Diagrammi di Gantt

Cosa sono i diagrammi di Gantt?

Un diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti visivo, simile a un diagramma a barre, comunemente usato per illustrare le attività di un progetto nel tempo. I diagrammi di Gantt includono tipicamente un elenco dettagliato delle attività sul lato sinistro e barre orizzontali di diverse lunghezze per rappresentare il completamento delle attività nel tempo. I project manager e altri professionisti del settore possono riferirsi ai diagrammi di Gantt come una roadmap del progetto.

I team di vari settori utilizzano strumenti di gestione dei progetti per la visualizzazione, la pianificazione e la rendicontazione. In generale, gli strumenti di gestione dei progetti completano il software di gestione dei progetti poiché gli strumenti di gestione dei progetti non sono destinati a gestire completamente i progetti dall'inizio alla fine.   

Software Diagrammi di Gantt

Software che menzionano diagrammi di gantt come caratteristica o termine.

Smartsheet

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Wrike

TeamGantt

GanttPRO

Asana

Da dove provengono i diagrammi di Gantt?

I diagrammi di Gantt prendono il nome da Henry Gantt (1861-1919), un ingegnere meccanico e consulente di gestione, che progettò il diagramma di Gantt tra il 1910 e il 1915 per misurare i livelli di produttività dei dipendenti. I diagrammi di Gantt furono utilizzati durante importanti progetti infrastrutturali, incluso la diga di Hoover negli anni '30. 

Elementi di base dei diagrammi di Gantt

Il software per diagrammi di Gantt aiuta i team di progetto a visualizzare le attività del progetto e le tempistiche per quelle attività. Inoltre, i diagrammi di Gantt possono includere dettagli aggiuntivi sul lavoro, tra cui:

• Nome e dettagli: Tutti gli incarichi dovrebbero avere un titolo chiaro che tutti i membri del team comprenderanno. Alcuni strumenti includono funzionalità che consentono ai team di includere dettagli sulle attività per ulteriori chiarimenti. Potrebbe anche essere utile avere la priorità di ciascuna attività all'interno delle note dettagliate. 

• Proprietario: Indicare chi è responsabile di quale attività consente ai membri del team di progetto di ritenersi reciprocamente responsabili del lavoro che devono completare. Fornisce inoltre agli individui un riferimento a cui tornare quando devono confermare le loro responsabilità come parte di un progetto specifico. 

• Dipendenze: Non solo i diagrammi di Gantt mostrano l'intera tempistica del progetto dall'inizio alla fine, ma mostrano anche le dipendenze tra le attività. Incorporare le dipendenze delle attività aiuta i team a comprendere l'ordine della logistica del progetto e rende i team consapevoli che le attività dipendenti probabilmente devono essere riprogrammate. 
• Scadenze: Aggiungere scadenze per ciascuna attività all'interno della tempistica più ampia del progetto aiuta a garantire che il progetto proceda al ritmo desiderato. Può anche aiutare a confrontare il completamento pianificato delle attività rispetto al tempo effettivo impiegato per prevedere meglio il lavoro futuro del progetto. 
• Percentuale di completamento: In alcuni casi, i membri del team possono inserire un tasso di completamento stimato in percentuale per informare gli altri su dove si trovano con l'attività.

Vantaggi dei diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono strumenti facili da usare che offrono molti vantaggi ai team di progetto, tra cui: 

• Una panoramica ad alto livello di un progetto per vari stakeholder: Un diagramma di Gantt fornisce una visione complessiva di un progetto senza entrare nei dettagli. È una timeline utile per molti gruppi di stakeholder chiave, incluso il team di progetto diretto, gli sponsor del progetto e gli stakeholder esecutivi.

• Miglioramento del monitoraggio del progetto e della pianificazione delle risorse: I diagrammi di Gantt consentono ai responsabili del progetto di monitorare da vicino i flussi di lavoro complessivi e le attività all'interno di un progetto in un unico luogo centralizzato. Il layout visivo aiuta a rivelare possibili vincoli, problemi di pianificazione e allocazione inefficiente delle risorse, consentendo ai leader di mitigare questi problemi prima che il progetto subisca ritardi.

• Maggiore allineamento tra i membri del team: Quando i team di progetto utilizzano strumenti come i diagrammi di Gantt, tutti hanno accesso allo stesso livello di informazioni, creando una base per l'allineamento. Con una comprensione condivisa del lavoro, i membri del team possono avere conversazioni migliori su tempistiche e responsabilità. 

Svantaggi dei diagrammi di Gantt

Un diagramma di Gantt può essere uno strumento utile per i team di progetto, ma come tutti gli strumenti, ci sono alcuni potenziali svantaggi. Essi includono: 

• Potenzialmente dispendioso in termini di tempo per configurare e aggiornare regolarmente: Configurare un diagramma di Gantt per un progetto altamente complesso richiede tempo e pianificazione. I team già con una tempistica stretta potrebbero non avere tempo aggiuntivo da investire nella configurazione di un diagramma di Gantt. Inoltre, ci sono molti modi per configurare un diagramma di Gantt; tuttavia, senza uno strumento software, i diagrammi di Gantt richiedono aggiornamenti manuali.

• Mancanza di priorità: I diagrammi di Gantt presentano le attività all'interno di un progetto in ordine di completamento basato sulle dipendenze e su una stima di quanto tempo richiederà ciascuna attività. Non rivelano la priorità delle attività al di fuori della relazione tra le dipendenze. I membri del team potrebbero non comprendere le attività di massima priorità a meno che non siano chiaramente indicate. 

• Alta complessità può portare a confusione: I diagrammi di Gantt per progetti grandi e altamente complessi con molte attività e sottoattività possono essere difficili da leggere. Troppe attività e sottoattività possono creare più confusione che chiarezza, a seconda di come è strutturato il diagramma di Gantt. 

Passi per creare un diagramma di Gantt

Sia che si stia configurando un diagramma di Gantt utilizzando un programma software o creandone uno manualmente in uno strumento di fogli di calcolo, ci sono alcuni passi che i project manager dovrebbero seguire.

I passi per creare un diagramma di Gantt efficace sono:

• Confermare la tempistica per il progetto: I diagrammi di Gantt mostrano un progetto dall'inizio alla fine, il che significa che i project manager devono prima stabilire e solidificare la data di inizio e fine del progetto. Assicurarsi che tutti i membri del team di progetto siano allineati con la tempistica è una parte essenziale di questo processo.

• Raccogliere un elenco completo di attività e sottoattività con tempistiche stimate: I project manager possono essere in grado di estrarre un elenco di attività del progetto da altri documenti di pianificazione; tuttavia, dovrebbero anche assicurarsi che ogni attività abbia una data di inizio e fine associata. Date di inizio e fine precise forniscono una migliore visualizzazione e trasmettono ai membri del team quando dovrebbero lavorare su attività specifiche.

• Identificare e catturare le dipendenze: Disegnare le dipendenze tra le attività aiuta i team a rimanere consapevoli di come i loro deliverable influenzano gli altri e il completamento complessivo del progetto. I project manager dovrebbero lavorare con il team di progetto per delineare e catturare tutte le dipendenze da includere nel diagramma di Gantt.

• Condividere il diagramma di Gantt con il team: Una volta che il diagramma di Gantt è completo, il project manager o il team leader dovrebbe condividerlo con tutti gli stakeholder necessari per un facile accesso. I project manager o i team leader dovrebbero esaminare il diagramma di Gantt con il team per garantire che tutti comprendano come utilizzarlo durante il progetto.

• Stabilire una cadenza per gli aggiornamenti del diagramma di Gantt: Le tempistiche del progetto cambieranno inevitabilmente più spesso di quanto non accada. I project manager devono stabilire un ritmo regolare per aggiornare il diagramma di Gantt per garantire che i membri del team siano a conoscenza dei cambiamenti e possano adattarsi per mantenere il progetto in carreggiata.

Diagrammi di Gantt vs. diagrammi PERT

I project manager utilizzano i diagrammi di Gantt e i diagrammi PERT (Program Evaluation and Review Technique) per monitorare le attività e lo stato del progetto.

Un diagramma di Gantt visualizza le attività e le tempistiche in un formato a barre per una panoramica ad alto livello del progetto dall'inizio alla fine.

Un diagramma PERT mostra le attività in un formato a diagramma di rete per mostrare le dipendenze con altre attività. La differenza più significativa tra questi strumenti è che un diagramma di Gantt include un asse x per rappresentare la tempistica del progetto, mentre un diagramma PERT non include un asse per rappresentare il tempo.

Mantieni i progetti in carreggiata. Comprendi come la gestione del rischio del progetto aiuta i team a rendere i progetti a prova di fallimento.