O que é vazamento de receita? Como identificá-lo e preveni-lo

Vazamentos nunca são bons.

Vazamentos de água, vazamentos de histórias, mas vazamentos de receita? Um vazamento relacionado à receita da sua empresa é ruim. Muito, muito ruim.

Todo negócio experimenta vazamentos de receita e pode facilmente enfrentá-los com software de gestão de receita.

Independentemente das tecnologias e soluções disponíveis para as empresas, o vazamento de receita é um grande problema para negócios de todos os tipos e tamanhos.

Exemplos de vazamento de receita

Considere um fornecedor de produto SaaS que não prepara uma fatura para um cliente que começa no meio de um mês. Nesse caso, o fornecedor desperdiça quinze dias de faturamento fornecendo serviços gratuitamente. As perdas com isso podem equivaler a milhares de dólares.

O vazamento de receita também ocorre comumente devido a erros humanos. Se um funcionário insere incorretamente o custo do produto como “$50” quando seu preço original é “$500”, um simples erro de digitação pode resultar em perdas massivas. Imagine que o pedido seja de vinte unidades de um produto – isso é um vazamento de receita direto de $9.000.

Os clientes provavelmente não apontarão esse erro. As empresas precisam de sistemas para detectar erros em primeiro lugar. Usar planilhas para rastrear datas de vencimento ou status de pagamento não é realmente eficaz, já que as planilhas são criadas e geridas manualmente. Há pouca margem para automação com elas.

O que causa vazamento de receita?

Parar vazamentos de receita é essencial, e você precisa entender por que e como eles acontecem. Só então você pode tomar medidas preventivas para reduzir e prevenir o vazamento de receita e o dano resultante:

• Entrada manual de dados: Todas as tarefas manuais estão repletas de erros humanos. Tais erros podem comprometer a receita de uma empresa. Se o seu negócio cria e rastreia faturas manualmente, erros de entrada de dados são prováveis de ocorrer. Dados incorretos são difíceis de detectar e levam a perdas massivas.
• Falha em enviar faturas: É importante enviar uma e-fatura antes de esperar o pagamento. Um cliente provavelmente não virá à frente para lembrá-lo de emiti-la se você esquecer. Além disso, eles não pagarão até receberem a fatura. Para evitar mal-entendidos, você precisa ter um sistema automatizado para enviar e rastrear faturas sempre que elas forem devidas.
• Clientes globais: Quando você tem clientes em diferentes países, seus requisitos de faturamento podem ser diferentes, e a moeda e os termos do contrato tornam o processo ainda mais complexo. Ter sistemas para levar em conta essas condições e gerenciar clientes é essencial para evitar vazamentos de receita.

• Falha em rastrear tarefas: Os funcionários podem nem sempre estar atualizados sobre pagamentos e datas de vencimento. Eles gastam muito tempo verificando e respondendo e-mails, realizando reuniões ou simplesmente estando ociosos. A falha em acompanhar e manter-se atualizado sobre pagamentos e faturas pode levar a erros, comunicação isolada e, em última análise, vazamentos de receita.
• CPCs mais altos: CPC ou custo por cliente ajuda a evitar vazamento de receita. É melhor adquirir clientes lentamente do que gastar uma grande soma de dinheiro em poucos clientes.
• Carrinhos abandonados: Carrinhos abandonados são uma visão comum em estratégias de e-commerce e plataformas de software como serviço (SaaS). Muitos produtos salvos sem completar as compras podem fazer você perder receita potencial.
• Uso de planilhas: Muitas organizações dependem de planilhas para diferentes atividades de faturamento. As planilhas são complicadas, e atualizá-las é um processo manual tedioso. Os funcionários precisam manter uma vigilância próxima e regular sobre os dados da planilha, o que é difícil. Os fluxos de trabalho de planilhas tornam-se ainda mais tediosos quando transferidos para software de faturamento. Lacunas e erros nos dados são as principais causas de vazamento de receita.

Por que o vazamento de receita é importante?

Você não pode obter lucros sem receita. A receita alimenta os negócios e você precisa de o suficiente para suas atividades diárias. Embora o vazamento inicial de receita possa parecer insignificante, ele se acumula ao longo do tempo e, se não for reconhecido a tempo, pode prejudicar o valor do seu negócio. Em alguns casos, isso pode até causar o fechamento de empresas.

Quão grave é o vazamento de receita?

Embora amargo, o impacto financeiro do vazamento de receita pode variar por indústria. 

Indústrias como a saúde geralmente sentem o maior impacto do vazamento de receita. Contas não pagas são comuns na saúde. Empresas com altos vazamentos de receita sofrem ao desenvolver novos produtos, fornecer novos serviços e impulsionar seus negócios. Elas também enfrentam fluxo de caixa não otimizado e taxas de empréstimo mais altas.

Como identificar e parar vazamentos de receita

Aqui estão algumas maneiras de você se manter à frente do jogo e identificar e prevenir vazamentos de receita.

Os vazamentos de receita geralmente não são identificados até que mostrem seu impacto. Algumas empresas nem conseguem rastreá-los.

Então, como você identifica e toma precauções para evitar vazamentos de receita? Você pode fazer isso de algumas maneiras, identificando vulnerabilidades em seu negócio.

• Mineração de dados: Revise seu software de helpdesk e plataformas de sucesso do cliente para entender suas tendências de compra, pagamentos, conversões e razões para a rotatividade de clientes. Mesmo dados de faturamento recorrente podem ajudá-lo a conhecer as áreas de potenciais vazamentos de receita.
• Números que se destacam: Acha que uma métrica é estranha? Se ela se destaca, é definitivamente incomum. Anomalias geralmente se mostram e requerem ação o mais rápido possível.
• Acompanhamentos: Atrasos em acompanhamentos relacionados à qualificação de vendas de leads, pontuação de leads, rastreamento de comportamento do cliente, e podem levar a vazamentos de receita.

Perguntas sobre vazamento de receita para se fazer

Nenhum negócio pode se dar ao luxo de deixar o vazamento de receita sem atenção, pois ele se acumula e até mesmo fecha empresas. Aqui estão algumas perguntas que você pode se fazer para avaliar seu negócio e entender se você está em risco de um vazamento de receita: 

Pontos comuns de vazamento de receita

O vazamento de receita ocorre em lugares inesperados que às vezes você não consegue superar. Se você identificar e corrigir erros antes que eles causem danos, os vazamentos de receita não impactarão negativamente seu negócio. 

Aqui estão algumas razões comuns para vazamentos de receita: 

Erros de entrada de dados

As planilhas são a principal fonte de vazamentos de receita. Empresas que fazem a transição de pequenas para grandes geralmente lutam com elas, pois gerenciar novos clientes e transferir registros antigos em planilhas se torna tedioso. 

Erros de sincronização de dados

Isso é uma continuação do erro anterior. As planilhas podem causar erros na sincronização de dados. A jornada típica de um cliente começa com a tentativa de um plano gratuito, atualizando-o ou até mesmo rebaixando-o a qualquer momento. Não há como você gerenciar isso manualmente com planilhas. Você precisa de um sistema que possa lidar com essas mudanças automaticamente. 

Cartões de crédito expirados

Cartões de crédito expirados são bastante comuns. Receber um pagamento cancelado é conhecido como dunning, e é um processo longo. O cartão é processado para a taxa várias vezes, e eventualmente você precisa entrar em contato com o titular do cartão. Essa interrupção pode causar vazamento de receita e destruir sua linha de fundo.

Prevenindo vazamentos de receita

O vazamento de receita não deve ser levado de ânimo leve, pois afeta indústrias de todos os tamanhos, pequenas ou grandes. Uma vez que você identifica áreas onde é provável que experimente vazamentos de receita, pode tomar medidas para evitá-los.

• Automação: A centralização e automação de processos ajudam a facilitar aprovações, enviar faturas e folhas de ponto, e monitorá-las e rastreá-las.
• Validação de dados: Verificações de validação em vários sistemas garantem dados precisos. Sinalizar dados incorretos em tempo hábil para os departamentos relevantes ajuda a fazer correções antes de enviar faturas ao cliente.
• Dados em tempo real: A análise de dados rastreia suas informações e fluxos de caixa para remover quaisquer erros evidentes. Analisar dados também pode ajudá-lo a melhorar a eficiência da equipe e a experiência do cliente.
• Engajamento do cliente: Estar no topo da comunicação e evitar silos leva a uma transparência completa em relação aos seus clientes. Também simplifica todo o processo de compra.
• Auditoria de vazamento de receita: Você precisa analisar seus processos de negócios para entender o que pode ser feito para eliminar vazamentos de receita. Identifique as principais fontes de vazamentos e enfrente-as de frente.

Enfrentando vazamentos de receita de frente

Embora os vazamentos de receita possam não aparecer até o último minuto, há maneiras de enfrentá-los antes que possam causar danos. Vazamentos de receita são um problema sério e podem fazer você perder seus ganhos. Abordá-lo proativamente, configurando os sistemas certos em sua empresa, pode suavizar o golpe.

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