Che cos'è la gestione del budget?
La gestione del budget, a volte chiamata gestione di bilancio, è la supervisione del monitoraggio delle entrate e delle spese in un'organizzazione. Gestire un budget comporta l'analisi delle spese attuali, l'organizzazione degli acquisti per categoria e il monitoraggio del flusso di cassa nel tempo.
Un'azienda di medie o grandi dimensioni ha tipicamente budget separati per l'azienda e per i singoli dipartimenti. I capi dipartimento e i responsabili del budget utilizzano abilità analitiche acute e un occhio attento ai dettagli per assicurarsi che il dipartimento mantenga un flusso di cassa positivo e spese ragionevoli.
Con una corretta gestione del budget, un'organizzazione può aumentare la redditività e la crescita. Il software di gestione e previsione del budget aiuta le aziende a organizzare i dati e pianificare le decisioni future.
Tipi di gestione del budget
Che un'azienda sia grande o piccola, i leader aziendali devono gestire da vicino entrate e spese per massimizzare il profitto. Una singola azienda può avere diversi tipi di budget, come un budget generale e un budget operativo. Possono anche utilizzare diversi metodi per gestire questi budget. Alcuni di questi metodi includono:
- Zero-based: Questo tipo di sistema è costruito da zero. Poiché iniziare da capo richiede tempo, i dirigenti scelgono di utilizzare questo metodo in un dipartimento alla volta o nel corso di diversi anni. Questo costringe un'azienda a valutare e tagliare le spese non essenziali.
- Activity-based: Questo è costruito dall'alto verso il basso. L'obiettivo è analizzare i fattori di costo e ottimizzare la produttività e l'efficienza. Il metodo activity-based richiede tempo e aiuta un'azienda a risparmiare denaro. Poiché questo tipo è orientato al futuro, i dati storici non sono necessari. Ciò significa che anche le nuove organizzazioni possono utilizzare questo approccio.
- Incremental: Questo sistema moderato utilizza il budget esistente di un'azienda come base. Le organizzazioni poi si adattano secondo necessità per il periodo di tempo successivo in base all'inflazione e ad altri costi previsti. Questo metodo è popolare per la sua semplicità.
- Value-proposition: I responsabili del budget o i capi dipartimento utilizzano questo tipo per analizzare ogni voce del budget per determinare se il valore di una spesa giustifica il costo. Sebbene il valore possa essere soggettivo e difficile da quantificare, questo metodo può aiutare i leader a adattare un budget ai risultati desiderati.
Vantaggi della gestione del budget
Raggiungere obiettivi finanziari chiave richiede una gestione accurata del budget. Altri vantaggi includono:
- Assistenza nella pianificazione: I responsabili del budget possono utilizzare i budget passati come dati storici quando prendono decisioni per il futuro. Ad esempio, un capo dipartimento potrebbe considerare le spese primaverili degli anni passati quando crea un nuovo budget per aprile con un rolling forecast.
- Monitoraggio del progresso: I budget attuali possono essere monitorati da vicino per assicurarsi che le entrate e le spese funzionino come previsto. Un manager può individuare flussi di uscita superiori alla media e suggerire soluzioni di spesa più intelligenti.
- Facilitare il processo decisionale: Un budget dettagliato e una gestione forte semplificano il processo decisionale. Ad esempio, guardare alla crescita prevista rende più facile capire se ci sono fondi disponibili per assumere nuovo personale.
Migliori pratiche di gestione del budget
La gestione del budget ha il potenziale per aggiungere chiarezza finanziaria alle aziende di qualsiasi dimensione. Segui queste pratiche per ottenere i migliori risultati:
- Collabora con i membri del team appropriati. La migliore gestione del budget è caratterizzata da precisione. Per ottenere i numeri più precisi, un dirigente spesso deve parlare con un fornitore, un collega o un capo dipartimento. A volte un'azienda potrebbe persino distribuire un sondaggio per raccogliere dati utili.
- Seleziona un programma software adatto. La maggior parte delle organizzazioni oggi gestisce le proprie finanze attraverso software di gestione del budget, che consente loro di pianificare, analizzare e riferire. Alcuni prodotti offrono automazioni speciali e integrazioni per aziende di diverse dimensioni e settori.
- Crea allineamento. Ricorda che le spese dell'azienda influenzano le sue operazioni quotidiane e i compiti operativi dovrebbero riflettere il piano strategico e la visione complessiva dell'azienda. L'allineamento a tutti i livelli crea coesione.
- Rivedi il budget secondo un programma stabilito. Decidi un programma per rivedere il budget e rispettalo. Confronta le proiezioni con il flusso di cassa effettivo. Analizza le ragioni delle differenze e considera i progressi fatti verso obiettivi e traguardi.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
