Como Utilizar o Autoatendimento do Funcionário: Sua Equipe de RH Agradecerá

Dia após dia, os gerentes de RH são inundados com solicitações.

Desde responder às mesmas perguntas sobre tempo de férias até fornecer as últimas atualizações sobre declarações de impostos, pode levar muito tempo e energia para garantir que todos os funcionários tenham acesso às mesmas informações.

Se isso soa familiar, pode ser hora de garantir que sua equipe de RH pare de ser o intermediário enquanto sua organização move tudo para o digital na forma de autoatendimento do funcionário.

Normalmente, o ESS pode ser encontrado em portais de RH e sistemas de gestão de força de trabalho como um recurso ao qual os funcionários têm acesso. Desde folha de pagamento, horários e informações de benefícios, os funcionários podem fazer atualizações em suas próprias informações sempre que necessário.

Elementos comuns dos portais de autoatendimento do funcionário

A equipe do departamento de recursos humanos da sua empresa tem uma longa lista de tarefas em sua agenda dia após dia, e ela só aumenta se eles tiverem que fazer constantemente pequenas alterações nos detalhes dos funcionários. Felizmente, os portais de autoatendimento do funcionário podem liberar o dia deles, pois permitem que o funcionário faça as alterações em seu próprio tempo.

Um HRMS típico contém uma longa lista de dados e informações sobre seus funcionários. O que seus funcionários podem fazer no sistema ESS dependerá do que o software permite, mas alguns dos detalhes comuns que os funcionários podem alterar com um portal ESS incluem:

• Informações pessoais: Isso inclui informações de contato, como endereço residencial, número de telefone, contatos de emergência e nome.
• Dados da folha de pagamento: Qualquer coisa relacionada aos seus contracheques, depósito direto, detalhes de retenção de impostos, segurança social, informações bancárias e mais.
• Políticas da empresa: Políticas, procedimentos ou qualquer coisa relacionada ao manual da empresa.
• Controle de tempo e agendamento: Se seus funcionários acompanham suas horas trabalhadas, eles podem fazer isso aqui. Alguns portais também permitem que os funcionários deixem um pedido de PTO e acompanhem a licença médica aqui também. Eles também podem ver o tempo de férias acumulado.
• Despesas de viagem e reembolso: Quando um funcionário leva um cliente para jantar ou viaja para uma conferência fora do estado, os portais ESS facilitam a submissão de todos os detalhes e recibos para que possam ser facilmente reembolsados.
• Detalhes dos benefícios: Sempre que um funcionário quiser se inscrever em algum tipo de programa de benefícios, inscrição aberta ou apólice de seguro de saúde, ele pode fazer isso diretamente no portal.

Muitos dos detalhes listados acima podem ser considerados informações altamente sensíveis. Por causa disso, a segurança é um elemento crucial para um portal de autoatendimento do funcionário, pois você não quer que qualquer pessoa visualize, edite e gerencie esses detalhes. Felizmente, muitos sistemas ESS são projetados com isso em mente e vêm com elementos de privacidade e segurança embutidos.

Por exemplo, antes que qualquer alteração possa ser feita, um funcionário deve passar por uma página de login com firewall. Muitos portais ESS também usam autenticação dupla ou multifator, além de um ID de usuário, para maior segurança.

Benefícios do autoatendimento do funcionário

Quer saber o que um portal de autoatendimento do funcionário pode trazer para sua organização? Confira as vantagens que eles podem trazer para o seu departamento de RH e funcionários.

Eficiência melhorada

Desde registrar horas de trabalho até solicitar folgas, tudo em um só lugar, os portais de autoatendimento do funcionário tornam os funcionários mais eficientes. Não há mais necessidade de enviar vários e-mails para diferentes pessoas pedindo aprovação ou andar pelo escritório tentando encontrar a única pessoa que você precisa para assinar um formulário.

Além disso, quando o RH precisa coletar informações, isso pode ser feito rapidamente e sem a necessidade de vários lembretes nas reuniões de segunda-feira de manhã.

Quando um portal ESS é utilizado, funcionários e profissionais de RH passam menos tempo em tarefas mundanas e mais tempo trabalhando em tarefas que melhoram o crescimento da empresa. Isso também reduzirá a carga de trabalho dos profissionais de RH, já que qualquer coisa que os funcionários possam fazer por conta própria ajuda a diminuir o trabalho repetitivo.

Informações atualizadas dos funcionários

Alguém da sua equipe mudou de nome, mudou-se para outra cidade ou atualizou seu número de telefone? As chances são de que isso acontecerá eventualmente. E se seu escritório consistir em centenas de pessoas, isso pode potencialmente levar a inúmeros gargalos ao tentar entrar em contato com a pessoa certa.

Quando sua empresa utiliza portais ESS, não apenas sua equipe de RH não terá que gastar incontáveis horas garantindo que essas informações estejam corretas, mas o funcionário pode atualizar suas informações pessoais no diretório de funcionários em seu próprio tempo, conforme elas mudam, garantindo que estejam sempre corretas. Se houver um erro, eles podem atualizá-lo em tempo real, em vez de ter que enviar uma mensagem ou e-mail para o RH para corrigi-lo em seu nome.

Transparência em relação a todas as informações

A qualquer momento, um funcionário pode fazer login no portal de autoatendimento do funcionário, verificar as informações armazenadas e confirmar que são autênticas. Documentos relacionados aos seus próprios benefícios, revisões de seu salário ou título, atualizações de políticas da empresa e mais, podem ser todos armazenados em um só lugar – tornando-os fáceis de visualizar a qualquer momento.

Além disso, informações sobre registros de licença e presença estão acessíveis a todos os funcionários, o que significa que eles não precisarão procurar alguém da sua equipe de RH com perguntas intermináveis sobre se sua folga foi aprovada ou se uma determinada pessoa está fora do escritório.

“Do lado do RH, isso nos ajuda a ser transparentes ao documentar todas as nossas políticas e processos. Além disso, reduz significativamente o tempo administrativo para nós."

Dave Faulk
Diretor de Desenvolvimento de Talentos e Organizacional na G2

Dave Faulk continuou a compartilhar seus pensamentos sobre o autoatendimento do funcionário, acrescentando: "Do lado do funcionário, elimina a confusão e os capacita a obter o que desejam quando precisam, sem ter que esperar que um representante de RH atenda sua solicitação ou pergunta." 

Além disso, compartilhar e destacar mudanças nas políticas da empresa é mais fácil do que nunca. Porque pode ser difícil alertar todos os funcionários sobre mudanças manualmente, e folhetos geralmente são encontrados no lixo, um ESS pode tornar o alerta de todos sobre uma mudança tão fácil quanto enviar uma mensagem ou alerta dentro do portal.

Melhoria do moral dos funcionários

Além de formulários de folga e detalhes sobre os programas de bem-estar da sua empresa, um portal de sistema de autoatendimento do funcionário também pode abrigar um diretório de funcionários com um calendário para aniversários, aniversários de trabalho e outros marcos. Eles também podem servir como um lugar onde funcionários e membros da equipe podem se comunicar e compartilhar ideias e trabalhar juntos em projetos semelhantes.

Um portal de autoatendimento do funcionário pode ser um local tudo-em-um para os funcionários interagirem uns com os outros e melhorarem os relacionamentos.

Desvantagens do autoatendimento do funcionário

Não há como negar todas as vantagens que o ESS pode trazer para sua organização, mas você deve estar ciente de algumas das possíveis desvantagens também.

Treinamento adicional

Quando sua empresa implementa um ESS pela primeira vez, isso representa outra solução de software que seus funcionários precisarão ser treinados. Pode haver muitos aspectos diferentes, formulários e seções do sistema, o que significa que o treinamento pode demorar mais do que você está acostumado com outras ferramentas. Além disso, qualquer pessoa dentro do RH e TI precisará de treinamento adicional no novo sistema para ajudar a resolver problemas quando surgirem ou quando os membros da equipe tiverem perguntas.

Erro humano

Como qualquer coisa que é atualizada por um humano em vez de uma máquina, há uma possibilidade de erro. Esses erros podem ocorrer quando as informações estão sendo atualizadas nos arquivos de pessoal, mas também se o usuário não estiver familiarizado com o sistema e não tiver recebido o treinamento adequado.

Custo

Um portal de autoatendimento do funcionário, assim como qualquer outro aplicativo que sua empresa usa, geralmente custa dinheiro. Dê uma olhada no orçamento de software da sua empresa e reduza a faixa de preço de um ESS que irá simplificar seus processos sem quebrar o banco.

Configurando o autoatendimento do funcionário

Depois de decidir sobre uma ferramenta de gestão de força de trabalho que abrange o autoatendimento do funcionário, é hora de configurar seus funcionários. Fazer isso é relativamente simples depois de decidir sobre um aplicativo.

Primeiro, a equipe de RH deve adicionar documentos ao portal ESS que você deseja que todos os funcionários tenham acesso. Depois que todos os formulários relacionados a políticas e procedimentos estiverem lá, você criará uma conta para cada funcionário. Você pode criar senhas gerais em nome deles e depois enfatizar que cabe a eles configurar uma senha mais segura que possam lembrar.

Depois que eles fizerem login, certifique-se de que cada funcionário reserve um tempo para verificar a precisão de suas informações. Seja em uma reunião, um e-mail ou um documento instrucional, explique aos seus funcionários o que eles podem fazer dentro de suas contas ESS, o que poderão alterar e quais documentos podem encontrar à sua disposição.

Certifique-se de se referir a este portal sempre que os funcionários fizerem perguntas relacionadas a RH e folha de pagamento, para que possam se familiarizar com o portal e vê-lo como sua única fonte de verdade. Todos os gerentes de RH e gerentes de outros departamentos devem trabalhar juntos para tornar a utilização do portal pelos funcionários o mais comum e difundida possível.

Mais tempo para o que importa

Quando utilizados corretamente, os sistemas de autoatendimento do funcionário podem tornar o papel diário de um profissional de RH mais simplificado. Eles não serão mais o intermediário e não serão bombardeados com inúmeras solicitações para atualizar informações pessoais ou serem perguntados a mesma pergunta inúmeras vezes sobre solicitações de folga.

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