Sammlungsverwaltungssoftware hilft Museen, Kunstgalerien und anderen Unternehmen mit großen Sammlungen von Kunstobjekten oder Antiquitäten, diese Sammlungen zu überwachen und zu pflegen. Für ein Museum oder eine Kunstgalerie ist es wichtig, einen Datensatz für jedes Stück in der Sammlung zu haben, der seinen Standort und andere relevante Informationen enthält, wie z.B. wie es erworben wurde oder seinen Erhaltungs- oder Restaurierungsstatus. Sammlungsverwaltungssoftware ermöglicht es diesen Institutionen, Aufzeichnungen zu digitalisieren, was es viel einfacher macht, schnell nach Informationen über bestimmte Objekte zu suchen und diese Informationen bei Bedarf zu aktualisieren. Sammlungsverwaltungssoftware kann von Kuratoren, Konservatoren, Archivaren, Forschern und Administratoren genutzt werden, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, die dazu beitragen, die gesamte Sammlung einer Institution zu erhalten.
Sammlungsverwaltungssoftware wird oft in Verbindung mit entweder Museumsverwaltungssoftware oder Galerieverwaltungssoftware verwendet, je nach Institution. Museen können auch Eintrittsbasierte Non-Profit-Software oder Spendenverwaltungssoftware nutzen, um den täglichen Betrieb zu unterstützen. Galerien oder Auktionshäuser können Auktionssoftware für Kunst- oder Antiquitätenauktionen verwenden. Digital Asset Management (DAM) Software hilft jeder Institution, eine rein digitale Sammlung von Bildern, Videodateien oder Audiodateien zu pflegen.
Um in die Kategorie Sammlungsverwaltung aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Datensätze für jedes Objekt in der Sammlung erstellen
Eine Möglichkeit bieten, Datensätze einfach zu durchsuchen und zu aktualisieren
Erhaltungs- und Restaurierungsbemühungen verfolgen
Benutzern erlauben, Objekte nach Belieben zu katalogisieren
