La tecnología puede mejorar la funcionalidad de un espacio de oficina. El truco es encontrar un sistema tecnológico unificado que funcione en conjunto para facilitar la vida de todos.

Las empresas tienen mucho que ganar al implementar herramientas que permitan a los empleados concentrarse en las tareas más importantes. Nosotros en G2 nos hemos mudado recientemente a un espacio de oficina más grande y mejor. Aunque el espacio adicional es útil, la transición viene con pequeñas consecuencias. No es raro ver a un compañero de trabajo deambulando por la oficina tratando de encontrar la sala en la que se supone que debe estar para una reunión. El estrés innecesario causa ineficiencia; hay soluciones para ayudar a las empresas a solucionar eso. Afortunadamente, G2 también ha adoptado esta idea, lo que ha llevado a que haya muchos menos vagabundos solitarios en la oficina.

Cómo mejorar la eficiencia en la oficina

Dependiendo del tipo de oficina en la que trabajes, algunas herramientas pueden ser más beneficiosas que otras. Una empresa con muchos visitantes externos podría implementar software de gestión de visitantes para controlar quién entra y sale. Para una empresa donde los empleados programan muchas reuniones, un sistema de reserva de salas de reuniones tiene sentido. Estas herramientas son algunas de las muchas soluciones útiles que una oficina puede considerar para crear un ambiente eficiente y cómodo. A continuación, repasaremos las cuatro herramientas principales recomendadas para las empresas que buscan mejorar su entorno de trabajo.

Reserva de salas de reuniones

Estas herramientas están programadas para reflejar cada espacio disponible dentro de una oficina, lo que muestra con precisión si una sala está disponible para usar o si está reservada por otra persona. Tener 10 salas designadas para reuniones no ayuda a nadie si nadie sabe en qué sala está su reunión. Los sistemas de reserva de salas de reuniones (MRBS) ayudan con esto y ofrecen muchas otras ventajas. Este software es especialmente útil para empresas que frecuentemente tienen reuniones consecutivas. Los sistemas de reserva de salas de reuniones no solo ayudan a los empleados a reservar salas para reuniones, la herramienta también ayuda a reservar salas de conferencias u otros espacios de reunión. Además, MRBS fomenta la transparencia en la oficina al permitir a los empleados ver quién se está reuniendo con quién, al mismo tiempo que previene la doble reserva.

Calendarios

Los calendarios son una necesidad básica en cualquier entorno de oficina. El software de calendario trabaja junto con MRBS para asegurar que las reuniones sean transparentes para los empleados relevantes. Los usuarios pueden ver a qué hora está reservada una sala para una reunión y la lista de asistentes, todo dentro de la misma vista de su calendario personal, lo que facilita programar tus propias reuniones comparando la disponibilidad de los colegas con las salas disponibles. Los calendarios añaden un elemento simple y visual a los sistemas de reserva de salas de reuniones.

Gestión de visitantes

Cualquier oficina que tenga visitantes, ya sean clientes o empleados, tiene una razón para usar software de gestión de visitantes. Rastrear a las personas que entran y salen del edificio es un gran activo de seguridad y asegura que los visitantes estén contabilizados. En general, el software de gestión de visitantes hace que todos sean responsables de su visita, ayudando a la transparencia de la empresa.

Señalización digital

Hemos discutido la transparencia con las tres soluciones anteriores, y el software de señalización digital cierra este sistema tecnológico integrado. Para crear un espacio de oficina unificado, la transparencia es clave. El software de señalización digital presenta información proporcionada por MRBS en un formato digital, como una pantalla de televisión o un iPad. Al instalar hardware fuera de una sala de reuniones e implementar software de señalización digital, el hardware muestra si la sala designada está libre. La señalización digital es pública, lo que significa que es una forma perfecta para que los empleados verifiquen fácilmente si una sala está libre.

¡Hurra por la eficiencia!

La unificación tecnológica es un logro maravilloso que muestra un retorno de inversión instantáneo una vez implementado. A medida que la tecnología continúa avanzando, las empresas pueden olvidar reflejarlo en su espacio físico de oficina. Los empleados con computadoras de alta gama, pero métodos de reserva ineficientes, están perdiendo la oportunidad de aumentar la eficiencia. Al elevar la tecnología en el espacio de oficina, todos tienen la ventaja de una mayor transparencia y productividad laboral.

¿Quieres llevar la tecnología de oficina al siguiente nivel? Consulta este artículo sobre qué es la automatización de oficinas y cómo puede cambiar tu lugar de trabajo.