O que é gestão de escopo?
Gestão de escopo, ou gestão de escopo de projeto, é a quantidade total de trabalho que precisa ser feito para entregar um produto, resultado ou serviço específico, com características e funcionalidades particulares. É tipicamente a fase inicial do processo de planejamento do projeto.
O processo de gestão de escopo detalha tudo o que um projeto precisa e define o sucesso do projeto. Seu objetivo principal é definir e controlar o que está e o que não está incluído no projeto.
A gestão eficaz do escopo torna possível determinar:
- Objetivos do projeto
- Requisitos
- Estratégia
- Justificativa
- Restrições
- Estimativas de custo e orçamento
- Entregas
- Prazos
Sem um plano de gestão de escopo abrangente, as equipes têm mais chances de gastar tempo fazendo trabalho que pode não ser necessário para completar o projeto. Quando feito corretamente e com um software de gestão de projetos eficaz, a gestão de escopo garante que o escopo de um projeto seja claramente definido e mapeado.
Etapas da gestão de escopo
Existem cinco processos envolvidos na gestão eficaz do escopo. São eles:
- Planejamento: Planos são criados com base nas contribuições do planejador do projeto e das principais partes interessadas do projeto. O plano também inclui detalhes de como lidar com circunstâncias imprevistas ao longo do projeto.
- Coleta: Após o planejamento, os requisitos do projeto devem ser definidos por meio de conversas com as partes interessadas, conduzindo entrevistas, pesquisas e mais para ajudar a gerenciar expectativas. Este documento detalha exatamente o que é esperado e pode ajudar a evitar obstáculos ao longo do projeto.
- Definição: Em seguida, crie uma declaração de escopo do projeto com base nos requisitos e desenvolva uma base para toda a atividade do projeto. Esta declaração serve como um guia ao longo do projeto, e os membros da equipe devem poder consultá-la para lembrar o que está e o que não está incluído. Isso deve ser usado para criar uma estrutura de divisão do trabalho (WBS), que divide todo o projeto em tarefas menores.
- Controle: Reserve um tempo para documentar, rastrear e aprovar ou desaprovar quaisquer mudanças que precisem ocorrer com base em lacunas existentes dentro de uma organização. As entregas são então revisadas para aprovação por um cliente, gerente ou parte interessada.
- Encerramento: Finalmente, conduza uma auditoria das entregas e avalie os resultados do plano original desenvolvido e veja o que pode ser melhorado para projetos futuros.
Benefícios da gestão de escopo
Quando tempo e esforço adequados são dedicados à criação de um plano de gestão de escopo de projeto bem definido, as organizações e os planejadores de projetos podem evitar problemas comuns.
Esses problemas incluem:
- Mudança constante dos requisitos necessários para o sucesso do projeto
- Mudança de direção do projeto, mesmo quando a equipe já está no meio do trabalho
- Perceber que o resultado final não é o que foi esperado ou prometido ao cliente
- Ultrapassar o orçamento acordado ou estimado
- Atrasar-se significativamente em relação aos marcos e prazos do projeto
As equipes veem o benefício da gestão eficaz do escopo ao ter uma ideia clara do tempo, trabalho e custo envolvidos na conclusão de um projeto.
Elementos básicos da gestão de escopo
Uma parte crítica da gestão eficaz do escopo é criar uma declaração de escopo precisa. Este documento descreve objetivos, prazos e relacionamentos que moldarão o projeto desde a integração até a conclusão. Quanto mais abrangente for este documento, menos riscos e interrupções a equipe encontrará ao longo do caminho.
Os elementos principais deste documento incluem:
- Justificativa de negócios: Por que uma organização requer este projeto específico e os benefícios esperados.
- Descrição do projeto: Uma visão geral detalhada da entrega final do projeto.
- Critérios de sucesso: Os componentes essenciais que tornarão o projeto um sucesso, acordados por clientes, partes interessadas e clientes.
- Limitações: Uma explicação dos recursos ou problemas que podem limitar o projeto, atrasar o resultado final ou fazer com que a equipe ultrapasse o orçamento.
- Pressupostos: Qualquer coisa que se acredita afetar o resultado final do projeto.
Melhores práticas de gestão de escopo
Ao conduzir a gestão de escopo, siga estas dicas e melhores práticas para garantir o sucesso.
- Desenvolva uma estrutura de divisão do trabalho para fornecer à equipe uma divisão da declaração de escopo em tarefas menores e mais gerenciáveis.
- Defina o escopo o mais claramente possível para evitar trabalho e estresse desnecessários.
- Crie um processo colaborativo ao definir o escopo para evitar quaisquer interpretações errôneas, promessas excessivas ou confusão com os requisitos.
- Consulte todas as partes interessadas relevantes e essenciais em relação ao escopo do projeto.
- Garanta que o documento de escopo real não seja alterado, modificado ou editado durante a execução do projeto para evitar qualquer confusão sobre o que foi inicialmente discutido ou prometido.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
