Vertragsmanagement-Software automatisiert die Erstellung, Verfolgung und Überwachung von Verträgen. Fachleute, wie Verkäufer oder Kundenbetreuer, die am Verhandlungsaspekt von Verträgen beteiligt sind, sind damit beauftragt, Bedingungen und Service-Level-Vereinbarungen zu definieren, Vereinbarungen zu ändern und Verträge auszuführen. Rechtsabteilungen auf beiden Seiten eines Geschäfts beteiligen sich am Vertragsprozess, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie interner Unternehmensregeln sicherzustellen.
Vertragsmanagement-Software vereinfacht diese Prozesse, indem sie es den Benutzern ermöglicht, komplexe Geschäftskontrakte zu erstellen, zu speichern, zu verwalten, zu redigieren und zu teilen. Diese Art von Software hilft, Engpässe im Vertragsverhandlungsprozess zu beseitigen, indem sie Organisationen ermöglicht, Verkaufsoperationen zu optimieren und bei der Vertragserstellung zusammenzuarbeiten. Die beste Vertragsmanagement-Software passt typischerweise in ein Portfolio von Tools, die zur Verwaltung von Beziehungen zu Anbietern oder Auftragnehmern verwendet werden, und integriert sich häufig mit CRM-Software, Angebotssoftware, Buchhaltungssoftware und E-Signatur-Software.
Um in die Kategorie Vertragsmanagement aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
- Ein Dokumentenarchiv enthalten, das in verschiedene Kategorien für jeden Vertragstyp gespeichert werden kann
- Vorlagen anbieten, die von den Benutzern, die an der Erstellung von Geschäftskontrakten beteiligt sind, angepasst werden können
- Die Möglichkeit bieten, Verträge intern (mit anderen Mitarbeitern) und extern (mit Kunden oder Partnern) einfach zu erstellen, zu bearbeiten, zu teilen und zusammenzuarbeiten
- Benutzern ermöglichen, Benachrichtigungen für wichtige Meilensteine wie Vertragsablauf oder -verlängerung zu senden
- Mit den rechtlichen Anforderungen des Geschäfts sowie mit den internen Geschäftsregeln der am Vertrag beteiligten Parteien übereinstimmen
