Beste Interne Kommunikationssoftware

Was ist interne Kommunikationssoftware?

Warum interne Kommunikationssoftware verwenden?

Wer nutzt interne Kommunikationssoftware?

Arten von interner Kommunikationssoftware

Eigenständig — Viele interne Kommunikationssoftware sind eigenständige Produkte mit zahlreichen Integrationen. Dedizierte interne Kommunikationstools bieten manchmal auch zusätzliche Funktionen wie Videokonferenzen, eingeschränkte VoIP-Fähigkeiten und Mitarbeiterverzeichnisse, um ein vollständiges internes Kommunikationszentrum zu schaffen.

Eingebettet — Instant Messaging kann auch als zusätzliche Funktion in anderen Softwaretypen oder größeren Kollaborationssuiten enthalten sein. Interne Kommunikationsfunktionen finden sich oft in Mitarbeiter-Intranet-Software, Mitarbeiter-Engagement-Software oder virtuellen Arbeitsbereichen. Andere Arten von Kommunikationssoftware, wie Videokonferenzsoftware, können ebenfalls Instant Messaging bieten.

Branchenspezifisch — Einige interne Kommunikationstools sind für bestimmte Branchen mit ihren einzigartigen Bedürfnissen entwickelt. Zum Beispiel enthalten interne Kommunikationstools für die Fertigung und den Außendienst oft Push-to-Talk (PTT) Software, damit Remote-Mitarbeiter mehrere sofortige Kommunikationskanäle zur Verfügung haben. Es gibt auch klinische Kommunikations- und Kollaborationsplattformen und HIPAA-konforme Messaging-Software, die speziell für den Gesundheitsbereich entwickelt wurden und die Einhaltung von Vorschriften berücksichtigen. Einige beliebte, allgemeine interne Kommunikationsoptionen haben auch begonnen, branchenspezifische Lösungen zu schaffen oder die Einhaltung von Vorschriften in ihr Produkt zu integrieren, sodass sie für bestimmte Branchen sofort verfügbar sind.

Funktionen von interner Kommunikationssoftware

Interne Kommunikationssoftware teilen einige grundlegende Funktionen über alle Produkte hinweg. Da der Markt wettbewerbsfähiger wird, haben einige Anbieter jedoch zusätzliche Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen hinzugefügt, um ihr Produkt von der Masse abzuheben.

Instant Messaging — Instant, direkte Nachrichten sind das Hauptmerkmal von internen Kommunikationsanwendungen. Nutzer können sich sofort auf 1:1- oder Gruppenbasis Nachrichten senden. Gruppen können von Nutzern und Administratoren erstellt werden, abhängig von den Berechtigungen des Administrators.

Statusaktualisierungen — Nutzer können einen Status an ihr Profil anhängen, um ihre Verfügbarkeit anzuzeigen.

Aktivitätsfeed — Ein Aktivitätsfeed ist verfügbar, um Nutzer über neue Nachrichten zu informieren, die ihnen persönlich oder in Gruppen, denen sie angehören, gesendet wurden. Der Feed zeigt manchmal auch Antworten auf vom Nutzer erstellte Beiträge an.

Benachrichtigungen — Business-Messaging-Tools bieten Benachrichtigungen, wenn der Nutzer eine direkte Nachricht erhalten hat oder eine Nachricht in einer Gruppe gepostet wurde, der er angehört. Zusätzlich können Nutzer Benachrichtigungen ausschalten oder bestimmte Berechtigungen für Benachrichtigungen festlegen.

Emojis — Business-Messaging-Apps sind oft mit Emojis ausgestattet. Einige Anwendungen erlauben es Nutzern sogar, ihre eigenen zu erstellen.

Suche — Eine Suchleiste ermöglicht es Nutzern, mit Schlüsselwörtern nach alten Nachrichten zu suchen.

Dateifreigabe — Einer der Hauptvorteile von Business-Messaging ist die Möglichkeit, Dateien und Dokumente einfach und schnell zu teilen. Nutzer können entweder Links zu in der Cloud gehosteten Dokumenten senden oder Dateien, die auf einem Desktop gespeichert sind, an die Nachricht anhängen, die sie senden möchten. Einige Tools integrieren sich sogar mit Dateirepositorien für eine nahtlose Dateifreigabe.

Umfragen und Abstimmungen — Business-Messenger bieten oft einfache Umfrage- und Abstimmungsfunktionen, die es Nutzern ermöglichen, schnell Entscheidungen innerhalb der App zu treffen.

Zusätzliche Funktionen der internen Kommunikation

Konferenzen — Es gibt verstärkte Bemühungen seitens der Anbieter von Business-Messaging, Audio- und Videokonferenzfunktionen in ihre Produkte zu integrieren. Nutzer, die in der Lage sind, zwischen textbasierter und audiobasierter Kommunikation innerhalb der App zu wechseln, können Probleme schneller lösen und Fragen beantworten.

Wissensdatenbank-Integration — Einige Wissensmanagement-Tools dienen als Verbindungen zwischen internen Kommunikations-Apps und Wissensdatenbanken. Sie verknüpfen gestellte Fragen mit Antworten und senden beides an eine Wissensdatenbank, die dann im Q&A-Format durchsucht werden kann.

Automatische Übersetzung — Einige Business-Messaging-Anwendungen können Nachrichten automatisch von einer Sprache in eine andere übersetzen, indem sie Maschinenübersetzungssoftware verwenden.

Bildschirmfreigabe — Business-Messenger mit Videokonferenzfunktionalität erlauben oft auch die Bildschirmfreigabe zwischen Konferenzteilnehmern.

KI-Assistenten — KI-Assistenten werden manchmal in Business-Messaging-Apps integriert, um Nutzer zu Verhaltensweisen basierend auf den gesendeten Nachrichten zu führen. Wenn ein Nutzer beispielsweise einem anderen schreibt, dass sie sich zu einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit treffen müssen, kann ein eingebetteter KI-Assistent eine Eingabeaufforderung öffnen, damit der Nutzer ein Ereignis in seinem Kalender hinzufügen kann.

Trends im Zusammenhang mit interner Kommunikationssoftware

Hinzufügen von Konferenzfunktionen — Traditionell verließen sich Unternehmen auf ein Tool für interne Kommunikation und ein anderes für Video- und Audiokonferenzen. Dies war vorteilhaft, da Konferenzen oft externe Entitäten einschließen, die sonst keinen Zugang zu strikt internen Tools hätten. Allerdings erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile von Videokonferenzen und VoIP für interne Anwendungsfälle. Da die meisten Unternehmen diese Funktionen derzeit auf mehrere Tools verteilt haben, kann es für Nutzer unbequem sein, ein Gespräch in einer Anwendung zu führen und dann zu einer anderen zu wechseln, selbst wenn es ein fruchtbarerer Austausch wäre, wenn sie es täten.

Infolgedessen suchen mehr Unternehmen nach internen Kommunikationstools, die auch Dialogmöglichkeiten bieten. Mehr Business-Messenger beinhalten Video- und VoIP-Fähigkeiten in ihrem Angebot, wenn auch nicht die besten ihrer Art, da sie nicht das Hauptmerkmal des Produkts sind. Dies könnte sich jedoch ändern, und mehr Produkte setzen Audio- und Videokonferenzen gleichberechtigt mit Instant Messaging in Bezug auf ihre Prioritäten.

Potenzielle Probleme mit interner Kommunikationssoftware

Kontextuelle Unangemessenheit — Die Bequemlichkeit von Instant Messaging am Arbeitsplatz ist meist ein Segen. Aber so nützlich interne Kommunikationssoftware auch ist, sie ist nicht immer der effizienteste oder angemessenste Kanal für bestimmte Situationen. Probleme können auftreten, wenn Einzelpersonen keine klaren Unterscheidungen getroffen haben, wann es angebracht ist, einen Business-Messenger anstelle von E-Mail oder einem anderen Kommunikationskanal zu verwenden. Während Einzeiler-E-Mails leicht in einem Instant Messenger übermittelt werden könnten, funktionieren Langformnachrichten mit potenziellen externen Teilnehmern nicht auf einer internen Kommunikationsplattform.

Dieses potenzielle Problem kann vermieden werden, indem klare Richtlinien implementiert werden, die identifizieren, welche Kommunikationskanäle in einer bestimmten Situation verwendet werden sollten. Unternehmen und Organisationen sollten diese Richtlinien in ihren Onboarding- und Schulungsprozess einbeziehen und sie auch in einer Wissensdatenbank für späteren Zugriff verfügbar machen. Einzelpersonen, die die entsprechenden Kanäle nicht nutzen, sollten sanft daran erinnert werden, diese Gewohnheiten zu ändern.

Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit interner Kommunikationssoftware

Produktivitäts-Bots — Es gibt Produktivitäts-Bots, die für spezifische interne Kommunikationssoftware entwickelt wurden und die Funktionalität der letzteren erweitern. Produktivitäts-Bots können als KI-Assistenten dienen, wenn ein Produkt keinen eingebetteten hat, oder nützliche Funktionen bieten, die Nutzern auf der nativen Plattform sonst nicht zur Verfügung stehen. Zum Beispiel können Produktivitäts-Bots Umfragen oder Abstimmungen zu Produkten hinzufügen, die sie nicht nativ anbieten, oder die App mit anderen Software-Tools verbinden.

Mitarbeiter-Intranet — Einige Mitarbeiter-Intranet-Lösungen bieten ein internes Kommunikationstool, das in ihr Produkt integriert ist. Wenn eines nicht nativ bereitgestellt wird, integrieren sich Produkte oft mit anderen beliebten Business-Messaging-Optionen, um die Lücken zu füllen. Nutzer profitieren davon, dass Instant-Messaging-Tools innerhalb ihres Intranets bereitgestellt werden, sodass das Intranet dann als konsolidierte Kollaborations- und Kommunikationssuite dienen kann.