Cuando comencé en gestión de eventos, aprendí bastante rápido que hay un evento para todo. No importa en qué industria o negocio trabajes, hay un evento para eso.
Los eventos presenciales son oportunidades increíblemente beneficiosas para compartir conocimientos de la industria, reunirse cara a cara con los clientes, interactuar con prospectos y generar nuevos clientes potenciales. Como resultado, las empresas están dispuestas a gastar mucho dinero en eventos. En 2017, la industria global de eventos B2B generó más de 1 billón de dólares en gasto directo. Los eventos también generan ingresos para muchas otras industrias, incluyendo la publicidad, la hospitalidad y los viajes.
Este año, sin embargo, la pandemia de COVID-19 está cambiando la forma en que el mundo trabaja, y la industria de eventos no es la excepción. En respuesta a las prohibiciones de viaje generalizadas y al consejo de los expertos médicos de practicar el distanciamiento social, muchas empresas están tomando decisiones difíciles sobre los eventos que han estado planeando durante meses o incluso años.
Mobile World Congress, la feria comercial de comunicaciones móviles más grande del mundo, se convirtió en una de las primeras conferencias en ser cancelada debido al brote. Una ola de cancelaciones y aplazamientos siguió, incluyendo South by Southwest, Facebook F8 y E3 Expo. Sin embargo, comenzó a surgir una nueva tendencia curiosa: en lugar de cancelar o posponer sus eventos, muchas empresas tecnológicas anunciaron que sus conferencias presenciales se reformatearían como eventos "digitales primero".
Adobe Summit, originalmente programado para llevarse a cabo en Las Vegas durante la última semana de marzo, ahora será un evento en línea. Okta, DocuSign, Cisco, Domo y otros proveedores de software siguieron el ejemplo, convirtiendo eventos presenciales en virtuales. Google y Oracle anunciaron iniciativas similares para Google Cloud Next ‘20 y Oracle Modern Business Experience. (Estos eventos han sido pospuestos o cancelados después de nuevas directrices federales que limitan las reuniones a 10 personas o menos. Aunque los asistentes experimentarán eventos digitales desde la seguridad de sus propios hogares, los eventos virtuales aún pueden requerir que los equipos de producción y los oradores se reúnan en el mismo espacio).
Hace diez años, es muy probable que todos estos eventos simplemente se hubieran reprogramado o cancelado. Pero las nuevas tecnologías y productos están haciendo más fácil que nunca para las organizaciones la transición de sus eventos a espacios digitales. Esta transformación señala una oportunidad importante para que las personas participen en eventos a los que de otro modo no habrían podido asistir por razones financieras o de accesibilidad.
Encontrar la tecnología adecuada para un evento virtual
Las empresas que ya organizan otro tipo de evento virtual, los seminarios web, están íntimamente familiarizadas con el mejor software de seminarios web. Las soluciones de seminarios web hacen posible transmitir contenido audiovisual de un presentador, o conductor, a grandes audiencias. Normalmente utilizado para eventos en línea como capacitaciones, informes y demostraciones de productos en múltiples industrias diferentes, el software de seminarios web es una herramienta inmensamente importante para llevar un componente clave de los eventos en línea.
El software de seminarios web se puede utilizar para transmitir discursos principales, sesiones de grupos, paneles y cualquier otro tipo de presentación de uno a muchos planificada para un evento. Con una planificación cuidadosa de la agenda y la configuración adecuada, los organizadores de eventos pueden usar el software de seminarios web para garantizar que los asistentes tengan la oportunidad de asistir a múltiples discursos principales, sesiones, grupos y paneles, así como hacer preguntas, tal como lo harían en un evento presencial.
Existen muchos tipos diferentes de soluciones de seminarios web disponibles, por lo que los organizadores de eventos deben tratar de aprovechar las pruebas gratuitas ofrecidas por muchos de los mejores productos de seminarios web para descubrir qué herramienta funcionará mejor para su evento. Algunos proveedores, como Adobe y LogMeIn, están ofreciendo temporalmente acceso gratuito a sus plataformas de seminarios web para proveedores de atención médica, instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro. En G2, la categoría de software de seminarios web ha visto un gran aumento en el tráfico a medida que las empresas buscan tecnología que les permita continuar trabajando y colaborando eficazmente durante la pandemia de COVID-19.
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La tecnología de eventos en línea se enfrenta al desafío
Si bien el software de seminarios web puede ayudar a las empresas a transmitir eventos que normalmente se llevarían a cabo en escenarios, las conferencias son más que discursos principales y grupos. Para muchos asistentes, el aspecto más valioso de una conferencia es el networking. Las conferencias son una oportunidad rara para conocer clientes y prospectos cara a cara.
Tradicionalmente, la tecnología de eventos ha tenido dificultades para capturar este aspecto único de los eventos presenciales. En las conferencias, nuevas asociaciones y acuerdos comerciales pueden ocurrir espontáneamente y de manera orgánica mientras los asistentes caminan por los pasillos de exhibición, asisten a sesiones o incluso hacen fila para el almuerzo. Es posible recrear algunas de estas reuniones a través de videoconferencias y software de inteligencia de conferencias, que ayudan a facilitar la comunicación entre los asistentes a la conferencia. Sin embargo, integrar un producto y experiencia separados con el resto del contenido de una conferencia virtual puede resultar desafiante.
A medida que las empresas continúan navegando por el cambio hacia eventos virtuales en respuesta a la crisis de COVID-19, una nueva generación de tecnología de eventos en línea está comenzando a surgir. Algunos proveedores de software de eventos están agregando nuevas características a sus plataformas para ayudar a las empresas y organizadores de eventos afectados por la crisis.
Los creadores de la solución de emparejamiento de eventos Grip han lanzado Grip Virtual para ayudar a los asistentes a eventos a realizar reuniones virtuales 1:1. Pathable, un proveedor de tecnología móvil para eventos con sede en Seattle, ha visto un gran aumento de consultas de planificadores de eventos que buscan cambiar a eventos en línea. Pathable integra seminarios web en vivo y salas de reuniones de Zoom con las experiencias multiplataforma de la compañía para chat en tiempo real, videollamadas 1:1 y gamificación.
Hopin, una plataforma de eventos en línea actualmente en acceso anticipado, también ha visto un aumento en el interés de los organizadores de eventos. La lista de espera de Hopin saltó de 10,000 a 18,000 organizadores de eventos en solo unas pocas semanas, dijo el CEO Johnny Boufarhat a Crunchbase News. Combinando eventos especiales, stands y oportunidades de networking, todo disponible en línea, la misión de Hopin es doble: hacer que los eventos sean ambientalmente sostenibles y accesibles para todos.
Run the World, una startup de tecnología de eventos, actualmente está eximiendo todas las tarifas de configuración para los organizadores que necesitan cambiar sus eventos presenciales a la plataforma en línea debido al coronavirus. La fundadora y CEO Xiaoyin Qu dijo que se inspiró para construir Run the World después de que su madre asistiera a una conferencia internacional de pediatría por primera vez; aunque encontró el viaje invaluable, le dijo a Qu que no se veía asistiendo de nuevo debido a los gastos y el tiempo fuera del trabajo.
O’Reilly Media, una empresa de aprendizaje conocida por sus conferencias tecnológicas, anunció recientemente que había tomado la difícil decisión de cerrar la división de eventos presenciales del negocio. En una carta en el sitio web de O’Reilly, la presidenta Laura Baldwin escribió que la empresa estaría explorando innovaciones en el espacio de eventos digitales: “Con grandes proveedores de tecnología moviendo sus eventos completamente en línea, creemos que el escenario está preparado para una nueva normalidad en el futuro cuando se trata de eventos presenciales.”
Eventos virtuales más allá de la crisis de COVID-19
Los eventos presenciales son indudablemente valiosos. Si bien los eventos virtuales pueden no ser capaces de reemplazar completamente ese valor, son una opción cada vez más viable para que las empresas complementen sus programas de conferencias existentes. Al organizar o asistir a un evento virtual, las organizaciones pueden ahorrar los costos de alquiler de lugares, alojamiento, comida, boletos, logística y viajes. Al mismo tiempo, los eventos en línea reducen el impacto ambiental de los eventos presenciales y aseguran que los asistentes puedan participar independientemente de sus circunstancias físicas, geográficas o financieras. Con beneficios como esos, los eventos virtuales no van a desaparecer.
Stephanie Graham
Stephanie is a Market Research Manager and Senior Research Analyst at G2 concentrating on marketing and digital advertising software. Prior to joining G2, Stephanie spent four years in B2B marketing and event management at an independent publishing company. This experience nurtured her passion for understanding how technology can help solve the unique challenges small businesses face today. Stephanie’s areas of interest include brand perception, customer experience, SEO, and local marketing. She received her BA in journalism and Spanish from Marquette University and in her spare time enjoys reading, gaming, and trying new vegetarian restaurants.
