Virtual Data Room: Non preoccuparti dei dati durante le trattative

I dati sono fondamentali per le aziende moderne.

Alimentano il processo decisionale in vari contesti aziendali e sono un componente critico di processi come fusioni e acquisizioni, raccolte fondi e quasi ogni accordo strategico aziendale.

A causa dell'aspetto critico, è necessario mantenere i dati al sicuro e condividerli con le parti autorizzate per evitare che diventino una responsabilità. Una data room virtuale può essere una soluzione ideale per archiviare e condividere dati in un ambiente sicuro e controllato.

Generalmente, una data room virtuale è utilizzata negli affari finanziari, aziendali o legali di un'azienda. Le informazioni archiviate in una VDR sono critiche per l'azienda o il proprietario della VDR. Possono variare da documenti aziendali tradizionali a informazioni riservate di grande valore, come transazioni finanziarie in round di finanziamento o segreti commerciali di un'azienda. Facilita anche il processo di due diligence durante una fusione o acquisizione (M&A), transazione di private equity o venture capital, o sindacazione di prestiti.

In sintesi, una data room virtuale fornisce uno spazio sicuro alle organizzazioni che necessitano di archiviare dati di alto valore e accedervi in modo sicuro durante accordi e transazioni. Il software per data room virtuale riduce le limitazioni geografiche che una volta rendevano il processo di negoziazione e comunicazione oltre confine estremamente laborioso.

Con la globalizzazione delle imprese, una VDR ha ora sostituito la data room fisica una volta utilizzata per archiviare e condividere dati. Le imprese moderne necessitano di misure di sicurezza robuste e controlli di accesso per proteggere le loro informazioni critiche, e le data room virtuali servono al loro scopo prevenendo anche  violazioni dei dati.

Comprendere la necessità di una data room virtuale

Una data room virtuale è una soluzione on-demand per archiviare, organizzare e condividere dati in modo sicuro, cioè puoi usarla per ciò che vuoi e quando ne hai bisogno. Una VDR fornisce un'archiviazione dati economica ed efficiente e consente la condivisione di informazioni tra dipendenti della stessa azienda o tra diverse organizzazioni.

Una VDR offre una soluzione software di archiviazione e condivisione dati meno costosa e altamente affidabile rispetto ai predecessori delle data room tradizionali. L'uso delle VDR elimina la necessità di documenti fisici, il che a sua volta riduce i costi associati alla stampa, archiviazione e conservazione dei documenti. Un grande costo che viene ridotto o spesso completamente eliminato con le VDR è il viaggio per il solo scopo di visualizzare documenti aziendali.

Grazie alla sua convenienza, efficienza e comodità, il software per data room virtuale è una soluzione preferita per le aziende che vogliono condividere in modo sicuro ricerche di due diligence M&A, transazioni finanziarie o altri dati.

Chi utilizza una data room virtuale?

Molte aziende utilizzano una soluzione di data room virtuale in diversi settori che vedono l'archiviazione e la condivisione sicura dei dati come una funzionalità aziendale prominente. Sebbene la sua adozione sia effettuata in molti settori, alcune aziende particolari utilizzano efficacemente le VDR. 

Diverse aziende sfruttano le VDR per l'archiviazione e la condivisione sicura dei dati.

• Private equity e venture capital utilizzano una data room virtuale per archiviare e condividere dati tra diversi stakeholder durante acquisizioni, investimenti azionari, comunicazioni con partner o investitori, uscite o raccolta di capitali.
• Autorità legali e regolatorie utilizzano una data room virtuale per condividere informazioni riservate tra diverse parti durante partnership strategiche, contenziosi, raccolte fondi, fusioni e acquisizioni.
• Aziende tecnologiche necessitano di un modo sicuro per archiviare e condividere informazioni sensibili durante la raccolta di fondi, la quotazione in borsa, l'acquisizione, e così via, per cui sfruttano le capacità delle data room virtuali.
• Biotecnologia e farmaceutica (o scienze della vita) utilizzano le VDR per proteggere la loro proprietà intellettuale durante sperimentazioni cliniche, concessione di licenze di proprietà intellettuale, partnership, raccolte fondi, fusioni e acquisizioni.
• Banchieri d'investimento trovano l'uso delle VDR nello snellimento del ciclo di vita delle operazioni fornendo una due diligence efficiente in episodi di fusioni e acquisizioni, offerte pubbliche iniziali (IPO), partnership e raccolta di capitali.

Come una data room virtuale protegge dati e informazioni

Una data room virtuale è talvolta chiamata data room sicura a causa del livello di sicurezza che fornisce ai dati e alle informazioni archiviate. Ha una vasta gamma di difese di sicurezza messe in atto per proteggere le informazioni da accessi non autorizzati.

Ecco alcuni livelli di sicurezza attraverso i quali una VDR mantiene al sicuro dati e informazioni:

• Sicurezza fisica dei dati assicura il backup continuo dei dati e la disponibilità sopra il 99,9%. 
• Sicurezza dell'infrastruttura consente la crittografia AES a 256 bit e protegge i dati archiviati in data center remoti.
• Sicurezza delle applicazioni implementa protocolli di crittografia robusti, autenticazione a più fattori e facilita il siloing dei dati in cloud privati server.
• Audit e conformità aiutano ad analizzare i log delle attività forniti dalla VDR e a dimostrare la conformità agli standard normativi pertinenti. 

Una data room virtuale è come una stanza fisica piena di schedari sorvegliata da un guardiano. Il guardiano sa chi può accedere a diversi tipi di documenti archiviati in cartelle e regola i controlli di accesso di conseguenza. I guardiani sono ben consapevoli dei file che possono essere accessibili e dei file che dovrebbero essere tenuti nascosti alle persone fino a quando non vengono concessi permessi di accesso privilegiati. 

Pertanto, mentre si implementa una data room online, il primo passo è identificare i ruoli e le responsabilità degli utenti e stabilire controlli per governare i loro permessi di accesso.

Usi popolari di una data room virtuale

Una data room virtuale risponde a diverse esigenze aziendali fornendo opzioni di condivisione e archiviazione sicura dei dati, rendendola una soluzione popolare in tutta la lunghezza e la larghezza di diversi settori.

Sebbene i casi d'uso delle VDR non siano limitati, puoi vedere la sua adozione diffusa in queste aree:

• Fusioni e acquisizioni: Le aziende utilizzano una data room virtuale per eseguire una due diligence adeguata nelle transazioni M&A dove diversi documenti vengono studiati per raggiungere una decisione. In tali casi, vengono utilizzate VDR appositamente costruite dove l'accesso è fornito fino a quando la decisione non è presa, e dopo di che l'accesso è limitato.
• Offerte pubbliche iniziali: Quando le aziende diventano pubbliche, devono conformarsi a diverse regolamentazioni aggiuntive basate sulla posizione, sui tipi di attività, ecc. In questo flusso di lavoro, la conservazione e la gestione dei documenti diventano fondamentali per le aziende per sopravvivere a un'IPO, rendendo la data room virtuale una soluzione ideale.
• Gestione della proprietà intellettuale (IP): Startup o aziende che dipendono dalla loro proprietà intellettuale per la crescita si affidano a una data room virtuale. Le VDR forniscono un'adeguata sicurezza delle informazioni per proteggere i loro beni legati all'IP e garantire i massimi standard di sicurezza.
• Raccolta fondi: Durante le indagini di due diligence, la raccolta fondi comporta una grande quantità di dati e condivisione di documenti. Una data room virtuale assicura che i dati sensibili siano condivisi in modo sicuro tra i team di leadership e garantisce che siano in atto controlli appropriati.
• Partnership strategiche: Le aziende spesso si associano ad altre aziende per crescere. Questo processo comporta la condivisione di file per elaborare un accordo equo per entrambe le parti. Le VDR confortano i leader aziendali assicurando che i loro dati siano sicuri e inaccessibili a entità non autorizzate.
• Comunicazioni remote: Il processo decisionale aziendale coinvolge l'approvazione di molti stakeholder nel processo. È improbabile che tutti gli stakeholder (team di leadership, membri del consiglio, ecc.) siano presenti nello stesso luogo allo stesso tempo. In tali casi, i team utilizzano una data room virtuale per condividere informazioni riservate in modo sicuro e ottenere l'approvazione da stakeholder remoti.

Una data room virtuale risolve problemi aziendali urgenti condividendo e archiviando dati in modo sicuro. Aiuta i team di audit a ottenere la documentazione di cui hanno bisogno senza il rischio di un compromesso. Inoltre, non solo i team di audit beneficiano delle VDR, ma ogni team che si affida alla condivisione sicura dei file trae vantaggio dall'avere una data room virtuale.

I 5 migliori software per data room virtuali

Il software per data room virtuali consente alle aziende di archiviare i loro dati riservati o informazioni proprietarie e condividerli a distanza. Utilizza diversi meccanismi di sicurezza come autenticazione a due fattori (2FA), crittografia, single sign-on e altro, consentendo l'hosting di informazioni riservate sotto permessi di accesso robusti. 

Una data room virtuale limita la capacità di un visualizzatore di copiare, stampare o inoltrare documenti e assicura che le informazioni siano accessibili solo agli utenti autorizzati. Durante il processo di due diligence per fusioni e acquisizioni e transazioni di private equity e venture capital, la gestione dei diritti digitali diventa un aspetto critico, e la VDR lo serve senza problemi.

Per qualificarsi per l'inclusione nell'elenco del software per data room virtuali, un prodotto deve:

• Archiviare e distribuire contenuti, dati o documenti in modo controllato e sicuro
• Dotarsi di misure di sicurezza come 2FA, crittografia e controlli di single sign-on.
• Fornire strutture di permessi personalizzabili
• Implementare la gestione dei diritti digitali e controllare i file a distanza
• Verificare, tracciare e far rispettare i permessi di accesso ai documenti
• Garantire zero sovrapposizioni di interazione tra progetti individuali attraverso la compartimentazione dei dati

*Di seguito sono riportati i cinque principali software per data room virtuali dal G2's Spring 2021 Grid® Report. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. iDeals Virtual Data Room

iDeals Virtual Data Room offre una data room virtuale sofisticata e affidabile che non richiede alcuna formazione preliminare e offre una notevole facilità d'uso. Puoi rapidamente distribuire il software e utilizzarlo su qualsiasi computer, browser o dispositivo mobile senza installare plugin aggiuntivi. 

Supporta diversi formati di documenti in modo che i documenti possano essere archiviati e condivisi in modo sicuro senza preparazione dei documenti. iDeals è dotato di capacità intuitive di gestione dei documenti che rendono più facile configurare i file e le loro autorizzazioni di visualizzazione, stampa o download.

Con iDeals Virtual Data Room, puoi proteggere i documenti con watermarking, verifica in due passaggi e limitare l'accesso degli utenti in base al limite di tempo e all'indirizzo IP. 

Cosa piace agli utenti:

“Molto facile da usare - ho creato diverse data room ora. È facile creare diversi gruppi con diversi livelli di accesso. È anche facile scaricare in massa, vedere quali file sono stati caricati che sono nuovi e creare una struttura di cartelle nella data room.”

- IDeals Virtual Data Room Review, Rachael W.

Cosa non piace agli utenti:

“Un'area di miglioramento potrebbe essere una revisione più dettagliata dell'uso per gli utenti individuali. Questo non è il problema più grande, però, poiché ci sono rapporti, ma a volte è necessario fare un po' di lavoro manuale.”

- IDeals Virtual Data Room Review, Tommy M.

2. DocSend

DocSend offre una data room virtuale moderna e facile da usare che semplifica la condivisione sicura dei documenti per guidare i risultati aziendali. Consente agli utenti di condividere più documenti in un unico link, consentendo ai visualizzatori di avere tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto. 

La data room virtuale di DocSend consente agli utenti di gestire l'accesso ai documenti individuali e utilizzare la protezione con passcode per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza e controllo. Gli utenti possono impostare preferenze di sicurezza per ciascun stakeholder, ricevere notifiche quando qualcuno visualizza i file e analizzare le prestazioni dei contenuti su base pagina per pagina sfruttando i sistemi robusti basati su link di DocSend. Fornisce uno spazio sicuro per archiviare e condividere documenti digitali e offre un'esperienza di visualizzazione personalizzata con un logo e un'immagine di banner personalizzabili.

Cosa piace agli utenti:

“La cosa migliore di DocSend è la semplicità e la capacità di tracciare i potenziali investitori. Come Assistente Esecutivo, ci vogliono secondi per far sapere al nostro team chi ha aperto il documento e il tempo che hanno trascorso.

Aiuta anche a decidere quali appuntamenti programmare in base all'interesse. Infatti, la capacità di determinare quali riunioni programmare ha risparmiato tempo al nostro CEO, Analista Finanziario e dirigenti, portando a non sprecare risorse. Alla fine della giornata, DocSend non solo ha soddisfatto le nostre esigenze, ma è il motivo per cui continuiamo a usarlo affare dopo affare.”

- DocSend Review, Mariana B.

Cosa non piace agli utenti:

“Alcune funzionalità sono difficili da implementare e gestire, potrebbe essere più facile, specialmente nella parte della firma. La gestione del branding personalizzato non è facile e potrebbe essere meglio adattata all'aspetto e al feeling di ciascuna azienda.

I controlli e il tracciamento potrebbero anche essere più accurati. Alcune delle email ricevute non erano abbastanza accurate nel misurare quanto tempo si trascorre sulla presentazione, quali diapositive erano eventualmente non utili e quali sono le più accessibili. Alcune di queste informazioni potrebbero essere facilmente condivise via email in un breve rapporto giornaliero o settimanale dalla piattaforma. A parte questo, penso che la piattaforma sia utile e la consiglierei sicuramente.”

- DocSend Review, Daniel I.

3. Sync.com

Sync.com rende facile archiviare, condividere e accedere alle tue informazioni da qualsiasi luogo e protegge la tua privacy con crittografia end-to-end. Protegge i tuoi documenti riservati da accessi non autorizzati e ti consente di condividere rapidamente file con le parti anche quando non hanno un account Sync.

Fornisce funzionalità come richieste di file, protezione con password, notifiche, date di scadenza e permessi per assicurare ai proprietari delle VDR che sono in controllo delle informazioni archiviate.

Cosa piace agli utenti:

“La prima cosa che viene in mente è la parola "facilità", ed è che tutto è abbastanza facile da fare con questo programma, dall'installazione e configurazione alla gestione dell'archiviazione dei documenti, diventano compiti piuttosto semplici da eseguire. È quasi inutile che siamo presenti perché tutto viene fatto automaticamente.

La velocità di caricamento dei documenti è abbastanza buona, quindi non perdo tanto tempo ad aspettare che i file leggeri si carichino nel sistema. Il fatto che le informazioni siano nel cloud mi permette di accedere da qualsiasi dispositivo per consultare o scaricare le informazioni che sono nel mio account.”

- Sync.com Review, Martin W.

Cosa non piace agli utenti:

“Sync.com è un eccellente programma per la gestione delle informazioni basato sul web e ha caratteristiche molto buone. Ciò che può essere considerato negativo di questo programma è quando lo confrontiamo con servizi simili, può essere il suo prezzo, altri servizi offrono archiviazione illimitata a costi inferiori.”

- Sync.com Review, Andreina Del valle S.

4. SecureDocs Virtual Data Room

SecureDocs fornisce una data room virtuale sicura con un'interfaccia intuitiva e facile da usare. Consente agli utenti di archiviare, gestire e condividere documenti aziendali facilmente. 

SecureDocs Virtual Data Room presenta preziose intuizioni sull'attività nella tua data room, con funzionalità come report di audit trail, avvisi di attività, dashboard e ti concede la visibilità di cui hai bisogno per valutare l'interesse di acquirenti o investitori. SecureDocs VDR viene fornito con funzionalità di sicurezza appositamente costruite che includono 2FA, crittografia, ruoli utente basati su permessi, accordi di non divulgazione personalizzabili e altro.

Cosa piace agli utenti:

“SecureDocs è una struttura di data room facile da usare e conveniente che abbiamo mai usato. Le schede sono autoesplicative, ed è facile creare e caricare cartelle. La gestione degli utenti, la creazione e l'assegnazione di ruoli, la concessione di permessi, ecc., sono comprensibili per chiunque. Soprattutto, il prezzo è accessibile.”

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Mohammed S.

Cosa non piace agli utenti:

“Non c'è molto da non apprezzare su questo prodotto. In base al modo in cui ho impostato molti profili utente, mi piacerebbe un modo aggiuntivo per fare aggiornamenti di massa ai profili utente.”

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Patrick T.

5. ShareVault

ShareVault fornisce data room virtuali con una sicurezza robusta anche su dispositivi che sono al di fuori del controllo del dipartimento IT. ShareVault rende più facile condividere informazioni riservate con parti esterne e offre funzionalità granulari che ti danno il controllo sulle informazioni archiviate garantendo una protezione e un monitoraggio eccezionali dei documenti.

La VDR di ShareVault offre analisi della condivisione dei documenti che ti danno intuizioni in tempo reale sull'engagement degli utenti fino al livello della pagina. Le analisi della condivisione rendono più facile per te sapere chi sta accedendo ai tuoi documenti e quando. Viene fornito con molte funzionalità come audit trail con report interattivi, tracciamento degli indirizzi IP, mappe di calore e altro, permettendoti di essere più strategico nei tuoi affari.

Cosa piace agli utenti:

“Amo la flessibilità nella creazione di utenti e gruppi e la possibilità di specificare i ruoli per ciascuno. Abbiamo molti casi in cui alcuni utenti sono impostati per essere contributori mentre altri sono impostati solo per essere revisori. Questo è importante poiché non tutti i livelli di personale dovrebbero avere lo stesso accesso al sistema. Inoltre, la nostra azienda e soprattutto i nostri clienti apprezzano molto la sicurezza avanzata che ShareVault offre. La sicurezza informatica è di fondamentale importanza nel nostro settore, quindi è fondamentale che i nostri dati e i dati dei nostri clienti rimangano sicuri e possano essere condivisi in modo sicuro.”

- ShareVault Review, Adam W.

Cosa non piace agli utenti:

“Non molto. È un ottimo prodotto e molto facile da usare. È stato uno dei nostri migliori piccoli investimenti in questa fase di avvio.”

- ShareVault Review, Damian M.

Archivia e condividi, ma sii consapevole

Usa una data room virtuale per archiviare e condividere i tuoi documenti riservati o sensibili durante le transazioni aziendali, e sii sicuro che sia accessibile solo alle parti autorizzate. 

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