Come il software basato su progetti aiuta le aziende

La maggior parte dei compiti che svolgiamo al lavoro sono basati su processi o progetti. I processi sono costituiti da compiti ripetitivi che eseguiamo ripetutamente, con poche o nessuna variazione. Il lavoro su progetto può variare significativamente da un progetto all'altro e può cambiare in base ai requisiti interni o del cliente.

Ad esempio, per mantenere una casa funzionale e confortevole, eseguiamo compiti ripetitivi come la pulizia, la pittura occasionale e talvolta progetti, come grandi ristrutturazioni. Di solito non monitoriamo i costi della pulizia, ma siamo cauti con i miglioramenti, che sono spesso più costosi e difficili da gestire.

Ecco un riepilogo dei vari tipi di costi necessari per la manutenzione e le riparazioni della casa:

L'esempio sopra è un semplice progetto, ma i progetti aziendali sono di solito molto più complicati. Per comprendere appieno come le aziende utilizzano la gestione dei progetti, diamo un'occhiata ai principali settori industriali basati su progetti:

• Servizi professionali include consulenti, consulenti o appaltatori che si concentrano su professioni liberali (commercialisti, avvocati, medici) e tipi di lavoro relativamente nuovi come il marketing e le relazioni pubbliche (PR).
• Architettura, costruzioni e aziende di ingegneria (AEC) gestiscono il ciclo di vita delle strutture costruite, dagli edifici alle infrastrutture. Le aziende AEC progettano, costruiscono e mantengono strutture fisiche, ma pochissime di esse coprono tutte queste fasi.
• Produzione su ordinazione (ETO) si riferisce a prodotti complessi che sono progettati e fabbricati in base a requisiti specifici del cliente. Alcuni esempi di produzione ETO sono attrezzature pesanti per l'estrazione mineraria o petrolifera e del gas o sistemi radar per l'aerospazio e la difesa.

Le aziende di altri settori, come lo sviluppo software, si affidano anche alla gestione dei progetti. A causa della natura del loro lavoro, le aziende di sviluppo software sono più propense ad adottare una metodologia agile per la gestione dei progetti, che viene utilizzata per dividere grandi progetti in piccoli compiti gestiti in brevi iterazioni. Questo consente alle aziende di modificare rapidamente ed efficientemente il loro software. La metodologia tradizionale, metodologia a cascata, richiede più tempo e utilizza programmi rigidi, che possono essere utili per grandi progetti ma non per lo sviluppo software.

Infine, le aziende di settori come la produzione stanno diversificando le loro attività offrendo servizi. Ad esempio, un'azienda che vende lampadine industriali e apparecchiature potrebbe decidere di fornire servizi di installazione e manutenzione. Mentre questi servizi potrebbero non essere utili per piccoli clienti, possono essere molto vantaggiosi per grandi aziende con più sedi come magazzini e negozi al dettaglio.

Migliori opzioni software per aziende basate su progetti

Come mostrato sopra, c'è una grande domanda di software di gestione dei progetti, il che spiega perché ci sono così tanti strumenti per gestire compiti, risorse, progetti, portafogli o tutte le operazioni delle aziende di servizi professionali. L'immagine sotto descrive i diversi tipi di funzionalità e prodotti software utilizzati dalle aziende basate su progetti. Alcuni di essi, come la gestione delle risorse o la gestione dei compiti, possono essere forniti come prodotti autonomi o come parte di una soluzione più ampia.

Il mercato del software basato su progetti è ancora più complicato del grafico sopra. Ci sono centinaia di fornitori che offrono migliaia di prodotti per qualsiasi combinazione di funzionalità descritte nel diagramma. La maggior parte di essi sono piccole e medie aziende che si concentrano sulla gestione dei progetti e sui suoi componenti come il monitoraggio del tempo, la gestione delle risorse, la gestione dei compiti, la gestione del flusso di lavoro e la gestione dei costi del progetto. Secondo i revisori di G2, alcuni dei software di gestione dei progetti più popolari includono Asana, Basecamp, Microsoft Project, monday.com, Smartsheet, Trello e Wrike.

Grandi fornitori come Oracle, SAP o Infor si concentrano principalmente su soluzioni aziendali come il software di gestione del prodotto e del portafoglio (PPM), la gestione dei progetti di capitale, nonché software specifici per settore. Alcuni fornitori di medie dimensioni come Clarizen e Deltek sono anche attori essenziali nello spazio PPM.

Infine, il mercato del software di automazione dei servizi professionali (PSA) è un mix di software fornito da fornitori tradizionali come Oracle o Unit4, nuove soluzioni native del cloud come FinancialForce e Workday, e fornitori PPM come Clarizen o Mavenlink.

Per darti un'idea migliore della complessità del mercato del software basato su progetti, la presentazione di diapositive qui sotto mostra le griglie G2 per quattro delle categorie più popolari: PPM, PSA, gestione dei progetti e ERP basato su progetti.

Introduzione a Deltek

Ci sono pochissimi fornitori di software che forniscono la funzionalità per coprire tutte le fasi della gestione dei progetti, indipendentemente dalla loro complessità. Uno di questi è Deltek, il cui portafoglio di soluzioni include software per tutti i tipi di progetti e appaltatori governativi. La contrattazione governativa non è un focus per la maggior parte dei fornitori di software perché richiede funzionalità complesse ed è un settore altamente regolamentato.

Deltek offre diversi prodotti software per appaltatori governativi:

• • Govwin IQ aiuta a trovare e partecipare a opportunità di lavoro con il governo, monitorare i concorrenti e collaborare con i partner
  • Costpoint è utile per la gestione finanziaria e contabile dei progetti, nonché per la produzione basata su progetti, l'analisi e la conformità
  • Cobra e Acumen aiutano a gestire il rischio del progetto, il valore guadagnato e la conformità con le normative governative
  • Deltek Talent Management aiuta ad attrarre, trattenere, coinvolgere e premiare i dipendenti di valore

Il fornitore ha anche recentemente annunciato che rilascerà una nuova offerta cloud progettata specificamente per gli appaltatori governativi. La nuova offerta sarà disponibile nel 2020 e sarà conforme alle normative International Traffic in Arms Regulations (ITAR) e agli standard del National Institute of Standards and Technology (NIST).

L'ITAR è particolarmente importante per le aziende di difesa con una presenza globale che devono gestire dati sensibili sulla tecnologia militare. La non conformità con l'ITAR può essere molto costosa per le aziende, comportando multe penali fino a 1 milione di dollari e 10 anni di reclusione per violazione.

Alla conferenza Deltek Insight, il fornitore ha anche fatto altri importanti annunci, tra cui:

• • Il riconoscimento intelligente dei caratteri, che combina intelligenza artificiale (AI) e software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), aiuterà gli utenti di VantagePoint e Costpoint a semplificare compiti come la gestione delle spese.
  • Nuova collaborazione per sviluppare bot intelligenti con Alirrium, un partner autorizzato di UiPath, che fornisce software di automazione dei processi robotici (RPA).
  • Nuove capacità di AI che possono essere combinate con prodotti esistenti come Costpoint Business Intelligence (BI) per fornire migliori approfondimenti e semplificare i processi.
  • Il rilascio di un nuovo prodotto, Acumen Touchstone, definito da Deltek come un cloud di intelligenza del progetto (PIC). Il nuovo prodotto può aiutare le aziende a migliorare i flussi di lavoro, la pianificazione, mitigare i rischi e migliorare la gestione dei costi.

Tutti questi nuovi prodotti, funzionalità e tecnologie intelligenti sono pensati per integrare l'ampio portafoglio di software di Deltek per aziende basate su progetti.

La mia principale conclusione dalla conferenza Deltek Insight è che il fornitore si sta preparando per il futuro mentre si concentra sul presente. Le aziende basate su progetti devono adattarsi alla forza lavoro futura e ai cambiamenti nei loro mercati, ma allo stesso tempo gestire sfide pressanti come la conformità, il rischio del progetto, la produttività e la redditività.