Was ist die Implementierung von ERP? Schritte, Strategien und Risiken

Die Implementierung eines Softwaresystems – insbesondere eines so komplexen und umfangreichen wie ein Enterprise Resource Planning (ERP) – erfordert ein ganzheitliches Wissen nicht nur über die betreffende Software, sondern auch ein intensives Verständnis der Geschäftsabläufe und Workflows Ihrer Organisation.

Wenn wir über Geschäftsabläufe sprechen, nehmen wir oft unsere institutionellen Normen – die Art und Weise, wie Dinge getan werden – als selbstverständlich hin. Das Ändern dieser kann jedoch zu beispiellosem Wachstum führen und im Fall von ERP-Software mehr Daten und Einblicke in die Abläufe bringen als je zuvor. Daher müssen diese Transformationen mit großer Sorgfalt und Bedacht angegangen werden.

Mit mehr Auswahlmöglichkeiten als je zuvor in Bezug auf Softwareanbieter, Arten von ERP-Systemen und Geschäftsabläufen war die Chance, die Produktivität Ihres Unternehmens zu revolutionieren, noch nie größer. Mit dem Aufkommen solcher Auswahlmöglichkeiten ist jedoch auch die Möglichkeit katastrophaler Fehler größer geworden.

Eine ordnungsgemäße Vorbereitung ist der Schlüssel, um diese Fallstricke zu vermeiden, und kann Ihnen helfen, noch mehr über Ihr eigenes Geschäft zu lernen.

Die Einhaltung einer allgemeinen Methode und die Erstellung eines Implementierungsplans ist der beste Weg, um Ihre Zeit und Ihr Geschäft zu schützen. Sobald Sie die Prinzipien gelernt haben, wie Sie ein ERP-System am besten in Ihren aktuellen Technologiestack integrieren, sind Sie bereit, es auf Ihre eigene Branche und Ihre organisatorischen Bedürfnisse anzuwenden.

Was ist ERP-Implementierung?

Die ERP-Implementierung ist der Prozess der Auswahl, des Kaufs und der Installation eines ERP-Systems in Ihrer Organisation. Es umfasst auch die Schulung Ihrer Kollegen und Teams, sich an das neue System und die damit verbundenen Workflows anzupassen.

Die Implementierung von Software kann von der einfachen Installation einer Anwendung auf Ihrem System bis zur Koordination der Daten Ihrer gesamten Organisation reichen. Trotz dieses großen Spektrums an Zeit, Aufwand und Geld wird die Implementierung größerer Softwarelösungen wie ERP oder CRM ähnliche Orientierungspunkte bei ihrer Implementierung haben.

Kurz gesagt, der ERP-Implementierungsprozess ist eine Heuristik, bei der ein potenzieller Käufer (Sie) die aktuellen Geschäftspläne und Datenprozesse analysiert, die Software installiert und testet, Daten in die neuen Systeme migriert und Ihr Team schult, sich an die Einführung eines neuen wichtigen Werkzeugs anzupassen.

Sie haben vielleicht bemerkt, dass bei dieser Aufgabenliste mehrere Fähigkeiten ins Spiel kommen: Personalmanagement, Datenanalyse und Insiderwissen der Branche, um nur einige zu nennen. Der Prozess der Implementierung großer organisatorischer Veränderungen in dieser Hinsicht kann zu einer eigenen Aufgabe werden.

Darüber hinaus ist dieser Prozess keine „einmalige“ Aufgabe, die von einer To-Do-Liste abgehakt werden kann.

Vielmehr ist es ein kontinuierlicher Prozess, der ständig gepflegt und überwacht werden muss, um eine erfolgreiche Verschmelzung von Daten, Workflows, Abteilungen und sogar Einzelpersonen in die neue institutionelle Norm zu gewährleisten, die Sie durch die Einführung eines neuen – oder des ersten – ERP-Systems in Ihrer Organisation schaffen möchten. Automatisierung professioneller Dienstleistungen ergänzt oft ERP-Systeme, indem sie das Projektmanagement, die Zeiterfassung und die Umsatzanerkennung während und nach der Implementierung optimiert.

ERP-Implementierungslebenszyklus

Das Verständnis des ERP-Implementierungslebenszyklus ist einer der kritischsten Aspekte, um den Erfolg Ihres Unternehmens angesichts der einzigartigen Herausforderungen sicherzustellen, die die Einführung eines solchen Systems mit sich bringt.

Es gab einmal eine Einheitslösung, die Sie höchstwahrscheinlich weit mehr wünschen ließ, als Sie bekamen. Glücklicherweise ist diese Periode der ERP-Geschichte vorbei und hat eine neue Ära der Wahlmöglichkeiten eingeläutet.

Um dem Rechnung zu tragen, musste sich die Art und Weise, wie Menschen die Software selbst implementieren, ändern und anpassen, um die Bedeutung der richtigen Entscheidung für Ihre Organisation hervorzuheben:

Die verschiedenen Punkte im ERP-Implementierungslebenszyklus sind keine konkreten Schritte zur Implementierung der Software. Vielmehr dient jeder als Meilenstein, um den allgemeinen Fortschritt der Softwarebereitstellung in Ihrer Organisation zu markieren.

Auswahl

Die „Inception“ des ERP-Implementierungslebenszyklus dreht sich darum, welche Software Sie verwenden werden.

Dies informiert über eine Vielzahl anderer Elemente Ihrer Implementierung, insbesondere abhängig von der Art des ERP-Systems, das Sie verwenden möchten. Es sollte mit einem Auge auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und einem Verständnis der einzigartigen Probleme, die die Branche, in der Sie tätig sind, sowie die Größe und Art der Organisation, die Sie führen, präsentiert, angegangen werden.

Zum Beispiel wird die Implementierung eines cloudbasierten ERP-Systems extrem anders (und erschwinglicher) sein als die Installation eines On-Premise-ERP-Systems.

Angesichts der Komplexität und Unterschiede der einzelnen Systemtypen ist es unerlässlich, genau zu verstehen, wie jeder mit den Bedürfnissen Ihrer speziellen Organisation funktionieren würde. Hüten Sie sich vor Kaufanleitungen, die schnelle und einfache Lösungen bieten!

Planung

Planung bezieht sich auf die Notwendigkeit, einen realistischen und detaillierten Plan für die verschiedenen Schritte im ERP-Implementierungsprozess zu erstellen.

Selbst wenn Sie die beste Softwarelösung gefunden haben, um die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erfüllen, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, einen Zeitplan für die Installation festzulegen; wer für die technischen und/oder Managementaspekte der Durchführung einer normativen Verschiebung in Ihrem organisatorischen Workflow verantwortlich sein wird und eine Projektion erstellen, wie lange es dauern wird, bis die Software tatsächlich von den relevanten Personen und Abteilungen ab dem Kaufzeitpunkt genutzt werden kann.

Installation

Hier erfolgt die eigentliche Implementierung Ihrer Software. Die Installation Ihres Systems wird je nach Art der ausgewählten ERP-Software, den Elementen, die Sie implementieren möchten, und der Größe Ihrer Organisation stark variieren.

Das heißt, es gibt einen gemeinsamen Faden, der jede Art von ERP-Implementierung verbindet: Datenmigration.

Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, müssen Sie zusätzliche Zeit damit verbringen, das System zu testen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass es so effektiv wie möglich ist und von anderen Mitgliedern Ihres Unternehmens genutzt werden kann, die möglicherweise nicht über das gleiche Insiderwissen über die inneren Abläufe von ERP verfügen.

Schulung

Neben der Auswahl einer Software, die mit Ihrer Organisation kompatibel ist, ist die Schulung Ihrer Teams und Abteilungen, ein neues System wie ERP effektiv zu nutzen, einer der kritischsten Aspekte des gesamten Implementierungslebenszyklus.

Dies geht weit über einfache technische Schulungen hinaus; um diesen Meilenstein zu erreichen, müssen Sie auf einen langwierigen Prozess des Wissensaustauschs, des Änderungsmanagements und der Überzeugung von Stakeholdern vorbereitet sein.

Wartung

Es gibt keine Ruhe für die Bösen, und leider gilt dies auch für große Softwareimplementierungen.

Dieser Meilenstein ist nicht das Ende Ihrer Reise, per se. Vielmehr ist es ein kontinuierlicher, fortlaufender Prozess, der ständige Aufmerksamkeit erfordert, solange Sie die betreffende Software weiterhin verwenden.

ERP-Implementierungsstrategien

Ein ERP-System integriert verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Lieferkette in ein einheitliches System, um die betriebliche Effizienz zu steigern. Der Erfolg einer ERP-Implementierung hängt davon ab, die richtige Strategie auszuwählen, um das System mit den Bedürfnissen der Organisation in Einklang zu bringen.

Nachfolgend sind die fünf wichtigsten ERP-Implementierungsstrategien aufgeführt:

1. Big Bang-Ansatz

Beim Big Bang-Ansatz wird das ERP-System gleichzeitig in der gesamten Organisation eingeführt. Diese Methode kann schnell und kosteneffektiv sein, birgt jedoch aufgrund der groß angelegten Natur der Implementierung erhebliche Risiken.

Vorteile:

• Sofortige Ergebnisse und vollständige Systemintegration.
• Reduziert langfristige Kosten, da parallele Systeme minimiert werden.

Nachteile:

• Hohes Risiko aufgrund der plötzlichen Umstellung.
• Erfordert gründliche Vorbereitungen und Tests vor der Implementierung.
• Wenn etwas schief geht, kann es mehrere Abteilungen stören.

Am besten geeignet für: Große Organisationen mit starken Change-Management-Prozessen und ausreichenden Ressourcen für intensive Schulungen und Unterstützung.

2. Stufenweise Einführung

Die stufenweise Einführung beinhaltet die Implementierung des ERP-Systems in Phasen, entweder nach Modul, Abteilung oder geografischem Standort. Diese schrittweise Bereitstellung ermöglicht es Organisationen, sich jeweils auf einen Bereich zu konzentrieren und das Risiko zu verringern, das System und die Benutzer zu überfordern.

Vorteile:

• Geringeres Risiko durch schrittweisen Übergang.
• Einfacher, Änderungen zu verwalten, Mitarbeiter zu schulen und Probleme zu beheben.
• Ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen, da jede Phase bereitgestellt wird.

Nachteile:

• Längere Implementierungszeit.
• Potenzial für höhere Kosten aufgrund verlängerter paralleler Operationen.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit komplexen Strukturen oder solche, die bestimmte Funktionen oder Abteilungen priorisieren möchten.

3. Parallele Einführung

Beim parallelen Einführungsansatz betreibt die Organisation sowohl das alte System als auch das neue ERP-System für einen bestimmten Zeitraum gleichzeitig. Diese Methode bietet ein Sicherheitsnetz, das es den Mitarbeitern ermöglicht, sich schrittweise umzustellen und die Ausgaben beider Systeme zu vergleichen, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Vorteile:

• Geringes Risiko, da das Altsystem während des Übergangs funktionsfähig bleibt.
• Ermöglicht den direkten Vergleich alter und neuer Prozesse zur Validierung der Ergebnisse.

Nachteile:

• Hohe Betriebskosten, da beide Systeme gleichzeitig gewartet werden.
• Verursacht Verwirrung und Ineffizienzen bei Mitarbeitern, die mit zwei Systemen arbeiten.

Am besten geeignet für: Risikoscheue Unternehmen oder solche, die sich während des Übergangs keine Ausfallzeiten leisten können.

4. Hybridansatz

Der Hybridansatz kombiniert Aspekte der Big Bang- und stufenweisen Strategien. Oft werden bestimmte Kernmodule mit der Big Bang-Methode bereitgestellt, während andere, weniger kritische Funktionen in Phasen eingeführt werden. Diese Strategie bietet ein Gleichgewicht zwischen Risiko und Geschwindigkeit.

Vorteile:

• Ermöglicht es, dass kritische Module schnell live gehen, während das Risiko für komplexere Bereiche reduziert wird.
• Flexibilität, sich basierend auf frühem Feedback anzupassen.

Nachteile:

• Erfordert sorgfältige Planung und Koordination zwischen den Phasen.
• Potenzial für Verzögerungen, wenn die Integration zwischen den Modulen nicht gut verwaltet wird.

Am besten geeignet für: Organisationen, die unterschiedliche Prioritäten für verschiedene Geschäftseinheiten haben oder solche mit unterschiedlichen geografischen Standorten.

5. Pilotimplementierung

Beim Pilotimplementierungsansatz wird das ERP-System zunächst in einem kleinen, kontrollierten Teil der Organisation – wie einer einzelnen Abteilung oder Geschäftseinheit – bereitgestellt, bevor es skaliert wird. Ziel ist es, die Leistung des Systems zu testen, Probleme zu beheben und den Prozess zu optimieren.

Vorteile:

• Ermöglicht Echtzeittests ohne groß angelegte Risiken.
• Bietet die Möglichkeit, Prozesse vor der vollständigen Implementierung zu verfeinern.

Nachteile:

• Langsamerer Rollout-Prozess.
• Verzögerte volle Vorteile des ERP-Systems, wenn Skalierungsprobleme auftreten.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die vorsichtig mit großen Investitionen sind und sicherstellen möchten, dass das Konzept vor einem vollständigen Rollout bewiesen wird.

10-Schritte-ERP-Implementierungsplan

Jetzt, da Sie ein Verständnis für die groben Züge der ERP-Implementierungsmethodik haben, ist es an der Zeit, in die Details einzutauchen, die Ihre Pläne von der Seite nehmen und in realen, funktionalen Nutzen für Ihre Stakeholder und Ihre Organisation als Ganzes umwandeln können.

Die Entwicklung eines gut durchdachten Plans wird darüber entscheiden, ob die Implementierung Ihres ERP-Systems erfolgreich ist oder nicht. Natürlich wird dies je nach Organisationstyp, Unternehmensgröße und Branche stark variieren, aber die hier vorgestellten Richtlinien sollen Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen, um einen einzigartigen Plan zu erstellen, der eine erfolgreiche Wachstumsperiode einleiten kann.

1. Recherchieren Sie Softwareanbieter

Der erste Schritt besteht darin, ein umfassendes Verständnis der verschiedenen Softwareanbieter zu gewährleisten, die ERP-Systeme erstellen.

Die Geschäftswelt ist weitreichend und äußerst komplex geworden; ERP-Software spiegelt dies in der unglaublichen Vielfalt wider, die Unternehmen zur Verfügung steht, die nach einer Möglichkeit suchen, ihre Daten in einem zentralisierten, aktuellen Wissenszentrum zu kontrollieren.

Es ist wichtig, diesen Plan von Grund auf zu erstellen. Beginnen Sie mit den täglichen Bedürfnissen Ihres Unternehmens und finden Sie ein ERP-System, das passt, nicht umgekehrt.

Es mag verlockend sein, auf die großen „Best-of-Breed“-Systeme zurückzugreifen, die viele Menschen verwenden, und obwohl es sehr wohl sein könnte, dass die breiten Funktionalitäten solcher Anbieter für Sie geeignet sind, besteht eine erhebliche Chance, dass Ihre spezielle Organisation etwas benötigt, das ein wenig spezialisierter ist.

2. Stellen Sie Ihr Team zusammen

Jetzt, da Sie wissen, welchen Anbieter Sie verwenden möchten und das passende ERP-Paket für Ihre Organisation ausgewählt haben, ist es an der Zeit, Ihre Aufmerksamkeit nach innen zu richten.

Egal wie sachkundig und kompetent Sie auch sein mögen, Sie müssen ein Team aufbauen, das Ihnen bei der Implementierung und Einführung Ihres neuen ERP-Systems hilft. Es gibt einige Rollen, die Sie besetzen müssen, um sich bestmöglich auf den Erfolg vorzubereiten.

Der Projektmanager

Jedes Projekt, das über kleine tägliche Aufgaben hinausgeht, erfordert, dass jemand alles auf einer funktionsübergreifenden Ebene am Laufen hält.

Er sollte Einblick in alle Bereiche der Implementierung haben und in der Lage sein, die Kommunikation zwischen anderen Teammitgliedern, Abteilungen und dem ursprünglichen Anbieter bei Bedarf zu erleichtern.

Der Hauptstakeholder

Dieses Mitglied Ihres Teams überwacht die Ziele des Projekts aus einer hohen Ebene, verleiht dem Betrieb Legitimität und hat die Entscheidungsbefugnis auf Führungsebene.

Obwohl er wahrscheinlich nicht in die täglichen Aspekte der Implementierung involviert sein wird, hilft er, indem er die breite „Vision“ des gesamten Projekts bereitstellt.

Der Datenverwalter

Geschäfte laufen mit dem Lebenselixier der Daten. Sicherzustellen, dass Ihre Daten genau und am richtigen Ort sind, ist zu jeder Zeit entscheidend, aber doppelt so während der Implementierung eines ERP-Systems.

Ein Teammitglied zu haben, das Einblick in die funktionsübergreifenden Elemente Ihrer Organisation hat, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Datenmigration in das zentrale Hub, das das Rückgrat Ihres neuen Systems bildet, nach Plan verläuft. Das Versäumnis, die richtigen Daten zu importieren, kann zu monatelanger verschwendeter Arbeit führen, also fangen Sie dies, bevor es zu einem Problem wird!

Der Entwickler

Diese Position kann erforderlich sein oder nicht, je nach Art des Systems, das Sie implementieren möchten.

Wenn möglich, sollten Sie jedoch Priorität darauf legen, jemanden zu haben, der für die Auswahl, Implementierung und Wartung des Haupt-ERP-Systems und der verschiedenen Anwendungen Ihrer Organisation verantwortlich ist.

Der Systementwickler

Der Systementwickler ist dafür verantwortlich, ein tiefes Wissen über das System und seine Funktionen in der gesamten Organisation zu entwickeln.

Dies ermöglicht es ihnen, ihre Kollegen bei der Schulung zu unterstützen, wenn die Zeit gekommen ist, und es ermöglicht ihnen auch, als Sicherheitsexperten für Daten- und Systemzugriff in der Zukunft zu agieren.

Die internen Befürworter

Diese Mitglieder Ihres Teams sind dort, wo das „Personalmanagement“-Element der Implementierung wirklich zum Tragen kommt.

Obwohl sie möglicherweise nicht die technische Seite der Dinge berühren, wird die kulturelle Anpassung an ein neues System viel einfacher, wenn Sie die Unterstützung verschiedener Teammitglieder in der gesamten Organisation haben. Sie können als Führungskräfte fungieren, wenn die Probleme und Frustrationen, die mit der Einführung neuer Workflow-Prozesse einhergehen, unvermeidlich auftreten.

Die Benutzer

Dies sind nicht Mitglieder des „Kernimplementierungsteams“ per se, aber ihre Rolle ist nicht weniger kritisch als die von jedem anderen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie im Auge behalten, während Sie das Training des Systems entwerfen, damit sie tatsächlich mit den neuen Workflows erfolgreich sein können.

3. Installieren Sie Ihr System

Es ist an der Zeit, Gummi auf die Straße zu bringen und Ihr neues ERP-System tatsächlich in Betrieb zu nehmen.

Dies wird höchstwahrscheinlich von Ihrem Systemadministrator oder Entwickler durchgeführt und erfordert, dass sie die Softwareinfrastruktur, Netzwerkeinrichtungen und Datenerfassung aufbauen. Die Installation kann auch vom Anbieter durchgeführt werden, abhängig von Ihrem Vertrag, oder mit Hilfe eines externen Beraters, falls erforderlich.

Dieser Teil des Prozesses ist eine großartige Gelegenheit, die aktuellen Workflows und Best Practices Ihres Unternehmens zu bewerten. Finden Sie heraus, welche Teile manuell bleiben müssen und welche automatisch werden können, sobald das neue System implementiert ist, und stellen Sie sich vor, wie Ihre Organisation die tägliche Arbeit auf einer täglichen Ebene durchführt.

4. Migrieren Sie Ihre Daten

Jetzt, da Sie das System in Betrieb haben, ist es an der Zeit, die Aufzeichnungen und Daten Ihrer Organisation in die neue Datenbank zu verschieben.

Datenbankmigration kann ein kniffliges Geschäft sein, da viele Organisationen ihre Aufzeichnungen in einer Mischung aus physischen und digitalen Räumen speichern. Diese Räume sind oft voller redundanter, doppelter oder einfach falscher Informationen, daher ist es die Aufgabe des Datenverwalters, diese Inkonsistenzen vor der Erstellung der „Master“-Datenbank im Herzen des neuen ERP-Systems zu beseitigen.

Es kann nicht genug betont werden, dass die Daten vollständig kartiert, korrigiert und überprüft werden müssen, bevor sie in das neue System migriert werden. Eine unvollständige, fehlerhafte Datenbank in Ihrem ERP-System zu haben, untergräbt den Zweck des Systems von vornherein und kann zu großen Kopfschmerzen führen.

5. Führen Sie Tests durch

Natürlich bedeutet das, dass das System in Betrieb ist und die Daten überprüft und migriert wurden, nicht, dass es bereit ist, von durchschnittlichen Benutzern verwendet zu werden. Der nächste Schritt besteht darin, das frisch erstellte System einer Reihe von Tests zu unterziehen, um seine Qualität und Effektivität sicherzustellen.

Dies sollte nicht auf ein paar Personen beschränkt werden; stellen Sie sicher, dass Sie diese Tests mit echten Mitarbeitern und echten Daten durchführen, um Szenarien zu simulieren, die tatsächlich Ihr Geschäft und den Betrieb Ihres neuen Softwaresystems beeinflussen könnten.

Der nächste Teil dieses Schrittes besteht darin, sicherzustellen, dass Sie alle Probleme identifiziert haben, die während Ihrer Testläufe aufgetreten sind, und die notwendigen Änderungen integriert haben. Abhängig vom Zeitplan, den Sie für die Implementierung festgelegt haben, gilt: Je mehr Tests Sie durchführen können, desto besser.

Dies wird Ihnen helfen, mehr Randfälle und weniger offensichtliche Probleme zu finden, die mit dem Zustrom einer großen Anzahl von Benutzern während des unternehmens- oder teamweiten Starts auftreten können.

6. Praktizieren Sie Änderungsmanagement

Jetzt, da Sie die Kinks in Ihrem System ausgebügelt haben, ist es an der Zeit, die Endbenutzer auf den neuesten Stand zu bringen.

Sie müssen jedoch das Änderungsmanagement durchlaufen, bevor Sie ihnen die Details des Systems und die beste Nutzung beibringen können.

Änderungsmanagement bezieht sich auf den Prozess, strategisch an die Veränderungen in Workflows und Best Practices heranzugehen, die mit jeder großen Störung in den von einer Organisation übernommenen Tools, Strategien oder Strukturen einhergehen. Ziel ist es sicherzustellen, dass der neue Prozess auf operativer Ebene funktioniert und von den bestehenden Mitgliedern der Organisation bereitwillig angenommen wird.

Dieser Prozess geht über das bloße Auffordern Ihres Teams hinaus, ein neues System zu übernehmen. Stellen Sie sicher, dass sie die Bedeutung dessen verstehen, was Sie tun, und wie es ihnen und der Organisation als Ganzes direkt zugutekommen kann.

Darüber hinaus sollten Sie ihnen nicht die Möglichkeit nehmen, ihre Bedenken und Frustrationen zu äußern. Schließlich kann es beängstigend sein, die Best Practices und Workflows, die Ihr tägliches Arbeitsleben so lange am Laufen gehalten haben, umzukrempeln. Auf diese Ängste einzugehen, kann einen langen Weg gehen, um die einzelnen Personen in Ihrer Organisation zu gewinnen, damit sie sich in gutem Glauben bemühen, das ERP-System zu lernen und sich damit zu beschäftigen, wenn die Zeit gekommen ist.

7. Schulen Sie Ihr Team

Mit festgelegten Erwartungen und dem nun klar verstandenen Grund für das System durch alle Endbenutzer können Sie ihnen endlich zeigen, wie Ihr neues ERP-System funktioniert und wie es verwendet werden kann, um ihre Workflows zu revolutionieren.

Selbst wenn dies erledigt ist, erfordert das Training erhebliche Zeit und Mühe sowohl von der Seite des Lehrers als auch der Endbenutzer. Beide Parteien werden wahrscheinlich erwartet, dass sie während dieses Prozesses ihre normalen Verantwortlichkeiten wahrnehmen, daher ist Geduld ein Muss.

Während einige Anbieter oder externe Berater Schulungen für bestimmte ERP-Lösungen anbieten, möchten Sie sicherstellen, dass Sie auch einen internen Vertreter haben, der diesen Prozess unterstützt. Schließlich liegt der wahre Wert eines ERP-Systems darin, wie es mit den einzigartigen Fähigkeiten und Erkenntnissen Ihrer Organisation interagiert.

8. Unterstützen Sie das System

Die Auswirkungen eines ERP-Systems müssen in einer Organisation wirklich spürbar sein, wenn es kontinuierlich von denen unterstützt werden soll, die es am besten kennen.

Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Systemadministrator, Entwickler und alle anderen relevanten Teammitglieder bereit sind, das System zu aktualisieren und zu warten, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Dies könnte beinhalten, dass die Daten organisiert und nützlich bleiben oder Fehler behoben werden, wenn ein neues Update oder eine neue Funktion zum System hinzugefügt wird.

9. Bewerten Sie den Erfolg

Wenn alles gesagt und getan ist, werden Sie einen langen, harten Blick darauf werfen wollen, wie die gesamte Implementierung verlaufen ist. Haben Sie den richtigen Anbieter und die richtigen Pakete für Ihre spezielle Organisation und Branche ausgewählt? Hätten Sie mehr Zeit damit verbringen können, Ihre Endbenutzer für eine reibungslosere Übergangszeit zu schulen?

Wie auch immer Sie diese Fragen beantworten, es ist wichtig, dass Sie weiterhin iterieren und nach noch größerem Erfolg streben, während Sie in Ihrem neuen System arbeiten.

Darüber hinaus ist es auch wichtig, die Auswirkungen des Systems auf das Unternehmen als Ganzes zu bewerten. Die Verfolgung der Kapitalrendite und wie gut Ihr Team die anfänglichen Ziele und Pläne, die Sie für die Implementierung und Einführung der Software festgelegt haben, umgesetzt hat, kann wertvolle Einblicke in die nächsten Schritte geben, die Sie möglicherweise unternehmen müssen.

ERP-Implementierungsrisiken: 7 häufige Fehler

Einer der schwierigsten Aspekte bei der erfolgreichen Umsetzung eines Plans für etwas so Umfangreiches wie ERP-Software besteht darin, unbeabsichtigte Fallstricke zu vermeiden, die selbst die bestgelegten Pläne untergraben könnten.

Selbst mit einem starken konzeptionellen Verständnis von ERP-Systemen und dem Implementierungsprozess selbst gibt es mehrere Dinge, auf die Sie wachsam bleiben müssen, um alles auf Kurs zu halten.

1. Sie versuchen, bei Zeit oder Kosten zu sparen

Vor allem anderen müssen Sie eine entscheidende Sache erkennen: Die Implementierung von ERP-Software erfordert Zeit und Geld – viel davon.

Leider geht diese Tatsache oft bei den Mitgliedern der Organisation verloren, die nicht mit den erforderlichen Investitionen und den potenziellen Gewinnen eines ERP-Systems vertraut sind. Aufgrund der intensiv wettbewerbsorientierten Natur vieler Branchen kann es extremen Druck geben, schnell Ergebnisse zu erzielen und dabei Geld zu sparen.

Ohne ein tiefes konzeptionelles Wissen darüber, was es braucht, um ein ERP-System in Betrieb zu nehmen, kann es leicht sein, sich auf kurzfristige Kosten zu konzentrieren, ohne das Potenzial für langfristige Kapitalrendite zu berücksichtigen.

2. Anbieter könnten mehr Module und Funktionen vorschlagen, als Sie benötigen

Letztendlich sind die Menschen, die Ihre Geschäftsbedürfnisse kennen, Sie und Ihre Kollegen. ERP-Anbieter und Berater können während des Implementierungsprozesses unschätzbare Ressourcen sein. Wie bei jedem Geschäft haben sie jedoch ein Interesse daran, dass Sie so viel Geld wie möglich bei ihnen ausgeben.

Das soll nicht heißen, dass Sie den Rat der Berater ignorieren sollten. Ganz im Gegenteil! Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie ihre geschäftliche Ausrichtung verstehen und Ihre Recherchen durchgeführt haben, bevor Sie zustimmen, zusätzliche Dienstleistungen oder Anwendungen zu Ihrem Vertrag hinzuzufügen.

3. Sie innovieren Ihre Geschäftsabläufe nicht

Während ERP-Systeme hauptsächlich durch Automatisierung von Workflows und Koordination von Geschäftsinitiativen funktionieren, möchten Sie nicht einfach die alten Best Practices Ihrer Operationen schneller machen.

Die Implementierung und Migration zu einem ERP-System bietet den meisten Unternehmen eine aufregende Gelegenheit, ihre bestehenden Prozesse zu überarbeiten und eine neue Reihe von Best Practices zu schaffen, die die Fähigkeit ihrer Organisation, Kundenbedürfnisse zu erfüllen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern, erheblich übertreffen können.

4. Sie verbringen nicht genug Zeit mit der Schulung der Endbenutzer

Es ist überraschend einfach, wenn man im Wirbelwind der Implementierung eines großen und komplexen Softwaresystems wie ERP gefangen ist, die Bedürfnisse der Endbenutzer völlig zu vernachlässigen.

Der Implementierungsprozess erfordert, dass Sie und Ihr Team ein tiefes Verständnis der Konzepte und Systeme entwickeln, mit denen Sie arbeiten. Dies gilt nicht für Ihre anderen Kollegen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich etwas zusätzliche Zeit nehmen, um die hochrangigen Konzepte in einen leicht verdaulichen Schulungslehrplan zu übersetzen, der den Prozess des Lernens eines ERP-Systems aus der Perspektive eines völligen Anfängers angeht.

Das Versäumnis, dies zu tun, kann zu einer schlechten Leistung der Endbenutzer führen und die Gesamtrendite für Ihr System drastisch reduzieren.

5. Sie führen während der Forschungsphase keine gründliche Prüfung durch

Obwohl es wahr ist, dass Anbieter manchmal versuchen können, mehr Funktionalität anzubieten, als unbedingt notwendig ist, bedeutet das nicht, dass Sie von jeglicher Verantwortung befreit sind, wenn es darum geht, den richtigen Typ von ERP-System oder sogar die richtigen Pakete und Module innerhalb des Systems auszuwählen.

Etwas, worüber nur sehr wenige Menschen sprechen, ist, dass viele gescheiterte ERP-Implementierungen passieren, weil das Unternehmen, das sein zukünftiges System auswählt, während des Auswahlprozesses keine gründliche Prüfung durchführt.

Ob dies auf eine übermäßige Abhängigkeit von den Beratern des Anbieters oder auf Druck von der Unternehmensleitung zurückzuführen ist, den Implementierungszeitplan zu verkürzen, das Versäumnis, die Vorzüge – und sogar die grundlegende Kompatibilität – eines potenziellen ERP-Systems genau und objektiv zu bewerten, kann katastrophal sein.

Wie denken Sie, wird das obere Management reagieren, wenn das System, für das Sie Hunderttausende von Dollar ausgegeben haben, mitten im Implementierungsprozess mit Ihren Geschäftsprozessen oder Daten nicht kompatibel ist? Sie müssen Ihre Hausaufgaben machen und sie gut machen.

6. Sie haben keine Unterstützung des oberen Managements

Der Hauptstakeholder ist aus einem Grund eine Position im Team: Sie brauchen ihn, um den umfassenden Änderungen, die Sie mit der Implementierung eines ERP-Systems in Ihre Organisation bringen werden, Legitimität zu verleihen.

Interne Politik war schon immer der Fluch der effizienten Arbeitsausführung, und frühe Befürwortung durch die Führung kann einen langen Weg gehen, um zu verhindern, dass dies die Implementierung ruiniert.

Darüber hinaus, auch wenn sie möglicherweise keinen direkten Einfluss auf die technischen Aspekte des Prozesses haben, kann die Sicherung der Unterstützung der relevanten Entscheidungsträger von Anfang an und die gründliche und transparente Verwaltung ihrer Erwartungen einen langen Weg gehen, um Ihnen die Zeit und den Raum zu geben, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft.

7. Sie vernachlässigen es, Ihre Geschäftsprozesse vollständig zu integrieren

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber damit Ihr ERP-System ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass jedes relevante Element Ihres Geschäfts integriert und berücksichtigt wurde, wenn die Implementierung ihrem Abschluss nahe ist und in die Hände der Endbenutzer gelangt ist.

Es kann leicht sein, sich auf die technischen Aspekte der Softwareimplementierung zu konzentrieren, wie App-Entwicklung, Benutzeroberfläche und Sicherheit, die sicherlich entscheidend für den Erfolg Ihres Systems sind. Es ist jedoch auch unerlässlich, dass Sie ein umfassendes Verständnis der verschiedenen Aspekte Ihres Geschäfts entwickeln, die automatisiert werden müssen, und umgekehrt, was besser manuell bleiben sollte.

ERP-Software bietet den größten Wert, indem sie eine beispiellose Sichtbarkeit in die Anforderungen Ihres Geschäfts und der breiteren Branche durch einen Querschnitt von Daten bietet, die aus verschiedenen Teams und Abteilungen gezogen werden. Das Versäumnis, das Wissen eines Teams zu integrieren, könnte bedeuten, dass die Ergebnisse für den Rest verzerrt und ungenau sind.

Eine bessere Welt implementieren

Der Prozess, ein großes Projekt wie die Implementierung eines ERP-Systems zu übernehmen, kann äußerst entmutigend sein. Nicht nur müssen Sie sich mit einer Vielzahl von Konzepten, Anbietern und Ihrem eigenen Geschäft vertraut machen, sondern Sie müssen auch eine Vielzahl von entscheidenden Projektmanagementfähigkeiten praktizieren.

Während zahlreiche Fallstricke und Rückschläge Ihr Projekt zum Scheitern bringen können, sollten die in diesem Artikel enthaltenen Best Practices, Pläne und häufigen Fehler Ihnen eine solide Grundlage bieten, auf der Sie eine neue Wachstums- und Chancenperiode für Ihre Organisation aufbauen können.

Während Sie Ihr ERP-System implementieren, kann die Integration leistungsstarker Business Intelligence (BI)-Tools der Schlüssel sein, um Ihre Daten in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.