¿Qué es el seguimiento de kilometraje?
El seguimiento de kilometraje es la práctica de llevar un registro de kilometraje para una deducción de impuestos o reembolso. Esto incluye viajes de negocios como reuniones con clientes, diligencias de negocios o la obtención de suministros de trabajo. Todas estas actividades cuentan como kilometraje deducible, o kilometraje que uno puede rastrear y gastar.
Muchos empleadores solo proporcionarán reembolso a los empleados que lleven un registro de kilometraje. Estos registros se pueden llevar utilizando software de seguimiento de kilometraje y luego presentarlos a un empleador para reembolso o para obtener una deducción en efectivo de los impuestos después de presentar la declaración. El software de seguimiento de kilometraje es muy beneficioso para los empleadores para ayudar a rastrear con precisión los kilómetros de los empleados y mantener una contabilidad adecuada para el negocio. Las personas autónomas también pueden recibir reembolso de impuestos por kilometraje si se registra adecuadamente.
No llevar registros precisos de kilometraje puede tener graves consecuencias para las empresas y las personas. Los siguientes son dos riesgos importantes de un seguimiento de kilometraje inexacto. Aquellos que no presenten registros precisos para los impuestos de fin de año corren el riesgo de ser auditados por el IRS.
Tipos de kilometraje deducible
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) permite a las personas deducir el kilometraje para varios propósitos, incluidos negocios, caridad, médicos e incluso mudanzas.
Sin embargo, el viaje regular al trabajo no es deducible de impuestos. Según el IRS, el lugar de residencia es una elección personal; por lo tanto, las personas no pueden deducir su viaje normal al trabajo.
Esto significa que cualquier viaje de negocios desde la casa de uno no cuenta, incluso si esa persona se involucra en negocios por teléfono o correo electrónico durante el viaje. Esto cambia, sin embargo, si una empresa hace que sus empleados se desplacen temporalmente a una ubicación diferente.
A continuación se presentan algunos ejemplos de viajes de kilometraje deducible:
- Visitas a clientes o clientes
- Desplazamientos entre diferentes oficinas, incluidas ubicaciones de trabajo temporales
- Hacer diligencias o recoger suministros de negocios
- Viajes hacia y desde aeropuertos para viajes de negocios
- Comidas o entretenimiento para clientes o clientes
Beneficios del seguimiento de kilometraje
Llevar registros precisos de kilometraje puede asegurar ahorros de costos y eliminar las conjeturas al presentar impuestos. A continuación se presentan tres de los mejores beneficios del seguimiento de kilometraje:
- Recibir más deducciones fiscales: Cualquier milla que se haya conducido por negocios, fuera del viaje regular, es deducible y se puede reclamar. Las deducciones reducen la cantidad de ingresos gravables de una persona, reduciendo así la responsabilidad fiscal. Dado que las millas conducidas por negocios son deducibles de impuestos, las personas pueden llevar registros de seguimiento de kilometraje y presentarlos al IRS para ayudar a reducir sus ingresos gravables durante la temporada de impuestos.
- Mantener registros precisos: El seguimiento constante del kilometraje es la mejor manera de asegurar que un registro de kilometraje se mantenga preciso durante todo el año. Aunque el IRS acepta varias formas de seguimiento de kilometraje, se recomienda que las personas también mantengan registros digitales.
- Cobrar reembolso del empleador: Algunas empresas tienen políticas que cubren el reembolso o las asignaciones para viajes relacionados con el trabajo. Los empleadores pueden reembolsar el kilometraje a una tasa más baja que la tasa estándar de kilometraje del IRS. En este caso, los empleados pueden maximizar su reembolso de kilometraje reclamando la diferencia entre la tasa del IRS y el reembolso de la empresa al presentar una deducción. Aunque algunos estados requieren que las empresas proporcionen reembolso por kilometraje, no todos los empleadores están obligados a hacerlo.
Elementos básicos del seguimiento de kilometraje
La mejor manera de asegurar el reembolso o la deducción es rastrear cada milla. Esto significa que las personas deben rastrear el kilometraje cada vez que conducen por negocios. Llevar un registro del kilometraje por separado para fines comerciales facilitará el proceso cuando llegue el momento de presentar impuestos o solicitar reembolso.
Las personas que trabajan para un empleador deben hacer seguimiento de kilometraje para:
- Viajes entre ubicaciones de oficina
- Viajes a reuniones o eventos con clientes
- Desplazamiento desde casa a una ubicación de trabajo temporal
- Viajes al aeropuerto para viajes relacionados con negocios
- Diligencias de negocios
Las personas autónomas deben hacer seguimiento de kilometraje para:
- Oficinas en casa que califican como el lugar principal de negocios, lo que significa que las personas autónomas pueden reclamar deducciones por viajes a otras oficinas o a clientes
- Las personas desempleadas pueden deducir millas de viaje cuando buscan trabajo en su campo actual, pero no por millas recorridas cuando buscan trabajo en una nueva industria
- Las personas que se mudaron al menos 50 millas del trabajo, y trabajaron a tiempo completo al menos 39 semanas en los últimos 12 meses después de su mudanza, pueden reclamar una pequeña deducción
- Aquellos que conducen por razones médicas o caritativas también pueden calificar para pequeñas deducciones
Cuándo no rastrear el kilometraje
No todas las millas conducidas durante las horas de trabajo son deducibles o califican para reembolso. Actividades comunes, como desplazarse al trabajo o hacer diligencias personales, no cuentan como millas deducibles.
Es probable que las personas no necesiten hacer seguimiento de kilometraje por las siguientes razones:
- El único viaje relacionado con el trabajo es el desplazamiento al trabajo
- Una persona trabaja desde casa y no viaja por motivos de negocios
- Personas desempleadas que no están viajando para encontrar trabajo en su industria actual
Cómo hacer seguimiento de kilometraje para negocios
El IRS requiere documentación precisa de las millas para recibir una deducción de impuestos o reembolso. También es importante mantener registros detallados de kilometraje en caso de una auditoría.
Esto significa que siempre se debe llevar un seguimiento detallado del kilometraje para asegurar la precisión.
Las personas pueden presentar el formulario del IRS Schedule A (Formulario 1040 o 1040-SR) para reclamar deducciones por kilometraje. Las personas autónomas pueden reclamar gastos en el Schedule C.
Los registros de seguimiento de kilometraje siempre deben incluir la siguiente información:
- Fecha y hora del viaje
- Punto de inicio y destino
- Razón del viaje
- Kilometraje inicial y final
- Costos adicionales, como tarifas de estacionamiento y peajes
Mejores prácticas para el seguimiento de kilometraje
Aunque hay varias maneras de llevar registros de kilometraje, algunos métodos son más precisos y eficientes. El seguimiento de kilometraje es más fácil que nunca con la ayuda de la tecnología moderna y las mejores prácticas de seguimiento de kilometraje.
- Invierte en software de seguimiento de kilometraje: Con la ayuda de software de seguimiento de kilometraje, las empresas pueden rastrear y gestionar los viajes de negocios de los empleados para fines fiscales y de reembolso. Estos sistemas también pueden ser utilizados por diferentes departamentos para revisar y aprobar gastos.
- Usa una aplicación de seguimiento de kilometraje: Similar a los sistemas de software, las aplicaciones de seguimiento de kilometraje son una forma conveniente para que los empleados rastreen y presenten gastos de viajes de negocios. Las aplicaciones de kilometraje pueden determinar automáticamente las ubicaciones de inicio y fin basándose en la ubicación del teléfono.
- Crea una política de empresa: Crear un estándar de empresa para el seguimiento de kilometraje es la mejor manera de asegurar la precisión en toda la organización. Los empleadores deben comunicar claramente el método exacto de seguimiento de kilometraje, la tasa de reembolso de la empresa y los plazos específicos para presentar gastos.
Brittany K. King
Brittany K. King is a former Content Marketing Manager at G2. She received her BA in English Language & Literature with a concentration in Writing from Pace University. Brittany’s expertise is in supporting G2 products and sellers, focusing specifically on Buyer Intent data and Review Generation. After 5pm, you can find Brittany listening to her extensive record collection, hanging with her dog and cats, or booking her next vacation.
