La gestione dell'inventario di un ristorante può sembrare opprimente, ma nessun ristorante di successo può permettersi di ignorarla.
L'inventario di un ristorante include ogni singolo articolo di cui il ristorante ha bisogno per operare. Una gestione affidabile dell'inventario per i ristoranti scompone i grandi compiti in passi più piccoli in modo che l'attività rimanga ben fornita con il minor stress possibile.
E grazie al software di gestione dell'inventario del ristorante, il processo può essere ancora più semplice!
Cos'è la gestione dell'inventario del ristorante?
La gestione dell'inventario del ristorante è il processo di dettagliare tutte le forniture di cui un ristorante ha bisogno, trovare i modi più convenienti per acquisire queste forniture e monitorarne l'uso per riordinarle quando necessario.
Se un ristorante non organizza il suo inventario in modo realistico, perde denaro. Sapere come gestire l'inventario è una delle poche cose su cui un proprietario di ristorante ha controllo.
Terminologia della gestione dell'inventario del ristorante
È utile avere un vocabolario comune quando si lavora sull'inventario. Ecco alcuni termini standard per il settore della ristorazione:
- Inventario sedente: La quantità di cibo o forniture da utilizzare. Questo inventario può essere espresso in dollari o come unità fisica come once o libbre. La chiave è usare la stessa misura in tutto.
- Variazione: La variazione è la differenza tra la quantità di prodotto utilizzato e venduto. Ad esempio, un ristorante utilizza 500 libbre di pane durante una settimana, ma i registri indicano che ha venduto solo panini che hanno utilizzato 475 libbre. La variazione è di 25 libbre. Per esprimere la variazione come percentuale, dividerla per il prodotto utilizzato. In questo scenario, 25/500 = .05 o 5%.
- Deplezione: Si riferisce alla quantità di prodotto utilizzato in un periodo predeterminato, settimanale, bisettimanale, mensile, e così via. Come per l'inventario sedente, questo può essere espresso in un importo in dollari o unità fisica.
- Utilizzo: Indica a un proprietario o gestore di ristorante quanto tempo hanno prima che un articolo di inventario si esaurisca. La formula per l'utilizzo è inventario sedente/deplezione. Se un ristorante ha 300 libbre di formaggio (inventario sedente) e la cucina utilizza 30 libbre al giorno (tasso di deplezione), l'utilizzo è 10. Se il ristorante non ordina altro formaggio, ha 10 giorni di utilizzo rimanenti.
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Nozioni di base sulla gestione dell'inventario del ristorante
La gestione dell'inventario può variare da ristorante a ristorante, ma ogni ristorante aderisce ad alcune basi. Forse la più tipica e ovvia è la contabilità fisica dell'inventario alimentare e di altre forniture necessarie. Sebbene il software di gestione dell'inventario del ristorante possa semplificare molti compiti, è ancora necessario che il personale elenchi manualmente lo stock.
La programmazione dell'inventario del ristorante – quando contare, quando ordinare – è un altro aspetto chiave di questo sistema, così come la scelta delle forniture dei fornitori. Una gestione di successo dell'inventario del ristorante garantisce che i membri del personale responsabili aiutino il proprietario o i gestori. Un altro grande aiuto deriva dall'uso del giusto software di gestione dell'inventario del ristorante.
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Domande per una gestione di successo dell'inventario del ristorante:
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Elencare le forniture
La gestione dell'inventario del ristorante è un processo difficile e a più fasi. Tuttavia, senza di essa, un ristorante rischia di perdere cibo, denaro e clienti.
Il primo passo in questo processo è elencare ogni articolo che il ristorante acquista. Mentre il proprietario o il gestore del ristorante collabora con i gestori della cucina e del bar per fare questa lista, anche il resto del personale contribuisce.
Questa lista include il nome di ogni articolo, la quantità in una misura sensata, il prezzo e celle vuote per elencare la data di acquisto. Può essere utile avere anche le informazioni di contatto del fornitore su questo grafico.
Un grafico di gestione dell'inventario del ristorante potrebbe apparire così:
| Articolo | Quantità | Prezzo per porzione | Data dell'ultimo acquisto | Contatto del fornitore |
| Ricotta | 20 lbs. | $10 | 5/01/22 | cheese@vendor.com |
Programmare la gestione dell'inventario del ristorante
Programmare la gestione dell'inventario nei ristoranti può essere senza fine, e hai bisogno del coinvolgimento di tutto il personale per farlo bene. Molti ristoranti fanno un controllo leggero dell'inventario alla fine di ogni giorno. Questo di solito avviene come parte dei compiti di chiusura. Uno dei cuochi di chiusura e uno dei baristi di chiusura annotano quali articoli stanno esaurendo e condividono queste informazioni con il gestore o il proprietario del ristorante.
La persona incaricata degli ordini probabilmente approfondisce le esigenze del ristorante ogni settimana per mantenere in buona fornitura articoli facilmente dimenticabili come carta igienica o lampadine.
Scegliere i fornitori
Una gestione efficace dell'inventario del ristorante implica la scelta di fornitori che offrono un buon prodotto a un prezzo ragionevole. Ci sono molti siti online dove i ristoranti possono ricercare e confrontare i migliori fornitori di ristoranti.
Un'altra tattica per scegliere i fornitori è parlare con ristoranti simili. Questo aiuta il team di gestione del ristorante a capire come lavora ogni fornitore e se quel lavoro è all'altezza degli standard.
Scegliere il personale per l'inventario
Una corretta gestione dell'inventario del ristorante richiede il supporto di ogni membro del personale. Mentre il proprietario o il gestore del ristorante è probabilmente colui che si occupa degli ordini, ogni dipendente dovrebbe segnalare le esigenze e le carenze di inventario al team di gestione del ristorante. Questa segnalazione può essere semplice come annotare le forniture a basso stock su un foglio di inventario.
Quando l'inventario arriva da un fornitore, qualcuno deve prendersi il tempo di controllare le forniture fisiche rispetto all'ordine di acquisto per assicurarsi che tutto ciò che è stato pagato sia arrivato. Il proprietario o il gestore decide quali membri del personale possono eseguire questo importante passaggio della gestione dell'inventario del ristorante. I membri del personale dovrebbero anche assicurarsi che le forniture siano portate nei loro luoghi di stoccaggio.
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Aiuto dal software di gestione dell'inventario del ristorante
Gestire l'inventario può essere piuttosto semplice se si utilizza il software appropriato. Il software di gestione dell'inventario può aiutare a categorizzare le forniture, tracciare gli sprechi fisici o finanziari, ordinare automaticamente le forniture e altro ancora. Aiuta ad automatizzare molti compiti simili e scoraggianti.
Vantaggi della gestione dell'inventario del ristorante
Senza la gestione dell'inventario del ristorante, un ristorante rischia di sprecare cibo e perdere denaro. C'è anche una maggiore possibilità di esaurire gli articoli del menu se l'inventario del ristorante non è gestito correttamente. Questo influisce negativamente sulla soddisfazione e sulla fedeltà dei clienti.
Dal lato dei dipendenti, mantenere rapporti di inventario adeguati rende più facile per il personale di sala servire i clienti.
Evitare lo spreco di cibo
Alcuni articoli necessari per le operazioni del ristorante come tovaglioli, sacchi della spazzatura o uniformi possono essere ordinati e conservati indefinitamente. Ovviamente, questo non è il caso dei prodotti alimentari deperibili a rischio di deterioramento.
4 - 10%
del cibo acquistato da un ristorante viene sprecato per non utilizzo a causa delle date di scadenza e del deterioramento.
Fonte: FoodPrint
Mantenere il menu aggiornato
Sebbene lo spreco di cibo debba avvenire il meno possibile, un ristorante deve mantenersi abbastanza fornito per preparare ogni articolo del menu. Ogni ristorante esaurisce certe cose di tanto in tanto, ma la soddisfazione del cliente ne risente se accade troppo spesso.
Ottimizzare i costi
Se un ristorante spreca l'inventario alimentare o perde clienti a causa di carenze alimentari, perde denaro. A questo ritmo, i ristoranti non saranno in grado di tenere il passo con i concorrenti e rischiano di chiudere.
Un sistema di gestione dell'inventario del ristorante efficiente mantiene sempre le forniture e la redditività al punto giusto.
Le sfide della gestione dell'inventario del ristorante
Anche se la gestione dell'inventario del ristorante ha molti vantaggi, ciò non significa che il conteggio dell'inventario sia privo di sfide. Le esigenze di un ristorante, il potenziale spreco di cibo, la corretta conservazione e il personale disattento sono tutte sfide per creare un sistema di gestione dell'inventario del ristorante ben gestito.
Imprevedibilità
La gestione dell'inventario del ristorante deve affrontare l'instabilità del settore della ristorazione. Il software di budgeting e previsione può aiutare a risolvere gli alti e bassi, ma c'è sempre spazio per l'errore.
La gestione dell'inventario del ristorante aiuta a riconoscere questa sfida e a fare aggiustamenti. Il software di gestione dell'inventario del ristorante collegato a un sistema di punto vendita (POS) del ristorante può tracciare le variazioni nelle vendite e nell'inventario. I proprietari e i gestori possono quindi analizzare questi dati per modificare gli ordini e massimizzare il profitto.
Errore del personale
Mentre il personale di gestione dell'inventario del ristorante è addestrato a utilizzare il software di inventario del ristorante, parte del conteggio dell'inventario include anche la segnalazione manuale. Le persone commettono errori. Può essere utile avere più di un membro del personale che valuta l'inventario del ristorante per proteggersi da quegli errori.
Il personale della cucina può anche impegnarsi in pratiche di spreco durante la preparazione del cibo. È importante educarli sulla prevenzione degli sprechi e fornire una formazione adeguata sulle buone pratiche di gestione degli sprechi. Ricorda sempre che minimizzare gli sprechi aumenta i profitti.
Spazio di stoccaggio
Il controllo dell'inventario del ristorante include ordini tempestivi e gestione del budget, ma dovrebbe anche assicurarsi che ci sia abbastanza spazio per conservare i prodotti in modo sicuro. Una volta che gli ordini arrivano, i dipendenti designati si occupano di conservare gli articoli deperibili immediatamente utilizzando il metodo first-in-first-out (FIFO).
I non deperibili possono aspettare se il ristorante è troppo occupato per risparmiare personale di cucina o di sala, ma tutto dovrebbe essere messo via prima piuttosto che dopo per evitare disordine. Questi stessi dipendenti si occupano anche dell'igiene degli spazi di stoccaggio del ristorante, rimanendo al passo con le normative sulla sicurezza alimentare.
Calcolare i costi delle forniture
Trovare modi per ridurre i costi è essenziale per il risultato finale di un ristorante. Prendere decisioni di gestione dell'inventario finanziariamente prudenti significa pianificare gli ordini di inventario in linea con il budget del ristorante. Questo aiuta il ristorante a praticare il controllo dei costi per obiettivi a breve e lungo termine.
Costo delle merci vendute
Il costo delle merci vendute (COGS) di un ristorante è l'importo di denaro utilizzato per acquistare forniture direttamente legate agli articoli alimentari venduti.
Costo delle merci vendute = Livelli di inventario iniziali + Acquisti - Livelli di inventario finali
Costo della perdita di cibo
Il costo della perdita di cibo è l'importo di denaro che un ristorante perde a causa del cibo non utilizzato. Prima di calcolare il costo della perdita di cibo, è necessario conoscere il costo medio di smaltimento per libbra di cibo e il costo del personale al giorno.
Successivamente, la cucina pesa la quantità di spreco alimentare in un periodo stabilito. Confrontano questo numero con la quantità totale di cibo utilizzato per ottenere la percentuale di perdita di cibo.
Quando tutte le misurazioni necessarie sono prese, la formula sottostante determina il costo della perdita di cibo in dollari.
Costo della perdita di cibo = (perdita di cibo in libbre x costo medio del cibo fresco per libbra) + (perdita di cibo in libbre x costo medio di smaltimento per libbra) + ([perdita di cibo / cibo totale utilizzato] x costi medi del personale)
La formula può sembrare complicata ma ha senso in pratica. Supponiamo che il costo medio del cibo fresco sia di $1 per libbra, lo smaltimento del cibo sia di $.30 per libbra e il costo del personale al giorno sia di $1600.
Supponiamo che il personale della cucina monitori lo spreco alimentare per tre giorni. Buttano via 75 libbre di cibo mentre utilizzano un totale di 1500 libbre di cibo. Durante questi tre giorni, lo spreco alimentare è del 5%.
Inserendo questi numeri appare così:
Formula del costo della perdita di cibo:
75 x 1 = 75
+
75 x .2 = 15
75 + 15 = 90
75/1500 = .05
.05 x 4800 = 240
240 + 90 = 330
Nel corso di tre giorni, il costo della perdita di cibo di questo ristorante è di $330.
Percentuale del costo del cibo
Questa è semplicemente la quantità spesa per il cibo espressa come percentuale delle vendite complessive.
Costo della perdita di liquori
Il costo della perdita di liquori include fuoriuscite, drink offerti e consumo da parte del personale, se applicabile.
Costo della perdita di liquori = quantità di perdita di liquori in un giorno x costo medio di tutti i liquori
Costo dei liquori
Alcuni ristoranti preferiscono mantenere calcoli separati per cibo e liquori. La formula del costo dei liquori è la stessa del COGS.
Costo dei liquori = inventario iniziale + acquisti - inventario finale
Percentuale del costo dei liquori
Ancora una volta, questa cifra è per i ristoranti che vogliono tracciare cibo e liquori separatamente. Segue la stessa formula della percentuale del costo del cibo.
Percentuale del costo dei liquori = costo dei liquori/vendite totali di liquori
Rotazione dell'inventario del ristorante
La rotazione dell'inventario è il tempo necessario a un ristorante per vendere il suo inventario di cibo e bevande. Ecco i passaggi per calcolare questa rotazione.
Rotazione dell'inventario del ristorante:
inventario iniziale + inventario finale/2 = X
COGS/X = rotazione dell'inventario del ristorante
Costo primario
Il costo primario è la somma del COGS e del costo del lavoro. I proprietari di ristoranti possono determinare quanto addebitare ai loro clienti se conoscono il costo primario.
Costo primario = COGS + costo del lavoro
Il costo primario di un ristorante di successo è intorno al 60%. Per calcolare il costo primario come percentuale, segui questa semplice formula:
Costo primario come percentuale = costo primario/vendite
Suggerimenti per la gestione dell'inventario del ristorante
Ogni proprietario o gestore di ristorante ha bisogno di aiuto con la gestione dell'inventario. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per alleviare questo onere.
- Fai l'inventario a mano, ma usa il software di inventario del ristorante per semplificare i costi, gli ordini e la programmazione.
- Mantieni un programma di inventario manuale coerente
- Assicurati che i membri del personale responsabili facciano parte della gestione dell'inventario
- Mantieni relazioni amichevoli con i fornitori, dai venditori al personale di consegna
- Conserva le consegne il prima possibile. Per gli articoli deperibili, usa il metodo FIFO per assicurarti che gli articoli alimentari più vecchi non vadano sprecati
- Usa il software di gestione dell'inventario del ristorante per pianificare obiettivi finanziari a lungo termine che riducano gli sprechi
Suggerimento Pro: Hai bisogno di ulteriori consigli? Dai un'occhiata a queste 6 tecniche di gestione dell'inventario!
Il miglior software di gestione dell'inventario del ristorante
Il software di gestione dell'inventario del ristorante è uno strumento inestimabile. I proprietari o i gestori lo usano per semplificare ogni aspetto della gestione dell'inventario, inclusi ordini, pagamento dei fornitori, minimizzazione degli sprechi alimentari e creazione di menu.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di gestione dell'inventario del ristorante, un prodotto deve:
- Tracciare e registrare l'inventario del ristorante
- Confrontare il reddito con i costi delle forniture
- Rendere le informazioni sui fornitori e la storia delle vendite facili da accedere
- Tenere traccia di fatture e ricevute in formato digitale
*Di seguito sono riportate le prime cinque piattaforme di gestione dell'inventario del ristorante leader basate sui dati di G2 raccolti a marzo 2022. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.
1. Posist Inventory Management
Posist Inventory Management fornisce strategie di gestione dell'inventario del ristorante per oltre 10.000 stabilimenti in tutto il mondo. Con il suo monitoraggio in tempo reale dell'inventario, i ristoratori possono rimanere al passo con gli ordini e ridurre gli sprechi.
Cosa piace agli utenti:
“Facile creare il master per lo stock, e il sistema molto user-friendly è facile da usare. Facile gestire il multi-store con una sola posizione e utile per tracciare l'inventario del negozio. Molto utile, i rapporti di consumo o i rapporti di variazione tracciano tutto.”
– Recensione di Posist Inventory Management, Ajay S.Cosa non piace agli utenti:
“Incapacità di calcolare il costo del pasto del personale nell'inventario per dare un quadro esatto del costo del ristorante.”
– Recensione di Posist Inventory Management, Ifeoluwa S.
2.Restaurant365
Restaurant365 è una piattaforma di contabilità e operazioni rivolta direttamente ai ristoranti. Collabora con POS, fornitori, banche e paghe per aiutare i proprietari di ristoranti a prendere decisioni aziendali redditizie.
Cosa piace agli utenti:
“Supporto e innovazione costante. Restaurant365 è sempre in aggiornamento per rendere i processi più facili e migliori. Il loro supporto è senza pari.”
– Recensione di Restaurant365, Rob G.Cosa non piace agli utenti:
“Sembra vecchio e ha un design funzionale ma non esteticamente gradevole. Sembra un programma che avrei usato nei primi anni 2000. Non è stato costruito per essere bello, e a volte mi perdo nel flusso.”
- Recensione di Restaurant365, Rosie A.3.Craftable
Professionisti dell'ospitalità ed esperti di tecnologia si sono uniti per creare Craftable, un sistema completo di gestione del ristorante per ordinare, elencare e calcolare i costi.
Cosa piace agli utenti:
“La codifica a colori è eccellente e l'intera interfaccia utente è altamente user-friendly. La possibilità di annullare le cose diventa estremamente utile, e il motore di ricerca rende il lavoro molto più facile! Le notifiche non ti fanno perdere compiti in scadenza e mi tengono fuori dai guai!”
– Recensione di Craftable, Luis W.
Cosa non piace agli utenti:
“Il processo di onboarding può essere complesso per operazioni strutturate in modo unico o per quelle che non hanno una risorsa tecnologica dedicata impiegata per concentrarsi sul lancio.”
– Recensione di Craftable, Tyler S.4. MarketMan
MarketMan è un sistema di gestione dell'inventario del ristorante basato su cloud. Aiuta i proprietari e i gestori di ristoranti a semplificare aspetti della gestione dell'inventario, come ordini, budget e acquisti.
Cosa piace agli utenti:
“Il supporto completo del processo di inventario e costo delle merci – gestione delle ricette alla ricezione delle fatture. È davvero un sistema tutto-in-uno che rende semplice la gestione dei nostri dati.”
– Recensione di MarketMan, David R.Cosa non piace agli utenti:
“Traccia limitata per le modifiche apportate nel sistema.”
– Recensione di MarketMan, Frank C.5. UrbanPiper
UrbanPiper offre una suite di prodotti per aiutare a gestire la crescita online e la presenza delle attività di ristorazione.
Cosa piace agli utenti:
“Il prodotto semplifica notevolmente le operazioni, e il proprietario dell'attività ottiene dati accurati. Una volta che inizi a usare questo strumento, non puoi più tornare indietro. Lo strumento principale è anche piuttosto buono e aiuta a dare visibilità a tutto il team operativo. Meglio di tutte le altre opzioni sul mercato.”
– Recensione di UrbanPiper, Bert M.Cosa non piace agli utenti:
“UrbanPiper potrebbe introdurre il POS insieme all'integrazione online in modo che diventi un pacchetto completo.”
– Recensione di UrbanPiper, Karthikeyan S.Un posto per ogni cosa, e ogni cosa al suo posto
Quando la gestione dell'inventario del ristorante funziona bene, mantiene i ristoranti in funzione senza intoppi e in orario. Anche se richiede molti, a volte noiosi, passaggi, i ristoranti non possono rischiare di avere un sistema scadente in atto.
I ristoranti con un piano di gestione dell'inventario del ristorante efficiente raccoglieranno i frutti ora e in futuro.
L'inventario è solo l'inizio. Clicca qui per leggere tutto il mondo della gestione del ristorante!
Aisha West
Aisha West is an actress, writer, and Content Editor at G2. After graduating from the Experimental Theatre at Tisch School of the Arts at New York University, Aisha wrote, directed, and performed plays with Synaesthetic Theatre for ten years. She lives in Brooklyn with three tuxedo cats.
