Analisar o desempenho da sua equipe de vendas pode levá-lo a um buraco negro de medição de dados que se tornam cada vez mais específicos à medida que você se aprofunda.
Isso não quer dizer que ser detalhista prejudicará sua abordagem no cálculo de métricas de vendas. Há muito a ser dito sobre examinar áreas precisas da sua estratégia de vendas para identificar quaisquer processos ou táticas que estejam resultando em sucesso ou fracasso.
No entanto, em algum momento, você precisa ser capaz de resumir os resultados e apresentá-los aos representantes de vendas e às pessoas no topo. Sem mencionar que tudo deve ser facilmente digerível e incluir todas as informações relevantes para aquele período específico.
Para fazer isso, sua empresa pode contar com relatórios de vendas que comunicam o desempenho atual da sua equipe de vendas.
O que é um relatório de vendas?
Um relatório de vendas é um documento que fornece uma visão geral do estado atual do departamento de vendas de uma empresa. Esses relatórios podem mostrar tendências ao longo do tempo, analisar estratégias e processos, e revelar o desempenho geral da equipe.
Uma grande parte de gerar resultados é acompanhar as vendas para manter o controle do progresso que você está fazendo. Relatórios de vendas permitem que empresas, equipes de vendas e representantes individuais façam exatamente isso: vejam exatamente como estão em relação aos objetivos pessoais e da empresa. Dessa forma, áreas que requerem melhorias podem ser identificadas e trabalhadas, enquanto processos já bem-sucedidos podem ser otimizados ainda mais.
As informações nos relatórios de vendas também são usadas no processo de tomada de decisão das empresas. Antes de tomar ações comerciais sérias, os líderes analisarão se o estado atual das vendas resultará no suporte financeiro necessário para avançar.
Cada tipo de relatório de vendas provavelmente incluirá as mesmas métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) de vendas. Isso significa que, para atualizar relatórios para uma nova semana, mês ou trimestre, tudo o que você precisa fazer é inserir os dados atuais para corresponder ao período de tempo para o qual você está relatando.
Por que os relatórios de vendas são importantes?
Sua equipe de vendas é seu principal gerador de receita, e embora existam muitos outros departamentos que contribuem para sua capacidade de vender, as métricas e KPIs da equipe de vendas traduzem-se diretamente no sucesso geral da empresa. O relatório de vendas mostra se esse sucesso é alcançável.
Os dados incluídos em relatórios de vendas eficazes são organizados de forma a comunicar informações importantes aos seus visualizadores. Dependendo de quem é esse visualizador e do que ele deseja obter do relatório, essas coleções de dados podem ser elaboradas para esse propósito específico.
Por exemplo, é possível que um representante de vendas individual queira ver seu desempenho mensal. Talvez um gerente de vendas queira verificar o progresso de seus subordinados diretos. Ou talvez um executivo queira coletar informações para apresentar ao conselho. A beleza dos relatórios de vendas é que eles podem ser elaborados para atender a todos esses propósitos.
Dica: Para produzir facilmente relatórios para múltiplos públicos, certifique-se de usar um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para fazê-lo de forma rápida e precisa.
Os dados de vendas mostrados nos relatórios são usados para informar estratégias relacionadas ao crescimento de vendas, identificação e aquisição de clientes ideais, e otimização do processo de vendas. Após a implementação de novas abordagens, os relatórios de vendas podem então ser usados para medir o crescimento entre dois ou mais períodos de vendas.
No geral, os relatórios de vendas são importantes porque mantêm a empresa ciente do progresso, ajudam a identificar potenciais problemas nas estratégias de vendas e, em última análise, alimentam uma melhor tomada de decisão.
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Tipos de relatórios de vendas
Existem alguns tipos diferentes de relatórios de vendas, e cada um reflete um determinado período de tempo durante o qual uma empresa medirá atividades e resultados de vendas específicos. Um relatório de vendas é essencialmente uma reiteração de métricas, e esses valores são determinados pelo período de tempo que está sendo relatado.
Por exemplo, se você quiser entender a duração média do ciclo de vendas da sua empresa, seria melhor olhar para um relatório anual em vez de um relatório semanal.
Abaixo estão alguns exemplos de alguns relatórios de vendas que sua empresa deve começar a gerar, juntamente com algumas métricas relevantes.
Relatórios de vendas diários
Relatórios de vendas diários reúnem e apresentam dados referentes ao trabalho de um dia. Esses podem ser gerados para refletir o progresso de um profissional de vendas individual ou do departamento como um todo.
Embora haja muito trabalho que pode ser feito em um dia, as chances de ver muitos negócios fechados em um determinado dia são pequenas – essas coisas levam tempo e geralmente estão espalhadas ao longo do ano. Relatórios de vendas diários dependem de métricas de processo, que diferem de métricas de resultado.
Uma métrica de processo é uma medida que pode ser diretamente controlada pelo representante de vendas, como o número de chamadas que ele faz em um dia. Uma métrica de resultado está mais focada no quadro geral, como o tamanho médio do negócio, que pode ser afetado por um representante, mas não está diretamente sob seu controle.
Relatórios de vendas que coletam dados de um dia não são o fim de tudo do desempenho de uma equipe. É apenas um dia, e todos têm dias ruins aqui e ali. No entanto, se você viu um problema em seu relatório anual e o rastreou até níveis de atividade repetidamente baixos dia após dia, esses relatórios podem ser úteis.
Diariamente, você pode querer relatar as seguintes métricas de vendas:
- Tempo de resposta ao lead: O tempo que um representante de vendas leva para seguir com um lead que contatou sua empresa. O tempo médio de resposta ao lead é de 42 horas para empresas B2B, mas é importante estabelecer seu próprio benchmark após coletar dados de vendas consistentes.
- Conversas com clientes: O número de chamadas telefônicas, videochamadas ou reuniões presenciais que os representantes estão tendo com leads, prospects e clientes. Isso revelará os níveis de engajamento do cliente até aquele ponto no processo de compra.
- Novos leads gerados: O número de leads gerados a partir de conversas com prospects. Essa métrica será levada em consideração juntamente com as taxas de conversão para prever vendas futuras.
- Oportunidades geradas: O número de leads convertidos em oportunidades, o que revelará o impacto das estratégias e táticas de geração de leads implementadas para movê-los mais adiante no funil de vendas.
- Reuniões agendadas: O número de reuniões agendadas a partir de esforços de prospecção. Acompanhar o número de e-mails enviados ou chamadas telefônicas feitas ainda é relevante, mas o número de reuniões agendadas a partir dessas conversas é uma melhor medida de quão eficazes são esses esforços.
- Número total de pontos de contato: O número de vezes que um representante interagiu com um cliente em um determinado dia.
- Velocidade de vendas: O valor de receita de vendas gerado em um único dia. Essa métrica é usada para medir a rapidez com que os vendedores estão movendo os clientes pelo pipeline de vendas.
Relatórios de vendas semanais ou mensais
Relatórios de vendas semanais compilam todos os dados de cada dia da semana para obter uma visão geral de como tudo correu durante esses dias úteis. Relatórios mensais farão o mesmo, mas para as semanas de um mês.
Esses relatórios são um passo adiante para obter uma visão mais ampla da produtividade geral de vendas. Isso também significa que algumas das métricas de vendas medidas em relatórios de vendas semanais e mensais tenderão mais para métricas de resultado.
Relatórios de vendas semanais e mensais são mais frequentemente usados para analisar o desempenho de um representante de vendas individual. Fazer isso em uma base trimestral ou anual deixa muito espaço para mais erros serem cometidos, e fazê-lo diariamente não deixa tempo suficiente para obter uma representação precisa do desempenho. Quando analisados semanalmente e mensalmente, os gerentes podem identificar pontos fracos e corrigi-los antes que continuem.
Dependendo do detalhe que você deseja obter do relatório, você ainda pode incluir as métricas do relatório diário em seus relatórios semanais e mensais.
Aqui estão algumas outras medidas que podem ser valiosas para analisar semanal e mensalmente:
- Volume de vendas por canal: Total de vendas e receita gerada a partir de cada canal de prospecção inicial usado para contatar um cliente potencial que se converteu em cliente. Essa métrica é usada para identificar canais de comunicação que têm mais sucesso e aqueles que precisam de uma nova estratégia.
- Vendas por região: Total de vendas e receita gerada a partir de cada região ou território. Novamente, isso revelará onde os representantes devem priorizar o tempo com base em mais oportunidades, bem como os territórios que requerem abordagens otimizadas.
- Pontuação de oportunidade de vendas: Pontuação individual de oportunidade que reflete a probabilidade de a venda ocorrer. As pontuações de oportunidade ajudam os representantes a priorizar seu tempo de acordo com a promessa de conversão.
- Receita fechada por representante: O valor da receita gerada por cada representante de vendas. Medir isso semanal e mensalmente oferecerá insights sobre representantes que estão a caminho de atingir as metas de vendas e aqueles que estão lutando para fazê-lo.
- Taxas de upsell e cross-sell: O número de oportunidades de upsell e cross-sell para clientes existentes que foram aproveitadas.
- Valor vitalício do cliente (CLV): O valor potencial de um relacionamento de longo prazo com um cliente. O CLV desempenha um papel na determinação de quanto é apropriado gastar ao adquirir e manter relacionamentos com clientes.
- Valor médio do negócio: O valor médio de dinheiro gerado em um único negócio de vendas. O valor médio do negócio informará suas previsões de vendas.
- Relações do funil de vendas: As taxas de conversão entre cada estágio do seu funil de vendas. Ao medir isso, certifique-se de olhar para a grande relação de lead para fechamento, mas também para os estágios entre isso para identificar problemas tanto na sua estratégia geral de vendas quanto nos métodos usados para mover os clientes pelo funil.
Relatórios de vendas trimestrais ou anuais
Ao encerrar um trimestre ou ano de negócios, você vai querer encerrar com um relatório para refletir o trabalho que foi feito.
Seus relatórios de vendas trimestrais e anuais podem parecer relativamente semelhantes, pois ambos incluirão indicadores-chave de desempenho de vendas de alto nível que encapsulam o desempenho geral. Esses registros de atividades de vendas estarão fortemente envolvidos em informar o planejamento de longo prazo para o futuro da empresa, o que se refletirá nas atividades diárias de vendas.
Resumir o trabalho de um trimestre ou ano em um único relatório falharia em pintar o quadro completo do que sua equipe de vendas fez durante esse período de tempo. Por causa disso, relatórios de vendas trimestrais e anuais geralmente consistirão em sub-relatórios dentro deles.
Aqui estão alguns que podem ser incluídos:
- Relatório de KPI de vendas: Um relatório de KPI de vendas, também conhecido como relatório de desempenho de vendas, foca no quadro geral e em quaisquer métricas que falem sobre a lucratividade e sucesso da empresa. As métricas incluem receita, margens de lucro, crescimento e pontuação líquida do promotor.
- Relatório de conversão de vendas: Acompanha todas as métricas associadas ao funil de vendas, pipeline de vendas e atividades associadas à conversão de clientes. As métricas incluem relação de lead para conversão, relação de lead para oportunidade e relação de oportunidade para fechamento.
- Relatório de duração do ciclo de vendas: Inclui dados sobre o tempo que leva para converter um prospect em cliente, geralmente apresentado em uma média. As métricas geralmente refletem a quantidade de clientes potenciais em cada estágio do funil e quanto tempo eles permanecem lá.
- Painel de atividades de vendas: Mantém o controle das ações dos representantes de vendas, seja em nível de equipe ou individual. Essas métricas são levadas em consideração ao avaliar problemas nas taxas de conversão, pois baixa atividade de vendas pode ser um obstáculo. As atividades incluem chamadas telefônicas feitas, e-mails enviados e a quantidade média de interações necessárias para fechar um negócio.
É importante notar que, desde que você esteja comunicando dados valiosos de uma forma que seja fácil de digerir, não há maneira errada de construir um relatório de vendas. As métricas sugeridas para os períodos de tempo acima foram simplesmente usadas para retratar a ideia de que, à medida que os períodos de tempo se alongam, as métricas refletem isso, dando uma visão mais ampla do desempenho da equipe de vendas. Todos os relatórios de vendas podem ser usados para encontrar áreas de melhoria para um negócio.
Como escrever relatórios de vendas
Agora que você tem algumas métricas de exemplo para incluir em cada tipo de relatório de vendas, é hora de construí-los. Aqui estão os passos no processo de elaboração de relatórios de vendas que garantirão que ele comunique informações valiosas de vendas para as pessoas para as quais foi destinado.
Defina o público e o propósito
Seu primeiro passo é definir seu público. Há muitas pessoas dentro da sua organização que podem se beneficiar de um relatório de vendas.
Dentro da própria equipe de vendas, representantes e gerentes buscam atualizações semanais para obter insights acionáveis sobre como melhorar processos e desempenho. Executivos usarão relatórios trimestrais e anuais para entender quão lucrativa sua empresa realmente é, e possivelmente apresentar essas descobertas ao conselho. As equipes de marketing e operações de vendas precisarão de dados para que possam determinar como podem melhor apoiar as vendas.
Coloque-se no lugar do leitor e pergunte-se o que ele gostaria de saber. Isso ajudará você a revelar um propósito mais específico do relatório, em vez de apenas transmitir informações gerais de vendas. Considere os antecedentes dos leitores e use uma linguagem que seria mais benéfica para a conversa.
Estabeleça um período de tempo
Relatórios de vendas construtivos refletem dados de um período de tempo específico, então o próximo passo é estabelecer qual você deseja relatar. Isso será determinado pelo público e propósito do relatório. Se você quiser mostrar aos executivos o crescimento ano a ano em comparação com períodos anteriores, será um relatório anual. Se você quiser ver a mudança que os representantes de vendas recém-contratados do mês passado fizeram, será um relatório mensal.
Lembre-se de que quanto mais longo o período de tempo, mais gerais serão os dados. Isso não é uma coisa ruim, apenas um fato a ter em mente.
Reúna os dados
Com seu período de tempo em mente, é hora de coletar as informações. Como um relatório de vendas é uma coleção de dados, pense em termos de métricas e o que elas dizem sobre o progresso da equipe de vendas.
Software de análise de vendas pode ajudá-lo não apenas a criar vários tipos de relatórios, mas também levará os resultados um passo adiante, apontando áreas de desempenho abaixo ou acima do esperado da equipe de vendas e prevendo vendas futuras.
Comunique suas descobertas
Agora que você tem os dados apropriados em mãos, você precisa comunicar suas descobertas de uma forma que seja digerível e valiosa para o público. Muitas vezes, isso virá na forma de visualização de dados, que é o processo de traduzir dados em gráficos, tabelas ou diagramas para melhor comunicar informações.
Ofereça contexto
A ideia principal de criar um relatório de vendas é revelar dados, mas você precisará oferecer um pouco mais para chegar ao seu público. Não basta colocar alguns números em uma folha de papel e enviá-la. Forneça o contexto que o leitor precisa para obter o máximo possível do relatório de vendas. Explique fatores internos e externos que expliquem o sucesso ou fracasso de um determinado período de tempo.
Os números não mentem
Relatórios de vendas oferecem o insight mais preciso sobre quão bem os representantes e equipes de gestão de vendas estão se saindo. Embora isso às vezes possa ser uma verdade assustadora de apresentar, eles também podem oferecer motivação para consertar o que está quebrado e encontrar novas maneiras de fechar negócios.
Embora os relatórios de vendas ocorram no final de um período de tempo, ver o progresso em tempo real todos os dias com painéis de vendas também pode ser um grande motivador para a equipe.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
