Che cos'è l'archiviazione dei documenti?
L'archiviazione dei documenti è l'atto di inserire documenti digitali in un tipo di sistema di gestione per lo scopo di archiviare, gestire e/o organizzare efficacemente e in modo sicuro le informazioni. Esempi di documenti digitali sono documenti di testo, PDF, presentazioni, fatture, immagini scansionate di documenti cartacei e altri documenti aziendali.
Le capacità di archiviazione dei documenti sono più comunemente offerte da soluzioni di gestione documentale, che archiviano grandi quantità di documenti aziendali in un repository centrale. I sistemi di gestione documentale aiutano a migliorare la velocità di recupero, ridurre i documenti persi, ridurre i costi di archiviazione fisica e migliorare i flussi di lavoro. Tuttavia, l'archiviazione delle informazioni è probabilmente una capacità di qualsiasi software coinvolto nella gestione o nell'analisi di contenuti strutturati.
Tipi di archiviazione dei documenti
L'archiviazione dei documenti può essere in sede o basata su cloud:
- Archiviazione in sede: L'archiviazione dei documenti in sede comporta l'uso dei propri server dati di un'organizzazione per archiviare i contenuti. Ciò significa che l'organizzazione è responsabile della manutenzione dei server e della sicurezza dei contenuti. Ci sono vantaggi nell'archiviazione in sede, come non dipendere da un fornitore terzo per mantenere il server operativo, dando alle organizzazioni un maggiore controllo sui propri dati. Tuttavia, questa opzione può essere costosa poiché l'organizzazione deve garantire di avere un sistema di backup adeguato in atto perché i file non vengono salvati automaticamente nel cloud. Un'opzione in sede è più adatta per organizzazioni più grandi con un team IT dedicato a gestire le esigenze tecniche della manutenzione di un server dati interno.
- Archiviazione basata su cloud: L'archiviazione dei documenti basata su cloud opera online ed è ospitata da un fornitore esterno, che è responsabile della manutenzione. Poiché questo è gestito esternamente, non è necessario un team IT per installare o mantenere il sistema. Inoltre, non ci sono grandi costi iniziali per l'installazione. Gli svantaggi includono la dipendenza dalla connettività internet per accedere ai file e i limiti di archiviazione. Inoltre, poiché i dati sono archiviati e mantenuti sicuri dai fornitori esterni, spesso le aziende devono aspettarsi un certo livello di rischio poiché i loro dati non sono con loro.
Vantaggi dell'uso dell'archiviazione dei documenti
L'archiviazione dei documenti è solitamente accompagnata da altre funzionalità che rendono l'atto di archiviare digitalmente i contenuti in un repository centrale vantaggioso. Ecco come:
- Recupero: Con la grande quantità di dati che le organizzazioni devono archiviare, trovare i documenti giusti al momento giusto diventa una sfida. La maggior parte delle soluzioni di archiviazione dei documenti ha capacità di ricerca che consentono agli utenti di cercare documenti utilizzando parole chiave incluse nei metadati o nei titoli. Le capacità di ricerca più avanzate utilizzeranno la ricerca full-text per cercare parole chiave o frasi all'interno del testo dei documenti. Questo riduce significativamente il tempo di recupero.
- Sicurezza: Un aspetto della sicurezza sono le autorizzazioni utente che le soluzioni di archiviazione dei documenti consentono. Solo gli utenti autorizzati potranno accedere, visualizzare, modificare e/o condividere documenti. Un altro aspetto è la possibilità di archiviare documenti in una libreria centrale, quindi finché il server dati è mantenuto correttamente, i documenti sono sicuri e non verranno smarriti o persi.
- Costo: Archiviare documenti fisici richiede strutture costose, oltre a tempo e risorse aggiuntive per cercare e recuperare manualmente le informazioni necessarie. Questo può essere evitato con l'archiviazione digitale dei documenti.
- Flusso di lavoro: Se configurati correttamente, alcuni flussi di lavoro aziendali possono estrarre dati direttamente dai record archiviati nelle soluzioni di archiviazione digitale dei documenti, il che aiuta a semplificare alcuni processi aziendali.
Elementi di base dell'archiviazione dei documenti
Il formato dell'archiviazione dei documenti può differire a seconda che siano soluzioni autonome o parte di un prodotto più ampio.
La maggior parte delle soluzioni includerà i seguenti elementi:
- Acquisizione e importazione dei documenti: Questo è il processo di inserimento dei documenti nel sistema di archiviazione. I documenti digitali possono essere importati direttamente, ma i documenti cartacei devono essere prima scansionati in un formato digitale. Alcune soluzioni utilizzano la tecnologia OCR per convertire le immagini contenenti testo scritto in dati di testo leggibili dalla macchina.
- Spazio di archiviazione: La quantità di contenuti che può essere archiviata utilizzando un sistema di archiviazione dei documenti dipende dalla capacità dei server dati. Spesso, lo spazio di archiviazione cloud è limitato, quindi le organizzazioni più grandi optano per l'archiviazione in sede.
- Organizzazione dei documenti: Le soluzioni di archiviazione consentono agli amministratori di strutturare i sistemi in un modo che meglio si adatta alle esigenze dell'organizzazione. Possono scegliere di ordinare i documenti per team, gerarchia, area di conoscenza o cliente.
Migliori pratiche per l'archiviazione dei documenti
Per far funzionare l'archiviazione dei documenti in modo efficiente, segui queste migliori pratiche:
- Convenzioni di denominazione chiare: I documenti devono seguire una chiara convenzione di denominazione per identificare facilmente i record ed evitare confusione. Le convenzioni di denominazione comuni di solito includono parole chiave per descrivere il documento, la data di creazione e il numero di versione.
- Autorizzazioni utente: Per garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a determinati documenti, devono essere impostate le autorizzazioni utente. Questo viene spesso fatto organizzando gli utenti in gruppi, con diversi gruppi che hanno diversi livelli di accesso.
Archiviazione dei documenti vs. gestione dei documenti
Alcuni possono confondere la gestione dei documenti con l'archiviazione dei documenti, ma i due sono diversi.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
