O que é gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é uma etapa do processo de compras que supervisiona todas as relações da cadeia de suprimentos da empresa e encontra maneiras de melhorar as estratégias de fornecedores.
As indústrias utilizam a gestão de fornecedores para garantir que todos os membros da cadeia de suprimentos estejam atendendo às expectativas, identificar áreas de melhoria e aumentar o compromisso de garantir que todas as áreas estejam funcionando de forma eficiente e coesa. O processo de gestão de fornecedores encapsula cada etapa importante na descoberta, obtenção, gestão e manutenção de contatos com fornecedores.
As empresas utilizam software de gestão de relacionamento com fornecedores para melhorar os processos da cadeia de suprimentos e garantir interações eficazes e eficientes. As soluções para fornecedores dão às empresas as ferramentas para organizar suas informações de fornecedores, avaliar o desempenho da cadeia de suprimentos, garantir que todo o trabalho terceirizado esteja em conformidade e identificar problemas potenciais antes que se tornem custosos.
Tipos de relações com fornecedores
Existem cinco tipos diferentes de relações com fornecedores que as empresas implementam para otimizar a forma como criam conexões com os membros da cadeia de suprimentos.
- Compra no mercado: A relação comprador e vendedor mais comum. Isso geralmente envolve um acordo contratual e inclui pouca ou nenhuma comunicação entre as partes.
- Relação contínua: Quando há uma preferência por um fornecedor em detrimento de outros e uma relação contínua é criada entre as duas partes.
- Parceria: Uma relação contratual de longo prazo onde a confiança é construída através do compartilhamento de informações sensíveis.
- Aliança estratégica: Um contrato de longo prazo onde as partes envolvidas concordam em trabalhar juntas exclusivamente. Essa relação requer colaboração estreita para impulsionar o sucesso.
- Integração reversa: Uma relação onde a empresa possui o fornecedor como parte de seu próprio negócio.
O processo de gestão de fornecedores
O processo de gestão de fornecedores descreve toda a especificação, aquisição, integração, colaboração e avaliação de um fornecedor que se junta à cadeia de suprimentos de uma empresa. Este processo ajuda as empresas a escolher o fornecedor certo e garantir o sucesso contínuo.
- Qualificação: Esta etapa envolve a descoberta de fornecedores potenciais e a realização da pesquisa necessária para determinar se eles têm as qualificações adequadas. Esses requisitos devem ser escolhidos com antecedência e incluir padrões de orçamento e desempenho.
- Classificação: Nesta etapa, a empresa identificou alguns fornecedores potenciais. Esta etapa inclui comparar fornecedores com os critérios previamente determinados e ler cotações e propostas. No final desta etapa, a empresa fez uma seleção e concluiu que o fornecedor escolhido pode produzir os bens e serviços de que precisam.
- Integração: Neste ponto, as negociações cessaram e um contrato é redigido e assinado. Esta etapa introduz o fornecedor escolhido na cadeia de suprimentos da empresa. Isso inclui notificar as partes interessadas necessárias e ajustar os processos de negócios atuais para acomodar os recursos entrantes fornecidos pelo novo fornecedor.
- Colaboração: Esta etapa é contínua, onde a empresa prioriza preencher as lacunas de colaboração e comunicação entre fornecedores e vendedores existentes. Garantir que essas lacunas sejam efetivamente preenchidas ajudará a aumentar o desempenho e diminuir as oportunidades de confusão ou erros.
- Avaliação: Uma vez que o novo fornecedor se estabeleceu e está desempenhando suas funções regulares, a empresa deve avaliar regularmente seu desempenho. A avaliação deve medir a eficiência, acessibilidade, serviço, qualidade do trabalho do fornecedor e execução de indicadores-chave de desempenho (KPIs) predeterminados.
Benefícios da gestão eficaz de fornecedores
A gestão de fornecedores traz muito valor para as empresas que a executam de forma eficaz. Todo o processo ajuda as empresas a identificar onde estão suas prioridades de desempenho, depois encontrar e gerenciar fornecedores que os ajudarão a ter sucesso.
- Controle de qualidade: A gestão de fornecedores permite que as empresas selecionem e supervisionem de perto cada etapa da cadeia de suprimentos. Essa supervisão ajudará as empresas a garantir que cada bem ou serviço concluído atenda ou exceda os padrões atuais.
- Reduzir custos: Quanto mais as empresas monitoram seus processos existentes, mais provável é que consigam identificar oportunidades para reduzir custos sem sacrificar a qualidade.
- Gerenciar conformidade: A seleção e gestão cuidadosa no processo de gestão de fornecedores ajudará as empresas a escolher fornecedores que atendam às suas qualificações legais. Isso inclui conformidade completa com os processos exigidos pela empresa.
- Avaliar desempenho: Talvez o benefício mais óbvio, a avaliação de desempenho é essencial quando se trata de gestão de fornecedores. Gerenciar de forma eficaz ajudará as empresas a garantir que os fornecedores adiram à qualidade de trabalho acordada e potencialmente descubram espaço para melhorias.
- Reduzir riscos: Gerenciar relações com fornecedores força as empresas a olhar criticamente para cada etapa da cadeia de suprimentos. Esse cuidado extra ajudará a expor quaisquer problemas ou áreas onde a qualidade poderia ser potencialmente comprometida.
Melhores práticas de gestão de fornecedores
Relaxar na gestão de fornecedores pode fazer com que as empresas escolham um fornecedor que não atenda às suas necessidades, não seja econômico ou não impulsione o progresso. Seguir as melhores práticas abaixo ajuda as empresas a se prepararem para um processo eficaz de gestão de fornecedores e manter uma cadeia de suprimentos que promova o sucesso.
- Meça o desempenho usando KPIs. Mais do que uma melhor prática, isso é simplesmente uma necessidade. Para determinar qual fornecedor aumentaria o sucesso, uma empresa deve definir como o sucesso se parece para ela. Isso inclui delinear claramente quais critérios precisam ser atendidos para que o desempenho seja considerado eficaz.
- Promova a comunicação aberta. A melhor maneira de ajudar um novo fornecedor a se encaixar na cadeia de suprimentos é colocando a colaboração e a comunicação em primeiro plano. Isso inclui garantir que todos os fornecedores e vendedores existentes estejam cientes das mudanças e adições na cadeia de suprimentos. A comunicação eficaz também inclui deixar os fornecedores participarem de decisões importantes e ser vocal com questões ou preocupações.
- Siga rigorosamente o processo. Evite desviar-se do processo de gestão de fornecedores. O processo foi criado para dar às empresas um guia claro para selecionar, integrar e avaliar fornecedores. Uma empresa que não segue os passos de perto pode acabar com um fornecedor que não atende às expectativas ou uma cadeia de suprimentos que está confusa e atrasada devido a um novo fornecedor que não está promovendo o sucesso.
- Conduza análises de avaliação de custos. Embora isso possa ser comumente combinado com KPIs gerais, alocar um orçamento é extremamente importante e deve ser feito com o máximo cuidado e consideração. Algumas empresas realizam avaliações completas de seus custos atuais e propostos para garantir que todas as decisões de fornecedores sejam feitas com a acessibilidade em mente.
- Crie acordos legais. Ao confiar a um estranho informações e processos sensíveis, uma empresa deve garantir que os acordos legais sejam abrangentes e práticos. Esses contratos legais devem incluir quaisquer protocolos de confidencialidade necessários, acordos de não divulgação (NDAs) e obrigações de conformidade.
Gestão de fornecedores vs. gestão de vendedores
A gestão de fornecedores e a gestão de vendedores são frequentemente confundidas porque compartilham o objetivo de oferecer os bens e serviços necessários para ter sucesso. Suas diferenças significativas residem em quem são os fornecedores e vendedores, para quem eles oferecem esses bens e serviços e em que estágio da cadeia de suprimentos eles são mais demandados.
Gestão de fornecedores supervisiona fornecedores, que são empresas terceirizadas que fornecem matérias-primas para as empresas fabricarem produtos. Os fornecedores estão no início da cadeia de suprimentos para ajudar na criação de bens desde o primeiro dia. Os fornecedores geralmente trabalham diretamente com outras empresas e raramente interagem com o usuário final. A gestão de fornecedores foca mais em fomentar uma parceria de sucesso que impacta toda a cadeia de suprimentos.
Gestão de vendedores supervisiona vendedores ou empresas que compram bens de um fabricante e os distribuem para o usuário final. Os vendedores estão no final da cadeia de suprimentos para alocar os produtos concluídos e garantir que eles alcancem seu mercado-alvo. Enquanto alguns vendedores vendem para outras empresas, eles geralmente interagem diretamente com o cliente.
A gestão de vendedores garante que os produtos sejam distribuídos de forma eficiente e acessível. Algumas empresas utilizam software de gestão de vendedores para criar um repositório digital para gerenciar projetos de vendedores, emitir folha de pagamento da cadeia de suprimentos, encontrar vendedores, supervisionar a gestão de tempo e mais.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
