O que é a mensagem instantânea?
A mensagem instantânea, no contexto empresarial, serve como um sistema de comunicação dentro das empresas através de um aplicativo de mensagens de texto. O software de mensagens instantâneas para negócios oferece a capacidade de enviar mensagens individuais para outras pessoas dentro da organização e se comunicar em grupos ou equipes. Essas ferramentas eliminam a necessidade de ir e voltar através de aplicativos de e-mail para perguntas curtas, declarações longas, compartilhamento de imagens, e assim por diante. A mensagem instantânea permite uma comunicação interna discreta entre os funcionários, pois eles não precisam revelar informações pessoais, como e-mail pessoal ou números de telefone.
O software de mensagens instantâneas muitas vezes se integra com outros produtos—como, software de comunicação de funcionários, software de engajamento de funcionários, software de intranet de funcionários, e software de bots de produtividade—que facilitam a comunicação e colaboração produtiva no trabalho.
A mensagem instantânea é usada por CEOs, VPs, gerentes, equipes de TI e funcionários de todos os departamentos para se comunicar internamente sobre tarefas, metas, projetos ou questões relacionadas ao trabalho. Também ajuda grupos de recursos de funcionários (ERGs) a criar um espaço seguro para comunicação. Um VP ou gerente pode enviar uma mensagem diretamente a um funcionário em relação ao seu trabalho com perguntas, comentários ou preocupações. Um funcionário também pode enviar uma mensagem diretamente ao seu colega no departamento de contabilidade, se precisar de ajuda imediata com suas finanças, por exemplo. O número de possibilidades comunicativas que a mensagem instantânea pode proporcionar é aparentemente infinito.
Benefícios do uso de mensagens instantâneas
As empresas perceberam os benefícios do uso de software de mensagens instantâneas, consolidando assim sua proeminência no local de trabalho para comunicação e colaboração.
- Rápido: Usando mensagens instantâneas, as equipes podem se comunicar rápida e produtivamente sempre que necessário. A colaboração nunca foi tão rápida ou fácil entre funcionários de diferentes departamentos, funcionários que trabalham remotamente ou funcionários em diferentes países.
- Informal: Normalmente, há uma forma socialmente aceita de etiqueta quando se trata de enviar e-mails no local de trabalho, mesmo para uma única pergunta simples. No entanto, com mensagens instantâneas, não há necessidade de formas de comunicação excessivamente profissionais. Em vez disso, um funcionário pode se concentrar no conteúdo em questão, em vez de garantir que a etiqueta adequada seja usada.
- Acessível: A mensagem instantânea, dependendo do produto, existe tanto como um aplicativo de desktop que pode ser acessado via monitor ou laptop quanto como um aplicativo móvel. Funcionários longe de suas mesas de trabalho ainda podem se comunicar ou ser informados sobre o que está acontecendo na organização, em movimento, através de seus telefones celulares.
- Personalizável: Seja uma pequena organização que precisa apenas de alguns grupos ou canais ou uma grande empresa que precisa de múltiplos grupos de comunicação para cada departamento e grupo de interesse, o software de mensagens instantâneas pode ser facilmente personalizado. Os funcionários também podem usar recursos de personalização pessoal que oferecem a capacidade de ativar e desativar notificações.
Melhores práticas de mensagens instantâneas
A mensagem instantânea é amigável ao usuário e simples de aprender através de uma breve sessão de treinamento, dependendo do produto de software. Especificamente, as melhores práticas ao usar mensagens instantâneas incluem:
- Escrever frases gramaticalmente corretas no idioma usado para se comunicar
- Enviar mensagens para aqueles que estão online e esperar para se conectar com aqueles que desligaram suas notificações até que voltem a estar online
- Postar apenas mensagens apropriadas
- Fazer perguntas tão liberalmente quanto necessário, mas, se aplicável, direcioná-las para aqueles que estão diretamente envolvidos, para não sobrecarregar um chat em grupo com uma quantidade incessante de mensagens
Mensagens instantâneas vs. comunicação de funcionários
O software de comunicação de funcionários é semelhante à mensagem instantânea no que diz respeito à criação de canais e grupos de comunicação interna. É diferente no sentido de que o software de comunicação de funcionários não permite necessariamente uma fácil troca de mensagens diretas. Portanto, eles podem ser usados em conjunto, em vez de um sobre o outro.
Mensagens instantâneas vs. intranet de funcionários
O software de intranet de funcionários funciona em conjunto com a mensagem instantânea, permitindo que as organizações criem um portal online para acesso dos funcionários e permitindo a comunicação dentro de grupos definidos. Alguns produtos de intranet de funcionários fornecem uma ferramenta de mensagens—os que não fornecem, integram-se com opções de mensagens instantâneas para servir como uma ferramenta de colaboração e conversa.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
