Como Salvar Seus Ativos Com Manutenção de Instalações

Há tantos prédios.

Não, sério, muitos prédios. 

Mas você já parou para pensar nos seus detalhes minuciosos? A quantidade de trabalho que é necessária para seu funcionamento diário? Como a equipe previne e repara os danos? 

Tudo isso se enquadra no tema de manutenção de instalações. 

Exemplos de ativos de capital incluem máquinas, equipamentos e eletrônicos caros. Aparelhos comerciais incluem caldeiras, aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC).

Os serviços de manutenção de instalações são realizados através de software de gestão de instalações. Este software geralmente se integra com sistemas de gestão de manutenção computadorizados  e software de gestão de ativos empresariais (EAM)  para realizar a manutenção de instalações.

Os sistemas de construção também devem realizar reparos de emergência, serviços, trabalhos de carpintaria, corredores, escadas e estacionamentos.

Enquanto a manutenção industrial é usada em plantas de fabricação e a manutenção de propriedades é usada em edifícios residenciais, a manutenção de instalações se aplica a edifícios comerciais. A manutenção predial é a única aplicação intimamente relacionada à manutenção de equipamentos.

Tipos de manutenção de instalações

A manutenção de instalações pode ser categorizada em quatro grupos, seja proativa ou reativa. Todos os tipos de manutenção economizam dinheiro e aumentam a longevidade dos ativos e utilidades do edifício.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva de instalações é uma abordagem de planejamento de manutenção de rotina. É uma maneira proativa de planejar atividades de manutenção que prolongam a vida útil de equipamentos e instalações. Reduz potenciais tempos de inatividade e manutenção reativa em grande medida.

A manutenção planejada torna as falhas menos prováveis e economiza tempo e custos. Um exemplo de programa de manutenção preventiva é a manutenção programada regularmente de ar condicionado. O serviço mensal garante que ele funcione perfeitamente.

Manutenção adiada

A manutenção adiada não é uma atividade de manutenção; em vez disso, é a manutenção que deveria ter sido realizada. Se reparos ou consertos necessários forem adiados até a falha, o resultado são mais despesas. Se adiado, serviços de baixo custo podem dobrar ou até triplicar seu custo real.

Manutenção preditiva

A manutenção preditiva usa ferramentas avançadas para avaliar o desempenho de ativos em tempo real. A internet das coisas (IoT) permite que diferentes ativos e sistemas se conectem e trabalhem juntos para fornecer insights sobre quais precisam de serviço e quais não.

Exemplos de manutenção preditiva são sensores, análise de óleo e imagem térmica.

Por exemplo, condicionadores de ar podem ser equipados com um sensor de detecção de vazamento que envia avisos para que seja feito o serviço antes que ocorra um vazamento real.

Manutenção corretiva

Este é o tipo mais comum de manutenção ao criar um plano de manutenção de instalações. Refere-se a trabalhos de reparo típicos, como problemas de drenagem, fusíveis de luz, problemas de telhado ou sistemas HVAC.

A manutenção corretiva é uma parte diária das operações de instalações sempre que algo falha ou não funciona como deveria. É uma forma reativa de manutenção, e sua desvantagem é que as equipes não conseguem realizar a manutenção de forma proativa. Isso impacta tanto o tempo quanto o custo.

Quem são os trabalhadores de manutenção de instalações?

Os trabalhadores de manutenção de instalações ajudam a aumentar a produtividade e reduzir custos.

Seu trabalho envolve organizar ordens de serviço de manutenção proativa, reativa e preventiva e ficar por dentro da manutenção, reparo e operações (MRO).

Os trabalhadores de manutenção de instalações reportam-se a um gerente responsável por configurar e agendar inspeções para ativos e equipamentos. Isso também pode incluir quebras não programadas, durante as quais eles anotariam o problema, avaliariam a gestão de ordens de serviço e criariam procedimentos operacionais padrão para o departamento seguir.

Tipos de trabalhadores de manutenção de instalações

Existem três trabalhadores de manutenção de instalações: o gerente de instalações, o gerente de propriedades e o técnico de manutenção.

1. Gerente de instalações

Um gerente de instalações garante o bem-estar dos funcionários e supervisiona as políticas de benefícios dos funcionários dentro das instalações do escritório. Eles são responsáveis pela administração do local de trabalho, produtividade dos funcionários e segurança. Em residências, o gerente de instalações supervisiona o bem-estar dos residentes de uma área enquanto aplica políticas benéficas.

Um gerente de instalações deve criar cronogramas adequados para zeladores, testar protocolos e sistemas de segurança contra incêndio, fornecer serviços de emergência e atribuir solicitações de trabalho a técnicos. O papel do gerente cobre múltiplos aspectos para melhorar cada área de habitabilidade dentro de um edifício em relação à função e segurança.

Os gerentes de instalações desempenham dois conjuntos de funções: estratégicas e operacionais:

• Estratégico: Isso requer que o gerente de instalações ajude clientes, consumidores e usuários a entender como as decisões dentro de um edifício afetam os serviços, a segurança e o próprio negócio.

• Operacional: Os gerentes de instalações são responsáveis pela gestão de operações, segurança geral do edifício e habitabilidade e se esforçam para fornecer um ambiente seguro e de apoio para os funcionários trabalharem.

Algumas outras responsabilidades de um gerente de instalações incluem:

• Conduzir atividades recreativas 
• Garantir um ambiente harmonioso para profissionais ou residentes
• Firmar acordos com fornecedores ou prestadores de serviços para manutenção
• Supervisionar requisitos de estacionamento, limpeza e catering.
• Garantir que utilidades básicas como água, eletricidade e aquecimento estejam em funcionamento

2. Gerente de propriedades

Um gerente de propriedades é um profissional que supervisiona propriedades imobiliárias para potenciais investimentos ou agências. Gerentes de propriedades podem trabalhar para empresas privadas ou atuar como agentes imobiliários freelancers responsáveis por aluguéis, exibições e visitas abertas.

Os proprietários nomeiam gerentes de propriedades como cuidadores para supervisionar as operações diárias na sua ausência. É dever deles manter a propriedade para reter seu valor nominal no mercado. Algumas outras responsabilidades de um gerente de propriedades incluem:

• Listar propriedades na web para engajar inquilinos
• Ter conhecimento aprofundado de contratos de aluguel e leis locais, estaduais e federais.
• Realizar verificações de crédito e antecedentes dos inquilinos
• Gerenciar onboarding, transferências de casa, saídas e inspeções de propriedades 
• Agendar manutenção trimestral da propriedade e dos aparelhos
• Responder a reclamações de inquilinos sobre a propriedade e tomar as devidas providências

3. Técnico de manutenção

Enquanto o gerente de instalações garante que um edifício esteja limpo, seguro e útil, o técnico é responsável por realizar inspeções no edifício e realizar manutenção preventiva e reparos em ativos importantes e unidades HVAC. Os técnicos geralmente possuem certificação HVAC.

Um técnico de manutenção trabalha em estreita colaboração com o gerente de instalações para garantir que o equipamento não tenha defeitos e que os reparos sejam feitos a tempo. Esta pessoa pode ser encarregada de algo simples como trocar uma lâmpada até calibrar máquinas de ventilação complexas.

Aplicações de manutenção de instalações

Você ficaria surpreso com as aplicações da gestão de manutenção de instalações. Variando de edifícios comerciais a hospitais, a manutenção de instalações tem muitos usos no mundo real.

• Hospitais requerem manutenção de instalações, pois há muito trabalho realizado em diferentes departamentos diariamente. A manutenção de instalações é crucial para hospitais para garantir que seu edifício atenda a conformidades como a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA). 
• Armazéns e centros de distribuição usam máquinas e equipamentos pesados. Com máquinas complexas envolvidas, a manutenção de instalações é essencial para um armazém bem administrado.
• Edifícios comerciais como escritórios e grandes parques de tecnologia da informação (TI) exigem que as operações sejam realizadas de forma eficiente. Os edifícios devem garantir que as máquinas que usam regularmente estejam totalmente funcionais e possam proporcionar um ambiente de trabalho confortável e produtivo para os funcionários do escritório.
• Faculdades também são de grande escala, como hospitais. Os campi universitários têm muitos edifícios, e a manutenção de instalações garante que o corpo docente e os alunos estejam confortáveis e seguros. As tarefas de manutenção de instalações em uma faculdade incluem controle de pragas e manutenção de móveis de sala de aula.

Como automatizar e otimizar a manutenção de instalações

Garantir um ambiente seguro e saudável ao redor de sua instalação é fundamental. Em alguns casos, as operações de manutenção de instalações de uma propriedade podem ser terceirizadas para uma empresa de terceiros que cobra uma taxa adicional por seus serviços de fornecedores. Não importa qual seja o procedimento, a manutenção de instalações é crucial para manter uma propriedade limpa, bonita e organizada.

Aqui estão algumas maneiras de otimizar suas operações de manutenção de instalações em sua instalação:

• Usando software de manutenção de instalações: O software de manutenção de instalações permite que você rastreie e gerencie operações de fornecedores em uma plataforma centralizada. Desde o contrato detalhado até a gestão de desempenho e relatórios de despesas, você pode gerenciar seus serviços de manutenção sem silos. Você pode ajustar cronogramas de fornecedores, inventário e cargas de trabalho de acordo com a demanda incorrida.
• Elaborando um quadro de procedimentos: Ter um quadro detalhado compreende a criação de um repositório central de diretrizes que pode ser acessado por todos os envolvidos nas operações de manutenção. Uma lista de verificação de emergência como inclusão previne apagões ou perigos repentinos. Também treina especialistas em manutenção sobre protocolos de segurança e práticas ambientais ao realizar operações.
• Inspeções proativas de propriedades: Torna-se muito mais fácil manter uma propriedade quando você é pontual nas inspeções. Realizar inspeções mensais ajuda a controlar suas despesas, otimizar a largura de banda dos fornecedores e prevenir contratempos como roubos ou invasões de edifícios.
  
  Se seus trabalhadores passam a maior parte do tempo atendendo a tickets de serviço, é provável que não consultem nenhuma documentação ou calendários. Os tickets de serviço nunca são atendidos com inspeções oportunas, o que resulta na potencial degradação da propriedade. Tudo isso pode ser eliminado estabelecendo inspeções proativas.
• Gerenciando livros, relatórios, faturas e acordos: Contratos de aluguel, faturas e outros relatórios são necessários para registrar operações de manutenção concluídas pelo fornecedor. A falta de uma contabilidade adequada pode levar a confusões ao alocar o orçamento, reduzindo os retornos.

Manutenção de instalações vs. gestão de instalações

Manutenção de instalações e gestão de instalações são geralmente usadas de forma intercambiável, mas existem diferenças entre as duas.

Manutenção de instalações é um aspecto da gestão de instalações que se concentra na inspeção de ativos, máquinas, ferramentas e utilidades. Os gerentes de instalações de um edifício utilizam a manutenção de instalações através do planejamento, gestão das operações diárias e auditorias regulares de equipamentos.

Gestão de instalações, por outro lado, abrange o anterior. Os gerentes de instalações precisam supervisionar a manutenção de todo o edifício, montar e gerenciar uma equipe de manutenção inteira, otimizar o espaço do escritório e acompanhar os inventários. Eles precisam estar no topo de qualquer tarefa que envolva a funcionalidade de um edifício.

Exemplos de gestão de instalações são:

• Criar e gerenciar contratos para gerenciar fornecedores terceirizados para segurança, limpeza ou paisagismo
• Escolher e implementar um software de gestão de instalações
• Criar e gerenciar orçamentos para todo o edifício
• Elaborar estratégias para reduzir o uso de energia do edifício
• Garantir conformidade

Exemplos de manutenção de instalações são:

• Trocar lâmpadas
• Limpeza regular
• Inspeções frequentes do edifício

Vantagens e desvantagens da manutenção de instalações

A manutenção de instalações oferece muitas vantagens para edifícios e espaços comerciais. Algumas delas são:

• Eficiência melhorada: Como as operações melhoram diariamente, a gestão de instalações garante que o equipamento e os ativos funcionem como deveriam.
• Aumento da vida útil dos ativos: A manutenção frequente dos ativos garante que o edifício opere sem problemas e, por sua vez, aumenta sua vida útil geral.

• Satisfação geral: Se os inquilinos do edifício estão satisfeitos, é provável que sejam mais produtivos, trabalhem melhor e proporcionem melhores resultados para um negócio.
• Mudança de foco: Como a manutenção de instalações permite que os trabalhadores se concentrem mais em outras áreas do edifício, eles podem se concentrar em investir em outras tecnologias e escalar.

• Redução de despesas: Porque a manutenção de instalações garante que o espaço tenha o que é necessário para funcionar normalmente, nada extra é necessário. As organizações podem economizar muito dinheiro e melhorar os lucros.

Embora altamente vantajosa, a manutenção de instalações tem algumas desvantagens. Aqui estão algumas delas:

• Perda de controle: Pode haver um conflito entre o gerente de propriedades e o gerente de instalações devido à falta de compreensão de seus papéis.
• Custo: A manutenção de instalações não é uma opção acessível para empresas menores, pois elas não podem arcar com o custo de um gerente de instalações dedicado, software de gestão de instalações e um técnico.
• Segurança reduzida: A manutenção de instalações exige que os gerentes se envolvam em várias áreas do espaço para garantir alta otimização. Isso apresenta o perigo de questões de segurança e confidencialidade.

Certificações para manutenção de instalações

Os empregos de manutenção de instalações não exigem um diploma completo. Em vez disso, uma pessoa pode passar por um programa de certificação específico de domínio como profissional de manutenção de instalações. Também é uma opção de carreira versátil se você tiver um diploma de bacharel em negócios, engenharia, instalações ou gestão da informação.

Você pode investir em algumas dessas opções de certificação para se diferenciar da multidão no domínio da gestão de instalações.

1. 1. O programa de Certificado de Profissional de Gestão de Instalações (FMP): Afiliado à associação internacional de gestão de instalações IFMA, este programa de certificação é adequado para profissionais com pouco ou nenhum conhecimento prévio de gestão de instalações.
   2. Credencial de Gerente de Instalações Certificado (CFM): Este curso é um dos programas mais prestigiados em manutenção de instalações. Seguir este curso estabelece um padrão de expertise na indústria. Ele treina um indivíduo em 11 módulos principais, com a taxa variando entre $550 (para membros da IFMA) a $815 (para não-membros).
      
   3. O Certificado de Gestão de Instalações (FMC): Esta certificação é um Bootcamp que fornece conhecimento básico sobre o design, operação e manutenção de instalações prediais. É um programa flexível e autônomo concedido pelo instituto internacional de proprietários e gerentes de edifícios (BOMI) e custa $225
   4. Certificação HVAC: Esta certificação é um exame de entrada baseado em licença que você precisa fazer. Para determinar a licença válida para sua área, você deve pesquisar [seu estado] + regulamentos de licença HVAC.

Manutenção de instalações: É crucial!

Para que um edifício funcione bem, a manutenção de instalações é absolutamente necessária. Embora tenha algumas desvantagens, como custo, aplica-se a edifícios de todos os tamanhos e indústrias, como hospitais, imóveis e instituições educacionais. Quando feita corretamente, a manutenção de instalações contribui para a longevidade dos ativos e outros equipamentos.

Acompanhe, gerencie e otimize suas despesas proprietárias de forma contínua aprendendo mais sobre gestão de propriedades.