Gestion de projet traditionnelle : Pourquoi vous devriez utiliser un classique

Lorsqu'un nouveau projet arrive, il peut être difficile de savoir quelle méthodologie de projet aidera à le mener à bien.

En examinant vos options, vous pourriez constater qu'il est simplement préférable de s'en tenir à ce que vous connaissez et de rester fidèle à la tradition -- c'est-à-dire la gestion de projet traditionnelle.

La gestion de projet traditionnelle est essentiellement une approche simplifiée de la gestion de projet, car elle est relativement simple et ne nécessite pas l'utilisation de graphiques sophistiqués. Il est courant pour ceux qui utilisent cette méthode de choisir un logiciel de gestion de projet pour les aider à définir des jalons appropriés, à coordonner et organiser des tâches spécifiques, et à atteindre leurs objectifs.

Tous les projets ne sont pas complexes et ne nécessitent pas une approche détaillée. Certains ont une séquence d'événements claire et ne nécessitent pas beaucoup de changements. Ce sont les projets pour lesquels vous pourriez utiliser cette approche plus simple.

En apprenant les tenants et aboutissants de la gestion de projet traditionnelle, il est important de garder à l'esprit les deux méthodologies suivantes :

• PMBoK : PMBoK signifie Project Management Body of Knowledge, et inclut l'ensemble des processus, des meilleures pratiques, des lignes directrices et des terminologies qui sont considérés comme standards dans l'industrie de la gestion de projet. Cette méthodologie est extrêmement précieuse pour les entreprises car elle aide à standardiser les pratiques entre différents départements, à ajuster les processus pour répondre à des besoins spécifiques, et à éviter les échecs de projet dans la gestion de programme.
• PRINCE2 : Principalement utilisé au Royaume-Uni, dans les pays européens et en Australie, PRINCE2 signifie Projects IN Controlled Environments. Cette méthodologie se concentre sur la gestion des ressources et des risques en divisant le projet en étapes plus petites. Elle définit également des rôles et des responsabilités clairs en utilisant des processus spécifiques pour gérer le cycle de vie du projet. Elle est idéale pour les équipes qui visent un plan de projet organisé et contrôlé avant de commencer.

Triangle de gestion de projet traditionnelle

Pour tout projet, vous devez planifier les contraintes avant de commencer. Dans la gestion de projet traditionnelle, il y a trois facteurs qui composent ce qu'on appelle le triangle de gestion de projet.

Ces facteurs incluent :

• Périmètre : L'acte de spécifier toutes les étapes de développement du projet, qui devrait toujours inclure ce qui sera et ne sera pas fait. Définir le périmètre aide à garder le projet sous contrôle.
• Temps : Vous pouvez contrôler beaucoup de choses dans un projet, mais vous ne pouvez pas contrôler le temps. Il peut être extrêmement difficile pour un chef de projet de savoir comment utiliser le temps efficacement, garder le projet sur la bonne voie, et atteindre tous les résultats souhaités.
• Coût : Le chef de projet doit définir le budget du projet le plus tôt possible. Une fois qu'il est établi, il doit être comparé à ce que le client ou le client a initialement présenté.

Ces trois contraintes de projet dépendent les unes des autres. Par exemple, si l'équipe réduit le temps alloué au projet, le coût augmentera probablement. De plus, le périmètre définit le rythme et le nombre de ressources nécessaires pour accomplir le projet. Maintenir un équilibre entre les trois prépare l'équipe à mener à bien le projet.

Gestion de projet traditionnelle vs. gestion de projet agile

En plus de la gestion de projet traditionnelle, les équipes de projet peuvent également choisir la méthodologie agile pour transformer leur projet d'une idée à la réalité. Parce que les deux sont si courants, il est essentiel de comprendre comment ils sont différents.

La principale différence entre la gestion traditionnelle et agile réside dans le délai. Le flux de travail traditionnel signifie que l'équipe de projet planifiera l'ensemble du projet du début à la fin. Parce qu'il suit une séquence fixe, il y a un accent particulier sur les processus linéaires, la priorisation, la planification en amont et la documentation.

Agile est une méthodologie de gestion de projet moderne. Avec un flux de travail agile, l'équipe décompose le périmètre du projet en phases de deux à huit semaines, souvent appelées sprints. À la fin de chaque phase, l'équipe tire des leçons ou des idées et ajuste la prochaine itération avant de commencer. Les équipes agiles choisissent souvent ce flux de travail pour des projets plus complexes et le développement de logiciels. Comme c'est une approche plus flexible, il y a moins de planification et de priorisation en amont, car des changements et des développements sont susceptibles de se produire.

D'autres différences clés sont qu'une approche agile nécessite une forte implication du client, tandis que la traditionnelle nécessite très peu après l'exécution. Un cadre agile est préféré pour les projets de petite et moyenne envergure, tandis que les projets de plus grande envergure nécessitent une approche traditionnelle.

Choisir quelle méthode est la meilleure pour votre projet dépendra de votre secteur, de la complexité du projet, de ce que le périmètre du projet implique, du flux de travail que vous souhaitez utiliser, et de l'objectif du projet.

Cycle de vie de la gestion de projet traditionnelle

Dans la gestion de projet traditionnelle, les projets passent par le cycle de vie classique du projet. Le cycle de vie du projet comporte cinq étapes : idéation, planification, exécution, suivi et clôture. Les chefs de projet décident des outils et des stratégies qu'ils préfèrent utiliser à ces différentes étapes.

Initiation

Dans la première étape du cycle de vie de la gestion de projet, l'équipe de projet créera l'objectif ultime, définira les objectifs, et listera toutes les exigences du projet, les risques, les livrables, et les objectifs. Ceux-ci sont souvent déterminés en examinant le cas d'affaires pour le projet. Tout sera établi et exploré de fond en comble avant que le projet ne commence.

Planification

Ensuite, vient la planification, où l'équipe approfondit l'identification des activités du projet. Toutes les ressources nécessaires seront déterminées, y compris le budget du projet. Un plan de projet complet sera également documenté afin que chaque membre de l'équipe comprenne ses responsabilités spécifiques, en plus des plans de gestion des risques.

Une fois la phase de planification terminée, il est courant de présenter au chef de projet et au membre de l'équipe de projet un diagramme de Gantt. Ce type de diagramme vous offre une vue d'ensemble simple d'un projet et peut être incroyablement utile pour présenter les tâches, les activités et les jalons clés dans une disposition chronologique, afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Exécution

Le plan de projet documenté sera ensuite mis en action. Le chef de projet évaluera la qualité globale du projet tout en s'assurant que l'équipe respecte le calendrier. L'équipe s'efforce d'effectuer le travail défini dans le plan tandis que le chef de projet suit l'état d'avancement et travaille à éliminer les obstacles pour l'équipe.

Suivi

Dans la phase de suivi, l'équipe prêtera une attention particulière à des détails spécifiques tels que le périmètre du projet, les coûts et la qualité. De plus, un système de reporting pour le projet sera établi et toute révision du plan de projet aura lieu.

Clôture

Une fois que l'ensemble du projet est terminé et achevé, le chef de projet obtiendra l'acceptation et l'approbation des parties prenantes ou du client pour un travail bien fait. Le contrat sera clôturé et le rapport final sera émis. Ensuite, l'équipe fera des recommandations ou partagera les leçons apprises à appliquer aux projets futurs.

Avantages de la gestion de projet traditionnelle

Les organisations qui choisissent la gestion de projet traditionnelle comme stratégie de développement par défaut bénéficient de nombreux avantages.

Objectifs clairement définis

Avec la gestion de projet traditionnelle, tout est pré-planifié afin que chaque membre de l'équipe connaisse ses responsabilités et les exigences du projet à l'avance. Un plan complet avec des objectifs définis avant le début du projet permet à l'équipe de travailler aussi efficacement que possible avec peu de supervision.

Processus contrôlés

Le chef de projet a la plupart du contrôle dans une configuration traditionnelle et presque tous les changements doivent être approuvés par cette personne avant de pouvoir être mis en œuvre. Cela permet de minimiser les écarts par rapport au plan élaboré lors de la gestion du périmètre.

Responsabilité unique

Parce que le chef de projet a tout le contrôle, il détient également la plupart du pouvoir, ce qui signifie qu'il est responsable de la réussite ou de l'échec du projet. Cela est également bénéfique pour les parties prenantes du projet qui savent toujours à qui s'adresser pour des mises à jour, des préoccupations ou des questions.

Documentation claire

Dans la méthodologie de gestion de projet traditionnelle, avoir une documentation appropriée et concise est essentiel. Ces documents standardisent l'ensemble du processus du début à la fin tout en étant un outil de guidance pour les projets et initiatives futurs.

Rentable

Les projets qui utilisent une méthode traditionnelle sont généralement plus faciles à réaliser, prenant moins de temps du début à la fin. Avec peu de chances de rencontrer des bugs, des erreurs ou des défis complexes au cours du cycle de vie, la gestion de projet traditionnelle nécessite généralement moins de ressources et de changements de dernière minute, ce qui les rend plus rentables pour les organisations.

Défis de la gestion de projet traditionnelle

D'un autre côté, il est toujours bon de se familiariser avec les défis potentiels de la gestion de projet traditionnelle. S'assurer que le projet est le mieux adapté à cette méthodologie peut aider les organisations à éviter ces obstacles potentiels.

Rigidité

Le principal défi de l'approche de gestion de projet traditionnelle est sa rigidité. Si les choses se passent comme prévu, la gestion de projet traditionnelle brille, mais cela peut être rare dans les processus d'affaires.

Étant donné que cette méthodologie est basée sur la pré-planification et l'exécution, lorsque les choses tournent mal de manière inattendue, l'équipe peut se retrouver coincée, devant improviser sur le moment, sortir du plan d'action, et simplement espérer le meilleur. Et dans certaines situations, l'équipe de projet est obligée de revenir à la planche à dessin et de créer un nouveau plan de fond en comble.

Peu d'implication du client

Lors de l'établissement d'un plan avec la gestion de projet traditionnelle, le client ou le client est impliqué au début. Son avis n'est pas nécessaire pendant le reste du processus de développement jusqu'à ce que le résultat final soit prêt à être présenté. Cela signifie qu'il y a peu d'opportunités de collaboration avec le client pour les équipes de développement.

Si les exigences ou les attentes du client changent, il est souvent trop tard pour revenir en arrière et apporter des ajustements.

Top 5 des logiciels de gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet facilitent la tâche des employés, des équipes et des administrateurs qui gèrent les objectifs de l'équipe et les projets à long terme, en plus de coordonner les tâches individuelles du projet. Cela est accompli grâce à une variété d'outils pour gérer la productivité, gérer les charges de travail, et allouer les ressources nécessaires pour que le projet soit réussi.

Pour se qualifier en tant que solution logicielle dans cette catégorie, un produit doit :

• Développer des plans de produit et une structure de répartition du travail (WBS) basée sur le périmètre.
• Créer un budget et le comparer aux dépenses et coûts réels.
• Gérer et allouer les ressources en fonction de leur disponibilité.
• Soutenir diverses méthodologies de gestion de projet
• Offrir des modèles qui peuvent être modifiés ou combinés.
• Surveiller l'avancement des projets, la productivité des utilisateurs, et l'allocation des ressources.

* Ci-dessous se trouvent les 5 principales solutions logicielles de gestion de projet du rapport Grid® de l'automne 2021 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Asana

Asana est un outil de gestion de projet qui aide les équipes à orchestrer leur travail, des initiatives stratégiques aux projets plus petits. Il fournit un système vivant où les membres de l'équipe peuvent discuter, exécuter, et apporter des modifications aux priorités et tâches du projet.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Mes parties préférées de l'utilisation d'Asana sont la communauté, la facilité d'utilisation, et leur base de connaissances. La communauté est assez active et peut souvent résoudre des problèmes ou expliquer des méthodes alternatives pour la grande majorité des problèmes. Asana est une plateforme de gestion des tâches simple qui manque de la personnalisation de certains de ses contreparties plus sophistiquées, mais est facile à déployer et à former. »

- Avis Asana, David H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La seule chose que je n'aime pas à propos d'Asana est l'excès de notifications qu'il envoie. Ma boîte de réception est toujours pleine de notifications Asana, MAIS je sais que cela est modifiable car je peux ajuster toutes ces choses dans les paramètres. »

- Avis Asana, Nicole M.

2. Smartsheet

Smartsheet fournit aux utilisateurs une plateforme d'entreprise pour un travail dynamique. Cette plateforme basée sur le cloud facilite la planification, l'exécution, et le reporting sur le travail pour un processus plus efficace et des résultats plus réussis.

Ce que les utilisateurs aiment :

« La meilleure partie de Smartsheet est qu'il permet une collaboration accrue et un accès à l'information à travers notre organisation. Nous avons mis en place un formulaire SmartSheet que nous utilisons en conjonction avec d'autres outils tels que notre rapport de blessures pour collecter des informations sur les incidents dans notre établissement. Cela nous permet de collecter des données pertinentes en temps réel et de développer des plans d'action corrective en conséquence. Nous préférons cela aux produits concurrents car les gens peuvent soumettre des formulaires sans créer de compte Smartsheet, augmentant l'accessibilité à la plateforme. »

- Avis Smartsheet, Leah B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Bien que le produit soit riche en fonctionnalités, il s'avère être encombrant pour les petits projets. Pour les plans de projet qui ne sont pas destinés aux clients, et/ou qui n'ont qu'une seule ressource travaillant dessus, les fonctionnalités de Smartsheet peuvent être excessives et ne finissent pas par économiser beaucoup/aucun temps. »

- Avis Smartsheet, Derek H.

3. monday.com

Les utilisateurs choisissent monday.com parce que c'est une plateforme ouverte où il est simple de créer les outils nécessaires pour chaque aspect du travail. Elle est facile à utiliser, offre une interface visuelle avec de nombreuses applications, et permet aux équipes de personnaliser les tableaux de bord selon leurs préférences exactes.

Ce que les utilisateurs aiment :

« monday.com a été un outil incroyablement utile pour collaborer entre départements. L'interface utilisateur est rationalisée et facile à utiliser, avec un degré incroyable de flexibilité basé sur les besoins individuels de chaque partie prenante. Personnaliser chaque tableau en fonction de ce qu'il suit a été facile et efficace. Même visuellement, la plateforme semble élégante, abordable, et moderne. »

- Avis monday.com, Mary N.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« J'ai remarqué que le site web ralentit occasionnellement. Il contient également certaines contraintes illogiques, telles que l'incapacité de transférer des sous-éléments d'un article lors de son déplacement entre les tableaux, garantissant que vous n'aurez pas à effectuer ce type de migration de sitôt. L'incapacité de convertir des éléments en sous-éléments et vice versa, ainsi que de déplacer des éléments (et leurs sous-éléments) entre les tableaux. C'est une capacité critique qui a pris des années à se développer. Nous avons dû réorganiser plusieurs de nos tableaux, et ne pas pouvoir le faire d'un simple clic nous a fait perdre du temps car nous avons dû entrer et recréer chaque tâche individuellement. »

- Avis monday.com, Glenda M.

4. ClickUp

ClickUp est plus qu'une simple gestion des tâches et des projets, il propose des rappels, des objectifs, des calendriers, des documents, et plus encore. De plus, il est entièrement personnalisable et fonctionne bien avec tous les types d'équipes et d'organisations.

Ce que les utilisateurs aiment :

« ClickUp m'a vraiment aidé à organiser chaque aspect de ma vie et à pouvoir partager chaque partie avec les bonnes personnes. Je l'ai utilisé pour garder les projets au travail sur la bonne voie, m'assurer que mes devoirs ne prennent pas de retard, et même pour le budget personnel et les objectifs ! Il (avec toutes ses fonctionnalités) a énormément aidé ma gestion du travail. »

- Avis ClickUp, Peyton P.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il y a tellement d'applications et de fonctionnalités qu'il est facile d'être submergé. Vous pouvez désactiver les ClickApps dont vous n'avez pas besoin, ce qui simplifie un peu l'interface, mais il se passe tellement de choses dans le logiciel. Il est difficile de suivre toutes les nouvelles fonctionnalités et mises à jour lorsque je suis occupé à gérer mon entreprise. Je suis content qu'il y ait autant d'efforts pour améliorer le logiciel, mais cela peut parfois être un peu difficile à gérer. »

- Avis ClickUp, Ben T.

5. Wrike

Ceux qui recherchent une plateforme de gestion du travail collaborative choisissent souvent Wrike. Avec tant d'organisations choisissant un environnement de travail à distance pour leurs employés, cela facilite la collaboration entre les équipes plus que jamais.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Nous utilisons Wrike quotidiennement pour gérer des projets au sein de l'équipe marketing. Nous sommes plus de 50 à travailler dans différentes disciplines, et Wrike nous aide à rester sur la bonne voie. Une chose cool que nous avons faite a été de personnaliser les statuts des tâches. Pour les traductions, nous utilisons prêt pour la traduction/traduit/traduction publiée au lieu du schéma non commencé/terminé. »

- Avis Wrike, Justin B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Il n'y a pas beaucoup de place pour la personnalisation ou la personnalisation du produit. Il est livré avec un ensemble standard de fonctionnalités, et que vous l'aimiez ou non, c'est ce que vous obtenez. Dans le monde d'aujourd'hui, les projets sont si diversifiés, et les produits/outils doivent résoudre divers problèmes avec une seule solution. Wrike est bon pour résoudre une situation mais pas toutes. C'est alors que le nombre de produits que nous utilisons devient incontrôlable, et j'aimerais que Wrike soit cette solution tout-en-un. »

- Avis Wrike, Sabharish K.

La tradition peut être une bonne chose

Surtout lorsqu'elle est appliquée à la gestion de projet. La gestion de projet traditionnelle est une excellente méthode à choisir si vous êtes nouveau dans l'industrie ou si votre projet manque des complexités associées à d'autres approches.

Qu'accomplira votre équipe ?

Maintenant que vous avez maîtrisé l'art de la gestion de projet traditionnelle, apprenez-en plus sur la méthodologie en cascade et comment elle s'applique aux projets.