Gestão de Conformidade de Políticas

O que é gestão de políticas e conformidade?

A gestão de políticas e conformidade é uma abordagem para gerenciar centralmente normas, políticas e processos de controle interno mapeados para normas regulatórias externas. Serve como um ponto de integração para a importação de estruturas de conformidade regulatória.

As empresas adotam software de gestão de políticas e conformidade para obter um fluxo de trabalho estruturado para identificação, avaliação e monitoramento contínuo das atividades de controle. Empresas que operam em todo o mundo ou em uma região específica precisam cumprir os requisitos regulatórios específicos de sua localização e negócio. As soluções de gestão de políticas e conformidade reúnem todos os controles para garantir que as organizações não deixem de cumprir vários padrões devido a pequenas diferenças.

Software de Gestão de Conformidade de Políticas

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Benefícios da gestão de políticas e conformidade

A gestão eficaz de políticas e conformidade mitiga o risco associado ao gerenciamento de vários requisitos de conformidade e ao estabelecimento de controles internos para cumprir esses requisitos.

• Minimiza riscos empresariais: A gestão de políticas e conformidade integra vários processos empresariais com a ajuda de uma solução de software unificada. Serve como um repositório central para gerenciar informações e aplicações críticas de um negócio, permitindo que profissionais de segurança detectem ameaças e mitiguem riscos empresariais se encontrarem quaisquer anomalias ou violações de conformidade.

• Garante segurança: As soluções de gestão de políticas e conformidade vêm com protocolos de autenticação sólidos, garantindo a segurança de ativos vitais e prevenindo-os de hackers maliciosos.

• Avalia riscos em várias áreas: A gestão de políticas e conformidade permite que as equipes realizem uma avaliação de risco adequada em todas as áreas funcionais de governança, risco e conformidade (GRC). A abordagem facilita auditorias internas, garantia de qualidade, competência e mantém registros de risco, conformidade regulatória e reputação.

• Mapeia requisitos com controles: Com a gestão de políticas e conformidade, toda mudança nos requisitos pode ser mapeada para controles que atendem a esses requisitos. Quando os requisitos mudam, o controle reflete isso em um processo eficaz de gestão de políticas e conformidade. Isso ajuda a garantir a gestão contínua de vários padrões regulatórios, ajudando os responsáveis pela conformidade a priorizar funções mais críticas para o negócio.

Elementos essenciais da gestão de políticas e conformidade

O processo de gestão de políticas e conformidade contém alguns componentes importantes projetados para tornar as tarefas administrativas de uma organização mais gerenciáveis.

• Programa de conformidade: As empresas precisam ter um programa de conformidade bem definido para acomodar todos os requisitos legais essenciais para fazer negócios em uma região específica. A gestão de políticas e conformidade envolve políticas e processos e envolve treinamento, monitoramento e implementação de ações corretivas para fornecer um programa de conformidade eficaz.

• Repositório centralizado de políticas e conformidades: Manter um sistema centralizado para identificar, avaliar e monitorar políticas internas e conformidades serve como uma única fonte de verdade para as empresas gerenciarem suas políticas e comprovarem conformidade.

• Controle de versão de revisões e aprovações de políticas: Para cada mudança na política, as empresas precisam notificar seus funcionários e ser transparentes sobre isso. A gestão de políticas e conformidade permite que as empresas comuniquem cada revisão de forma eficaz. Também cuida do processo de aprovação de quaisquer mudanças de política antes de serem publicadas.

• Rastreamento e relatório: Um processo de gestão de políticas e conformidade inclui o rastreamento de cada revisão de política com detalhes sobre quem recebeu, revisou e atestou qualquer mudança na política. Isso comprova conformidade e reduz a responsabilidade.

• Maturidade da conformidade: Qualquer mudança nos requisitos de conformidade exige que as empresas modifiquem seus objetivos de controle para cumprir a revisão. Com soluções de gestão de políticas e conformidade, as empresas podem alterar efetivamente as entidades que comprovam conformidade através de modelos de indicadores, modelos de teste e atestações para demonstrar o nível de conformidade.

Melhores práticas de gestão de políticas e conformidade

As organizações podem adotar as seguintes melhores práticas para garantir uma gestão eficaz de políticas e conformidade:

• Aproveite o software de gestão de políticas e conformidade para automatizar processos em programas de gestão avançados.
• Seja proativo, não reativo, ao revisar mudanças de políticas e fazer atualizações necessárias antes que surjam problemas.
• Estabeleça um procedimento padrão para criar e distribuir novas políticas aos funcionários e obter sua atestação.
• Faça da gestão de políticas e conformidade uma responsabilidade multifuncional e envolva diferentes departamentos nas revisões de políticas.
• Limite a autoridade de tomada de decisão à gestão, com o conselho desempenhando um papel consultivo. As organizações podem fazer exceções na tomada de decisões que envolvem riscos mais altos ou o código de conduta.
• Estabeleça uma política de escalonamento para esclarecer os detalhes do que pode ser escalado, para quem e o prazo associado a isso.
• Em vez de pular direto para os requisitos de conformidade, as empresas devem trabalhar de trás para frente a partir dos resultados finais esperados. Isso envolve examinar metas, identificar objetivos precisos e definir métricas claras para rastrear como a conformidade está sendo alcançada.
• Compreenda claramente os regulamentos de conformidade e supervisione os controles internos.
• Estabeleça uma linha de base dos esforços atuais de conformidade do negócio e conduza auditorias para verificar a eficácia do programa de gestão de políticas e conformidade de uma organização.
• Desenvolva um cronograma de treinamento contínuo de conformidade em vez de um workshop de um dia. As empresas precisam treinar seus funcionários para cada mudança de política, e o treinamento contínuo de conformidade ajuda a acomodá-lo.
• Garanta que revisões de políticas e conformidade ocorram regularmente. Defina lembretes para conduzir essas revisões periodicamente, em vez de em resposta a violações.