Come Creare un'Email Aziendale in Meno di 5 Minuti

Quale email sei più propenso ad aprire e a cui rispondere? È quella inviata da bond007@gmail.com o bond@jamesbond.com?

La mia ipotesi, e probabilmente anche la tua, è la seconda.

Le aziende e gli individui con un indirizzo email aziendale non solo sono percepiti come più ufficiali, ma godono di una reputazione elevata e di un valore di marca.

Tutte le imprese di successo hanno un'email aziendale. Le email professionali sono il modo principale per connettersi con clienti, fornitori e partner esterni.

Sebbene il processo possa sembrare scoraggiante e complicato (come tutto ciò che riguarda la tecnologia), gli strumenti di gestione delle email ti aiutano a configurarlo facilmente.

Chiunque può creare indirizzi email generici, ma le email aziendali possono essere utilizzate solo dai dipendenti e dai leader di un'organizzazione specifica.

Perché dovresti avere un'email aziendale?

Avere un'email aziendale professionale fa più che semplicemente "sembrare ufficiale".

Nella maggior parte dei casi, un indirizzo email aziendale personalizzato è facile da ricordare, poiché di solito contiene una combinazione del nome e cognome del mittente insieme al nome di dominio dell'azienda. Si differenzia da un'email personale poiché è collegata a un'organizzazione.

Ad esempio, la mia email aziendale è – e mi fido di te qui – asanghavi@g2.com perché G2 è dove lavoro. Quando qualcuno riceve un'email da questo indirizzo professionale, mi aiuta a costruire la legittimità del mittente con il destinatario.

Includendo un nome di dominio all'interno della loro email, diventa possibile per i mittenti promuovere e commercializzare la loro attività insieme al loro marchio personale per ottenere attenzione e aumentare i tassi di risposta. Spesso, le email aziendali sono una caratteristica distintiva del grado in cui i clienti e altri stakeholder ti prenderanno sul serio e prenderanno sul serio il tuo messaggio.

Vantaggi di avere un'email aziendale

Viviamo in un mondo con dozzine di servizi email gratuiti. Tuttavia, le aziende che non investono in un indirizzo email personalizzato spesso assistono a battute d'arresto che possono danneggiare le entrate e i canali di email marketing a lungo termine.

1. Riflette l'importanza e la gestione aziendale

I marchi raramente hanno una seconda possibilità per fare una buona prima impressione. Connettersi con nuovi contatti e potenziali acquirenti via email è il modo più comune di portare avanti le interazioni con i clienti. Ma gestire le relazioni con i clienti va oltre il contenuto effettivo dell'email.

Collegare un dominio aziendale a un indirizzo email dimostra professionalità nel modo in cui la tua azienda conduce la comunicazione aziendale attraverso i canali.

2. Costruisce fiducia e autorità

Le email aziendali rafforzano la fiducia dei clienti e mostrano conoscenza ed esperienza nel settore. Un'azienda con un nome di dominio aziendale direttamente collegato all'indirizzo email è più facile da trovare per i potenziali clienti e altri collaboratori.

Inoltre, gli account email aziendali portano più traffico ai siti web e sono uno strumento di marketing efficace.

3. Protegge i dati aziendali

La sicurezza dei dati è una preoccupazione crescente per le aziende. I domini di servizi email pubblici sono più suscettibili agli attacchi informatici, alle vulnerabilità informatiche e ai problemi di privacy dei dati.

Possedere e lavorare all'interno di un dominio ospitato riduce le violazioni delle informazioni e garantisce un'adeguata archiviazione delle email e un comportamento delle email conforme alle normative.

Indipendentemente dal tipo di dati email utilizzati, le organizzazioni devono essere consapevoli delle normative e delle leggi governative relative ai loro domini email per scopi aziendali.

4. Previene il targeting dello spam

I servizi email pubblicizzati come gratuiti per le aziende sono vulnerabili agli spammer e al malware. Questo significa essenzialmente che il servizio email aziendale gratuito ha un'alta probabilità di essere filtrato come spam, il che significa che i tuoi destinatari potrebbero non vedere mai il tuo messaggio.

Creare un indirizzo email aziendale con un host consolidato riduce le possibilità di essere presi di mira dai filtri antispam per garantire la consegna delle email. Questo è particolarmente importante per email come email a freddo, newsletter, campagne di marketing e informazioni incentrate sul cliente.

5. Migliori misure di backup

Ammettiamolo, perdere email o allegati rilevanti è una grande paura nella comunicazione aziendale. Ora immagina che ciò accada senza alcun preavviso e senza backup. Lo so, respira profondamente – stiamo solo fingendo.

I servizi di hosting remoto spesso si chiudono, vengono hackerati o semplicemente smettono di soddisfare le tue esigenze email. Più spesso che no, questo lascia le aziende e i dipendenti a cercare e proteggere i loro dati.

Le aziende possono evitare questo utilizzando indirizzi email aziendali poiché il dominio e i dati saranno ospitati internamente o tramite un servizio di terze parti legalmente vincolato da un accordo sul livello di servizio (SLA). Le aziende e i fornitori avranno sempre backup, se non altri piani di contingenza per garantire che i dati rimangano accessibili e sicuri in caso di circostanze impreviste.

Come creare un account email aziendale

Alza la mano se ami la parola gratis. Colpevole. 🙋🏻‍♀️

Mentre tutti vorrebbero avere un'email aziendale gratuita, cerchiamo di capire la differenza tra un indirizzo email aziendale gratuito e un dominio proprio di un'azienda.

I nomi di dominio gratuiti sono economici ma non passano come account email aziendali. Questi includono indirizzi email come jbond@freeserviceprovider.com.

Non fraintendermi, le email aziendali non sono costose e raramente superano i 20 dollari al mese, anche con piani tariffari aziendali. La principale differenza è che paghi la piattaforma di hosting web, che ti consente di personalizzare i domini come il nome della tua organizzazione.

I domini personalizzati sono considerati più professionali e memorabili. Questi includono indirizzi email come jbond@jamesbond.com.

Ora che abbiamo chiarito questo, creiamo il tuo account email aziendale.

Acquista un nome di dominio per l'hosting email

Ottenere un nome di dominio è il primo passo. La maggior parte delle aziende ha già un dominio per il proprio sito web. Se non lo hai, consideralo sicuramente in questo momento.

Un nome di dominio è tipicamente ciò che sostituirà il generico "gmail.com" o "yahoo.com" alla fine di un indirizzo email.

Il mercato dei domini è competitivo e le aziende possono spesso perdere i nomi preferiti. I siti di creazione di domini più popolari sono Microsoft 365, Google Domains, Bluehost e Squarespace.

Crea un account email

Una volta che hai un dominio, il passo successivo è configurare l'account email effettivo. Due dei provider di hosting email più conosciuti per indirizzi email personalizzati sono Microsoft Office 365 e Google G Suite.

Configurare un'email aziendale con Microsoft 365

Microsoft Outlook, lo strumento email di Microsoft 365, è uno dei migliori provider di servizi email aziendali sul mercato. I suoi piani sono noti per il loro ampio spazio di archiviazione, limiti generosi per gli allegati e facile integrazione con la suite di produttività Microsoft.

Usare Outlook per creare un account email aziendale è molto semplice. Ecco un processo passo-passo.

Fonte: Microsoft

Seleziona un piano email Microsoft 365

Vai al sito web di Microsoft 365 o clicca sul pulsante “Acquista ora” per trovare un piano che funzioni per le tue specifiche esigenze aziendali. Configura il tuo account seguendo le istruzioni, come il modo preferito di accedere, i dettagli aziendali e le informazioni di pagamento.

Collega o acquista un dominio

Se hai già acquistato un dominio, configura la tua email su Outlook selezionando "Usa un nome di dominio che possiedi già". Devi verificare la proprietà del tuo dominio – ne parleremo tra un minuto.

Puoi anche acquistare un dominio se non ne hai uno da Microsoft o da fornitori di servizi alternativi.

Verifica il dominio

Per utilizzare un'email aziendale Microsoft, devi verificare il tuo dominio aggiungendo le sue impostazioni del Domain Name System (DNS). Anche se sembra confuso, è un processo relativamente semplice.

• Trova il nome del registrar che hai usato durante l'acquisto del tuo dominio.
• A seconda di dove hai acquistato il dominio, trova le tue impostazioni di sicurezza DNS.
• Copia-incolla il testo, comunemente noto come valori TXT, di Microsoft nel tuo dominio per far corrispondere i due.
• Clicca su "Ho aggiunto il record TXT" dopo aver aggiornato le impostazioni DNS.
• Aspetta fino a 10 minuti mentre Microsoft aggiorna i record e verifica le informazioni fornite.

Configura il tuo indirizzo email aziendale

Inserisci il tuo indirizzo email desiderato e il tuo nome di dominio verificato con la password per iniziare a utilizzare la tua email aziendale Outlook. Assicurati di scegliere un ID email professionale.

Clicca sul pulsante "Iscriviti" una volta terminato.

Completa l'acquisto

Woohoo, ce l'hai fatta!

Dopo la verifica del dominio e la creazione dell'indirizzo email, Microsoft ti chiederà quanti posti utente desideri acquistare. Assicurati di aver controllato i dettagli specifici dell'utente nel tuo piano acquistato prima di passare alla sezione di fatturazione.

Una volta inserite le informazioni di pagamento, sei pronto per utilizzare la tua nuova email aziendale con Outlook.

Configurare un'email aziendale con Google G Suite

Un altro importante provider di servizi email, Google G Suite, è un software di suite per ufficio parte di Google Workspace. Puoi anche creare email aziendali professionali con account Gmail se la tua azienda desidera accedere e integrarsi con le app G Suite per $6 al mese per utente.

Ottimizza la tua email

Ora che hai un indirizzo email professionale, è il momento di abbellirlo. Inizia aggiungendo una foto del profilo, preferibilmente un ritratto professionale. Non dimenticare di aggiungere una firma email con il tuo nome e la tua designazione.

Se applicabile, configura l'inoltro delle email per determinati dipartimenti e dipendenti per garantire che i clienti possano mettersi in contatto con il giusto punto di contatto.

Ad esempio, info@acorncrafts.com può essere attribuito a un centro informazioni, mentre customerservice@acorncrafts.com può essere l'indirizzo email per inoltrare le richieste al dipartimento di supporto clienti.

Espandi il tuo marchio online

Un'email aziendale migliora la consapevolezza del marchio online mentre costruisce fiducia e autenticità. Gli indirizzi email personalizzati e professionali assicurano che tutti ricordino il tuo marchio e prendano sul serio la tua attività.

Adatta le tue email al mondo aziendale moderno

Le email sono ancora il principale mezzo di comunicazione tra aziende e stakeholder. Come ti presenti nella casella di posta del destinatario può spesso dire più delle tue parole.

Configurare email aziendali professionali è un modo rapido e altamente efficace per fare impressioni più forti e mantenere relazioni aziendali esistenti.

Hai già un indirizzo email aziendale? Scopri di più sul processo complessivo di gestione della comunicazione con i clienti per far crescere le tue pratiche di messaggistica aziendale.