Che cos'è il tracciamento del chilometraggio?
Il tracciamento del chilometraggio è la pratica di tenere un registro del chilometraggio per una detrazione fiscale o un rimborso. Questo include viaggi di lavoro come incontri con clienti, commissioni aziendali o l'acquisto di forniture per il lavoro. Tutte queste attività contano come chilometraggio deducibile, o chilometraggio che si può tracciare e addebitare.
Molti datori di lavoro forniranno il rimborso solo per i dipendenti che tengono un registro del chilometraggio. Questi registri possono essere tenuti utilizzando software di tracciamento del chilometraggio e poi presentati a un datore di lavoro per il rimborso o per ottenere una detrazione fiscale dopo la dichiarazione. Il software di tracciamento del chilometraggio è altamente vantaggioso per i datori di lavoro per aiutare a tracciare accuratamente i chilometri dei dipendenti e mantenere una corretta contabilità per l'azienda. Anche i lavoratori autonomi possono ricevere un rimborso fiscale per il chilometraggio se è registrato correttamente.
Non tenere registri accurati del chilometraggio può avere gravi conseguenze per le aziende e gli individui. Di seguito sono riportati due rischi principali del tracciamento inaccurato del chilometraggio. Coloro che non presentano registri accurati per le tasse di fine anno rischiano di essere sottoposti a verifica da parte dell'IRS.
Tipi di chilometraggio deducibile
L'Internal Revenue Service (IRS) consente agli individui di dedurre il chilometraggio per vari scopi, inclusi affari, beneficenza, medici e persino trasferimenti.
Tuttavia, il tragitto regolare per andare al lavoro non è deducibile dalle tasse. Secondo l'IRS, il luogo di residenza è una scelta personale; pertanto, gli individui non possono dedurre il loro tragitto normale per andare al lavoro.
Ciò significa che qualsiasi viaggio di lavoro dalla propria casa non conta, anche se quell'individuo si occupa di affari tramite telefono o email durante il tragitto. Questo cambia, tuttavia, se un'azienda fa sì che i propri dipendenti si rechino temporaneamente in una località diversa.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di viaggi con chilometraggio deducibile:
- Visite a clienti o clienti
- Spostamenti tra diversi uffici, inclusi luoghi di lavoro temporanei
- Commissioni o acquisto di forniture aziendali
- Viaggi da e per aeroporti per viaggi di lavoro
- Pasti o intrattenimento per clienti o clienti
Vantaggi del tracciamento del chilometraggio
Tenere registri accurati del chilometraggio può garantire risparmi sui costi e rimuovere le congetture quando si presentano le tasse. Di seguito sono riportati tre dei migliori vantaggi del tracciamento del chilometraggio:
- Ricevi più detrazioni fiscali: Qualsiasi miglio percorso per affari, al di fuori del tragitto regolare, è deducibile e può essere reclamato. Le detrazioni riducono l'importo del reddito imponibile, riducendo quindi la responsabilità fiscale. Poiché i chilometri percorsi per affari sono deducibili dalle tasse, gli individui possono tenere registri del chilometraggio e presentarli all'IRS per aiutare a ridurre il loro reddito imponibile durante la stagione fiscale.
- Mantieni registri accurati: Il tracciamento costante del chilometraggio è il modo migliore per garantire che un registro del chilometraggio rimanga accurato durante tutto l'anno. Sebbene l'IRS accetti varie forme di tracciamento del chilometraggio, si raccomanda che gli individui mantengano anche registri digitali.
- Raccogli il rimborso del datore di lavoro: Alcune aziende hanno politiche che coprono il rimborso o le indennità per i viaggi di lavoro. I datori di lavoro possono rimborsare il chilometraggio a un tasso inferiore rispetto al tasso standard dell'IRS. In questo caso, i dipendenti possono massimizzare il loro rimborso del chilometraggio reclamando la differenza tra il tasso IRS e il rimborso aziendale quando presentano una detrazione. Sebbene alcuni stati richiedano alle aziende di fornire il rimborso per il chilometraggio, non tutti i datori di lavoro sono tenuti a farlo.
Elementi di base del tracciamento del chilometraggio
Il modo migliore per garantire il rimborso o la detrazione è tracciare ogni miglio. Ciò significa che gli individui dovrebbero tracciare il chilometraggio ogni volta che guidano per affari. Tenere traccia del chilometraggio separatamente per scopi aziendali renderà il processo più semplice quando sarà il momento di presentare le tasse o richiedere il rimborso.
Gli individui che lavorano per un datore di lavoro dovrebbero fare il tracciamento del chilometraggio per:
- Viaggi tra sedi di uffici
- Viaggi per incontri o eventi con clienti
- Tragitto da casa a una sede di lavoro temporanea
- Viaggi in aeroporto per viaggi legati al lavoro
- Commissioni aziendali
Gli individui autonomi dovrebbero fare il tracciamento del chilometraggio per:
- Uffici domestici che qualificano come luogo principale di lavoro, il che significa che gli individui autonomi possono richiedere detrazioni per viaggi verso altri uffici o clienti
- Individui disoccupati possono dedurre i chilometri di viaggio quando cercano un lavoro nel loro campo attuale, ma non per i chilometri percorsi quando cercano un lavoro in un nuovo settore
- Individui che si sono trasferiti almeno 50 miglia dal lavoro e hanno lavorato a tempo pieno almeno 39 settimane negli ultimi 12 mesi dopo il loro trasferimento, possono richiedere una piccola detrazione
- Coloro che guidano per motivi medici o di beneficenza possono anche qualificarsi per piccole detrazioni
Quando non tracciare il chilometraggio
Non ogni miglio percorso durante le ore di lavoro è deducibile o qualificabile per il rimborso. Attività comuni, come il tragitto o le commissioni personali, non contano come miglia deducibili.
Gli individui probabilmente non hanno bisogno di fare il tracciamento del chilometraggio per i seguenti motivi:
- L'unico viaggio legato al lavoro è il tragitto per andare al lavoro
- Un individuo lavora da casa e non viaggia per scopi aziendali
- Individui disoccupati che non stanno viaggiando per trovare lavoro nel loro settore attuale
Come fare il tracciamento del chilometraggio per affari
L'IRS richiede una documentazione precisa dei chilometri per ricevere una detrazione fiscale o un rimborso. È anche importante mantenere registri dettagliati del chilometraggio in caso di verifica.
Ciò significa che il tracciamento dettagliato del chilometraggio dovrebbe sempre essere mantenuto per garantire l'accuratezza.
Gli individui possono presentare il modulo IRS Schedule A (Modulo 1040 o 1040-SR) per richiedere detrazioni per il chilometraggio. Gli individui autonomi possono richiedere spese sul Schedule C.
I registri del chilometraggio dovrebbero sempre includere le seguenti informazioni:
- Data e ora del viaggio
- Punto di partenza e destinazione
- Motivo del viaggio
- Chilometraggio iniziale e finale
- Costi aggiuntivi, come parcheggi e pedaggi
Migliori pratiche per il tracciamento del chilometraggio
Sebbene ci siano vari modi per tenere registri del chilometraggio, alcuni metodi sono più accurati ed efficienti. Il tracciamento del chilometraggio è più facile che mai con l'aiuto della tecnologia moderna e delle migliori pratiche di tracciamento del chilometraggio.
- Investi in software di tracciamento del chilometraggio: Con l'aiuto del software di tracciamento del chilometraggio, le aziende possono tracciare e gestire i viaggi di lavoro dei dipendenti per scopi fiscali e di rimborso. Questi sistemi possono anche essere utilizzati da diversi dipartimenti per esaminare e approvare le spese.
- Usa un'app di tracciamento del chilometraggio: Simile ai sistemi software, le app di tracciamento del chilometraggio sono un modo conveniente per i dipendenti di tracciare e presentare le spese di viaggio aziendali. Le app di chilometraggio possono determinare automaticamente le posizioni di partenza e arrivo in base alla posizione del telefono.
- Crea una politica aziendale: Creare uno standard aziendale per il tracciamento del chilometraggio è il modo migliore per garantire l'accuratezza in tutta l'organizzazione. I datori di lavoro dovrebbero comunicare chiaramente il metodo esatto di tracciamento del chilometraggio, il tasso di rimborso aziendale e le scadenze specifiche per presentare le spese.
Brittany K. King
Brittany K. King is a former Content Marketing Manager at G2. She received her BA in English Language & Literature with a concentration in Writing from Pace University. Brittany’s expertise is in supporting G2 products and sellers, focusing specifically on Buyer Intent data and Review Generation. After 5pm, you can find Brittany listening to her extensive record collection, hanging with her dog and cats, or booking her next vacation.
