Reconciliaciones

¿Qué es la conciliación?

La conciliación es un proceso contable para verificar la exactitud de los datos reportados y registrados. Asegura que la información en estos dos conjuntos coincida. La conciliación verifica que las cifras sean correctas y que los saldos de las cuentas sean consistentes, precisos y completos.

La conciliación es un paso crítico en contabilidad y finanzas. Ayuda a determinar que las transacciones se ingresen correctamente y completamente mientras se utilizan controles para verificar su precisión.

La mayoría de las empresas utilizan software de contabilidad para registrar transacciones y conciliar discrepancias entre un estado de cuenta bancario y un libro de caja. Sin embargo, la conciliación también utiliza el esfuerzo humano para registrar transacciones ingresadas por error, omitidas o debido a problemas bancarios.

Muchas empresas utilizan software o herramientas de conciliación para agilizar y automatizar el proceso de conciliación de cuentas. Estas soluciones de software pueden mejorar significativamente la eficiencia al automatizar la coincidencia de datos, identificar discrepancias y generar informes detallados. Estas herramientas ayudan a las empresas a mantener registros financieros precisos, reducir errores y asegurar el cumplimiento de las normas y regulaciones contables.

Software de Reconciliaciones

Software que menciona a reconciliaciones como una característica o término.

BlackLine Financial Close Management

FloQast

Sage Intacct

QuickBooks Online

Adra by Trintech

Xero

¿Qué es la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es el proceso de comparar y alinear registros o estados financieros para asegurar que sean consistentes y precisos. Esto implica verificar transacciones, saldos y otros datos financieros entre fuentes, como estados de cuenta bancarios y registros de la empresa, para identificar y resolver discrepancias.

La conciliación de cuentas asegura que toda la información financiera sea precisa, completa y actualizada, lo que ayuda a prevenir errores y fraudes y proporciona transparencia financiera. Es una práctica vital para mantener la integridad de los informes financieros y la toma de decisiones.

La conciliación de cuentas es la forma más básica de auditoría. Los contadores la realizan para el libro mayor o para otras cuentas inconsistentes. Revisan y comparan las transacciones listadas en el libro mayor (GL) de una empresa con sus libros auxiliares.

Si bien un estado de cuenta bancario se utiliza a menudo como documento de apoyo para verificar las transacciones del libro mayor, las empresas pueden utilizar numerosos otros documentos de apoyo para conciliar una cuenta. Estos incluyen informes de saldo final, devoluciones y bonificaciones, diarios de ventas, notas de crédito, etc.

¿Por qué es importante la conciliación en contabilidad?

Las conciliaciones de cuentas aseguran la integridad y corrección financiera de una empresa. Las empresas necesitan conciliar explícitamente cualquier saldo de cuenta del libro mayor con errores serios o materiales. Esto les permite detectar rápidamente y presentar los cambios requeridos al libro mayor.

Muchas empresas necesitan más tiempo para terminar la conciliación en contabilidad, poniendo en peligro los procesos comerciales diarios. Las empresas que utilizan software de contabilidad y finanzas se benefician de un menor riesgo de error y un entorno de control preventivo.

Las empresas comúnmente realizan conciliaciones de cuentas mensualmente, aunque tienen la flexibilidad de hacerlo con más frecuencia. Una estrategia enfocada en el riesgo guía a las empresas a priorizar la conciliación más frecuente de cuentas específicas con un mayor potencial de errores.

Ejemplos de conciliación

Ejemplos de conciliaciones incluyen:

• Conciliar un estado de cuenta bancario con registros internos de efectivo.
• Alinear un estado de cuentas por cobrar con facturas de clientes.
• Verificar estados de proveedores contra facturas pendientes.

Causas de las discrepancias en la conciliación

La frecuencia de las conciliaciones depende de la naturaleza del negocio y del tipo de conciliación. Hay cuatro razones principales por las que los saldos de las cuentas no coinciden con la documentación subyacente:

• Fraude: Algunos estafadores son genios en borrar huellas, pero la mayoría no lo son. Prestar atención a los detalles y hacer que las conciliaciones sean revisadas por alguien que no trabaje en esa cuenta puede ayudar a descubrir muchos fraudes.
• Transacciones faltantes: A veces, la actividad de transacción se registra en el libro mayor pero no en otros documentos. No importa cuán atento sea el equipo de contabilidad, ocasionalmente, una transacción puede pasar desapercibida. La conciliación ayuda a detectar tales errores.
• Diferencias de tiempo: A veces, un depósito o pago realizado en el software de contabilidad puede no aparecer en los estados financieros mensuales. Esto era un problema mucho mayor cuando los cheques en papel eran el método de pago principal para comerciantes y trabajadores. Sin embargo, con datos de transacciones financieras casi instantáneos, las empresas pueden medir el tiempo entre el dinero que sale de una cuenta y llega a otra en minutos u horas en lugar de días o semanas.
• Errores: Los errores pueden ocurrir en cualquier momento durante una transacción. Alguien que ingresa la transacción puede escribir un número incorrecto o intercambiar dígitos, o un proveedor puede realizar una transacción a la cuenta equivocada. A veces, una conciliación anterior coincide con los elementos incorrectos, causando un tiempo de inactividad significativo hasta que se soluciona el problema original. Cualquiera o todos estos errores pueden ocurrir en cualquier momento en el ciclo de vida de un negocio. Sin embargo, si una empresa no concilia sus cuentas regularmente, puede perder errores a medida que ocurren.

Tipos de conciliación

Los diferentes tipos de conciliaciones son:

• Conciliación bancaria: La conciliación de estados de cuenta bancarios valida el saldo bancario en los libros de una empresa comparándolo con el estado de cuenta bancario real. La conciliación bancaria es un control interno que muchas empresas emplean para asegurar la consistencia de los datos entre documentos financieros y registros oficiales. Cada transacción en el estado de cuenta bancario se verifica contra los registros internos de una empresa para que ambos registros coincidan.
• Conciliación de proveedores: La conciliación de proveedores es el proceso de conciliar las cuentas por pagar de un proveedor con el estado de cuenta del proveedor. En este caso, una empresa concilia el saldo del proveedor en sus libros con el saldo del proveedor en los libros del proveedor. Garantiza que no haya inconsistencias o errores entre la cantidad que un proveedor cobra a una empresa y los productos o servicios recibidos. Los estados de cuenta de los proveedores no se envían automáticamente y se buscan regularmente para conciliar estas cuentas.
• Conciliación de clientes: Las empresas que ofrecen términos de crédito a sus clientes realizan la conciliación de clientes o la conciliación de cuentas por cobrar. Para detectar inconsistencias, este proceso compara el libro mayor de cuentas por cobrar con la cuenta de control de cuentas por cobrar en el libro mayor. También ayuda a detectar actividades fraudulentas de cuentas por cobrar.
• Conciliación entre empresas: Con la conciliación entre empresas, una empresa matriz unifica todos los libros mayores de sus subsidiarias para eliminar los flujos entre empresas. Analiza posibles discrepancias entre subsidiarias causadas por errores de facturación y otras transacciones como préstamos, depósitos e intereses. Esto es necesario para normalizar el crecimiento en activos, pasivos, ingresos y costos debido a transacciones entre empresas.
• Conciliación específica del negocio: Esto es único y exclusivo para cada negocio. Por ejemplo, las empresas basadas en productos realizan un inventario para garantizar que el valor del inventario en el balance general represente adecuadamente el valor de las mercancías en almacenamiento. Esto requiere que una persona cuente físicamente el número de productos almacenados.

Beneficios de la conciliación

La conciliación es esencial para todos los tipos de negocios. Aquí están algunos de sus principales beneficios:

• La conciliación ayuda a detectar fraudes o transacciones sobrecargadas.
• Reduce el riesgo de incumplimiento al asegurar la precisión en caso de una auditoría.
• Revela comportamientos financieros negativos, como robos o problemas de reporte.

¿Qué implica conciliar una cuenta?

La conciliación de cuentas sigue un conjunto básico de procedimientos, ya sea realizada manual o automáticamente. Aquí está el proceso paso a paso para realizar una conciliación de cuentas:

• Compare el registro de cuentas de la empresa con el estado de cuenta bancario. Verifique cada pago y depósito en el registro de cuentas interno correspondiente al estado de cuenta. Anote cualquier transacción en el estado de cuenta bancario sin documentación adicional, como un recibo de pago o talón de cheque.
• Todos los pagos salientes están registrados en los registros internos de una empresa y en la cuenta bancaria. Reste cualquier cheque, actividad de cajero automático (ATM) u otros cargos del saldo del estado de cuenta. Identifique cualquier cargo en el estado de cuenta bancario que no se refleje en los registros de la empresa. Esté atento a cheques no compensados, pagos automáticos registrados internamente y no compensados, costos de impresión de cheques, tarifas de servicio de ATM y otros cargos bancarios como fondos insuficientes, sobregiros o tarifas por exceder el límite.
• Asegúrese de que todos los pagos entrantes estén registrados en los registros internos de la empresa y en la cuenta bancaria. Identifique cualquier depósito no registrado y créditos de cuenta y agréguelos al saldo del estado de cuenta. Haga las entradas si el banco indica depósitos no incluidos en los registros internos.
• Verifique si hay errores bancarios. Los errores bancarios son raros, pero la cantidad apropiada debe ajustarse o deducirse del saldo de la cuenta cuando ocurren. Las empresas deben informar al banco de inmediato para reportar el problema.
• Verifique los saldos para confirmar que son precisos. El saldo del estado de cuenta bancario ahora debería coincidir con la suma en los registros de la empresa. Las empresas necesitan preparar un cronograma de apoyo que describa las disparidades entre los libros internos de una empresa y las cuentas bancarias dependiendo del número de inconsistencias.