Qu'est-ce qu'un SIRH ? Une manière plus intelligente de rationaliser les processus RH

Jour après jour, les leaders de votre département des ressources humaines ont beaucoup à faire.

Que votre entreprise soit une petite startup ou une organisation de niveau entreprise, il y a une longue liste de tâches que les professionnels des RH doivent suivre pour s'assurer que tout fonctionne bien. Heureusement, il existe des logiciels qui peuvent aider à réduire le stress et à rationaliser ces tâches sous la forme d'un SIRH.

Essentiellement, un SIRH est ce que les professionnels des ressources humaines utilisent pour organiser et gérer toutes leurs données liées aux personnes. Ces systèmes RH peuvent gérer, automatiser et rationaliser des processus tels que :

• Administration et sélection des avantages sociaux
• Demandes et soldes de congés
• Informations sur l'emploi des employés, comme les taux de rémunération, le département et le responsable hiérarchique
• Informations démographiques des employés, comme la date de naissance, les coordonnées et l'adresse
• Intégration complète avec la paie

Avoir toutes ces informations en un seul endroit permet au département RH de l'utiliser comme une source unique de vérité lors de l'extraction de données et de la création de rapports.

Avant de plonger, gardons à l'esprit que de nombreuses personnes utilisent les termes SIRH et SGRH (système de gestion des ressources humaines) de manière interchangeable selon la façon dont vous les utilisez et à quoi ils servent.

À considérer lors de la recherche d'un SIRH

Lorsque votre entreprise décide qu'il est temps d'investir dans un SIRH, choisir le bon logiciel peut être un processus stressant, car il existe de nombreuses options sur le marché.

En pesant vos options, il y a certains éléments spécifiques à considérer. Pour commencer, pensez au nombre d'employés au sein de votre organisation. Même si vous travaillez actuellement pour une entreprise relativement petite de 20 personnes, dans quelques années, vous pourriez rapidement évoluer pour devenir une entreprise de 200 personnes. Pour cette raison, il est crucial de choisir un SIRH qui peut croître avec votre entreprise.

Un autre facteur clé à considérer est la formation et le support que votre personnel recevra après l'achat d'un SIRH spécifique. Les détails concernant la quantité de formation et de support que votre équipe recevra doivent être clairement et succinctement écrits dans le contrat avant de signer sur la ligne pointillée.

Enfin, portez une attention particulière aux capacités du système du SIRH. Faites une liste de tout ce dont vous avez besoin qu'un SIRH soit capable de faire, des fonctions RH de base à l'administration des avantages sociaux et aux modules complémentaires potentiels. Même si le commercial avec lequel vous travaillez vous dit que le SIRH est entièrement équipé des fonctionnalités que vous recherchez, faites toujours vos recherches !

Composants d'un SIRH

Les professionnels des ressources humaines et les recruteurs s'appuient sur la technologie RH comme un SIRH lorsqu'il s'agit de prendre des décisions et de simplement rendre leur travail un peu plus facile. Voici les composants que vous devriez rechercher lors de la recherche du bon SIRH pour votre entreprise.

Gestion du temps et du travail

Un composant majeur d'un SIRH est d'aider à suivre la gestion du temps et du travail et les données qui l'accompagnent.

Il peut être une tâche lourde et fastidieuse de surveiller les heures que chaque employé du personnel met. Que votre entreprise permette aux employés de pointer dans un système ou de se connecter à une solution logicielle pour enregistrer leurs propres heures, c'est beaucoup de données qui doivent être gérées efficacement.

Dans un SIRH, les gestionnaires peuvent approuver sans problème les congés payés ou les demandes de congé, qui sont ensuite directement liées et intégrées à la paie. Il peut également être utilisé pour suivre les problèmes de ponctualité et d'assiduité.

Gestion de base de données

Au cœur, un SIRH est une base de données tout-en-un, rationalisée et toujours disponible où les informations des employés sont stockées et gérées avec un minimum d'erreurs. Peu importe qui gère le portail, n'importe qui peut facilement saisir et mettre à jour toutes les données du personnel dans le système dans le but d'avoir ces informations à la demande de n'importe où.

Essentiellement, tout ce que vous devez savoir sur un employé peut être trouvé ici.

Fonctions de paie

En tant que professionnel des RH, gérer la paie et utiliser le bon logiciel pour aider à gérer la paie est une partie cruciale du travail. Avec le bon SIRH en place, vous pouvez télécharger ou télécharger sans effort des données concernant la présence des employés et les heures travaillées, ainsi que suivre tous les dépôts plus facilement que jamais. De plus, cela entraînera également moins d'erreurs liées à la paie, ce qui peut très souvent conduire à des employés mécontents et insatisfaits.

« Le SIRH que j'utilise pour gérer la paie élimine tout le tracas et la complexité. De plus, je fais moins d'erreurs car j'ai toujours les données des employés les plus précises à portée de main. »

Alyssa Kowalczyk
Généraliste RH chez Control Solutions, LLC

Gestion des avantages sociaux

Allant de pair avec la rationalisation de la paie, le fait qu'un SIRH aide à traiter tout ce qui concerne les avantages sociaux. Cela inclut non seulement les détails concernant les avantages médicaux et les investissements pour la retraite, mais aussi la communication, les données et les retours d'information concernant les avantages sociaux.

Lorsque la gestion des avantages sociaux n'est pas gérée efficacement, cela peut affecter l'ensemble de l'organisation et l'expérience globale de chaque employé. S'assurer que les avantages sont gérés correctement dès la première fois est crucial pour le bonheur des employés.

Interface employé

La plupart des solutions logicielles SIRH offrent également aux employés un accès limité au système pour le mettre à jour comme ils le jugent approprié. Cette forme de self-service des employés permet aux employés de se connecter et de mettre à jour leurs propres informations personnelles, de modifier les détails concernant leur programme d'avantages pour la retraite, de consulter les échelles de rémunération et les fourchettes de salaires, de modifier leurs informations de dépôt direct, et bien plus encore.

Avoir la possibilité de mettre à jour ces données eux-mêmes libère non seulement du temps pour les professionnels des RH et les gestionnaires pour se concentrer sur d'autres tâches, tout en améliorant l'efficacité de ces informations, en s'assurant que toutes les données sont toujours à jour, et en fournissant une meilleure transparence concernant toutes les informations, comme les politiques de l'entreprise et les changements de titre.

Acquisition et rétention des talents

Enfin, un SIRH vous permettra également d'améliorer la rétention et de prêter plus d'attention à l'acquisition de talents. Ces outils travaillent à améliorer l'expérience candidat en s'assurant que les recruteurs de votre équipe peuvent correctement sourcer, suivre et interagir avec les talents au sein du processus d'entretien.

De plus, grâce aux systèmes de suivi des candidats, les informations sur les candidats sont toujours exactes afin que le flux de travail dans le processus d'embauche soit géré correctement.

Avantages de l'utilisation d'un SIRH

Le bon SIRH à portée de main peut bénéficier non seulement aux leaders d'un département RH, mais offrir une longue liste d'avantages à l'entreprise dans son ensemble.

Organisation accrue

Avec le bon SIRH dans la pile technologique de votre entreprise, finis les jours où les professionnels des RH fouillent dans les dossiers ou cherchent la bonne feuille de calcul. Chaque information nécessaire pour faire croître l'entreprise et suivre les données des employés est automatisée, facilement collectée et mise à jour, et peut être recherchée en quelques clics seulement.

Conformité

Le monde de la conformité RH est plus compliqué et important que jamais. Lorsque votre entreprise utilise un fournisseur de SIRH qui peut aider à s'assurer que vous restez au courant de toutes les nouvelles règles ou réglementations, il y a de meilleures chances que vous respectiez toutes les exigences nécessaires.

Expérience employé

Les meilleurs talents veulent travailler dans une organisation de premier plan. Et lorsque votre entreprise dispose d'un SIRH qui aide à rationaliser le processus d'intégration, il est facile pour eux de rechercher les coordonnées d'un collègue ou de faire approuver leur demande de congé en moins d'une journée. Tout cela fait partie de la fourniture d'une expérience de haut niveau pour tous les employés.

Facilité d'utilisation

En tant que professionnel des RH, il peut être chronophage et fastidieux de devoir constamment mettre à jour les informations. Avec un SIRH, ces processus sont rapides et simples. Les demandes de congé peuvent être approuvées en quelques secondes. La mise à jour des politiques ne prend plus toute la journée. Et lorsque des changements sont apportés, ce n'est pas un processus long pour s'assurer que tout est à jour.

De plus, lorsqu'un rapport ou des chiffres cruciaux doivent être présentés aux cadres dirigeants, cela passe d'une tâche ardue à une tâche sans effort.

Meilleurs systèmes de gestion des ressources humaines

Les systèmes de gestion des ressources humaines sont des outils qui offrent aux utilisateurs des fonctionnalités dans diverses catégories de logiciels RH en utilisant divers modules logiciels. Les SGRH sont utilisés par les professionnels des RH pour gérer les tâches RH, comme le recrutement, les évaluations de performance et la formation des employés, au sein d'un système modulaire intégré pour des rapports rationalisés.

Ces systèmes sont le plus souvent utilisés et mis en œuvre par les départements RH dans les organisations de niveau entreprise. Les modules au sein des systèmes peuvent être personnalisés et organisés en fonction des besoins uniques de chaque entreprise. En général, ces systèmes offrent une combinaison de logiciels concernant les RH de base, le recrutement, la gestion de la performance et le LMS d'entreprise.

Pour être inclus dans cette catégorie, un produit doit :

• Fournir divers modules qui peuvent être achetés séparément
• Inclure plusieurs modules qui peuvent être utilisés ensemble pour créer un système unifié pour la gestion des RH
• Offrir aux utilisateurs des fonctionnalités dans plus d'une catégorie de logiciels RH

* Ci-dessous se trouvent les cinq meilleures solutions logicielles de gestion de la main-d'œuvre du rapport Grid® de l'hiver 2021 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. ADP Workforce Now

Ceux qui recherchent une suite RH flexible et basée sur le cloud ne devraient pas chercher plus loin que ADP Workforce Now. Cette solution logicielle facilite la gestion de la main-d'œuvre par les professionnels des RH et aide toutes les organisations à naviguer à travers les défis qui peuvent survenir. C'est une plateforme tout-en-un qui regroupe la gestion des RH, la gestion du temps et du travail, la gestion des talents, et bien plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Ce programme rend tout ce qui concerne la présence et la paie extrêmement facile. Avec la gestion du temps simplifiée, ce programme a une interface facile à utiliser. Il fait tout pour vous en un clic de bouton, comme consulter le bulletin de paie et les informations fiscales, suivre automatiquement l'assurance, et plus encore. Il vous permet également de définir différentes allocations afin que s'il y a un employé travaillant dans différents départements ou avec différentes responsabilités, il puisse facilement passer d'un à l'autre sans aucun problème et les taux de rémunération changeront automatiquement. »

- Revue ADP Workforce Now, James T.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« ADP est le meilleur outil dans le domaine des RH ; cependant, l'application mobile a moins de fonctionnalités que le logiciel de bureau. J'aimerais que l'application mobile (iOS et Android) ait les mêmes fonctionnalités. Le point le plus important dans l'application est l'information sur votre chèque de paie (impôts, avantages, retraite, autres et à emporter). Si ADP développait leur application, ce serait incroyable pour tous les clients. »

- Revue ADP Workforce Now, Evgeny E.

2. Paylocity

Vous cherchez un moyen de gérer facilement les tâches de paie, de talents, d'avantages sociaux et de gestion de la main-d'œuvre ? Découvrez Paylocity. Cette solution logicielle permet aux professionnels des RH de mieux se concentrer sur la tâche à accomplir car cette base de données tout-en-un simplifie la façon dont ils restent organisés et gèrent les employés.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Les rapports et l'accès pour aider les employés sont transparents. Nous pouvons aider chaque fois qu'un employé est verrouillé hors de son compte. Les employés ont la possibilité de s'apprécier mutuellement grâce à la fonctionnalité d'impressions. Le tableau communautaire a également été un grand succès et nous avons apprécié d'avoir un plus grand sens de la communauté alors que nous continuons à croître et à nous étendre à travers plusieurs sites.

Nous avons adoré la nouvelle plateforme d'enquête et avons pu réaliser plus d'enquêtes avec notre personnel. Nous sommes très excités dans un avenir proche de commencer à utiliser la gestion de la performance et, espérons-le, les plateformes de temps web et de compensation également. Cela rendra notre département plus précis et nous permettra de traiter la paie plus fréquemment. »

- Revue Paylocity, Brittney G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je n'aime pas que Paylocity n'ait pas de calendrier annuel électronique qui peut être exécuté et imprimé pour qu'un employé puisse voir tout le temps de congé pris pour l'année. »

- Revue Paylocity, Carolyn W.

3. Paycom

Avec la devise « Un système compte », Paycom est une solution RH entièrement développée dans une base de données complète. Toutes vos données de main-d'œuvre, de la technologie que vous utilisez pour embaucher de nouveaux employés, aux outils utilisés pour payer votre personnel, et même le logiciel nécessaire pour former à travers les départements, vous les trouverez dans Paycom.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Après avoir interviewé et évalué plusieurs systèmes SIRH, nous avons choisi Paycom ! Nous avons pris la bonne décision. Je ne peux pas en dire assez sur le produit, le service que nous avons reçu et tout ce que Paycom offre. De notre première réunion à la mise en œuvre, Paycom était en contact constant - des calendriers avec des délais ont été créés et mis en place. Des réunions hebdomadaires ont été mises en place avec l'équipe de mise en œuvre.

J'ai travaillé avec de nombreux systèmes SIRH au cours de ma carrière et je dois dire que Paycom est le meilleur système que j'ai utilisé jusqu'à présent. Nous utilisons Paycom pour la paie, les avantages sociaux, la gestion de la performance, l'intégration, la gestion des talents, et bien plus encore. Le système est facile à utiliser et à naviguer. Nos employés peuvent utiliser le système avec peu ou pas d'assistance. La plupart de nos employés utilisent l'application téléphonique pour effectuer des tâches, demander des jours de congé, signer des documents, etc. Chaque jour, j'apprends quelque chose de nouveau qui est dans le système que nous pouvons utiliser pour gagner du temps et rationaliser les processus. »

- Revue Paycom, Lisa F.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je ne reçois pas toujours le support dont j'ai besoin pour naviguer dans l'outil et l'utiliser au mieux de mes capacités. L'outil est robuste et il y a plus d'une façon de faire les choses. Paycom offre un spécialiste pour aider, cependant, ils ne répondent pas aux questions par e-mail le jour même. Vous devez appeler pour obtenir une réponse immédiate à une question. »

- Revue Paycom, Nicole N.

4. Workday HCM

Workday Human Capital Management n'est pas seulement conçu pour être un système unique de données pour les professionnels des RH, mais aussi pour fournir un modèle de sécurité unique et une expérience utilisateur unique. Workday offre à ses utilisateurs un système basé sur le cloud qui évolue avec les besoins d'une organisation. Il est convivial et offre une longue liste de fonctionnalités pour simplifier la fonctionnalité RH.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'adore que Workday soit très convivial, à la fois du côté de l'administration et de l'utilisateur final. En tant qu'administrateur, j'adore que nous puissions être autonomes. Si nous avons besoin de créer un nouveau rapport ou de mettre à jour un rapport, nous pouvons le faire. Si nous avons besoin de mettre à jour ou de créer un nouveau processus métier ou un flux de travail, nous pouvons le faire.

J'aime aussi qu'il ait toute une suite de produits qui fonctionnent ensemble. Cela réduit la fatigue du système pour l'utilisateur final lorsqu'il peut consulter son bulletin de paie, changer son adresse personnelle, ouvrir un poste pour le recrutement, traiter une demande de frais ou suivre une formation obligatoire au travail, le tout au même endroit !

Enfin, j'adore que Workday ait des ressources fantastiques comme la communauté ! Je vais souvent dans la communauté pour rechercher les meilleures pratiques et comment d'autres utilisateurs ont résolu des problèmes. »

- Revue Workday HCM, Sonya M.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Bien que la plupart des aspects du système soient personnalisables et puissent être modifiés, il y a certains rapports et processus livrés qui ne peuvent pas être mis à jour. Par exemple, certaines données ne peuvent pas être exportées de certains rapports. Je crois qu'avec chaque nouvelle version, Workday continuera à s'améliorer et à prendre en compte les retours des clients. »

- Revue Workday HCM, Marianna M.

5. UKG Workforce Central

UKG Workforce Central est une suite complète de solutions de gestion de la main-d'œuvre pour les professionnels des RH. Les fonctionnalités permettent de gérer les tâches liées au temps et à la présence, à la gestion des absences, à la planification, et plus encore. Cette plateforme cloud est évolutive, sécurisée et mobile pour les organisations de toutes formes et tailles.

Ce que les utilisateurs aiment :

« La capacité de revoir les données et de créer des rapports est excellente. Nous examinons les rapports et effectuons des vérifications quotidiennes pour nous assurer que nos gestionnaires paient correctement nos employés. UKG Workforce Central rend cette tâche très facile. Après trois ans d'utilisation de ce produit, nous découvrons encore des outils que nous pouvons utiliser.

Nos gestionnaires et notre personnel administratif apprécient la flexibilité de pouvoir gérer les cartes de temps en ligne via Internet. Notre ancien logiciel n'avait pas cette option et cela obligeait les gestionnaires à rester plus longtemps à leur bureau chaque jour ainsi que parfois le week-end. »

- Revue UKG Workforce Central, Deryck B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« UKG oblige mon équipe à utiliser Internet Explorer, ce qui est un gros problème car nous n'avons pas le droit d'avoir Internet Explorer sur nos machines. Cela nécessite un effort important de la part de notre équipe pour effectuer toute administration dans l'outil. De plus, nous avons été obligés de maintenir une "peau" externe pour recouvrir WFC car l'interface utilisateur n'était pas conviviale. Cela a causé des problèmes majeurs de notre côté si nous voulions apporter des modifications à l'outil, et nécessitait un niveau supplémentaire de configuration. »

- Revue UKG Workforce Central, Matt K.

Choisissez votre SIRH judicieusement !

Le bon SIRH peut vraiment faire des merveilles non seulement pour votre département RH, mais pour l'entreprise dans son ensemble. N'oubliez pas de prendre en compte les besoins actuels et projetés de votre entreprise lors du choix d'un logiciel.

Un système SIRH peut rationaliser votre programme de compensation et d'avantages sociaux, mais il ne peut faire que tant. Découvrez comment élaborer un plan en tenant compte des besoins de vos employés.