Quels sont les problèmes que BuildOps résout, et en quoi cela vous est-il bénéfique?
L'avantage principal de BuildOps est de regrouper un ensemble de solutions logicielles disparates dans le même programme. Nous passions beaucoup de temps à faire des saisies de données en double ou triple. Nous créions un bon de travail dans QuickBooks puis le dispatchions manuellement à un technicien via papier. Si le travail nécessitait un devis, nous l'insérions dans notre logiciel d'estimation puis rédigions le devis dans Microsoft Word. Ensuite, nous allions sur Outlook pour envoyer le devis par email au client. Lorsqu'un devis était accepté, nous retournions dans QuickBooks pour transformer le devis en bon de travail qui était dispatché à un technicien via papier pour effectuer le travail. Le technicien notait tous les matériaux, la main-d'œuvre et la description du travail sur une facture papier. Nous prenions la facture et la saisissions manuellement dans QuickBooks puis générions et envoyions par courrier ou par email une facture. Si le client souhaitait payer par carte de crédit, le processus était chronophage pour le personnel de bureau.
Avec BuildOps, nous saisissons le bon de travail et assignons numériquement le travail à un technicien. Le technicien peut suivre le temps, les matériaux, la main-d'œuvre, les achats, les photos avant/après, les documents liés au travail et d'autres éléments importants via une application très bien conçue. Si un devis est nécessaire, l'estimateur peut insérer toutes les informations dont il a besoin (photos, liste de matériaux, etc.) dans l'application sur place ou de retour au bureau. Ensuite, le devis peut être envoyé par email directement depuis BuildOps, qui suit ensuite le statut de l'email jusqu'à son ouverture, sa lecture et sa réponse. Le client peut approuver le devis directement depuis son email. Une fois approuvé, le devis est transformé en bon de travail en quelques clics et planifié numériquement avec un technicien. Le technicien suit tout sur le terrain et toutes ces informations peuvent ensuite être transformées en facture avec seulement quelques clics supplémentaires. La facture est envoyée par email au client directement depuis BuildOps et il peut payer en ligne à partir d'un lien dans l'email (cela nécessite la mise en place d'un service de paiement via un autre fournisseur appelé Payabli qui est partenaire de BuildOps). Le paiement en ligne est incroyablement facile à utiliser et cela nous fait gagner énormément de temps par rapport à la prise de cartes de crédit par téléphone.
Il y a aussi une partie fantastique du programme qui gère les grands travaux sous contrat qui se déroulent sur des mois et des années. Encore une fois, cela rationalise presque tous les processus que nous effectuons tout au long d'un tel travail. De la budgétisation à l'assemblage de dossiers de soumission, des demandes de paiement au suivi des coûts des travaux, BuildOps rend chaque processus et flux de travail plus rapide, plus cohérent et mieux organisé.
Toutes vos informations sont stockées dans un format logique et facile d'accès. Si vous avez besoin de savoir quel type de luminaire vous avez installé pour un client il y a quatre ans, c'est rapide et facile à trouver dans le système.
Bien sûr, vous devez consacrer du temps et des efforts pour tout configurer et personnaliser correctement et suivre des choses comme prendre des photos et enregistrer des documents dans le système. Toutes ces choses sont bien conçues et faciles à utiliser, ce qui les rend rapides et naturelles après une pratique relativement minimale.
Le programme dispose de fonctionnalités de reporting et de suivi excellentes qui vous permettront de surveiller tous les indicateurs clés de performance qui pourraient vous intéresser. Il libère également beaucoup de temps qui était consacré à traiter une multitude de petites tâches tout au long de la journée. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.
