¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (ITAM) es un proceso operativo de gestión integral de activos de TI que incluye la adquisición, seguimiento, indexación, mantenimiento y disposición. ITAM integra tareas financieras, de inventario y contractuales para reducir costos, asistir en la gestión del ciclo de vida del entorno de TI y facilitar la toma de decisiones estratégicas en los negocios.
Los activos de tecnología de la información (TI) son cualquier dato, software o hardware que una empresa utiliza para sus operaciones. Los activos de hardware incluyen equipos informáticos tangibles, como computadoras de escritorio, portátiles, dispositivos móviles, servidores reales en centros de datos, teclados e impresoras. En resumen, las empresas deben cuidar estos activos en ITAM.
Por ejemplo, llevar un registro de todos los escritorios y sus garantías puede ayudar a las organizaciones con la planificación presupuestaria, la planificación de reemplazos y el soporte. También pueden rastrear sus fechas de vencimiento manteniendo sus licencias de software en una base de datos. Muchas organizaciones prefieren usar software de gestión de activos de TI para documentar su inventario de software y hardware.
Tipos de gestión de activos de TI
A continuación se presentan los tipos de técnicas de ITAM que apoyan a las empresas en la gestión de sus activos de TI.
- Gestión de activos digitales. Las organizaciones que manejan contenido digital a menudo emplean herramientas de gestión de activos para rastrear licencias, formatos, metadatos y otros factores. Estas herramientas además ofrecen funciones y características que son difíciles de encontrar en otros productos.
- Gestión de activos fijos. Las herramientas mantienen un registro de todos los activos de TI fijos en las instalaciones, incluidos estaciones de trabajo, impresoras, gabinetes de red, unidades de aire acondicionado en salas de servidores y otros elementos.
- Gestión de activos de hardware y software. En este enfoque, TI tiene una plataforma que se enfoca exclusivamente en la gestión de hardware de TI, incluidos dispositivos de punto final, dispositivos móviles, servidores, estaciones de trabajo y cualquier software en uso.
- Gestión de activos en la nube. Un instrumento para gestionar activos en la nube de Amazon, Microsoft, Google u otros proveedores de servicios en la nube se llama herramienta de gestión de activos en la nube.
- Gestión de activos de red. Esta técnica ayuda a las empresas a gestionar la infraestructura de red como enrutadores, firewalls, puntos de acceso inalámbricos y conmutadores.
Beneficios de la gestión de activos de TI
Los beneficios de ITAM incluyen una mejor gestión y operaciones, ahorro de costos, mayor seguridad y mejor planificación. Aquí hay algunas ventajas adicionales de ITAM.
- Base de datos única de activos. Monitorear activos en múltiples ubicaciones es difícil ya que pueden ocurrir inexactitudes y mala gestión. Por lo tanto, las empresas pueden rastrear fácilmente los activos para prevenir la ineficiencia y la mala toma de decisiones. Pueden ver todo en un solo lugar y decidir qué hacer con los activos.
- Mejor uso de los activos. La gestión de activos de TI minimiza el desperdicio, el riesgo y los costos mientras promueve la utilización efectiva de los recursos. Una organización puede adquirir información en tiempo real sobre el estado de todos los activos. Después de eso, pueden utilizar esa información para tomar decisiones informadas sobre el uso de los activos implementando un proceso de ITAM.
- Mejor clasificación de activos. Con la ayuda de ITAM, las organizaciones pueden categorizar los activos de TI según sus características. Los factores incluyen sus roles, departamentos, ubicaciones físicas, propietarios y otros atributos. Al mejorar la gestión, utilización y seguimiento de activos, las empresas pueden evaluar mejor el riesgo, asignar activos y planificar la jubilación.
- Cumplimiento con las licencias de software. Los proveedores de software buscan pruebas de que la organización cumple con todas las reglas de licencia. Las empresas utilizan software de ITAM para rastrear continuamente que todo el software instalado en sus sistemas cumple con todos los acuerdos de licencia aplicables.
- Toma de decisiones informada. Los datos de gestión de activos de TI ayudan a evaluar los despliegues y compras anteriores y guían los movimientos posteriores. ITAM puede mejorar los procedimientos comerciales y de compra a través de una toma de decisiones eficiente para los activos de TI.
Ciclo de vida de la gestión de activos de TI
El ciclo de vida de ITAM comienza desde la elección de activos de hardware y software hasta el final de su uso y disposición.
Aquí están las cinco etapas:
- Planificación. Implica planificar o determinar los activos de TI que la organización utilizará. Debe cumplir con los objetivos y metas de ITAM.
- Desarrollo y adquisición. En la segunda etapa, la empresa adquiere activos y desarrolla un plan para usar diferentes técnicas. Establecen la propiedad y responsabilidad del activo. Además, la organización puede adquirir activos comprando, licenciando o arrendando.
- Implementación. En este punto, las organizaciones necesitan instalar los activos de TI y configurar la función. Luego, la empresa puede cumplir sus objetivos de manera segura.
- Mantenimiento y actualizaciones. Esta etapa implica posteriormente mantener y actualizar regularmente los activos de TI para salvaguardar el rendimiento, la fiabilidad y la seguridad óptimos.
- Fin de uso y disposición. La disposición de los activos de TI que ya no se utilizan es la última etapa del ciclo de vida de ITAM. Las empresas deben respaldar de manera segura todos los datos de estos activos antes de la jubilación del activo.
Proceso de gestión de activos de TI
El proceso de ITAM involucra los siguientes tres pasos:
- Identificación de activos. Hacer un inventario completo de todos los activos de TI es el primer paso en ITAM. Las empresas identifican rápidamente los activos redundantes y los optimizan para obtener la máxima productividad.
- Seguimiento de activos. Se utiliza una herramienta de ITAM para rastrear regularmente los activos de TI. Se recopilan datos financieros (costos de activos), contractuales (garantías, licencias y acuerdos de nivel de servicio) e inventario (ubicación y estado de los activos físicos) para cada activo.
- Mantenimiento de activos. Mantener los activos de TI de acuerdo con la etapa de su ciclo de vida es una parte esencial del proceso de ITAM. El mantenimiento implica la reparación, mejora y reemplazo de activos.
Mejores prácticas de gestión de activos de TI
ITEM involucra significativamente las mejores prácticas que las organizaciones pueden seguir para una implementación exitosa. Las mejores prácticas son:
- Identificar el activo necesario. Identificar la herramienta que satisfaría las necesidades actuales de gestión de activos.
- Plan de usabilidad. Delinear el uso del sistema, la documentación y los procedimientos operativos estándar para el seguimiento de activos.
- Estrategia de seguimiento. Desarrollar una estrategia de seguimiento uniforme asegura la contabilidad de todos los activos relevantes.
- Auditorías regulares. Ejecutar auditorías regulares de la gestión de activos inspeccionando y renovando los activos actuales.
- Monitoreo de datos. Rastrear datos críticos como fechas de vencimiento, fechas de compra, detalles de contacto del proveedor, etc.
Gestión de activos de TI vs. Gestión de servicios de TI
La gestión de activos de TI (ITAM) rastrea, gestiona y optimiza los activos de TI de una empresa de manera eficiente. Maximiza la utilización de activos, minimiza costos y mejora la toma de decisiones con una gestión completa del ciclo de vida de los activos.
La gestión de servicios de TI (ITSM) ayuda a las empresas a optimizar su entrega de servicios de TI y procesos de soporte de manera efectiva. Alinean los servicios de TI con las necesidades del negocio, automatizan los flujos de trabajo de servicio y priorizan y resuelven incidentes y solicitudes de servicio. En este proceso, mejoran la calidad del servicio, aumentan la satisfacción del cliente y optimizan las operaciones de TI con características robustas de ITSM.
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Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
