Amministrazione dei Benefici: Come Dare ai Dipendenti Quello che Vogliono

Offrire ai tuoi dipendenti benefici allettanti può fare molto per reclutare talenti di alto livello e trattenere i migliori performer.

Quando presenti al tuo team la giusta combinazione di programmi di compensazione e benefici, puoi distinguere la tua azienda dai concorrenti, rendendo la tua organizzazione più allettante per cui lavorare. Ma solo se lo fai nel modo giusto; è qui che entra in gioco l'amministrazione dei benefici.

Come professionista delle risorse umane, è essenziale che tu comprenda i dettagli della creazione di un programma che offra i benefici che i dipendenti desiderano di più, e che la tua azienda stia utilizzando il giusto software di amministrazione dei benefici per rendere tutto possibile. Approfondiamo.

Cosa fa un amministratore dei benefici?

Se sei un amministratore dei benefici, allora sei responsabile della direzione e pianificazione di tutte le operazioni quotidiane che coesistono all'interno dei programmi di benefici della tua azienda.

Questo comporta rispondere a qualsiasi domanda che i dipendenti possano avere riguardo ai programmi di benefici e a ciò che offrono, progettare i piani, inserire i nuovi dipendenti nei piani appropriati e indagare su nuovi benefici. Spetta anche a te migliorare qualsiasi programma esistente e comprendere i dettagli di tutto il software utilizzato.

6 passaggi essenziali nell'amministrazione dei benefici

C'è molto da fare nell'amministrazione dei benefici, indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda. Per condurre con successo l'amministrazione dei benefici, segui questi sei passaggi.

1. Scegli quali benefici offrire

Il piano di compensazione e benefici che la tua azienda offre fornisce vantaggi e flessibilità ai tuoi dipendenti che lo stipendio non offre. C'è una lunga lista di benefici per i dipendenti che la tua organizzazione può offrire, dai più popolari e tradizionali ai volontari.

Alcuni benefici sono richiesti dalla legge per la tua azienda. Questi benefici per i dipendenti sono uno standard fisso in tutti gli stati e le industrie, e ogni datore di lavoro deve offrirli per rimanere conforme alle leggi create dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. Questi includono:

• Sicurezza sociale e Medicare
• Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro
• Salario minimo e pagamento degli straordinari
• Contributi per la disoccupazione

Oltre a questa lista, ci sono anche benefici per i dipendenti che sono considerati lo standard del settore, come l'assicurazione sanitaria, il congedo familiare e medico, l'assicurazione per disabilità, tempo libero retribuito, assicurazione sulla vita e opzioni azionarie.

Alcuni benefici volontari, o vantaggi, che puoi anche offrire ai dipendenti includono: programmi di benessere, orari di lavoro flessibili, feste di vacanza e altro ancora.

2. Tieni sotto controllo i costi dei benefici

L'amministrazione dei benefici è fatta bene quando può motivare i dipendenti rimanendo conveniente per i datori di lavoro.

Di solito, un datore di lavoro coprirà il 70% dei costi medici, dentali e visivi nel piano dei benefici. Un piano di pagamento raggruppato con un prezzo negoziato può far risparmiare alla tua organizzazione su alcuni di questi costi.

La tua azienda può anche scegliere di offrire una varietà di benefici volontari, poiché questi sono meno costosi ma possono comunque aiutare a soddisfare le esigenze dei tuoi dipendenti.

3. Determina l'idoneità

Come professionista delle risorse umane, non sarai in grado di iscrivere dipendenti che non sono idonei, e non puoi nemmeno rifiutare benefici a coloro che lo sono. Tutto dipende dalle regole di idoneità all'interno del tuo documento del piano. Dipende anche dall'orario di lavoro regolare di ciascun dipendente.

Secondo l'Affordable Care Act, i "datori di lavoro di grandi dimensioni applicabili", che sono datori di lavoro attuali con 50 dipendenti a tempo pieno e equivalenti a tempo pieno, devono coprire i dipendenti che lavorano 30 o più ore a settimana o pagare una penalità.

3. Amministra efficacemente i benefici dei dipendenti

È un grande compito gestire i benefici dei dipendenti, e richiede ai professionisti delle risorse umane di tenere traccia di molti elementi e compiti.

Deve esserci una comunicazione adeguata con i dipendenti e i dirigenti di alto livello, la conformità deve essere rispettata durante i periodi di iscrizione aperta, e molto altro ancora. Fare tutto manualmente può rallentare notevolmente i flussi di lavoro e lasciare spazio a errori.

4. Rimani conforme

Come detto, è assolutamente cruciale che la tua azienda rimanga conforme mentre amministra i benefici ai dipendenti. Questo è più facile a dirsi che a farsi, poiché ci sono numerose regole e regolamenti stabiliti dal governo federale, tra cui, HIPAA, ACA, FMLA e COBRA, che comprendono autorizzazioni mediche, leggi sul lavoro e disposizioni finanziarie.

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) mira a proteggere i lavoratori con ulteriori opportunità di iscriversi alla copertura dei benefici sanitari di gruppo se dovessero perdere la loro copertura sanitaria, sposarsi o aggiungere un dipendente al loro piano. HIPAA proibisce anche ai datori di lavoro di modificare l'iscrizione o i premi a causa dei fattori di salute dei loro dipendenti.

È richiesto a tutte le aziende con 50 o più dipendenti a tempo pieno di offrire un qualche tipo di piano di assicurazione sanitaria di gruppo al loro team. In caso contrario, verranno colpiti con una penalità fiscale. Le aziende devono anche mantenere la conformità con l'Affordable Care Act (ACA). Questo include determinare quali dipendenti sono idonei per la copertura, inviare loro documenti 1095-C e presentare moduli 1094-C direttamente all'IRS.

Il Family and Medical Leave Act (FMLA) rende possibile per i dipendenti idonei di datori di lavoro coperti prendere congedi non retribuiti per specifici motivi familiari e medici. Copre i datori di lavoro del settore privato con 50 o più dipendenti, nonché le scuole elementari pubbliche e private e le agenzie pubbliche.

Infine, COBRA è per i datori di lavoro con più di 20 dipendenti, poiché protegge i dipendenti, ex dipendenti, coniugi, ex coniugi e qualsiasi figlio a carico dalla perdita della copertura sanitaria in caso di morte, licenziamento o riduzione delle ore.

5. Assicurati che i benefici siano in linea con le esigenze dei dipendenti

Alla fine della giornata, i benefici che la tua organizzazione fornisce devono avere senso per le persone impiegate. Non sarà una soluzione unica per tutti, e dovresti essere in grado di apportare modifiche man mano che cambia la demografia dei tuoi dipendenti.

Se hai un gruppo di neolaureati nel personale, è una buona idea offrire pagamenti per prestiti studenteschi. Allo stesso modo, mentre i dipendenti più anziani potrebbero essere più interessati ai benefici per la pensione, il personale più giovane avrà l'occhio su ciò che viene offerto in termini di congedo retribuito per i nuovi genitori.

Guarda i benefici attuali offerti e vedi quanto vengono utilizzati per vedere se è il momento di un cambiamento. Puoi anche ottenere feedback diretto inviando sondaggi sui benefici ai dipendenti per scoprire cosa hanno da dire, cosa gli piace e cosa vorrebbero vedere aggiunto.

I migliori software di amministrazione dei benefici

Il software di amministrazione dei benefici aiuta le aziende di tutte le forme e dimensioni a pianificare e amministrare pacchetti di benefici per i dipendenti garantendo anche la conformità con tutte le normative governative.

Questi strumenti sono utilizzati dai professionisti delle risorse umane per gestire i benefici dei dipendenti, come varie opzioni azionarie e piani assicurativi, facilitando anche i periodi di iscrizione aperta. Troverai anche che molte opzioni incorporano anche funzionalità di self-service per i dipendenti, che consentono ai dipendenti di visualizzare, aggiornare e gestire le loro informazioni personali e documenti.

Il software in questa categoria aiuta i manager delle risorse umane a individuare i benefici che forniscono il maggior valore ai loro dipendenti, riducendo anche i costi complessivi. Questi strumenti possono anche garantire che le aziende siano conformi alle normative federali e locali, tra cui l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e l'Affordable Care Act (ACA).

Per essere inclusi in questa categoria, il software deve:

• Incorporare un cruscotto amministrativo centralizzato per visualizzare i dati relativi ai benefici
• Essere un portale completo per i benefici per datori di lavoro e dipendenti per accedere ai piani, aggiornare le informazioni e iscriversi ai programmi sia all'interno che al di fuori del periodo di iscrizione aperta annuale
• Consentire agli amministratori delle risorse umane di creare dichiarazioni di compensazione complete
• Assistere i manager delle risorse umane nel controllo e nella segnalazione della conformità dei dipendenti e dell'organizzazione con le normative governative

* Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software di amministrazione dei benefici dal Winter 2023 Grid® Report di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Rippling

Rippling consente alle aziende di gestire tutto ciò che riguarda le risorse umane, l'IT e la finanza in un unico posto. Semplifica i processi e le procedure che riguardano le spese, le buste paga, i benefici e i computer, in modo che i compiti possano essere automatizzati in un unico sistema.

Cosa piace di più agli utenti:

“Mi piace quanto sia semplice Rippling. Il layout è facile da navigare. Non mi ci è voluto molto per capire dove si trovava tutto. Registrarsi per l'assicurazione sanitaria e fare le elezioni per il 2023 mi ha richiesto meno di 10 minuti. Le opzioni erano tutte molto facili da capire, specialmente per qualcuno come me che non è molto esperto di computer. È bello avere accesso a tutto su un'unica dashboard.”

- Rippling Review, Lauren M. 

Cosa non piace agli utenti:

“C'è MOLTO da fare nell'interfaccia di Rippling. È facile da navigare, ma occasionalmente ho dovuto chiedere,"'Ehi, ho cercato per cinque minuti ma niente da fare -- dove trovo questa impostazione / campo / informazione?'’”

- Rippling Review, Jonathan S.

2. Paylocity

Quando si tratta di uno strumento software tutto-in-uno che semplifica la gestione delle buste paga, dei benefici, dei talenti e della forza lavoro, Paylocity ti copre. Poiché questo strumento è specificamente progettato per i professionisti delle risorse umane, possono concentrarsi di più sui compiti quotidiani e meno sulle sfide che possono sorgere. Inoltre, vanta un servizio clienti di prima classe. 

Cosa piace di più agli utenti:

“L'implementazione con Paylocity è stata abbastanza indolore. Sono rimasto stupito dalla rapidità e precisione con cui hanno caricato i nostri dati nel loro sistema. Ci sono stati alcuni problemi (come accade con qualsiasi transizione) ma nulla che non potessero correggere abbastanza rapidamente. Il sistema è molto facile da usare, il generatore di report è fantastico e il loro servizio clienti è stato eccellente!”

- Paylocity Review, Sandy B.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono alcune complicazioni nelle funzioni relative alla gestione del tempo dei dipendenti, sebbene il loro team di prodotto lavorerà con te per trovare il miglior approccio per adattarsi a qualsiasi caso d'uso che gli proponi. Le complessità coinvolte nel deployment hanno portato a qualche momento di perplessità da entrambe le parti, ma alla fine, sono stati sia informativi, aperti e facili da lavorare per raggiungere gli obiettivi che ci eravamo prefissati con il deployment.”

- Paylocity Review, Jason L. 

3. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now è una soluzione di gestione del capitale umano facile da usare per aziende con oltre 50 dipendenti. Dalla gestione delle buste paga ai benefici e persino alla gestione dei talenti, comprende una lunga lista di funzionalità progettate con i professionisti delle risorse umane in mente.

Cosa piace di più agli utenti:

“La funzionalità del prodotto e il servizio clienti sono di prim'ordine! La connessione dall'onboarding attraverso le buste paga fino al licenziamento dei dipendenti è senza soluzione di continuità. Uso il cruscotto analitico ogni settimana per restringere il nostro focus su aree su cui dobbiamo lavorare e condividere quella conoscenza con il nostro team esecutivo.”

- ADP Workforce Now Review, Jason S. 

Cosa non piace agli utenti:

“Fa così tanto che quasi non riesco a tenere traccia di tutte le cose che fa. Non mi piace che una volta terminata l'implementazione, non abbiamo contatti per aiutarci ad andare avanti. Non c'è nessuno che rimanga con te e ti controlli per vedere se hai bisogno di assistenza. Avere un team assegnato al tuo account in seguito sarebbe così utile sapere di avere un contatto che potrebbe indirizzarmi nel posto giusto senza dover chiamare il supporto clienti.”

- ADP Workforce Now Review, Karen G. 

4. Vantage Circle

Come piattaforma globale di coinvolgimento dei dipendenti, Vantage Circle utilizza l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico per assistere i professionisti delle risorse umane nella gestione dei compiti di coinvolgimento dei dipendenti. Può automatizzare i programmi di premi e riconoscimenti per i dipendenti, gestire il feedback dei dipendenti e aiutare a migliorare la produttività.

Cosa piace di più agli utenti:

“Convertire i punti in buoni regalo in una frazione di secondo è fantastico. Inoltre, l'interfaccia utente è pulita e l'interfaccia è facile da usare. I punti Vantage con il cruscotto di leadership mi incoraggiano come dipendente a lavorare di più per ricevere più punti premio.”

- Vantage Circle Review, Akshith N.

Cosa non piace agli utenti:

“Il numero di email ripetitive per eventi che non sono correlati al mio campo mi infastidisce un po'. C'è ancora un'area di miglioramento nell'interfaccia utente del sito web. La barra di ricerca a volte non serve allo scopo.”

- Vantage Circle Review, Alan G.

5. Ease

Le aziende che cercano di impostare e gestire i benefici, rimanere conformi e inserire nuovi assunti dovrebbero considerare Ease. I dipendenti godono di una destinazione unica per tutte le informazioni relative alle risorse umane ed è semplice eseguire compiti relativi alle buste paga, all'onboarding e all'offboarding e alla segnalazione ACA.

Cosa piace di più agli utenti:

“Mi piace molto quanto sia facile navigare nel programma. L'interfaccia utente è molto lineare e penso che la vista del dipendente sia molto chiara e pulita. I team di supporto sono molto utili e sempre disponibili ad assistere. Mi piace anche quanto siano aperti ai suggerimenti; ho visto diversi suggerimenti e richieste essere integrati nel programma.”

- Ease Review, Kelsey R.

Cosa non piace agli utenti:

“Non mi piace che non posso creare un foglio di lavoro delle tariffe per i dipendenti che preferirebbero stampare una copia delle loro opzioni di benefici. Ho diversi gruppi che necessitano di pacchetti cartacei oltre alle iscrizioni online, quindi avere l'opzione di compilare tutto in un PDF o versione stampabile sarebbe fantastico. Mi piacerebbe anche vedere più informazioni COBRA disponibili nel caso in cui un datore di lavoro desideri inviare avvisi da solo. Almeno un calcolatore per fornire loro quando il loro periodo COBRA sarebbe terminato.”

- Ease Review, Ashley H.

Un programma di benefici in cui credere

Dalla creazione di un programma di benefici robusto all'iscrizione di nuovi membri, e rispondendo a tutte le domande che ne derivano, c'è molto da fare nell'amministrazione dei benefici.

Ricorda di pensare fuori dagli schemi – ci sono benefici di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno, come l'assistenza sanitaria, e ci sono benefici che vogliono, come il tempo libero retribuito. Cosa offrirai al tuo team?

Ci sono diversi tipi di benefici che puoi offrire ai tuoi dipendenti, uno dei quali è il congedo parentale retribuito. Scopri come sviluppare questa politica e perché è così importante averne una.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.