Che cos'è un HRIS? Un modo più intelligente per semplificare i processi HR

Giorno dopo giorno, i leader all'interno del tuo dipartimento delle risorse umane hanno molto da fare.

Che la tua azienda sia una piccola startup o un'organizzazione a livello aziendale, c'è una lunga lista di compiti che i professionisti delle risorse umane devono tenere sotto controllo per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Fortunatamente, esiste un software che può aiutare a ridurre lo stress e semplificare questi compiti sotto forma di un HRIS.

Essenzialmente, un HRIS è ciò che i professionisti delle risorse umane usano per organizzare e gestire tutti i dati relativi alle persone. Questi sistemi HR possono gestire, automatizzare e semplificare processi come:

• Amministrazione e selezione dei benefici
• Richieste di ferie e bilanci
• Informazioni sul lavoro dei dipendenti, come tariffe di pagamento, dipartimento e manager di riferimento
• Informazioni demografiche dei dipendenti, come data di nascita, informazioni di contatto e indirizzo
• Integrazione completa con buste paga

Avere tutte queste informazioni in un unico posto rende facile per il dipartimento HR usarle come unica fonte di verità quando si estraggono dati e si creano report.

Prima di immergerci, teniamo presente che molti individui usano i termini HRIS e HRMS (sistema di gestione delle risorse umane) in modo intercambiabile a seconda di come li usi e per cosa sono utilizzati.

Cosa considerare quando si cerca un HRIS

Quando la tua azienda decide che è il momento di investire in un HRIS, selezionare il software giusto può essere un processo stressante, poiché ci sono molte opzioni sul mercato tra cui scegliere.

Mentre valuti le tue opzioni, ci sono alcuni componenti specifici da considerare. Per cominciare, pensa al numero di dipendenti all'interno della tua organizzazione. Anche se ora lavori per un'azienda relativamente piccola di 20 persone, in pochi anni potresti crescere rapidamente fino a diventare un'azienda di 200. Per questo motivo, è fondamentale scegliere un HRIS che possa crescere insieme alla tua attività.

Un altro fattore chiave da considerare è la formazione e supporto che il tuo personale riceverà dopo l'acquisto di un HRIS specifico. I dettagli riguardanti la quantità di formazione e supporto che il tuo team avrà dovrebbero essere scritti chiaramente e concisamente nel contratto prima di firmare sulla linea tratteggiata.

Infine, presta particolare attenzione alle capacità del sistema dell'HRIS. Fai una lista di tutto ciò che hai bisogno che un HRIS sia in grado di fare, dalle funzioni HR di base all'amministrazione dei benefici e potenziali componenti aggiuntivi. Anche se il venditore con cui stai lavorando ti dice che l'HRIS è completamente equipaggiato con le funzionalità che stai cercando, fai sempre le tue ricerche!

Componenti di un HRIS

I professionisti delle risorse umane e i reclutatori si affidano alla tecnologia HR come un HRIS quando si tratta di prendere decisioni e semplicemente rendere il loro lavoro un po' più facile. Questi sono i componenti che dovresti cercare quando ricerchi l'HRIS giusto per la tua azienda.

Gestione del tempo e del lavoro

Un componente principale di un HRIS è aiutare a tenere traccia della gestione del tempo e del lavoro e dei dati che ne derivano.

Può essere un compito oneroso e noioso monitorare le ore che ogni dipendente sta mettendo. Che la tua azienda permetta ai dipendenti di timbrare in un sistema o di accedere a una soluzione software per registrare le proprie ore, si tratta di molti dati che devono essere gestiti efficacemente.

In un HRIS, i manager possono approvare senza problemi ferie pagate o richieste di congedo, che sono poi direttamente collegate e integrate alla busta paga. Può anche essere utilizzato per tenere traccia di problemi riguardanti la puntualità e la presenza.

Gestione del database

Alla sua base, un HRIS è un database tutto-in-uno, semplificato e sempre disponibile dove le informazioni sui dipendenti sono memorizzate e gestite con errori minimi. Non importa chi gestisce il portale, chiunque può facilmente inserire e aggiornare tutti i dati del personale nel sistema con l'obiettivo di avere queste informazioni su richiesta da qualsiasi luogo.

Essenzialmente, tutto ciò che devi sapere su un dipendente può essere trovato qui.

Funzioni di busta paga

Come professionista delle risorse umane, gestire le buste paga e utilizzare il software giusto per aiutare a gestire le buste paga è una parte cruciale del lavoro. Con l'HRIS giusto in atto, puoi scaricare o caricare senza sforzo i dati riguardanti la presenza dei dipendenti e le ore lavorate, oltre a tenere traccia di tutti i depositi più facilmente che mai. Inoltre, si tradurrà anche in meno errori legati alle buste paga, che molto spesso possono portare a dipendenti scontenti e insoddisfatti.

“L'HRIS che uso per gestire le buste paga rimuove tutto il fastidio e la complessità. Inoltre, commetto meno errori perché ho sempre i dati dei dipendenti più accurati a portata di mano.”

Alyssa Kowalczyk
HR Generalist presso Control Solutions, LLC

Gestione dei benefici

Andando di pari passo con la semplificazione delle buste paga è il fatto che un HRIS aiuta a elaborare tutto ciò che riguarda i benefici. Questo include non solo i dettagli riguardanti i benefici medici e gli investimenti per la pensione, ma anche la comunicazione, i dati e il feedback relativi ai benefici.

Quando la gestione dei benefici non è gestita efficacemente, può influenzare l'intera organizzazione e l'esperienza complessiva di ogni dipendente. Assicurarsi che i benefici siano gestiti correttamente la prima volta è cruciale per la felicità dei dipendenti.

Interfaccia del dipendente

La maggior parte delle soluzioni software HRIS fornisce anche ai dipendenti un accesso limitato al sistema per aggiornarlo come ritengono opportuno. Questa forma di self service del dipendente rende possibile per i dipendenti accedere e aggiornare le proprie informazioni personali, cambiare i dettagli riguardanti il loro programma di benefici per la pensione, rivedere le scale salariali e le fasce di stipendio, apportare modifiche alle loro informazioni di deposito diretto e molto altro ancora.

Avere la possibilità di aggiornare questi dati da soli non solo libera tempo per i professionisti delle risorse umane e i manager per concentrarsi su altri compiti, migliorando anche l'efficienza di queste informazioni, assicurando che tutti i dati siano sempre aggiornati e fornendo una migliore trasparenza riguardo a tutte le informazioni, come le politiche aziendali e i cambiamenti di titolo.

Acquisizione e mantenimento dei talenti

Infine, un HRIS ti permetterà anche di aumentare la fidelizzazione e prestare maggiore attenzione all'acquisizione dei talenti. Questi strumenti lavorano per migliorare l'esperienza del candidato assicurando che i reclutatori del tuo team possano correttamente reperire, tracciare e interagire con i talenti all'interno del processo di intervista.

Inoltre, grazie ai sistemi di tracciamento dei candidati, le informazioni sui candidati sono sempre accurate, quindi il flusso di lavoro all'interno del processo di assunzione è gestito correttamente.

Vantaggi dell'utilizzo di un HRIS

L'HRIS giusto a portata di mano può beneficiare non solo i leader in un dipartimento HR, ma fornire una lunga lista di vantaggi all'azienda nel suo complesso.

Aumento dell'organizzazione

Con l'HRIS giusto all'interno dello stack tecnologico della tua azienda, sono finiti i giorni in cui i professionisti delle risorse umane frugano tra i file o cercano il foglio di calcolo giusto. Ogni pezzo di informazione necessario per far crescere l'azienda e tenere traccia dei dati dei dipendenti è automatizzato, facilmente raccolto e aggiornato, e può essere cercato in pochi clic.

Conformità

Il mondo della conformità HR è più complicato e importante che mai. Quando la tua azienda utilizza un fornitore di HRIS che può aiutare a garantire che tu rimanga al passo con qualsiasi nuova o cambiata regola o regolamento, c'è una migliore possibilità di soddisfare tutti i requisiti necessari.

Esperienza del dipendente

I migliori talenti vogliono lavorare in un'organizzazione di alto livello. E quando la tua azienda ha un HRIS che aiuta a semplificare il processo di onboarding, rende facile per loro cercare le informazioni di contatto di un compagno di squadra o ottenere l'approvazione della richiesta di ferie in meno di un giorno. Questo fa parte del fornire un'esperienza di alto livello per tutti i dipendenti.

Facilità d'uso

Come professionista delle risorse umane, può essere dispendioso in termini di tempo e noioso dover aggiornare costantemente le informazioni. Con un HRIS, questi processi sono rapidi e semplici. Le richieste di ferie possono essere approvate in pochi secondi. L'aggiornamento delle politiche non richiede più tutto il giorno. E quando vengono apportate modifiche, non è un processo lungo per garantire che tutto sia aggiornato.

Inoltre, quando un report o numeri cruciali devono essere presentati ai dirigenti di alto livello, farlo passa dall'essere faticoso a senza sforzo.

I migliori sistemi di gestione delle risorse umane

Sistemi di gestione delle risorse umane sono strumenti che forniscono agli utenti funzionalità attraverso varie categorie di software HR utilizzando vari moduli software. Gli HRMS sono utilizzati dai professionisti delle risorse umane per gestire compiti HR, come il reclutamento, le revisioni delle prestazioni e la formazione dei dipendenti, all'interno di un sistema modulare integrato per report semplificati.

Questi sistemi sono più comunemente utilizzati e implementati dai dipartimenti HR nelle organizzazioni a livello aziendale. I moduli all'interno dei sistemi possono essere personalizzati e organizzati a seconda delle esigenze uniche di ciascuna azienda. Tipicamente, questi sistemi offrono una combinazione di software riguardanti HR di base, reclutamento, gestione delle prestazioni e LMS aziendale.

Per essere inclusi in questa categoria, un prodotto deve:

• Fornire vari moduli che possono essere acquistati separatamente
• Includere più moduli che possono essere utilizzati insieme per creare un sistema unificato per la gestione HR
• Offrire agli utenti funzionalità attraverso più di una categoria di software HR

* Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software di gestione della forza lavoro dal Grid® Report Inverno 2021 di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. ADP Workforce Now

Chi cerca una suite HR flessibile e basata su cloud non deve cercare oltre ADP Workforce Now. Questa soluzione software rende più facile per i professionisti delle risorse umane gestire la loro forza lavoro e aiutare tutte le organizzazioni a navigare attraverso le sfide che possono sorgere. È una piattaforma tutto-in-uno che raggruppa gestione HR, gestione del tempo e del lavoro, gestione dei talenti e molto altro ancora.

Cosa piace agli utenti:

“Questo programma rende tutto ciò che riguarda la presenza e le buste paga estremamente facile. Con la gestione del tempo semplificata, questo programma ha un'interfaccia facile da usare. Fa tutto per te con un solo clic, come guardare la busta paga e le informazioni fiscali, tenere automaticamente il passo con l'assicurazione e altro ancora. Ti permette anche di impostare diverse allocazioni in modo che se c'è un dipendente che lavora in diversi dipartimenti o con diverse responsabilità, possa facilmente passare senza alcun problema e le tariffe di pagamento cambieranno automaticamente.”

- ADP Workforce Now Review, James T.

Cosa non piace agli utenti:

“ADP è il miglior strumento nell'area HR; tuttavia, l'applicazione mobile ha meno funzionalità rispetto al software desktop. Mi piacerebbe che l'app mobile (IOS e Android) avesse le stesse funzionalità. Il punto più importante nell'app è l'informazione sulla tua busta paga (tasse, benefici, pensione, altro e portare a casa). Se ADP sviluppasse la loro app, sarebbe fantastico per tutti i clienti.”

- ADP Workforce Now Review, Evgeny E.

2. Paylocity

Cerchi un modo per gestire facilmente i compiti in buste paga, talenti, benefici e gestione della forza lavoro? Dai un'occhiata a Paylocity. Questa soluzione software permette ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi meglio sul compito a portata di mano poiché questo database tutto-in-uno semplifica il modo in cui rimangono organizzati e gestiscono i dipendenti.

Cosa piace agli utenti:

“La reportistica e l'accesso per aiutare i dipendenti è senza soluzione di continuità. Siamo in grado di aiutare ogni volta che un dipendente è bloccato dal proprio account. I dipendenti hanno la possibilità di apprezzarsi a vicenda attraverso la funzione di impressioni. Anche la bacheca della comunità è stata un grande successo e abbiamo apprezzato avere un senso più ampio di comunità mentre continuiamo a crescere ed espanderci in più sedi.

Abbiamo amato la nuova piattaforma di sondaggi e siamo stati in grado di completare più sondaggi con il nostro personale. Siamo molto entusiasti nel prossimo futuro di iniziare a utilizzare la gestione delle prestazioni e speriamo anche le piattaforme di tempo web e compensazione. Questo renderà il nostro dipartimento più accurato e ci permetterà di elaborare le buste paga più frequentemente.”

- Paylocity Review, Brittney G.

Cosa non piace agli utenti:

“Non mi piace che Paylocity non abbia un calendario annuale elettronico che possa essere eseguito e stampato per un dipendente per vedere tutto il tempo PTO preso per l'anno.”

- Paylocity Review, Carolyn W.

3. Paycom

Con il motto "Un sistema conta", Paycom è una soluzione HR completamente costruita in un unico database completo. Tutti i tuoi dati sulla forza lavoro, dalla tecnologia che usi per assumere nuovi dipendenti, agli strumenti utilizzati per pagare il tuo personale, e persino il software necessario per formare attraverso i dipartimenti, li troverai in Paycom.

Cosa piace agli utenti:

“Dopo aver intervistato e valutato più sistemi HRIS, abbiamo scelto Paycom! Abbiamo preso la decisione giusta. Non posso dire abbastanza sul prodotto, il servizio che abbiamo ricevuto e tutto ciò che Paycom offre. Dal nostro incontro iniziale attraverso l'implementazione, Paycom è stato in costante contatto - sono stati creati e messi in atto programmi con tempistiche. Sono stati organizzati incontri settimanali con il team di implementazione.

Ho lavorato con molti sistemi HRIS nella mia carriera e devo dire che Paycom è il miglior sistema che ho usato finora. Usiamo Paycom per buste paga, benefici, gestione delle prestazioni, onboarding, gestione dei talenti e molto altro ancora. Il sistema è facile da usare e navigare. I nostri dipendenti sono in grado di utilizzare il sistema con poca o nessuna assistenza. La maggior parte dei nostri dipendenti usa l'app del telefono per completare i compiti, richiedere giorni di ferie, firmare documenti, ecc. Ogni giorno, imparo qualcosa di nuovo che è all'interno del sistema che possiamo utilizzare per risparmiare tempo e semplificare i processi.”

- Paycom Review, Lisa F.

Cosa non piace agli utenti:

“Non ricevo sempre il supporto di cui ho bisogno per navigare nello strumento e utilizzarlo al meglio delle mie capacità. Lo strumento è robusto e ci sono più modi per fare le cose. Paycom offre uno specialista per assistere, tuttavia, non rispondono alle domande via email nello stesso giorno. Devi chiamare per ottenere una risposta immediata.”

- Paycom Review, Nicole N.

4. Workday HCM

Workday Human Capital Management non è solo costruito per essere un unico sistema di dati per i professionisti delle risorse umane, ma anche per fornire un unico modello di sicurezza e un'unica esperienza utente. Workday offre ai suoi utenti un sistema basato su cloud che si evolve con le esigenze di un'organizzazione. È user-friendly e vanta una lunga lista di funzionalità per semplificare la funzionalità HR.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace che Workday sia molto user-friendly, sia dal lato amministrativo che dall'utente finale. Come amministratore, mi piace che possiamo essere autosufficienti. Se abbiamo bisogno di creare un nuovo report o aggiornare un report possiamo farlo. Se abbiamo bisogno di aggiornare o creare un nuovo processo aziendale o flusso di lavoro possiamo farlo.

Mi piace anche che abbia un'intera suite di prodotti che lavorano insieme. Riduce l'affaticamento del sistema per l'utente finale quando possono guardare la loro busta paga, cambiare il loro indirizzo di casa, aprire una posizione per il reclutamento, elaborare una richiesta di spesa o seguire una formazione lavorativa richiesta tutto in un unico posto!

Infine, mi piace che Workday abbia risorse fantastiche come la comunità! Vado spesso alla comunità per cercare le migliori pratiche e come altri utenti hanno risolto i problemi.”

- Workday HCM Review, Sonya M.

Cosa non piace agli utenti:

“Anche se quasi tutti gli aspetti del sistema sono personalizzabili e possono essere modificati, ci sono alcuni report e processi forniti che non possono essere aggiornati. Ad esempio, alcuni dati non possono essere esportati da certi report. Credo che con ogni nuovo rilascio, Workday continuerà a migliorare e a prendere in considerazione il feedback dei clienti.”

- Workday HCM Review, Marianna M.

5. UKG Workforce Central

UKG Workforce Central è una suite completa di soluzioni di gestione della forza lavoro per i professionisti delle risorse umane. Le funzionalità consentono di gestire compiti relativi al tempo e alla presenza, alla gestione delle assenze, alla pianificazione e altro ancora. Questa piattaforma cloud è scalabile, sicura e mobile per organizzazioni di tutte le forme e dimensioni.

Cosa piace agli utenti:

“La capacità di rivedere i dati e creare report è ottima. Rivediamo i report e completiamo i controlli quotidianamente per garantire che i nostri manager paghino correttamente i nostri dipendenti. UKG Workforce Central rende questo compito molto facile. Dopo tre anni di utilizzo di questo prodotto stiamo ancora scoprendo strumenti che possiamo utilizzare.

I nostri manager e il personale amministrativo apprezzano la flessibilità di poter gestire le schede orarie online tramite internet. Il nostro software precedente non aveva questa opzione e costringeva i manager a stare alla loro scrivania più a lungo ogni giorno e talvolta nei fine settimana.”

- UKG Workforce Central Review, Deryck B.

Cosa non piace agli utenti:

“UKG richiede al mio team di utilizzare Internet Explorer, il che è un grande fastidio perché non ci è permesso avere Internet Explorer sui nostri computer. Questo causa un grande sforzo da parte del nostro team per fare qualsiasi amministrazione nello strumento. Inoltre, siamo stati costretti a mantenere una "pelle" esterna da sovrapporre a WFC perché l'interfaccia utente non era user-friendly. Questo ha causato grandi problemi da parte nostra se volevamo apportare modifiche allo strumento e richiedeva un ulteriore livello di configurazione.”

- UKG Workforce Central Review, Matt K.

Scegli il tuo HRIS con saggezza!

L'HRIS giusto può davvero fare meraviglie non solo per il tuo dipartimento HR, ma per l'azienda nel suo complesso. Ricorda di considerare le esigenze attuali e previste della tua azienda quando scegli il software.

Un sistema HRIS può semplificare il tuo programma di compensazione e benefici, ma può fare solo tanto. Scopri come costruire un piano tenendo conto delle esigenze dei tuoi dipendenti.