Was ist ein HRIS? Eine intelligentere Möglichkeit zur Optimierung von HR-Prozessen

Tag für Tag haben die Führungskräfte in Ihrer Personalabteilung viel zu tun.

Ob Ihr Unternehmen ein kleines Startup oder eine Organisation auf Unternehmensebene ist, es gibt eine lange Liste von Aufgaben, die Personalprofis im Auge behalten müssen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Zum Glück gibt es Software, die helfen kann, etwas von diesem Stress abzubauen und diese Aufgaben in Form eines HRIS zu rationalisieren.

Im Wesentlichen ist ein HRIS das, was Personalprofis verwenden, um alle ihre mitarbeiterbezogenen Daten zu organisieren und zu verwalten. Diese HR-Systeme können Prozesse wie die folgenden handhaben, automatisieren und rationalisieren:

• Verwaltung und Auswahl von Leistungen
• Urlaubsanträge und -guthaben
• Mitarbeiterjobinformationen, wie Gehaltssätze, Abteilung und Berichtslinie
• Mitarbeiterdemografische Informationen, wie Geburtsdatum, Kontaktinformationen und Adresse
• Vollständige Integration mit Gehaltsabrechnung

All diese Informationen an einem Ort zu haben, macht es der Personalabteilung leicht, sie als einzige Quelle der Wahrheit zu verwenden, wenn Daten abgerufen und Berichte erstellt werden.

Bevor wir eintauchen, lassen Sie uns daran denken, dass viele Personen die Begriffe HRIS und HRMS (Human Resource Management System) je nach Verwendung und Zweck austauschbar verwenden.

Was bei der Suche nach einem HRIS zu beachten ist

Wenn Ihr Unternehmen entscheidet, dass es Zeit ist, in ein HRIS zu investieren, kann die Auswahl der richtigen Software ein stressiger Prozess sein, da es viele Optionen auf dem Markt gibt.

Während Sie Ihre Optionen abwägen, gibt es einige spezifische Komponenten zu berücksichtigen. Zunächst denken Sie an die Anzahl der Mitarbeiter in Ihrer Organisation. Selbst wenn Sie derzeit für ein relativ kleines Unternehmen mit 20 Personen arbeiten, könnten Sie in ein paar Jahren schnell auf ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern anwachsen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, ein HRIS zu wählen, das mit Ihrem Unternehmen wächst.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Training und der Support, den Ihr Personal nach dem Kauf eines bestimmten HRIS erhält. Die Details darüber, wie viel Training und Support Ihr Team erhält, sollten klar und präzise im Vertrag festgehalten werden, bevor Sie unterschreiben.

Schließlich achten Sie besonders auf die Systemfähigkeiten des HRIS. Erstellen Sie eine Liste von allem, was ein HRIS können muss, von grundlegenden HR-Funktionen bis hin zu Leistungsverwaltung und potenziellen Add-ons. Selbst wenn der Verkäufer, mit dem Sie arbeiten, Ihnen sagt, dass das HRIS vollständig mit den von Ihnen gesuchten Funktionen ausgestattet ist, forschen Sie immer selbst nach!

Komponenten eines HRIS

Personalprofis und Recruiter verlassen sich auf HR-Technologie wie ein HRIS, wenn es um Entscheidungsfindung und die Erleichterung ihrer Arbeit geht. Dies sind die Komponenten, die Sie bei der Recherche nach dem richtigen HRIS für Ihr Unternehmen suchen sollten.

Zeit- und Arbeitsmanagement

Eine wichtige Komponente eines HRIS ist die Unterstützung bei der Verfolgung von Zeit- und Arbeitsmanagement und den damit verbundenen Daten.

Es kann eine mühsame und zeitraubende Aufgabe sein, die Stunden zu überwachen, die jeder Mitarbeiter leistet. Ob Ihr Unternehmen es den Mitarbeitern erlaubt, sich in ein System einzustempeln oder sich in eine Softwarelösung einzuloggen, um ihre eigenen Stunden zu erfassen, dies sind viele Daten, die effektiv verwaltet werden müssen.

In einem HRIS können Manager nahtlos bezahlte Urlaubsanträge oder Abwesenheitsanträge genehmigen, die dann direkt mit der Gehaltsabrechnung verknüpft und integriert werden. Es kann auch verwendet werden, um Probleme in Bezug auf Pünktlichkeit und Anwesenheit im Auge zu behalten.

Datenbankverwaltung

Im Kern ist ein HRIS eine All-in-One, optimierte und immer verfügbare Datenbank, in der Mitarbeiterinformationen mit minimalen Fehlern gespeichert und verwaltet werden. Egal, wer das Portal verwaltet, jeder kann problemlos alle Personaldaten im System eingeben und aktualisieren, mit dem Ziel, diese Informationen jederzeit und von überall abrufbar zu haben.

Im Wesentlichen kann hier alles gefunden werden, was Sie über einen Mitarbeiter wissen müssen.

Gehaltsabrechnungsfunktionen

Als Personalprofi ist die Durchführung der Gehaltsabrechnung und die Verwendung der richtigen Software zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit. Mit dem richtigen HRIS können Sie mühelos Daten zu Mitarbeiteranwesenheit und geleisteten Stunden herunterladen oder hochladen sowie alle Einzahlungen einfacher als je zuvor verfolgen. Außerdem führt es zu weniger fehlerhaften Gehaltsabrechnungen, die sehr oft zu unzufriedenen und unglücklichen Mitarbeitern führen können.

„Das HRIS, das ich zur Durchführung der Gehaltsabrechnung verwende, beseitigt den gesamten Aufwand und die Komplexität. Außerdem mache ich weniger Fehler, da ich immer die genauesten Mitarbeiterdaten zur Hand habe.“

Alyssa Kowalczyk
HR Generalist bei Control Solutions, LLC

Leistungsverwaltung

Hand in Hand mit der Rationalisierung der Gehaltsabrechnung geht die Tatsache, dass ein HRIS hilft, alles zu verarbeiten, was mit Leistungen zu tun hat. Dies umfasst nicht nur Details zu medizinischen Leistungen und Altersvorsorgeinvestitionen, sondern auch Kommunikation, Daten und Feedback zu Leistungen.

Wenn die Leistungsverwaltung nicht effektiv gehandhabt wird, kann dies die gesamte Organisation und die allgemeine Erfahrung jedes Mitarbeiters beeinträchtigen. Sicherzustellen, dass Leistungen von Anfang an richtig verwaltet werden, ist entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Mitarbeiteroberfläche

Die meisten HRIS-Softwarelösungen bieten den Mitarbeitern auch eingeschränkten Zugang zum System, um es nach Bedarf zu aktualisieren. Diese Form des Employee Self Service ermöglicht es den Mitarbeitern, sich einzuloggen und ihre eigenen persönlichen Informationen zu aktualisieren, Details zu ihrem Altersvorsorgeprogramm zu ändern, Gehaltsskalen und Gehaltsbereiche zu überprüfen, ihre Direktdeposit-Informationen zu ändern und vieles mehr.

Die Möglichkeit, diese Daten selbst zu aktualisieren, spart nicht nur Zeit für Personalprofis und Manager, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, sondern verbessert auch die Effizienz dieser Informationen, stellt sicher, dass alle Daten immer auf dem neuesten Stand sind, und bietet eine bessere Transparenz in Bezug auf alle Informationen, wie Unternehmensrichtlinien und Titeländerungen.

Talentakquise und -bindung

Schließlich ermöglicht ein HRIS auch, die Bindung zu steigern und der Talentakquise mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Diese Tools arbeiten daran, die Kandidaten-Erfahrung zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass die Recruiter in Ihrem Team das Talent im Interviewprozess richtig beschaffen, verfolgen und einbinden können.

Dank der Bewerber-Tracking-Systeme sind die Kandidateninformationen immer genau, sodass der Arbeitsablauf im Einstellungsprozess ordnungsgemäß verwaltet wird.

Vorteile der Nutzung eines HRIS

Das richtige HRIS zur Hand zu haben, kann nicht nur den Führungskräften in einer Personalabteilung zugutekommen, sondern bietet dem Unternehmen als Ganzes eine lange Liste von Vorteilen.

Erhöhte Organisation

Mit dem richtigen HRIS in der Technologielandschaft Ihres Unternehmens gehören die Zeiten vorbei, in denen Personalprofis durch Akten blättern oder nach der richtigen Tabelle suchen. Jedes benötigte Informationsstück, um das Unternehmen zu wachsen und Mitarbeiterdaten zu verfolgen, wird automatisiert, leicht gesammelt und aktualisiert und kann mit nur wenigen Klicks durchsucht werden.

Compliance

Die Welt der HR-Compliance ist komplizierter und wichtiger denn je. Wenn Ihr Unternehmen einen HRIS-Anbieter nutzt, der Ihnen hilft, alle neuen oder sich ändernden Regeln oder Vorschriften im Auge zu behalten, besteht eine bessere Chance, dass Sie alle notwendigen Anforderungen erfüllen.

Mitarbeitererfahrung

Top-Talente wollen in einem Top-Unternehmen arbeiten. Und wenn Ihr Unternehmen ein HRIS hat, das hilft, den Onboarding-Prozess zu rationalisieren, macht es ihnen leicht, die Kontaktdaten eines Teamkollegen nachzuschlagen oder ihren Urlaubsantrag in weniger als einem Tag genehmigt zu bekommen. Dies ist alles Teil der Bereitstellung einer erstklassigen Erfahrung für alle Mitarbeiter.

Benutzerfreundlichkeit

Als Personalprofi kann es zeitaufwändig und mühsam sein, Informationen ständig aktualisieren zu müssen. Mit einem HRIS sind diese Prozesse schnell und einfach. Urlaubsanträge können in Sekunden genehmigt werden. Die Aktualisierung von Richtlinien dauert nicht mehr den ganzen Tag. Und wenn Änderungen vorgenommen werden, ist es kein langwieriger Prozess, um sicherzustellen, dass alles auf dem neuesten Stand ist.

Außerdem, wenn ein Bericht oder wichtige Zahlen den Führungskräften präsentiert werden müssen, wird dies von anstrengend zu mühelos.

Beste Human Resource Management Systeme

Human Resource Management Systeme sind Tools, die Benutzern Funktionalität über verschiedene HR-Softwarekategorien hinweg bieten, indem sie verschiedene Softwaremodule verwenden. HRMS werden von Personalprofis verwendet, um HR-Aufgaben wie Rekrutierung, Leistungsbewertungen und Mitarbeiterschulungen innerhalb eines integrierten, modularen Systems für optimiertes Reporting zu verwalten.

Diese Systeme werden am häufigsten von Personalabteilungen in Organisationen auf Unternehmensebene verwendet und implementiert. Die Module innerhalb der Systeme können je nach den einzigartigen Bedürfnissen jedes Unternehmens angepasst und organisiert werden. Typischerweise bieten diese Systeme eine Kombination von Software in Bezug auf Kern-HR, Rekrutierung, Leistungsmanagement und Unternehmens-LMS.

Um in diese Kategorie aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Verschiedene Module bereitstellen, die separat gekauft werden können
• Mehrere Module enthalten, die zusammen verwendet werden können, um ein einheitliches System für das HR-Management zu schaffen
• Benutzern Funktionalitäten über mehr als eine HR-Softwarekategorie hinweg bieten

* Unten sind die fünf führenden Workforce-Management-Softwarelösungen aus dem Winter 2021 Grid® Report von G2 aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. ADP Workforce Now

Wer nach einer flexiblen, cloudbasierten HR-Suite sucht, sollte nicht weiter suchen als ADP Workforce Now. Diese Softwarelösung erleichtert es Personalprofis, ihre Belegschaft zu verwalten und allen Organisationen zu helfen, die Herausforderungen zu meistern, die auftreten können. Es ist eine All-in-One-Plattform, die HR-Management, Zeit- und Arbeitsmanagement, Talentmanagement und vieles mehr bündelt.

Was Benutzer mögen:

„Dieses Programm macht alles, was Anwesenheit und Gehaltsabrechnung betrifft, extrem einfach. Mit vereinfachtem Zeitmanagement hat dieses Programm eine benutzerfreundliche Oberfläche. Es erledigt alles für Sie mit nur einem Klick, wie das Ansehen von Gehaltsabrechnungen und Steuerinformationen, das automatische Nachverfolgen von Versicherungen und mehr. Es ermöglicht Ihnen auch, verschiedene Zuweisungen festzulegen, sodass, wenn ein Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen oder mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten arbeitet, er problemlos wechseln kann, ohne dass es zu Problemen kommt, und die Gehaltssätze ändern sich automatisch.“

- ADP Workforce Now Review, James T.

Was Benutzer nicht mögen:

„ADP ist das beste Tool im HR-Bereich; jedoch hat die mobile Anwendung weniger Funktionen als die Desktop-Software. Ich würde gerne sehen, dass die mobile App (IOS und Android) die gleichen Funktionen hat. Der wichtigste Punkt in der App sind Informationen über Ihr Gehalt (Steuern, Leistungen, Rente, andere und Nettogehalt). Wenn ADP ihre App weiterentwickelt, wird es für alle Kunden erstaunlich sein.“

- ADP Workforce Now Review, Evgeny E.

2. Paylocity

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Aufgaben in Gehaltsabrechnung, Talent, Leistungen und Workforce-Management einfach zu verwalten? Schauen Sie sich Paylocity an. Diese Softwarelösung ermöglicht es Personalprofis, sich besser auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, da diese All-in-One-Datenbank vereinfacht, wie sie organisiert bleiben und Mitarbeiter verwalten.

Was Benutzer mögen:

„Das Reporting und der Zugang zur Unterstützung der Mitarbeiter ist nahtlos. Wir können helfen, wann immer ein Mitarbeiter aus seinem Konto ausgesperrt ist. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich gegenseitig durch die Impressions-Funktion zu schätzen. Das Community-Board war auch ein großer Erfolg und wir haben es genossen, ein größeres Gemeinschaftsgefühl zu haben, während wir weiter wachsen und uns über mehrere Standorte hinweg ausdehnen. Wir haben die neue Umfrageplattform geliebt und konnten mehr Umfragen mit unserem Personal durchführen. Wir sind sehr gespannt darauf, in naher Zukunft mit dem Leistungsmanagement und hoffentlich auch den Web-Zeit- und Vergütungsplattformen zu beginnen. Das wird unsere Abteilung genauer machen und uns ermöglichen, die Gehaltsabrechnung häufiger zu verarbeiten.“

- Paylocity Review, Brittney G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ich mag nicht, dass Paylocity keinen elektronischen Jahreskalender hat, der erstellt und ausgedruckt werden kann, damit ein Mitarbeiter alle im Jahr genommenen PTO-Zeiten sehen kann.“

- Paylocity Review, Carolyn W.

3. Paycom

Mit dem Motto „One System Matters“ ist Paycom eine vollständig ausgebaute HR-Lösung in einer umfassenden Datenbank. Alle Ihre Workforce-Daten, von der Technologie, die Sie zur Einstellung neuer Mitarbeiter verwenden, bis hin zu den Tools, die zur Bezahlung Ihres Personals verwendet werden, und sogar die Software, die für die Schulung in verschiedenen Abteilungen benötigt wird, finden Sie in Paycom.

Was Benutzer mögen:

„Nach der Befragung und Bewertung mehrerer HRIS-Systeme haben wir uns für Paycom entschieden! Wir haben die richtige Entscheidung getroffen. Ich kann nicht genug über das Produkt, den Service, den wir erhalten haben, und alles, was Paycom bietet, sagen. Von unserem ersten Treffen bis zur Implementierung war Paycom in ständigem Kontakt – Zeitpläne mit Zeitlinien wurden erstellt und umgesetzt. Wöchentliche Meetings wurden mit dem Implementierungsteam eingerichtet. Ich habe im Laufe meiner Karriere mit vielen HRIS-Systemen gearbeitet und ich muss sagen, dass Paycom das beste System ist, das ich bisher verwendet habe. Wir verwenden Paycom für Gehaltsabrechnung, Leistungen, Leistungsmanagement, Onboarding, Talentmanagement und vieles mehr. Das System ist einfach zu bedienen und zu navigieren. Unsere Mitarbeiter können das System mit wenig bis keiner Unterstützung nutzen. Die meisten unserer Mitarbeiter verwenden die Telefon-App, um Aufgaben zu erledigen, Arbeitstage zu beantragen, Dokumente zu unterschreiben usw. Jeden Tag lerne ich etwas Neues, das im System enthalten ist, das wir nutzen können, um Zeit zu sparen und Prozesse zu rationalisieren.“

- Paycom Review, Lisa F.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ich erhalte nicht immer die Unterstützung, die ich benötige, um das Tool zu navigieren und es bestmöglich zu nutzen. Das Tool ist umfangreich und es gibt mehr als einen Weg, Dinge zu tun. Paycom bietet einen Spezialisten zur Unterstützung an, jedoch antworten sie nicht am selben Tag auf E-Mail-Fragen. Man muss anrufen, um eine Frage sofort beantwortet zu bekommen.“

- Paycom Review, Nicole N.

4. Workday HCM

Workday Human Capital Management ist nicht nur darauf ausgelegt, ein einziges Datensystem für Personalprofis zu sein, sondern auch ein einziges Sicherheitsmodell und eine einheitliche Benutzererfahrung bereitzustellen. Workday bietet seinen Benutzern ein cloudbasiertes System, das sich mit den Bedürfnissen einer Organisation entwickelt. Es ist benutzerfreundlich und bietet eine lange Liste von Funktionen, um die HR-Funktionalität zu vereinfachen.

Was Benutzer mögen:

„Ich liebe es, dass Workday sehr benutzerfreundlich ist, sowohl auf der Verwaltungsseite als auch für den Endbenutzer. Als Administrator liebe ich es, dass wir selbstständig sein können. Wenn wir einen neuen Bericht erstellen oder einen Bericht aktualisieren müssen, können wir das tun. Wenn wir einen neuen Geschäftsprozess oder Workflow aktualisieren oder erstellen müssen, können wir das tun. Ich liebe auch, dass es eine ganze Suite von Produkten gibt, die zusammenarbeiten. Es reduziert die Systemermüdung für den Endbenutzer, wenn er seine Gehaltsabrechnung ansehen, seine Wohnadresse ändern, eine Position für die Rekrutierung öffnen, eine Spesenanforderung bearbeiten oder ein erforderliches Arbeitstraining an einem Ort absolvieren kann! Schließlich liebe ich, dass Workday fantastische Ressourcen wie die Community hat! Ich gehe oft in die Community, um nach Best Practices zu suchen und wie andere Benutzer Probleme gelöst haben.“

- Workday HCM Review, Sonya M.

Was Benutzer nicht mögen:

„Obwohl die meisten Aspekte des Systems anpassbar und änderbar sind, gibt es einige bereitgestellte Berichte und Prozesse, die nicht aktualisiert werden können. Zum Beispiel können einige Daten nicht aus bestimmten Berichten exportiert werden. Ich glaube, dass Workday mit jeder neuen Version weiterhin Verbesserungen vornehmen und Kundenfeedback berücksichtigen wird.“

- Workday HCM Review, Marianna M.

5. UKG Workforce Central

UKG Workforce Central ist eine umfassende Suite von Workforce-Management-Lösungen für Personalprofis. Funktionen ermöglichen Aufgaben im Zusammenhang mit Zeit- und Anwesenheitsmanagement, Abwesenheitsmanagement, Planung und mehr. Diese Cloud-Plattform ist skalierbar, sicher und mobil für Organisationen aller Formen und Größen.

Was Benutzer mögen:

„Die Möglichkeit, Daten zu überprüfen und Berichte zu erstellen, ist großartig. Wir überprüfen Berichte und führen täglich Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass unsere Manager unsere Mitarbeiter korrekt bezahlen. UKG Workforce Central macht diese Aufgabe sehr einfach. Nach drei Jahren der Nutzung dieses Produkts entdecken wir immer noch Tools, die wir verwenden können. Unsere Manager und Verwaltungsmitarbeiter genießen die Flexibilität, Zeitkarten online über das Internet verwalten zu können. Unsere frühere Software hatte diese Option nicht und es führte dazu, dass Manager länger an ihrem Schreibtisch bleiben mussten, manchmal auch an Wochenenden.“

- UKG Workforce Central Review, Deryck B.

Was Benutzer nicht mögen:

„UKG erfordert, dass mein Team den Internet Explorer verwendet, was ein großes Problem darstellt, da wir den Internet Explorer nicht auf unseren Maschinen haben dürfen. Dies verursacht einen hohen Aufwand für unser Team, um jegliche Verwaltung im Tool durchzuführen. Darüber hinaus mussten wir eine externe "Skin"-Schicht über WFC legen, da die Benutzeroberfläche nicht benutzerfreundlich war. Dies verursachte große Probleme auf unserer Seite, wenn wir Änderungen am Tool vornehmen wollten, und erforderte eine zusätzliche Konfigurationsebene.“

- UKG Workforce Central Review, Matt K.

Wählen Sie Ihr HRIS weise!

Das richtige HRIS kann wirklich Wunder wirken, nicht nur für Ihre Personalabteilung, sondern für das gesamte Unternehmen. Denken Sie daran, die aktuellen und prognostizierten Bedürfnisse Ihres Unternehmens bei der Auswahl der Software zu berücksichtigen.

Ein HRIS-System kann Ihr Vergütungs- und Leistungsprogramm rationalisieren, aber es kann nur so viel tun. Entdecken Sie, wie Sie einen Plan mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter im Auge entwickeln können.