Videokonferenzen

Was ist Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist ein Online-Meeting, bei dem Teilnehmer Video- und Audio-Software nutzen, um sich in Echtzeit und von jedem Ort aus in einem digitalen oder virtuellen Meetingraum zu treffen.

Beliebt bei Remote- oder verteilten Gruppen ermöglicht die Videokonferenz Einzelpersonen und Teams, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, ohne sich am selben physischen Ort oder sogar in derselben Zeitzone befinden zu müssen.

Smartphones, Tablets oder Desktop-Computer, die mit derselben Videokonferenz-Software verbunden sind, machen die Durchführung dieser Art von Meetings einfacher und zugänglicher für jeden, der teilnehmen muss.

Videokonferenzen Software

Software, die videokonferenzen als Funktion oder Begriff erwähnt.

Zoom Workplace

GoTo Meeting

Microsoft Teams

Google Workspace

Webex Suite

Slack

Arten von Videokonferenzen

Videokonferenzen können für dieselben Arten von Meetings genutzt werden, die persönlich arrangiert werden. Sie finden einfach in einem digitalen Raum statt, anstatt in einem physischen Raum. Die häufigsten Anwendungen für Videokonferenzen sind:

• Einzelgespräche: Ob es sich um einen Manager handelt, der mit einem einzelnen Mitarbeiter spricht, oder um einen Personalvertreter (HR), der einen potenziellen Mitarbeiter für ein Interview kontaktiert, Einzelgespräche sind eine typische Situation, um Telefonkonferenzen zu nutzen, insbesondere wenn sich beide Personen an zwei verschiedenen Orten befinden.
• Interne Team-Meetings: Es ist wichtig, dass alle im Team informiert bleiben und sich regelmäßig treffen, um Projektupdates oder Neuigkeiten zu teilen. Für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern ist die Videokonferenz als Gruppe wahrscheinlich die beste Lösung, um sicherzustellen, dass alle die Informationen in Echtzeit erhalten.
• Lieferanten- oder Kundenanrufe: Die meisten Unternehmen arbeiten mit anderen Firmen oder Kunden zusammen, die in einer anderen Stadt oder einem anderen Bundesstaat ansässig sind. Videokonferenzen ermöglichen es diesen Gruppen, sich von Angesicht zu Angesicht zu verbinden und tiefere, bedeutungsvollere Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Grundlegende Elemente der Videokonferenz

Einige Unternehmen nutzen hochentwickelte Videokonferenztechnologie, um über Standorte hinweg zu kollaborieren, aber nicht jedes Unternehmen benötigt dieses Niveau an Software. Für erfolgreiche Videomeetings sollten die grundlegenden Komponenten, die ein Unternehmen bereitstellen sollte, folgende sein:

• Eine Kamera für jeden Teilnehmer: Jeder, der an dem Meeting beteiligt ist, sollte Zugang zu einer Webcam oder einer anderen anschließbaren Kamera haben, damit alle Teilnehmer ihre Gesichter sehen können.
• Ein Mikrofon und Audioausgabe für jeden Teilnehmer: Ebenso sollten alle Teilnehmer ein Mikrofon an ihr Gerät angeschlossen haben und Lautsprecher, um dem Gespräch folgen zu können.
• Ausreichende Beleuchtung: Sobald eine Kamera eingerichtet ist, sollten die Teilnehmer ihre Raumbeleuchtung überprüfen und wie diese auf der Kamera reflektiert wird. Vor einem Fenster zu sitzen, kann natürliches Licht erzeugen, das das Gesicht einer Person leichter sichtbar macht. Aber mit dem Rücken zum Fenster zu sitzen, kann dazu führen, dass die Kamera nur auf das Licht fokussiert und einen Schatten auf das Gesicht wirft, was es schwierig macht, sie zu sehen.
• Videokonferenz-Software: Abhängig von der Anzahl der an der Videokonferenz beteiligten Personen kann spezialisierte Software erforderlich sein, um eine große Anzahl von Teilnehmern zu hosten, Breakout-Räume zu erstellen oder das Meeting zur späteren Weitergabe aufzuzeichnen.

Vorteile der Videokonferenz

Da der globale Markt für Videokonferenzen voraussichtlich bis 2027 im Wert verdoppeln wird, ist es sicherlich ein Kommunikationsbereich, den viele Unternehmen in Betracht ziehen zu übernehmen. Es gibt viele Vorteile der Videokonferenz, darunter:

• Spart Geld: Teammitglieder ins Büro zu bitten, insbesondere wenn sie weit entfernt wohnen, kann das Unternehmen oder die Einzelperson erhebliche Kosten pro Teammitglied verursachen. Stattdessen kostet die Videokonferenz nur so viel wie die genutzte Plattform und die Ausrüstungskosten, um Teammitglieder in die Lage zu versetzen, von ihrem Standort aus an Meetings teilzunehmen.
• Erhöht die Teamproduktivität: Sich von Angesicht zu Angesicht treffen zu können, kann oft die kollaborative Leistung eines Teams verbessern. Mit Videokonferenzen ist dies genauso möglich, als wäre das Team persönlich zusammen. Es gibt auch den zusätzlichen Vorteil, dass keine Zeit für die Anreise zum Meeting verschwendet wird, was mehr Zeit für produktive Arbeit lässt.
• Mehr Zugänglichkeit: Einzelne Teammitglieder können persönliche Anforderungen haben, die das Arbeiten in einer Büroumgebung herausfordernd machen, insbesondere wenn sie zwischen Gebäudefluren oder zu verschiedenen Unternehmenszentralen reisen müssen. Videokonferenzen ermöglichen es ihnen, dennoch an Teammeetings teilzunehmen, jedoch von einem Ort und einer Umgebung aus, die besser für sie geeignet sind.

Best Practices für Videokonferenzen

Insbesondere wenn mehr als eine Handvoll Personen an einem Videomeeting teilnehmen, kann es schwierig werden, sich zu konzentrieren und effektiv teilzunehmen. Durch das Befolgen einiger Best Practices können Videokonferenzen jedoch auf Kurs und produktiv gehalten werden. Dazu gehören:

• Minimierung von Geräuschen im Raum: Mikrofone sind unglaublich empfindlich und nehmen jedes Hintergrundgeräusch auf, wenn jemand spricht. Es ist am besten, ein Headset zu verwenden, wenn man in einem belebten Ort Videoanrufe tätigt, Hintergrundmusik oder -audio, die möglicherweise abgespielt wird, auszuschalten oder andere im Haus zu bitten, während eines Anrufs leise zu sein.
• Stummschalten von Teilnehmern, die nicht sprechen: Bei vielen Teilnehmern kann es schnell chaotisch werden und schwierig sein, zu hören, wenn mehrere Personen gleichzeitig versuchen zu sprechen. Alle im Meeting stumm zu schalten, bis sie sprechen müssen, reduziert das allgemeine Hintergrundgeräusch und gibt der sprechenden Person volle Aufmerksamkeit.
• Aufzeichnung von Meetings: Die meisten Videokonferenz-Software bieten die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen. Während dies nicht immer notwendig ist, insbesondere bei Einzelgesprächen, kann es nützlich sein, das Videoanruf aufzuzeichnen und zu teilen, wenn einige Personen nicht teilnehmen können.
• Erinnerung an die übliche Meeting-Etikette: Genau wie bei einem persönlichen Meeting ist es wichtig, sich an grundlegende Regeln der Meeting-Etikette zu erinnern. Unterbrechen Sie niemanden, der spricht, achten Sie voll auf das, was im Meeting passiert, und verabschieden Sie sich immer von den anderen Teilnehmern am Ende.

Erleichtern Sie eine bessere Teamzusammenarbeit und Produktivität mit Meeting-Management-Software, die Meetings auf Kurs hält.