La guida definitiva all'acquisto di software per il personale
Perché hai bisogno di un software per il personale?
Il software per il personale fornisce soluzioni che aiutano a gestire il processo di assunzione per agenzie di reclutamento, servizi di personale a contratto e temporaneo, e reclutatori di terze parti. Il software per il personale è un modo economico per i reclutatori di migliorare il processo di assunzione sia per i candidati che per i clienti, grazie a funzionalità come la pubblicazione di offerte di lavoro, la ricerca e selezione dei candidati, i colloqui e la gestione dei processi per le offerte di lavoro, le assunzioni e l'inserimento.
Il software per il personale offre una combinazione di capacità di sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) per semplificare il processo di reclutamento e tracciamento dei candidati, soluzioni di Scopri di più su questo argomento
domanda comune.
domanda comune.
domanda comune.
domanda comune.
domanda comune.
Come affronta il software di gestione del personale i tuoi punti critici?
- Curriculum — Il parsing dei curriculum aiuta a risparmiare ai reclutatori un'incredibile quantità di tempo che altrimenti sarebbe stata spesa per importare curriculum, estrarre le informazioni necessarie, identificare parole chiave e altro ancora. Il software di gestione del personale gestisce questo processo per rendere il parsing e l'identificazione dei candidati qualificati per ruoli particolari un processo semplificato. Il parsing dei curriculum consente ai reclutatori di cercare nel loro database di candidati tramite ricerche booleane, per parola chiave o per campi, inclusi esperienza, competenze o livelli di istruzione, ad esempio.
- Gestione delle relazioni con i candidati — Un'esperienza forte per i candidati è essenziale per migliorare il processo di reclutamento. Se un portale per i candidati facile da usare è una caratteristica indispensabile, assicurati che la demo includa una vista del portale per i candidati e della loro esperienza di navigazione, candidatura, invio di curriculum, ecc. Comprendi le funzionalità di comunicazione del software di gestione del personale, inclusa la comunicazione automatica ai candidati durante tutto il processo di reclutamento.
- Comunicazione — La comunicazione attraverso vari canali, inclusi email, SMS, VOIP, può essere gestita tramite il software di gestione del personale. L'email marketing, ad esempio, aiuta i reclutatori a mantenere una comunicazione regolare, coerente e chiara, che è fondamentale. Questo può aiutare i reclutatori a contattare sia i clienti che i candidati con offerte di lavoro aperte, appuntamenti imminenti e tutta la comunicazione necessaria.
- Pubblicazione di offerte di lavoro — Il software di gestione del personale fornisce funzionalità di pubblicazione di offerte di lavoro che consentono agli utenti di semplificare e automatizzare il processo di pubblicazione di posizioni aperte su varie piattaforme. Queste soluzioni forniscono integrazioni con una varietà di bacheche di lavoro, nonché la pubblicazione automatica sui siti web delle carriere dell'azienda per migliorare il processo di pubblicazione delle offerte di lavoro.
- Reclutamento per la diversità — Trovare talenti diversi e qualificati sta diventando sempre più importante per le aziende. Il software di reclutamento per la diversità fornisce soluzioni che creano e distribuiscono descrizioni di lavoro imparziali, gestiscono e tracciano i candidati da bacheche di lavoro diverse e ordinano i candidati di conseguenza, per citarne alcuni. Il software di gestione del personale potrebbe fornire integrazioni con il software di reclutamento per la diversità o includere funzionalità che si concentrano sull'assunzione per la diversità.
- Gestione delle attività — I dashboard di gestione delle attività aiutano i reclutatori a gestire e dare priorità a tutti i progetti relativi al personale. I dashboard facili da tracciare forniscono una visione chiara di tutte le telefonate, email, appuntamenti e interviste associate a tutti i clienti, candidati e lavori.
- Soluzioni per il back office — Il software di gestione del personale riduce il tempo che i reclutatori devono dedicare ai processi di back-office, inclusi ma non limitati a contabilità, fatturazione e gestione delle commissioni. Queste soluzioni aiutano i reclutatori a creare fatture personalizzate e professionali personalizzate per soddisfare i requisiti di fatturazione specifici dei loro clienti.
- Funzionalità mobile — Il software di gestione del personale con funzionalità mobile consente a reclutatori, candidati e clienti di accedere a portali di gestione del personale brandizzati e personalizzati con facilità. I reclutatori possono accedere alle informazioni sui clienti e sui candidati, inserire nuove informazioni di contatto dei clienti, aggiornare le note sugli incontri mentre sono in movimento e altro ancora. I candidati hanno accesso alle preferenze di pianificazione, interviste e appuntamenti imminenti, informazioni di contatto e altro ancora. I clienti possono accedere a fatture, fogli di presenza e ore fatturate, per citarne alcuni.
- Integrazioni — Il software di gestione del personale fornisce una varietà di integrazioni, inclusi ma non limitati a bacheche di lavoro, paghe, tracciamento del tempo, finanza, gestione delle spese, account sui social media, strumenti di back-office, test pre-assunzione, controllo dei precedenti, onboarding e altro ancora.
- Reportistica e analisi — Le metriche di reclutamento e i dashboard personalizzabili aiutano i reclutatori a comprendere meglio i loro processi aziendali e a migliorare dove necessario. Le analisi del personale includono il costo per assunzione, il tempo per assunzione, le prestazioni delle bacheche di lavoro e altro ancora, evidenziando le aree di miglioramento.
- Conformità — Il software di gestione del personale può aiutare i reclutatori a mantenere la conformità con leggi e regolamenti sia costanti che in continua evoluzione. I reclutatori devono mantenere la conformità rispetto alle leggi federali e statali, alla conformità GDPR e alla classificazione errata dei dipendenti, per citarne alcuni.
Come scelgo il software di gestione del personale giusto?
Scegliere il giusto software di gestione del personale per soddisfare le esigenze della tua azienda di reclutamento o gestione del personale è un processo importante. Il software di gestione del personale aiuta le agenzie di reclutamento e i reclutatori a gestire candidati, reclute e clienti aziendali, pubblicare offerte di lavoro e gestire complessivamente le esigenze di un'agenzia di gestione del personale.
Forse la tua azienda è appena agli inizi e stai cercando di acquistare il tuo primo software di gestione del personale, o forse la tua organizzazione ha bisogno di aggiornare un sistema legacy. Ovunque tu sia nel tuo processo di acquisto, G2.com può aiutarti a selezionare il miglior software di gestione del personale per la tua attività.
Come acquistare il software di gestione del personale
Quindi hai identificato che hai bisogno di un software di gestione del personale per la tua attività di reclutamento o gestione del personale. Ecco alcuni passaggi da controllare per assicurarti di aver soddisfatto tutti i tuoi requisiti per scegliere il tuo software.
- Identifica bisogni e/o punti critici
- Scegli il tuo team di selezione del software
- Crea una lista di controllo dei criteri
- Ricerca
- Sviluppa e valuta una lista ristretta di fornitori
- Demo del software e valutazione dei fornitori
- Negoziazione del prezzo
- Accettazione
- Contratto
- Identifica bisogni e/o punti critici Se non hai un software di gestione del personale completo, i tuoi punti critici potrebbero essere legati a tutto il lavoro manuale che devi completare. Se la tua azienda di gestione del personale ha recentemente sperimentato una grande crescita, potresti aver bisogno di una soluzione che possa crescere con la tua organizzazione. Pensa ai punti critici e annotali; questi dovrebbero essere utilizzati per aiutarti a creare una lista di controllo dei criteri. Inoltre, determina il numero di dipendenti che avranno bisogno di utilizzare questo software, poiché questo determina il numero di licenze che probabilmente acquisterai.
- Scegli il tuo team di selezione del software Prima di poter iniziare, è fondamentale creare un team vincente che lavorerà insieme durante l'intero processo, dall'identificazione dei punti critici all'implementazione. Il team di selezione del software dovrebbe essere composto da membri dell'organizzazione che abbiano il giusto interesse, le competenze e il tempo per partecipare a questo processo. Un buon punto di partenza è mirare a 3-5 persone che ricoprano ruoli come il principale decisore, il project manager, il proprietario del processo, il proprietario del sistema o l'esperto di gestione del personale, nonché un responsabile tecnico, un amministratore IT o un amministratore della sicurezza. Nelle aziende più piccole, il team di selezione dei fornitori potrebbe essere più piccolo, con meno partecipanti che svolgono più compiti e assumono più responsabilità.
- Crea una lista di controllo dei criteri Prendendo una visione olistica dell'azienda e identificando i punti critici, il team può quindi passare a creare una lista di controllo dei criteri. La lista di controllo serve come guida dettagliata che include sia le funzionalità necessarie che quelle desiderabili, inclusi budget, funzionalità, numero di utenti, integrazioni, requisiti di sicurezza, soluzioni cloud o on-premises e altro ancora.
- Ricerca
- Sviluppa e valuta una lista ristretta di fornitori
- Valutazione dei fornitori
- Negoziazione del prezzo
- Accettazione
- Contratto
Inizia ricercando il software di gestione del personale per sviluppare una lunga lista di potenziali fornitori. Conduci ricerche generali su browser, rivedi i siti web e i social media del software di gestione del personale, leggi recensioni online, scarica white paper, guarda video di prodotti, leggi case study, rivedi le liste delle funzionalità dei prodotti e consulta G2.
Identifica 3-5 fornitori che soddisfano i requisiti che desideri coinvolgere. Per il coinvolgimento dei fornitori, considera l'invio di una richiesta di informazioni (RFI), una richiesta di proposta (RFP) o richiedi una prova gratuita. Analizziamo la differenza tra RFI e RFP.
Richiesta di informazioni (RFI) — Una lista di una pagina con alcuni punti elenco che descrivono ciò di cui hai bisogno da un software di gestione del personale.
Richiesta di proposta (RFP) — Un documento che fornisce ai fornitori di software di gestione del personale tutti i dettagli pertinenti su quale software la tua azienda ha bisogno. Include ma non è limitato a: obiettivi principali e necessità, tempistica desiderata, software e licenze esistenti, hardware esistente, disponibilità del personale IT e sistema operativo. Le aziende più piccole potrebbero voler saltare la richiesta formale e contattare alcuni fornitori con la loro breve lista di requisiti.
RFI e RFP potrebbero non essere necessari se stai considerando soluzioni che offrono demo gratuite o periodi di prova. Invece di un processo formale di proposta e valutazione, le demo dal vivo possono aiutarti a determinare se una soluzione soddisfa le tue esigenze. Inoltre, molti fornitori di software come servizio (SaaS) offrono prove gratuite.
Le dimostrazioni del software forniscono agli acquirenti potenziali una panoramica del software di gestione del personale. Questo consente ai team di acquisizione dei fornitori di sperimentare il prodotto e porre tutte le domande pertinenti. Assicurati di prepararti per la presentazione del fornitore utilizzando un piano di revisione della demo basato sulla tua lista essenziale di criteri.
Piano di revisione della demo:
Dall'incontro delle tue esigenze funzionali alla formazione e all'implementazione, le valutazioni dei fornitori sono una parte essenziale del processo di acquisto del software. Per facilitare il confronto dopo che tutte le demo sono complete, è utile preparare una lista coerente di domande da porre a ciascun fornitore che affrontino le tue esigenze e preoccupazioni.
Crea un documento di lavoro o una scheda di valutazione per ogni fornitore nella tua lista ristretta per includere le seguenti informazioni:
Finanze e legale — Esamina la stabilità finanziaria e legale di ciascun fornitore in questione. Alcune cose da considerare includono se il fornitore è pubblico o privato, se è stato coinvolto in contenziosi e se sta affrontando problemi finanziari o legali in sospeso.
Panoramica del prodotto — Considera ciascuna piattaforma di gestione del personale potenziale con lo stesso senso di scrutinio. Alcune considerazioni da affrontare durante la demo includono le opzioni di personalizzazione, la frequenza degli aggiornamenti del software e come il fornitore si differenzia dai suoi concorrenti. Inoltre, chiedi informazioni sulla funzionalità generale: elementi come intelligenza artificiale, apprendimento automatico, velocità e affidabilità generale.
Funzionalità — Determina se il prodotto fornirà al tuo team le funzionalità di cui hai bisogno. Il software di gestione del personale offre tipicamente una combinazione di sourcing di candidati potenziali, ATS e funzionalità di gestione delle relazioni con i candidati. Chiedi a ciascun fornitore domande basate sulle funzionalità che parlano alla funzionalità principale di cui hai bisogno per determinare se il prodotto soddisfa le esigenze della tua azienda. G2 fornisce una lista di funzionalità comuni trovate nel software di gestione del personale per orientamento.
Prestazioni — Dall'accesso basato sul web a quello mobile, le prestazioni della soluzione di gestione del personale sono fondamentali. Determina se le soluzioni di gestione del personale forniscono supporto per gli utenti mobili e accesso in loco o tramite il cloud. Altre aree di preoccupazione includono le limitazioni dei permessi degli utenti, il supporto nazionale e multinazionale, i processi di aggiornamento e rilascio del sistema, le configurazioni e le personalizzazioni e la scalabilità del sistema.
Formazione e supporto — L'implementazione e la formazione non avverranno senza una guida. Scopri che tipo di supporto forniscono i fornitori di software di gestione del personale: questo potrebbe includere auto-aiuto; invio di casi online; o sessioni di formazione online, registrate o in persona, per citarne alcune.
Sicurezza e privacy del fornitore — È importante determinare quanto impegno i fornitori di software mettono nella sicurezza. Alcune aree per valutare la sicurezza del fornitore includono le metodologie utilizzate dal fornitore per i test di sicurezza, se un fornitore utilizza terze parti per condurre controlli di sicurezza e la formazione sulla sicurezza delle applicazioni per i team di sviluppo interni. Determinare e documentare le pratiche di sicurezza dei dati di un fornitore sono requisiti per conformarsi a molte normative sulla privacy dei dati, come GDPR e CCPA.
Distribuzione — Determina se ciascun fornitore offre le opzioni di distribuzione di cui hai bisogno, inclusi SaaS on-premises o basato su cloud.
Implementazione — Chiedi quanto supporto fornisce il fornitore di software di gestione del personale e quanti utenti supportano le implementazioni, tra le altre domande.
Controlli di riferimento — Chiedi al fornitore di software di gestione del personale alcuni riferimenti. Se possibile, organizza una visita in loco per esaminare come viene utilizzata l'applicazione e da chi. Se una visita in loco non è possibile, cerca di parlare con alcune persone delle aziende di riferimento che hanno una conoscenza diretta del software.
I modelli di prezzo per la maggior parte del software si basano su un abbonamento, una licenza perpetua o modelli open-source. In generale, il prezzo dipende dal numero di licenze utente o "posti" necessari, e poi ci sono costi aggiuntivi da considerare.
| Leggi di più: Una guida completa ai modelli di prezzo SaaS → |
I modelli di abbonamento consistono in una tariffa ricorrente che viene solitamente pagata mensilmente, mentre le licenze perpetue richiedono alle aziende di pagare un costo per acquisire il software indefinitamente. Il software di gestione del personale open-source e gratuito sono anche opzioni.
A seconda del modello di prezzo, potrebbe colpire le spese in conto capitale (CapEx) o le spese operative (OpEx). CapEx è colpito con grandi acquisti iniziali di software/hardware, mentre OpEx è colpito con modelli di abbonamento mensili ricorrenti per SaaS. Questo potrebbe fare la differenza per alcune aziende. La maggior parte delle aziende opta per passare a una strategia OpEx perché è meno rischiosa (elimina le licenze software di cui non hai bisogno nei licenziamenti o aggiungi licenze quando stai assumendo). CapEx e OpEx hanno anche diversi vantaggi/svantaggi fiscali.
Tipi di costi aggiuntivi da considerare includono costi iniziali, ricorrenti ed evitati:
— I costi iniziali includono le tariffe di licenza perpetua, le spese di configurazione, le tariffe di installazione, le integrazioni, l'implementazione e la personalizzazione.
— I costi ricorrenti includono le tariffe di abbonamento, la manutenzione, la formazione e il supporto.
— I costi evitati possono essere calcolati dai miglioramenti aziendali ottenuti implementando il software di gestione del personale, questo potrebbe includere il sourcing automatizzato dei candidati, il parsing automatizzato dei curriculum e l'intelligenza aziendale migliorata.
Ci sono molti consigli per negoziare il miglior affare per i contratti dei fornitori. Ricercare vari aspetti del mercato, inclusa la domanda attuale per il software di gestione del personale, come sta andando finanziariamente il fornitore e quanto è richiesto il fornitore, aiuterà a informare se c'è spazio per la negoziazione. I costi ovvi su cui concentrarsi sono i costi aggiuntivi poiché le tariffe di manutenzione in corso possono sommarsi nel tempo.
È importante ottenere l'accettazione da parte degli stakeholder per il budget e le risorse. Identifica gli stakeholder rilevanti: Questi includeranno membri della direzione, utenti rilevanti del software e amministratori IT o del software. È necessario comprendere e affrontare i loro punti critici e le loro motivazioni. Spiega perché il software di gestione del personale che hai scelto è il migliore per soddisfare le esigenze dell'azienda, condividi i punti critici degli utenti per rafforzare il tuo caso aziendale e mostra tutte le informazioni raccolte durante il processo di demo per spiegare perché questa soluzione è la più adatta.
Se possibile, cerca assistenza da avvocati che lavorano in contratti di software per computer, o dal tuo avvocato interno. Assicurati che il contratto sia chiaro e includa tutte le funzionalità negoziate o concordate. Rivedi il programma dei pagamenti del software di gestione del personale e il termine del contratto, le clausole di aumento dei prezzi, gli sconti concordati, le spese legali e i termini del contratto in caso di fusione e acquisizione.
Principali contributori in Staffing Software Buyers Guide
