gruppo più grande. Testa la tua attrezzatura prima delle chiamate in conferenza per evitare qualsiasi errore dell'ultimo minuto.

2. Trova un angolo tranquillo

Simile all'affrontare le difficoltà tecniche, assicurati che i tuoi dintorni fisici siano ben attrezzati per partecipare o ospitare una chiamata in conferenza. Se puoi evitarlo, non rispondere alle chiamate da strade trafficate o taxi mentre sei in movimento. Inoltre, disattiva e riattiva il microfono nei momenti giusti.

3. Usa gli strumenti di collaborazione giusti

Se ti connetti tramite web conferencing, scegli gli strumenti di collaborazione giusti per rendere le tue chiamate più immersive. Ad esempio, il software di condivisione dello schermo è ottimo per le presentazioni, oppure puoi utilizzare uno strumento di registrazione delle chiamate per scopi di formazione. Altre opzioni includono trascrizioni delle chiamate, musica di attesa personalizzata, soluzioni di lavagna collaborativa e chat istantanea.

4. Registra la tua riunione

Puoi conservare le registrazioni come risorse da condividere con i chiamanti che non erano presenti. Le registrazioni forniscono anche ricevute per un resoconto delle decisioni prese durante la chiamata e un punto di riferimento per le riunioni future.

5. Investi nel software giusto

Per ottenere la migliore esperienza di chiamata in conferenza, trova il software di conferenza audio giusto per le tue esigenze. Arruola un fornitore che ti permetta di ospitare conversazioni su un ponte di conferenza audio per diversi grandi gruppi in diverse località.

Migliori soluzioni per chiamate in conferenza audio nel 2024

Con il software di conferenza audio, puoi ospitare chiamate vocali tra diverse parti che lavorano da località separate. È ideale per chiamate di piccoli gruppi ma facilita principalmente riunioni professionali.

Per essere inclusi in questa categoria, un prodotto deve:

• Consentire la comunicazione audio tramite una rete telefonica pubblica commutata (PSTN) o una rete mobile per una facile collaborazione
• Ospitare chiamate audio multiutente su un ponte di conferenza audio

*Di seguito sono riportati i 5 principali software di conferenza audio dal Grid® Report di G2 dell'estate 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Workplace from Meta

Workplace from Meta è uno strumento di comunicazione aziendale tutto-in-uno che mantiene i dipendenti coinvolti e connessi. Supporta i tuoi giocatori preferiti come Google Calendar e Microsoft Outlook e consente anche integrazioni personalizzate.

I nuovi clienti possono iscriversi per una prova gratuita di 30 giorni di Workplace from Meta e utilizzarlo gratuitamente! L'azienda offre anche il suo servizio gratuitamente alle organizzazioni di beneficenza non profit idonee.

Cosa piace di più agli utenti:

“Il principale vantaggio di Workplace è la collaborazione del team tramite chat e conferenze. Tuttavia, il raggruppamento è il componente migliore. Ogni gruppo ha la propria base di informazioni e conoscenze.”

- Recensione di Workplace from Meta, Mohammed Shohrab H.

Cosa non piace agli utenti:

“Penso che la piattaforma sia un po' confusa per i nuovi utenti. Sarebbe utile avere un saluto iniziale che ti faccia sapere cosa puoi realizzare utilizzando la piattaforma.”

- Recensione di Workplace from Meta, Val C.

2. Spike

Converti la tua email in un ufficio! Spike fornisce tutto, dalla messaggistica e collaborazione alle chiamate audio/video in un'unica piattaforma, permettendoti di comunicare meglio e più velocemente.

Il piano gratuito per sempre di Spike supporta chiamate audio e video conferenze illimitate uno-a-uno, insieme a funzionalità aggiuntive come note collaborative e chat.

Cosa piace di più agli utenti:

"Ho usato dozzine di piattaforme email, ma il modo in cui Spike organizza le comunicazioni rende così facile trovare e interagire. Tratta le comunicazioni come messaggi di testo e le organizza in base alla persona, non all'oggetto, il che è enorme.”

- Recensione di Spike, Peter J.

Cosa non piace agli utenti:

"Mi piacerebbe vedere più opzioni e controlli per l'account per l'assenza dall'ufficio. Inoltre, sarebbe fantastico poter integrare altri canali non email in un unico thread di comunicazione.”

- Recensione di Spike, Peter J.

3. PowWowNow

PowWowNow offre una soluzione di conferenza audio facile da usare e conveniente, progettata per le aziende che cercano strumenti di comunicazione affidabili e semplici. Conosciuto per il suo approccio senza fronzoli, PowWowNow garantisce una connettività senza interruzioni, rendendolo una scelta ideale per organizzazioni di tutte le dimensioni.

Cosa piace di più agli utenti:

"PowWowNow è super facile da usare. Non ci sono costi nascosti e mi permette di avviare chiamate virtuali spontaneamente senza prenotazione anticipata. Fornisce numeri di accesso gratuiti e locali, permettendo alle persone di tutto il mondo di partecipare alla riunione."

- Recensione di PowWowNow, Siddhant G.

Cosa non piace agli utenti:

"Alcuni problemi che gli utenti possono incontrare includono difficoltà tecniche con la piattaforma, scarsa connettività internet che causa scarsa qualità video o audio, e difficoltà nel replicare il livello di coinvolgimento e spontaneità che può essere raggiunto nelle riunioni faccia a faccia. Inoltre, alcuni utenti possono preferire le riunioni in presenza e trovare le riunioni virtuali meno soddisfacenti."

- Recensione di PowWowNow, Rithik D.

4. Unified Communications as a Service (UCaaS)

Unified Communications as a Service (UCaaS) è una soluzione di comunicazione avanzata basata su cloud progettata per soddisfare le complesse esigenze delle imprese moderne. Questo servizio integra vari strumenti di comunicazione in una piattaforma unica e coesa, consentendo una collaborazione e connettività senza interruzioni in tutta l'organizzazione.

Cosa piace di più agli utenti:

"L'onboarding è stato facile e senza stress, il team è amichevole e comunicativo. Passare dal servizio telefonico tradizionale a Teams Phone è stato più facile del previsto."

- Recensione di Unified Communications as a Service, Joe Y.

Cosa non piace agli utenti:

"Le chiamate che arrivano attraverso il call center a volte si interrompono o non arrivano agli agenti in coda."

- Recensione di Unified Communications as a Service, Mike S.

5. InterCall Reservationless-Plus Conferencing

InterCall Reservationless-Plus Conferencing facilita la comunicazione senza interruzioni per aziende di tutte le dimensioni. Che tu stia ospitando una riunione di team, una presentazione a un cliente o un evento aziendale su larga scala, questa piattaforma offre connessioni audio affidabili e di alta qualità che mantengono le tue conversazioni chiare e ininterrotte.

Cosa piace di più agli utenti:

"Amo il fatto di non dover prenotare un ponte o preoccuparmi che qualcun altro nel mio ufficio possa aver bisogno della linea. Posso avere una chiamata spontaneamente e decidere, al momento, di registrare per una riproduzione successiva - una recensione. Ci occupiamo di problemi IT complessi. Catturare tutti i dettagli tecnici in una chiamata è CRITICO. Il fatto che posso registrare le mie chiamate in conferenza è incredibilmente prezioso."

- Recensione di InterCall Reservationless-Plus Conferencing, Kelli J.

Cosa non piace agli utenti:

“I processi di fatturazione sono così scomodi, e il personale non sembra avere una gestione dei problemi."

- Recensione di InterCall Reservationless-Plus Conferencing, Josh W.

Torniamo su questo

Le chiamate in conferenza rimarranno in alta domanda mentre continuiamo a fare affari con chiunque da qualsiasi luogo. Fortunatamente, i costi sono bassi e i fornitori offrono un ottimo supporto. Per le organizzazioni con una forza lavoro globale, un'eccellente comunicazione è la chiave per la sopravvivenza.

Se stai cercando più modi per migliorare le comunicazioni aziendali, dai un'occhiata al miglior software di messaggistica istantanea aziendale per facilitare connessioni efficaci tra dipartimenti e team.