Comment améliorer l'expédition et la réception dans votre entrepôt

À quel point connaissez-vous les tenants et aboutissants de votre entrepôt ?

Le processus d'expédition et de réception de l'entrepôt aide les entreprises à comprendre quels produits quittent l'entrepôt et quelles expéditions sont attendues prochainement. Ce processus est impératif pour s'assurer que les articles corrects sont envoyés aux clients et que les produits reçus sont organisés selon les normes de gestion des stocks.

Le processus d'expédition sortante suit les produits prêts à être envoyés aux clients. Il commence par la prise des documents d'expédition, le prélèvement, l'emballage, l'étiquetage, puis le chargement des colis dans un camion pour finalement quitter l'entrepôt.

Le processus de réception entrante suit les matériaux qui arrivent à l'entrepôt. Il commence par la réalisation des bons de commande pour les articles nécessaires, leur réception au quai de chargement, le déchargement, la vérification que tous les produits attendus sont arrivés, et leur intégration dans la structure d'inventaire existante de l'entrepôt.

Garder les processus d'expédition et de réception organisés avec d'autres opérations d'entrepôt peut être incroyablement difficile. C'est pourquoi certaines entreprises utilisent des logiciels d'expédition pour automatiser la façon dont elles préparent et expédient les colis à leurs clients.

Procédures d'expédition et de réception

Bien qu'ils travaillent en étroite collaboration, l'expédition et la réception sont des processus individuels avec différentes étapes à suivre. Ces étapes peuvent varier en fonction de la disposition unique de l'entrepôt et de son flux.

Les étapes du processus d'expédition de l'entrepôt

• Les informations de commande sont reçues, détaillant quels articles doivent être prélevés et les exigences d'emballage prévisibles.
• Le processus de prélèvement commence lorsque le personnel de l'entrepôt commence à retirer les articles décrits dans les informations de commande. Certaines entreprises peuvent choisir de prélever dans le même groupe d'articles en même temps ou sur une base commande par commande.
• Les contrôles de qualité sont effectués avant que les articles ne soient préparés pour l'expédition.
• Une fois les articles organisés, le processus de conditionnement et d'étiquetage crée les colis finaux envoyés aux clients.
• Les colis sont ensuite déplacés vers le quai de chargement et placés sur des palettes et des camions d'expédition.
• Un journal d'expédition contient les informations mises à jour sur tous les articles expédiés et leurs données de confirmation.

Les étapes du processus de réception de l'entrepôt

• La documentation est reçue, détaillant les colis entrants. Ces informations incluent le nombre de colis, la taille, le poids et la manière dont l'expédition entrante sera livrée à l'entrepôt.
• Le processus d'arrivée des colis commence lorsque les camions de réception entrent dans le quai de réception. À ce stade, les commis d'expédition et de réception commencent à planifier où les articles seront placés.
• Le personnel de l'entrepôt décharge les colis reçus en utilisant l'équipement nécessaire.
• Les contrôles de qualité sont effectués avant que quoi que ce soit ne quitte le quai de réception pour s'assurer que tous les articles commandés ont été reçus et que rien n'a été endommagé lors du processus d'expédition.
• Le processus de rangement est lorsque les articles reçus se voient attribuer une place dans le système de gestion des stocks de l'entrepôt et peuvent commencer à être organisés en conséquence.

Avantages d'un processus d'expédition et de réception efficace

Un processus d'expédition et de réception est essentiel au succès global du flux d'un entrepôt. Prendre le contrôle du processus et rationaliser le mouvement présente de nombreux avantages non seulement pour l'expédition et la réception, mais aussi pour l'ensemble de l'entrepôt.

Réduire les retards

Lorsque la zone d'expédition et de réception fonctionne sans heurts, vous êtes moins susceptible de rencontrer des retards importants. Un processus fluide garantit que les articles sont déplacés sans effort de la réception à l'inventaire, puis à la production et à la distribution. Créer un processus de rangement strict aide à réduire les temps de réception. Combiner le processus de prélèvement et d'emballage aide à réduire les temps d'expédition.

Compter les stocks avec précision

L'expédition et la réception aident les entreprises à surveiller tout ce qui entre et sort de l'entrepôt. Lorsque ces articles sont pris en compte, il devient plus facile de suivre des chiffres d'inventaire précis. Avec un processus d'expédition et de réception efficace en place, les équipes de gestion d'entrepôt ont plus confiance dans leurs comptes de stock et se sentent sûres que toutes les informations sont exactes.

Contrôle de qualité

Les équipes d'expédition et de réception ont un aperçu direct de chaque article entrant et sortant de l'entrepôt. Les équipes de contrôle de qualité doivent déballer et vérifier les articles défectueux avant de les expédier à un client et s'assurer que la quantité reçue est exacte.

Moins de pénuries et de surplus

Avoir une meilleure compréhension de la façon dont l'inventaire se déplace dans l'entrepôt vous aide à identifier exactement où des changements doivent être apportés. Cette visibilité supplémentaire aide les entreprises à acheter la quantité exacte de matériaux dont elles ont besoin, évitant ainsi les surplus et les pénuries potentiels causés par des chiffres incohérents.

Améliorer le service client

Un entrepôt qui perfectionne le fonctionnement de ses processus d'expédition et de réception met les produits entre les mains des clients beaucoup plus rapidement. Une planification d'itinéraire précise et une expédition rapide sont les facteurs les plus importants à prendre en compte dans ce processus.

Lorsqu'un produit contrôlé de qualité est livré plus rapidement que prévu, vous avez plus de chances de fidéliser ce client. Les entreprises qui équilibrent l'offre et la demande et comprennent le temps de rotation utilisent l'expédition et la réception pour créer des processus d'entrée et de sortie d'entrepôt efficaces.

Défis de l'expédition et de la réception

Bien que l'expédition et la réception se rejoignent assez naturellement, il y a encore certaines parties des opérations d'entrepôt qui rendent le processus difficile.

• Formation : Fournir à vos employés d'entrepôt une formation insuffisante peut nuire activement à vos opérations. Investissez dans le développement des connaissances de votre équipe d'expédition et de réception à chaque étape du processus.
• Désorganisation : Un entrepôt qui manque d'un flux de travail clair rendra l'expédition et la réception très difficiles. Créez une disposition d'entrepôt simple à comprendre et qui ne complique pas le processus.
• Environnement de travail : Créer un environnement de travail positif pour les employés d'entrepôt est crucial. Les équipes d'expédition et de réception utilisent des machines et des outils lourds, comme des chariots élévateurs et des convoyeurs, vous devez donc vous assurer que ces matériaux sont sûrs à utiliser. Créer un environnement de travail positif inclut également des espaces de repos en dehors de la zone de travail, loin des matériaux potentiellement dangereux.
• Réapprovisionnement des articles : La communication du département d'expédition et de réception concernant les problèmes d'inventaire ou d'entrepôt est impérative pour répondre à la demande des clients. La gestion d'entrepôt peut également utiliser la planification de la demande pour se préparer aux besoins de réapprovisionnement et de réapprovisionnement à venir.
• Erreurs de colis : Recevoir le mauvais article augmente les retards d'entrepôt. Identifier ces erreurs avant qu'elles n'aient un impact significatif est très important. La façon dont vous traitez vos propres erreurs d'expédition en dit long sur votre entreprise. Les clients admirent les entreprises qui reconnaissent les erreurs et ont des procédures en place pour corriger les torts.

Comment améliorer le processus d'expédition et de réception

Améliorer l'expédition et la réception commence par apporter des changements positifs de l'intérieur. Voici quelques bonnes pratiques à suivre lorsque vous travaillez sur le processus d'expédition et de réception.

Prioriser la formation

La formation doit être une priorité avant d'apporter des changements significatifs à la façon dont vous expédiez et recevez. Cela inclut d'investir dans des programmes d'instruction appropriés, de s'assurer que les méthodes de gestion sont claires, de soutenir la communication ouverte et de promouvoir les retours des employés. Si la formation n'est pas efficace, vous risquez d'encourir des coûts importants pour corriger les erreurs.

Utiliser le suivi de la gestion des stocks

Les équipes d'expédition et de réception doivent être correctement formées sur la méthode de contrôle des stocks de l'entrepôt. Cela aide à combler le fossé entre les zones de quai et le stockage des stocks et diminue le risque de mauvais comptes. Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des stocks pour automatiser ce processus.

Inspecter les colis minutieusement

Examiner les colis entrants et sortants à plusieurs reprises avant qu'ils ne quittent ou n'entrent dans les locaux est très important. Pour les colis sortants, la différence entre créer un client fidèle et un client mécontent est de vérifier l'expédition avant qu'elle ne parte.

Pour les colis entrants, inspecter les articles reçus aide à réduire la possibilité de retards majeurs.

Signaler les problèmes rapidement

Signalez les écarts identifiés dans les colis reçus dès que possible. Plus vite vous avez les articles dont vous avez besoin, plus vite l'ensemble de l'entrepôt peut continuer ses opérations comme d'habitude.

Mettre en œuvre l'automatisation

L'intelligence artificielle dans un entrepôt aide à accélérer l'exécution des commandes d'expédition, à réduire le temps nécessaire aux employés pour accomplir les tâches et à diminuer les risques d'erreur humaine.

L'automatisation de l'expédition et de la réception peut aider avec les processus suivants :

• Ajuster automatiquement les spécifications de livraison en fonction des services de transporteur
• Offrir la visibilité du transport aux clients
• Créer des notifications d'expédition automatiques
• Organiser les données d'expédition et de réception entre plusieurs sites d'entrepôt
• Intégrer avec des méthodes de suivi de gestion des stocks, comme les codes-barres et RFID
• Accélérer le processus de quai de chargement
• Échanger des informations entre les appareils
• Gérer les retours clients en temps opportun

Logiciel d'expédition

Envisagez d'utiliser un logiciel d'expédition pour automatiser le processus d'expédition et de réception. Les outils d'expédition permettent aux entreprises de rationaliser les expéditions sortantes, d'éditer et d'imprimer les détails d'expédition, et de suivre les confirmations d'expédition. Le logiciel d'expédition peut être combiné avec des outils de gestion du transport et de la flotte pour automatiser différents éléments de la chaîne d'approvisionnement.

Pour être inclus dans cette catégorie, le produit logiciel doit :

• Créer des étiquettes pour les produits d'expédition
• Inclure des outils de gestion des commandes pour collecter des informations d'expédition à jour
• Offrir des outils pour se combiner avec des plateformes de commerce électronique et d'autres sites de vente au détail en ligne

*Ci-dessous se trouvent les 5 principales solutions logicielles d'expédition du rapport Grid® de l'automne 2021 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Sendcloud

Connectez votre boutique en ligne, contactez vos transporteurs locaux, offrez plusieurs options d'expédition, créez un flux de travail personnalisé et facilitez les retours avec Sendcloud. Sendcloud aide les entreprises à prendre le contrôle de leur processus d'expédition numérique.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Le plus gros problème que j'avais avec mon entreprise est que nous faisions tout manuellement. Nous utilisions une feuille Excel pour suivre les adresses, les noms, les entreprises de transport, les prix, et nous avions même créé une formule pour les trier par pays. Après que les clients passaient des commandes, nous envoyions des e-mails de confirmation manuels.

Avec Sendcloud, nous avons reçu des éloges de la part des clients en Europe car ils ont maintenant de meilleurs prix et plus de liberté de poids avec leurs expéditions. Mes clients sont heureux, donc je suis heureux."

- Avis sur Sendcloud, Ingrid E.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Vous êtes automatiquement facturé lorsque vous imprimez une étiquette, même si vous ne l'utilisez pas. Il serait plus facile si Sendcloud ne facturait qu'une fois que l'entreprise de transport l'a scannée."

- Avis sur Sendcloud, Nina W.

2. FedEx Ship Manager

FedEx Ship Manager donne aux expéditeurs les outils pour accéder aux informations de compte sur n'importe quel appareil, superviser la productivité des employés, configurer les méthodes d'expédition et générer des rapports d'activité d'expédition des utilisateurs.

Ce que les utilisateurs aiment :

"FedEx Ship Manager facilite l'envoi de colis qui arrivent le lendemain. Vous pouvez enregistrer des profils d'expédition si vous envoyez souvent des colis dans la même région. Cela permet de gagner du temps pour ne pas avoir à réécrire la même adresse encore et encore. Vous pouvez même programmer quelqu'un pour venir chercher votre colis à votre domicile ou bureau."

- Avis sur FedEx Ship Manager, Laura D.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Malheureusement, le logiciel met du temps à se charger. Lors du téléchargement de nombreuses adresses pour expédier des articles, il est très difficile d'imprimer une feuille de scan pour les personnes qui viennent chercher l'expédition. Il est également très difficile de trouver les numéros de suivi des expéditions passées."

- Avis sur FedEx Ship Manager, Melissa G.

3. ShipStation

Obtenez un contrôle complet des commandes clients à chaque étape avec ShipStation. ShipStation aide les entreprises à gérer les stocks entre plusieurs sites d'entrepôt, à s'intégrer avec les marchés en ligne et à trouver le meilleur tarif pour imprimer des étiquettes d'expédition.

Ce que les utilisateurs aiment :

"ShipStation s'intègre facilement et sans effort avec notre logiciel de commerce électronique. Tant que vous avez les données de dimension, l'étiquetage et l'envoi d'un colis ne nécessitent que quelques clics. Tous les documents appropriés pour les commandes internationales sont imprimés pour vous, éliminant toute conjecture. Ce qui est mieux, c'est qu'un e-mail de marque avec des informations de suivi est automatiquement envoyé au client. Pas d'étapes supplémentaires, il suffit d'emballer l'article, de coller une étiquette sur la boîte et de l'envoyer."

- Avis sur ShipStation, Steve J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Les étiquettes de retour ne sont pas disponibles pour les commandes internationales. Parfois, nous envoyons les mauvais articles aux clients et lorsque cela se produit, nous sommes responsables de tout ce qui suit. Nous devons rembourser nos clients pour l'étiquette de retour qu'ils achètent. Plus souvent qu'autrement, le client achètera une étiquette accélérée même lorsque nous avons conseillé de ne pas le faire."

- Avis sur ShipStation, Jessica T.

4. Stamps.com

Créez un compte Stamps.com pour obtenir tous les avantages d'un bureau de poste directement depuis votre ordinateur. Stamps.com vous donne les outils pour envoyer des factures, obtenir des réductions sur les affranchissements et intégrer les services d'expédition dans votre flux de travail existant.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Stamps.com est absolument infaillible. Il rend l'envoi de nombreux documents indolore. J'ai dû envoyer un document à un client au Mexique, ce qui aurait été long au bureau de poste. Avec Stamps.com, je remplis le bon formulaire de douane et j'imprime mon enveloppe en quelques minutes. Cela élimine les conjectures lors de l'envoi de choses."

- Avis sur Stamps.com, Angie S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Parfois, j'ai des problèmes si une adresse ne correspond pas tout à fait. Au lieu de résoudre le problème et de s'adapter au format de l'adresse correcte, je suis invité avec un code d'erreur."

- Avis sur Stamps.com, Corey V.

5. ShippingEasy

Supervisez les commandes, organisez les listes de prélèvement et d'emballage, suivez les expéditions et automatisez l'ensemble du processus avec ShippingEasy. ShippingEasy aide les entreprises à créer des rapports avancés avec toutes les informations d'expédition dont elles ont besoin.

Ce que les utilisateurs aiment :

"ShippingEasy est l'un des programmes d'expédition les plus faciles que nous ayons jamais utilisés. Nous avons utilisé plusieurs programmes d'expédition, mais ils étaient tous difficiles à utiliser, avaient des fonctionnalités manquantes ou ne fonctionnaient tout simplement pas comme ShippingEasy. Leur personnel est toujours prêt à aider et je n'ai jamais eu à attendre longtemps pour obtenir des réponses à mes questions. Nous avons également constaté une augmentation des conversations sur notre site Web depuis la mise en œuvre du nouvel outil de campagnes."

- Avis sur ShippingEasy, Kathy P.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"J'aimais ce logiciel et ses capacités de suivi des stocks, mais cette option a été supprimée pour les nouveaux clients. S'ils ramènent ces capacités, je reviendrai et mettrai à jour cet avis."

- Avis sur ShippingEasy, James P.

Cher entrepôt, tu es magnifique à l'intérieur et à l'extérieur <3

Un bon flux d'entrepôt aide une installation à fonctionner comme une machine bien huilée, avec des choses qui entrent et sortent constamment et efficacement. La façon dont vous gérez ces processus peut vous démarquer des autres détaillants.

L'expédition et la réception sont un processus naturel, mais l'optimiser demande du temps et des soins supplémentaires. Si vous priorisez la formation des employés, utilisez un système de gestion des stocks, inspectez les colis entrants et sortants, signalez les problèmes et profitez de l'automatisation, vous serez un pas de plus vers la création d'un processus qui s'intègre à l'ensemble de vos opérations d'entrepôt.

Optimisez le fonctionnement de vos processus d'expédition et de réception dans l'ensemble en concevant la disposition d'entrepôt de vos rêves.