Registro dei beni

Che cos'è un registro dei beni?

Un registro dei beni è un elenco dettagliato e continuo di tutti i beni che un'azienda controlla. Questo include sia i beni fisici che digitali legati alle operazioni dell'azienda.

L'obiettivo del registro è permettere alle aziende di organizzare e gestire facilmente i beni che possiedono, mantenendo traccia degli aspetti finanziari di questi beni e di eventuali dettagli non finanziari importanti. Il registro può anche includere programmi di manutenzione per prolungare la durata dei beni posseduti.

Le aziende di medie e grandi dimensioni utilizzano tipicamente software di gestione dei beni aziendali (EAM) per documentare le informazioni sui loro beni. Questi strumenti misurano le prestazioni e l'uso dei beni e tracciano le informazioni sul ciclo di vita che possono far risparmiare denaro su riparazioni o sostituzioni.

Software Registro dei beni

Software che menzionano registro dei beni come caratteristica o termine.

Employment Hero

QuickBooks Online

HxGN EAM

Microsoft Dynamics 365 Business Central

AccountsIQ

ISMS.online

Tipi di registro dei beni

Per le piccole imprese, un unico registro dei beni contenente informazioni su ogni bene posseduto è solitamente sufficiente. Le aziende più grandi con più beni di solito organizzano i loro registri per tipo di bene. Questi potrebbero includere:

• Beni digitali. Non tutte le aziende hanno beni digitali estesi, ma qualsiasi cosa l'azienda possieda dovrebbe essere tracciata. Esempi sono file di marketing di immagini o audio, documentazione per processi o prodotti e servizi, o anche beni come criptovalute o token non fungibili (NFT).
• Strutture e proprietà. Spazi fisici come uffici o magazzini dovrebbero essere elencati. Anche i veicoli contano, insieme a qualsiasi altra proprietà fisica che l'azienda possiede, come mobili, attrezzature o macchinari.
• Informazioni. Qualsiasi documentazione, sia digitale che stampata, dovrebbe essere aggiunta a questo tipo di registro. Va notato che alcuni di questi beni possono anche rientrare nella categoria dei beni digitali. 
• IT. Sia software che hardware utilizzati in tutta l'azienda devono essere registrati in un registro IT. Questo può comprendere computer, smartphone o tablet.

Elementi di base dei registri dei beni

Poiché l'obiettivo di un registro dei beni è mantenere le aziende organizzate, alcune informazioni dovrebbero sempre essere conservate nel registro.

• Una descrizione dei beni è un breve riassunto di cosa sia il bene. Identifica facilmente il bene come essenziale o meno. Dovrebbero essere incluse anche immagini se il sistema EAM può gestire i visuali. Possono essere annotati anche dettagli sulla forma del bene, come se si tratta di un file digitale o fisico.
• Codici a barre, numeri di serie dei beni, o qualsiasi altro fattore identificativo unico dovrebbero sempre essere inclusi nel registro dei beni per prevenire perdite.
• La data e il prezzo di acquisto informano molte altre parti del registro, come le previsioni del ciclo di vita e il valore.
• La posizione dei beni sia fisici che digitali dovrebbe essere annotata per una facile manutenzione.
• Informazioni su garanzia e assicurazione, insieme a qualsiasi dettaglio sulle politiche connesse al bene, dovrebbero essere registrate nel file del bene nel registro.
• I nomi dei proprietari e degli utenti potrebbero non essere applicabili a ogni bene nel registro, ma dovrebbero essere registrati se una particolare persona o gruppo di individui nell'azienda ha il controllo su un certo bene.
• Previsioni di deprezzamento danno alle aziende il tempo di decidere se o quando dovrebbero vendere un bene per recuperare i costi o minimizzare le perdite.
• Dettagli del programma di manutenzione dovrebbero anche essere nel registro. Revisioni frequenti e manutenzione estendono il tempo di utilizzo di un bene e alla fine fanno risparmiare denaro.
• Il valore stimato attuale e di rivendita dei beni dovrebbe essere registrato nel caso in cui l'azienda voglia venderli.

Vantaggi dei registri dei beni

Mantenere le informazioni sui beni in un unico posto fa risparmiare tempo e denaro significativi. Oltre a mantenere registri organizzati, i registri dei beni possono:

• Rendere l'audit più semplice. Sia che l'audit sia esterno o interno, avere dettagli su ogni bene in un'unica posizione semplifica il lavoro degli auditor.
• Migliorare la manutenzione dei beni. Tutti i beni dovrebbero avere un certo livello di manutenzione durante l'anno. Impostare un programma e monitorare continuamente la condizione dei beni può ridurre lo spreco finanziario su costose riparazioni o sostituzioni.
• Ridurre furti e perdite. Il furto sul posto di lavoro non è raro, e senza un registro dei beni, è facile che qualcosa scompaia. Un set completo e accurato di informazioni su tutti i beni dell'azienda mitiga le perdite, oltre a fornire una traccia di audit se necessario.

Migliori pratiche per i registri dei beni

Le organizzazioni hanno molte opzioni per stabilire il proprio registro dei beni. Per mantenere un set di informazioni semplice e accurato, i registri dovrebbero:

• Utilizzare software dedicato. I fogli di calcolo vanno bene per iniziare, ma una volta che un'azienda ha più beni da gestire, l'uso di software EAM rende il processo molto più semplice. Questi strumenti prevengono errori umani e mantengono le informazioni organizzate in un ordine coerente.
• Raggruppare beni simili insieme. Sia che si utilizzino più registri o un unico sistema, raccogliere beni simili in una sezione del database rende più facile l'organizzazione e gli aggiornamenti.
• Aggiornare il registro frequentemente. Mantenere un elenco continuo di beni che devono ancora essere tracciati nel registro e rivedere periodicamente ogni bene già elencato. Aggiornare informazioni come descrizioni o posizioni, specialmente se i beni sono stati spostati altrove o sono in uno stato visibilmente deprezzato dall'ultima revisione.

Assicurati che ogni bene sia contabilizzato durante l'anno con software di gestione degli audit.