Was ist Kilometerverfolgung?
Die Kilometerverfolgung ist die Praxis, ein Kilometerprotokoll für Steuerabzüge oder Erstattungen zu führen. Dazu gehören Geschäftsreisen wie Kundentermine, geschäftliche Besorgungen oder das Besorgen von Arbeitsmaterialien. All diese Aktivitäten zählen als abzugsfähige Kilometer, oder Kilometer, die man nachverfolgen und abrechnen kann.
Viele Arbeitgeber erstatten nur Mitarbeitern, die ein Kilometerprotokoll führen. Diese Protokolle können mit Kilometerverfolgungssoftware geführt und dann dem Arbeitgeber zur Erstattung oder zur Steuerabzugsanmeldung eingereicht werden. Kilometerverfolgungssoftware ist für Arbeitgeber äußerst vorteilhaft, um die Kilometer der Mitarbeiter genau zu verfolgen und eine ordnungsgemäße Buchhaltung für das Unternehmen zu gewährleisten. Selbstständige können ebenfalls eine Steuererstattung für Kilometer erhalten, wenn diese ordnungsgemäß protokolliert werden.
Das Versäumnis, genaue Kilometeraufzeichnungen zu führen, kann schwerwiegende Folgen für Unternehmen und Einzelpersonen haben. Die folgenden sind zwei große Risiken einer ungenauen Kilometerverfolgung. Wer es versäumt, genaue Protokolle für die Jahresendsteuern einzureichen, riskiert eine Prüfung durch die IRS.
Arten von abzugsfähigen Kilometern
Der Internal Revenue Service (IRS) erlaubt es Einzelpersonen, Kilometer für verschiedene Zwecke abzuziehen, einschließlich Geschäft, Wohltätigkeit, Medizin und sogar Umzug.
Der normale Arbeitsweg ist jedoch nicht steuerlich absetzbar. Laut IRS ist der Wohnort eine persönliche Entscheidung; daher können Einzelpersonen ihren normalen Arbeitsweg nicht abziehen.
Das bedeutet, dass jede Geschäftsreise von zu Hause aus nicht zählt, selbst wenn diese Person während der Fahrt geschäftlich per Telefon oder E-Mail tätig ist. Dies ändert sich jedoch, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter vorübergehend an einen anderen Standort pendeln lässt.
Nachfolgend einige Beispiele für abzugsfähige Kilometerfahrten:
- Besuche bei Kunden oder Klienten
- Pendeln zwischen verschiedenen Büros, einschließlich vorübergehender Arbeitsorte
- Erledigungen oder das Abholen von Geschäftsmaterialien
- Reisen zu und von Flughäfen für Geschäftsreisen
- Mahlzeiten oder Unterhaltung für Kunden oder Klienten
Vorteile der Kilometerverfolgung
Das Führen genauer Kilometerprotokolle kann Kosteneinsparungen gewährleisten und das Rätselraten bei der Steuererklärung beseitigen. Nachfolgend drei der besten Vorteile der Kilometerverfolgung:
- Mehr Steuerabzüge erhalten: Alle Kilometer, die für geschäftliche Zwecke gefahren wurden, außerhalb des normalen Arbeitsweges, sind abzugsfähig und können geltend gemacht werden. Abzüge senken das zu versteuernde Einkommen und reduzieren somit die Steuerlast. Da für geschäftliche Zwecke gefahrene Kilometer steuerlich absetzbar sind, können Einzelpersonen Kilometerprotokolle führen und diese bei der IRS einreichen, um ihr zu versteuerndes Einkommen während der Steuerzeit zu senken.
- Genauigkeit der Protokolle aufrechterhalten: Konsistente Kilometerverfolgung ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass ein Kilometerprotokoll das ganze Jahr über genau bleibt. Obwohl die IRS verschiedene Formen der Kilometerverfolgung akzeptiert, wird empfohlen, dass Einzelpersonen auch digitale Aufzeichnungen führen.
- Arbeitgebererstattung einholen: Einige Unternehmen haben Richtlinien, die Erstattungen oder Zulagen für arbeitsbezogene Reisen abdecken. Arbeitgeber können Kilometer zu einem niedrigeren Satz als dem IRS-Standardkilometersatz erstatten. In diesem Fall können Mitarbeiter ihre Kilometererstattung maximieren, indem sie die Differenz zwischen dem IRS-Satz und der Unternehmenserstattung bei der Abzugsanmeldung geltend machen. Obwohl einige Staaten Unternehmen dazu verpflichten, Kilometererstattungen zu gewähren, sind nicht alle Arbeitgeber dazu verpflichtet.
Grundlegende Elemente der Kilometerverfolgung
Der beste Weg, um eine Erstattung oder einen Abzug sicherzustellen, besteht darin, jeden Kilometer zu verfolgen. Das bedeutet, dass Einzelpersonen jedes Mal, wenn sie für geschäftliche Zwecke fahren, die Kilometer verfolgen sollten. Die getrennte Erfassung von Kilometern für geschäftliche Zwecke erleichtert den Prozess, wenn es an der Zeit ist, Steuern einzureichen oder eine Erstattung zu beantragen.
Einzelpersonen, die für einen Arbeitgeber arbeiten, sollten Kilometerverfolgung für folgende Zwecke durchführen:
- Reisen zwischen Bürostandorten
- Reisen zu Kundenterminen oder Veranstaltungen
- Pendeln von zu Hause zu einem vorübergehenden Arbeitsort
- Flughafenreisen für geschäftsbezogene Reisen
- Geschäftliche Besorgungen
Selbstständige sollten Kilometerverfolgung für folgende Zwecke durchführen:
- Heimbüros, die als Hauptgeschäftssitz qualifiziert sind, was bedeutet, dass Selbstständige Abzüge für Reisen zu anderen Büros oder zu Kunden geltend machen können
- Arbeitslose können Reisekilometer abziehen, wenn sie in ihrem aktuellen Bereich nach Arbeit suchen, jedoch nicht für Kilometer, die bei der Suche nach einem Job in einer neuen Branche zurückgelegt werden
- Personen, die mindestens 50 Meilen vom Arbeitsplatz umgezogen sind und in den letzten 12 Monaten nach ihrem Umzug mindestens 39 Wochen in Vollzeit gearbeitet haben, können einen kleinen Abzug geltend machen
- Personen, die aus medizinischen oder wohltätigen Gründen fahren, können ebenfalls für kleine Abzüge qualifizieren
Wann man keine Kilometer verfolgen sollte
Nicht jeder während der Geschäftszeiten gefahrene Kilometer ist abzugsfähig oder qualifiziert sich für eine Erstattung. Häufige Aktivitäten, wie das Pendeln oder das Erledigen persönlicher Besorgungen, zählen nicht als abzugsfähige Kilometer.
Einzelpersonen müssen wahrscheinlich keine Kilometerverfolgung aus folgenden Gründen durchführen:
- Die einzige geschäftsbezogene Reise ist das Pendeln zur Arbeit
- Eine Person arbeitet von zu Hause aus und reist nicht für geschäftliche Zwecke
- Arbeitslose, die nicht reisen, um in ihrer aktuellen Branche Arbeit zu finden
Wie man Kilometerverfolgung für geschäftliche Zwecke durchführt
Die IRS verlangt eine genaue Dokumentation der Kilometer, um einen Steuerabzug oder eine Erstattung zu erhalten. Es ist auch wichtig, detaillierte Kilometeraufzeichnungen im Falle einer Prüfung zu führen.
Das bedeutet, dass immer eine detaillierte Kilometerverfolgung geführt werden sollte, um Genauigkeit zu gewährleisten.
Einzelpersonen können das IRS-Formular Schedule A (Form 1040 oder 1040-SR) einreichen, um Abzüge für Kilometer geltend zu machen. Selbstständige können Ausgaben auf Schedule C geltend machen.
Kilometerprotokolle sollten immer die folgenden Informationen enthalten:
- Datum und Uhrzeit der Fahrt
- Startpunkt und Ziel
- Grund der Reise
- Anfangs- und Endkilometerstand
- Zusätzliche Kosten, wie Parkgebühren und Mautgebühren
Beste Praktiken für die Kilometerverfolgung
Obwohl es verschiedene Möglichkeiten gibt, Kilometeraufzeichnungen zu führen, sind einige Methoden genauer und effizienter. Die Kilometerverfolgung ist dank moderner Technologie und bewährter Praktiken zur Kilometerverfolgung einfacher denn je.
- In Kilometerverfolgungssoftware investieren: Mit Hilfe von Kilometerverfolgungssoftware können Unternehmen die Geschäftsreisen von Mitarbeitern für Steuer- und Erstattungszwecke verfolgen und verwalten. Diese Systeme können auch von verschiedenen Abteilungen genutzt werden, um Ausgaben zu überprüfen und zu genehmigen.
- Eine Kilometerverfolgungs-App verwenden: Ähnlich wie Softwaresysteme sind Kilometerverfolgungs-Apps eine bequeme Möglichkeit für Mitarbeiter, Geschäftsreisekosten zu verfolgen und einzureichen. Kilometer-Apps können automatisch Start- und Endorte basierend auf dem Standort des Telefons bestimmen.
- Eine Unternehmensrichtlinie erstellen: Die Erstellung eines Unternehmensstandards für die Kilometerverfolgung ist der beste Weg, um Genauigkeit in der gesamten Organisation sicherzustellen. Arbeitgeber sollten die genaue Methode der Kilometerverfolgung, den Erstattungssatz des Unternehmens und spezifische Fristen zur Einreichung von Ausgaben klar kommunizieren.
Brittany K. King
Brittany K. King is a former Content Marketing Manager at G2. She received her BA in English Language & Literature with a concentration in Writing from Pace University. Brittany’s expertise is in supporting G2 products and sellers, focusing specifically on Buyer Intent data and Review Generation. After 5pm, you can find Brittany listening to her extensive record collection, hanging with her dog and cats, or booking her next vacation.
