Fattura

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento che un venditore invia a un acquirente, delineando gli articoli acquistati, l'importo totale dovuto e i metodi di pagamento disponibili. Inviare una fattura è tipicamente il primo passo per ottenere il pagamento di beni o servizi.

Una fattura non è un accordo legale ma fornisce documentazione vitale per scopi contabili, tracciamento dei pagamenti e prova di vendita. Le fatture sono anche utili per la dichiarazione dei redditi per garantire una corretta documentazione.

Per le organizzazioni che inviano molte fatture annualmente, software di gestione delle fatture può risparmiare tempo e automatizzare i flussi di lavoro. Questi strumenti aiutano anche le aziende a rimanere organizzate e mantenere registri accurati.

Software Fattura

Software che menzionano fattura come caratteristica o termine.

Stampli

Zoho Invoice

FreshBooks

QuickBooks Online

akaBot

Automation Anywhere

Tipi di fatture

Diverse fatture sono adatte a diverse circostanze. Alcuni tipi comuni di fatture sono:

• Pro forma. Questa è una fattura preliminare che un venditore invia con i costi previsti. Simile a un preventivo o a una stima di buona fede, una fattura pro forma non può essere utilizzata per tracciare il reddito a fini contabili.
• Interim. Per progetti più grandi, un venditore potrebbe inviare fatture interim. Queste fatture rappresentano una percentuale del prezzo totale del prodotto o servizio.
• Timesheet. Quando un'azienda fattura un progetto a ore, può inviare una fattura timesheet che suddivide il tempo trascorso a lavorare per dipendente.
• Ricorrente. Se un'azienda fornisce regolarmente prodotti o servizi ai clienti, può inviare una fattura mensile ricorrente. Ad esempio, potrebbe inviare a un cliente in abbonamento una fattura per lo stesso importo l'ultimo giorno di ogni mese.
• Scaduta. Quando un cliente non paga il venditore entro la data di scadenza, l'azienda invia una fattura scaduta come promemoria. Alcune aziende possono anche addebitare una penale per ritardato pagamento.
• Finale. Quando un progetto termina, il venditore invia una fattura finale con un riepilogo di tutti i prodotti e servizi forniti. Se il cliente ha già pagato per alcuni articoli, il venditore lo annota sulla fattura finale e fornisce un totale per eventuali costi rimanenti.

Elementi di base di una fattura

La maggior parte delle aziende mantiene le proprie fatture chiare e semplici per evitare confusione nei processi di fatturazione e pagamento. Alcuni elementi standard di una fattura sono:

• Informazioni di contatto del venditore e del cliente. Una fattura elenca tipicamente il nome, l'indirizzo, l'indirizzo email e il numero di telefono sia del venditore che dell'acquirente.
• Numero di fattura. Un numero in cima alla fattura aiuta entrambe le parti a tenere traccia della fattura. Il venditore e l'acquirente possono fare riferimento a quel numero se sorgono domande su quella particolare fattura. Molte aziende richiedono anche la parola "fattura" sul documento per renderlo chiaro al reparto contabilità.
• Data della fattura. Questa è la data esatta in cui il venditore ha inviato la fattura. Fornire una data è essenziale perché specifica l'inizio del periodo di pagamento.
• Elenco dei servizi o prodotti. Ogni servizio o prodotto venduto è elencato su una propria riga in una semplice tabella, insieme al suo costo. Le aziende spesso forniscono una breve descrizione di ciascun articolo.
• Importo totale dovuto. L'importo totale dovuto è elencato nell'angolo in basso a destra della tabella dei servizi, spesso in grassetto, con la valuta chiaramente indicata.
• Metodi di pagamento. Poiché molte aziende ora inviano fatture elettronicamente, alcuni venditori includono un link nella fattura su cui gli acquirenti possono cliccare per pagare. Se questo non è disponibile, il venditore elenca le forme di pagamento accettabili, come assegno, bonifico diretto, sistema di compensazione automatizzato (ACH) per un trasferimento elettronico di fondi (EFT) o un trasferimento tramite portafoglio digitale.
• Termini di pagamento. Le fatture specificano una data di scadenza o termini specifici che chiariscono le condizioni di pagamento. Ad esempio, "netto 0" significa che il pagamento è dovuto al ricevimento, e "netto 60" significa che il destinatario ha 60 giorni dalla data della fattura per pagare.
• Penalità per ritardato pagamento. Molti venditori addebitano una penale per ritardato pagamento. Se lo fanno, devono annotarlo sulla fattura. Ad esempio, possono dichiarare che addebitano il 5% dell'importo della fattura per ogni X numero di giorni di ritardo.

Vantaggi di una fattura

Senza fatture formali, i reparti contabilità fornitori impiegherebbero più tempo a determinare quando e dove inviare il pagamento. Le fatture scritte hanno anche altri vantaggi sia per il mittente che per il destinatario, tra cui:

• Contabilità semplificata. Se le fatture documentano ogni transazione, il reparto contabilità di un'organizzazione ha la prova del reddito guadagnato in una settimana, trimestre o anno.
• Registri accurati. Le fatture forniscono una traccia cartacea dei pagamenti. Se i clienti tornano successivamente con domande, il venditore può produrre i dettagli della transazione. In un audit, un'azienda potrebbe dover presentare documentazione finanziaria, comprese le fatture, dichiarazioni finanziarie e ricevute.
• Pagamenti tracciabili. Quando si gestiscono grandi numeri di clienti, le aziende potrebbero perdere traccia dei pagamenti. Mantenere un sistema di fatturazione organizzato rende facile monitorare lo stato di ciascuna fattura.

Migliori pratiche per le fatture

Le organizzazioni che affinano le loro pratiche di fatturazione aumentano le loro possibilità di pagamenti tempestivi. Per aumentare la chiarezza per l'acquirente, un'azienda dovrebbe:

• Fornire opzioni. Le aziende possono lasciare che i clienti scelgano come ricevere le loro fatture, sia tramite posta, email o un portale clienti. Le aziende dovrebbero anche offrire opzioni di pagamento come carte di credito o EFT. A seconda del settore e del progetto, un'azienda potrebbe fornire una selezione di piani di pagamento.
• Puntare alla coerenza. Per creare un sistema contabile organizzato e minimizzare le sorprese, le aziende devono utilizzare processi coerenti come la numerazione delle fatture e sistemi di archiviazione prevedibili.
• Usare il software giusto. Con il software adatto, le organizzazioni possono inviare e ricevere fatture tramite email per un facile tracciamento e pagamento. Molti di questi strumenti automatizzano l'invio delle fatture in base a un evento scatenante.

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